Hoe je WhatsApp-afspraakherinneringen automatisch verstuurt
Plan de herinnering ten opzichte van de afspraak in plaats van een vaste datum, koppel een WhatsApp Business-account zodat een bericht zonder jou kan vertrekken, en laat het systeem het kanaal kiezen dat echt kan bezorgen. Automatisch betekent dat het versturen gebeurt, of iemand die ochtend de app opent of niet.
Wat mensen verrast is het verschil tussen een voorbereid en een bezorgd bericht. Een wa.me-link is geen automatisering — er moet nog steeds iemand op tikken. Echte automatische bezorging via WhatsApp loopt via de WhatsApp Cloud API en vereist een WhatsApp Business-account dat gekoppeld is aan het verzendende systeem. Controleer vóór elke toolkeuze welke van de twee bedoeld wordt.
Hoe het werkt, in drie stappen
Koppel een WhatsApp Business-account
Automatische bezorging loopt via de WhatsApp Cloud API, die een WhatsApp Business-account nodig heeft dat aan het verzendende systeem is gekoppeld. Zonder die koppeling kan geen enkele tool meer doen dan een bericht klaarzetten dat je zelf verstuurt.
Hang de herinnering aan de afspraak, niet aan de kalender
Een herinnering die relatief aan de afspraak is gepland, schuift mee als de afspraak verschuift. Eén die aan een vaste datum en tijd hangt, gaat stilletjes uit voor een boeking die vorige week is verzet.
Val terug op een kanaal dat wél kan bezorgen
Als WhatsApp niet kan versturen — geen koppeling, of de klant heeft nooit toestemming gegeven — hoort de herinnering per e-mail te gaan in plaats van helemaal niet. Een herinnering die stil faalt is erger dan één die via het tweede kanaal aankomt.
Hoe dit eruitziet in ClientFlow
Afspraakherinneringen kiezen het kanaal dat echt kan bezorgen: WhatsApp als een Cloud API-account gekoppeld is, anders e-mail, op elk plan. Betalingsherinneringen en automatiseringen volgen dezelfde route. Elk bericht gaat uit in de taal van die klant, en de verzending wordt bij de klant vastgelegd zodat je ziet wat er wanneer is vertrokken.
Wat automatisch hier wel en niet betekent
E-mailherinneringen zijn op elk plan geautomatiseerd, gratis inbegrepen. WhatsApp-herinneringen gaan vanzelf zodra je een WhatsApp Business-account (Cloud API) koppelt, beschikbaar vanaf Pro. Daaronder zet ClientFlow het WhatsApp-bericht klaar en tik jij om te versturen — nuttig, maar niet automatisch, en we zeggen dat liever hier dan dat je het na aanmelding ontdekt.
Herinneringen die het werkende kanaal kiezen
Afspraak- en betalingsherinneringen, automatische opvolging en vanaf Pro een gedeelde WhatsApp-inbox. Elk bericht respecteert de vastgelegde taal van de klant, en het kanaal wordt bij verzending bepaald in plaats van aangenomen bij het aanmaken van de herinnering.
Veelgestelde vragen
Heb ik een WhatsApp Business-account nodig?
Voor automatisch versturen wel. Bezorging loopt via de WhatsApp Cloud API en vereist een gekoppeld WhatsApp Business-account, beschikbaar vanaf Pro. Zonder account worden herinneringen in plaats daarvan per e-mail geautomatiseerd, op elk plan.
Wat gebeurt er als WhatsApp niet kan bezorgen?
De herinnering gaat per e-mail in plaats van helemaal niet. Het kanaal wordt bij verzending bepaald op basis van wat er voor jouw account echt kan bezorgen, niet op basis van wat bij het aanmaken werd aangenomen.
In welke taal gaat de herinnering uit?
In die van de klant, als er één op de klantkaart staat; anders in je bedrijfstaal. Hetzelfde geldt voor facturen en portaalmail.