Uw privacy is belangrijk
We zijn toegewijd aan het beschermen van uw persoonlijke gegevens en zijn transparant over hoe we deze gebruiken. Dit beleid legt uit hoe we met uw persoonlijke gegevens omgaan onder de AVG, CCPA en KVKK.
Laatst bijgewerkt: 5 oktober 2026 | Versie 1.5
Introductie
ClientFlow ("wij", "ons", "onze") zet zich in voor de bescherming van uw privacy. Dit privacybeleid legt uit hoe wij uw informatie verzamelen, gebruiken, openbaar maken en beveiligen wanneer u ons Business OS-platform gebruikt. Onze primaire gegevensverwerking vindt plaats in de Europese Unie (Duitsland), wat zorgt voor sterke gegevensbeschermingsstandaarden. ClientFlow is bedrijfsbeheersoftware, geen medisch-dossiersysteem: als u gezondheidsgegevens of andere bijzondere categorieën van gegevens over uw klanten vastlegt, bent u daarvoor de verwerkingsverantwoordelijke en treden wij op als uw verwerker op grond van onze Verwerkersovereenkomst.
Informatie die we verzamelen
Informatie die u verstrekt
- Accountinformatie (e-mail, naam, profielfoto via OAuth)
- Klantgegevens (namen, telefoonnummers, e-mails)
- Betalingsrecords (bedragen, data, statussen)
- Communicatie-inhoud (sjablonen, notities)
Automatische verzameling
- Apparaatinformatie (browsertype, besturingssysteem)
- Gebruiksgegevens (bezochte pagina's, gebruikte functies)
- IP-adres (voor beveiliging & fraudepreventie)
- Cookies (sessiebeheer, voorkeuren)
Hoe we uw informatie gebruiken
Servicelevering
Het leveren van klantbeheer, betalingsregistratie en herinneringsfuncties
Accountbeheer
Het aanmaken en beheren van uw account
Communicatie
Het versturen van servicegerelateerde meldingen
Beveiliging
Bescherming tegen fraude en ongeautoriseerde toegang
Verbetering
Analyse van gebruik om onze diensten te verbeteren
We zullen uw persoonlijke gegevens NOOIT verkopen aan derden.
Rechtsgronden voor verwerking (GDPR Artikel 6)
We verwerken uw persoonlijke gegevens op basis van de volgende rechtsgronden:
Contractuitvoering
Verwerking noodzakelijk om onze diensten te leveren, uw account te beheren en onze contractuele verplichtingen na te komen.
Accountaanmaak, betalingsregistratie, herinneringen versturen
Legitieme belangen
Verwerking voor onze legitieme zakelijke belangen, afgewogen tegen uw rechten en vrijheden.
Serviceverbetering, fraudepreventie, beveiligingsmonitoring
Toestemming
Verwerking op basis van uw uitdrukkelijke toestemming, die u op elk moment kunt intrekken.
Marketingcommunicatie, optionele analyses, gebruik van testimonials
Wettelijke verplichtingen
Verwerking vereist om te voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving.
Belastingregistraties, regelgevingsnaleving, reageren op juridische verzoeken
Gegevens delen
We delen gegevens met vertrouwde dienstverleners die helpen bij het uitvoeren van onze service:
| Aanbieder | Doel |
|---|---|
| iyzico | Betalingsverwerking |
| Authenticatie (OAuth) | |
| Resend | E-mailbezorging |
| WhatsApp (Meta) | Berichtbezorging (Pro) |
AI-functies en AI-leveranciers
Sommige functies van ClientFlow maken gebruik van AI — de chatassistent, berichtsuggesties, notitiesamenvattingen en samenvattingen van intakeformulieren. Wanneer u er een gebruikt, wordt de tekst die u invoert doorgestuurd naar de betreffende AI-leverancier. We markeren door AI gegenereerde inhoud in het product, zodat u altijd weet wanneer u ernaar kijkt. Notities, intakeantwoorden en berichten kunnen gezondheidsinformatie over uw klanten bevatten. Als u er een AI-functie op uitvoert — sommige, zoals intakeformuliertriage en de websitechatbot, draaien automatisch zodra ze zijn ingeschakeld — wordt die tekst naar onze AI-aanbieder gestuurd. Wij maskeren automatisch telefoonnummers, e-mailadressen, kaart- en IBAN-nummers en Turkse en Amerikaanse nationale identiteitsnummers (patroongebaseerd, dus sommige kunnen worden gemist), maar geen namen of gezondheidsgegevens. Gebruik AI-functies op zulke tekst daarom alleen als de toestemming van uw klanten dat dekt.
| Aanbieder | Doel |
|---|---|
| Anthropic | AI-functies: assistent, berichtsuggesties, notitie- en formuliersamenvattingen |
| OpenAI | Reserveleverancier, gebruikt wanneer een andere niet beschikbaar is |
| Groq | AI-functies: assistent, berichtsuggesties, notitie- en formuliersamenvattingen |
ClientFlow gebruikt uw gegevens niet om AI-modellen te trainen. De bewaartermijnen van de leveranciers verschillen; op de pagina met subverwerkers staan ze afzonderlijk vermeld, samen met de waarborgen voor doorgiften buiten de EER.
AI-uitvoer is adviserend. De meeste functies tonen deze eerst aan u en u beslist of u die bewaart, bewerkt of verwerpt. Enkele functies — intake-triage van formulieren (samenvatting, urgentie, rode vlaggen zoals een mogelijk gezondheids- of veiligheidsprobleem, sentiment, voorgestelde acties en leadscore), de wekelijkse samenvatting en antwoorden van de websitechatbot — handelen zelfstandig en schrijven hun resultaat direct op het record of beantwoorden direct; u kunt een opgeslagen resultaat op elk moment bewerken of verwijderen.
Bekijk alle subverwerkers en doorgiftewaarborgenUw rechten (GDPR & CCPA)
GDPR-rechten (EU-gebruikers)
- Toegang tot uw persoonlijke gegevens
- Correctie van onjuiste gegevens
- Verwijdering van gegevens aanvragen
- Gegevensportabiliteit (export)
- Verwerking beperken
- Bezwaar maken tegen verwerking
CCPA-rechten (Californië)
- Weten welke gegevens we verzamelen
- Uw gegevens verwijderen
- Opt-out van gegevensverkoop (we verkopen niet)
- Non-discriminatie
Om uw rechten uit te oefenen, bezoek Instellingen of neem contact met ons op via contact@clientflow.center
KVKK-rechten (Turkse gebruikers)
Wet bescherming persoonsgegevens nr. 6698
Als u zich in Turkije bevindt, heeft u de volgende rechten onder de Wet bescherming persoonsgegevens (KVKK):
- Weten of uw persoonlijke gegevens worden verwerkt
- Informatie opvragen over verwerking indien gegevens worden verwerkt
- Het doel van verwerking kennen en of gegevens dienovereenkomstig worden gebruikt
- Derden kennen aan wie gegevens binnenlands of internationaal worden overgedragen
- Correctie verzoeken als gegevens onvolledig of onjuist zijn
- Verwijdering of vernietiging van gegevens verzoeken onder Artikel 7
- Bezwaar maken tegen resultaten van automatische gegevensverwerking die tegen u zijn
- Schadevergoeding claimen voor schade door onrechtmatige verwerking
Verwerkingsverantwoordelijke
ClientFlow treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor uw account-, factuur- en websitegegevens. Voor de klantgegevens die u in ClientFlow opslaat, bent u de verwerkingsverantwoordelijke en treden wij op als uw verwerker op grond van onze Verwerkersovereenkomst. Voor KVKK-gerelateerde vragen, neem contact met ons op via contact@clientflow.center.
VERBIS-status
Onder de KVKK is registratie bij VERBIS alleen verplicht voor verwerkingsverantwoordelijken die de door de Turkse autoriteit voor gegevensbescherming vastgestelde drempels overschrijden (aantal werknemers, balanstotaal of verwerking van bijzondere categorieën persoonsgegevens als hoofdactiviteit). ClientFlow opereert momenteel onder deze drempels en hoeft zich daarom niet bij VERBIS te registreren. Alle andere KVKK-verplichtingen (rechtmatige verwerking, rechten van betrokkenen, melding van datalekken, beveiligingsmaatregelen) zijn onverkort van toepassing.
Om uw KVKK-rechten uit te oefenen, neem contact met ons op via contact@clientflow.center met uw verzoek. We reageren binnen 30 dagen zoals wettelijk vereist.
Internationale gegevensoverdrachten
Onze primaire gegevensverwerking vindt plaats in de Europese Unie (Hetzner, Duitsland). Wanneer gegevens buiten de EU/EER worden overgedragen, vertrouwen we op de waarborg die voor elke ontvanger op onze subverwerkerspagina wordt getoond; die pagina laat ook zien waar een waarborg nog niet van kracht is:
EU-VS Data Privacy Framework (DPF)
Voor overdrachten naar VS-gebaseerde subverwerkers gecertificeerd onder de DPF, inclusief Google Cloud en Cloudflare.
Standaard Contractuele Clausules (SCC's)
Voor overdrachten naar subverwerkers niet gedekt door een adequaatheidsbesluit of DPF-certificering.
Adequaatheidsbesluiten
We vertrouwen op EU-Commissie adequaatheidsbesluiten waar van toepassing.
U kunt informatie opvragen over de specifieke beveiligingen die worden gebruikt voor een bepaalde overdracht door contact met ons op te nemen.
Gegevensretentie
We bewaren uw gegevens zolang uw account actief is. Wat er gebeurt wanneer u uw account verwijdert, hangt af van waar u dat doet. Via de accountinstellingen op onze website start de verwijdering een respijtperiode van 30 dagen zodra u deze per e-mail bevestigt; u kunt de verwijdering in die periode op elk moment annuleren, en uiterlijk een dag nadat de periode is afgelopen worden uw account en bedrijfsgegevens definitief gewist. In de iOS-app gaat de verwijdering direct in en kan deze niet worden geannuleerd of teruggedraaid: uw profiel en inloggegevens worden meteen gewist, uw bedrijfsgegevens binnen 3 dagen. Dit zijn onze retentiebeleiden, inclusief wat we na beide soorten verwijdering bewaren:
| Gegevenstype | Bewaring |
|---|---|
| Accountgegevens | Gewist uiterlijk een dag na afloop van de respijtperiode van 30 dagen op onze website, of direct wanneer u uw account in de iOS-app verwijdert |
| Klantrecords | Gewist samen met uw account: uiterlijk een dag na afloop van de respijtperiode van 30 dagen op onze website, of binnen 3 dagen in de iOS-app |
| Uw factuurdocumenten (facturen, kwitanties, offertes) | Gewist samen met uw account — de fiscale bewaarplicht hiervoor ligt bij u als uitgevende onderneming |
| Onze eigen abonnements- en betalingsadministratie | Geanonimiseerd bewaard (geen persoonsgegevens) gedurende ten minste de 7 jaar die onze belastingwetgeving vereist |
| Beveiligings- en beheerdersauditlogs | Onbeperkt — alleen-toevoegen en onveranderlijk, zodat ze niet kunnen worden gewijzigd of gewist |
| Registratie van de toestemmingen die u hebt gegeven | Bewaard na verwijdering, losgekoppeld van uw account, als bewijs van toestemming |
| Registratie van e-mails die we hebben verzonden | Bewaard na verwijdering als afleverbewijs, zonder adres en inhoud |
| Boekingen in het grootboek (alleen als u de boekhoudfuncties hebt ingesteld) | Bewaard na verwijdering — geboekte posten zijn boekhoudgegevens die alleen kunnen worden aangevuld, dus ze kunnen niet worden gewijzigd of gewist |
| Nieuwsbrief- / marketinggegevens | Geanonimiseerd 6 jaar nadat u zich heeft afgemeld |
| Versleutelde back-ups | Verwijderde gegevens verdwijnen uit onze back-ups naarmate die roteren, binnen 90 dagen |
| AI-gesprekken en AI-resultaten | Copilot-gesprekken: gewist ongeveer 30 dagen nadat u ze verwijdert, of wanneer uw account wordt gewist. Websitechatbot-logs: bewaard tot uw account wordt gewist. Intake-triageresultaten: verwijderd samen met de bijbehorende inzending, bij intrekking van toestemming of wanneer uw account wordt gewist |
Privacy van kinderen
ClientFlow is niet bedoeld voor gebruik door personen onder de 16 jaar. We verzamelen niet bewust persoonlijke gegevens van kinderen onder 16. Als we ons bewust worden dat we per ongeluk persoonlijke gegevens van een kind onder 16 hebben verzameld, zullen we stappen ondernemen om dergelijke informatie onmiddellijk te verwijderen. Als u denkt dat een kind ons persoonlijke gegevens heeft verstrekt, neem dan onmiddellijk contact met ons op.
Beveiliging
We implementeren industriestandaard beveiligingsmaatregelen
Uw gegevens worden beschermd door de hieronder beschreven beveiligingsmaatregelen.
- TLS-versleuteling tijdens transport
- AES-256-GCM-versleuteling op applicatieniveau van sessienotities, dossiers met cliëntresultaten, inloggegevens van integraties, betalingstokens en tweefactorgeheimen
- OAuth 2.0 en JWT met rotatie van refresh-tokens
- Strikte isolatie van gegevens per gebruiker op applicatieniveau
- Betalingen verwerkt door iyzico (PCI DSS-gecertificeerd) — kaartnummers worden doorgegeven aan iyzico en nooit door ons opgeslagen
Klachtprocedures
Als u gelooft dat uw gegevensbeschermingsrechten zijn geschonden, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.
Europese Unie
Lokale Gegevensbeschermingsautoriteit
EU-inwoners kunnen klachten indienen bij de AP van hun land.
Turkije
KVKK (Autoriteit Bescherming Persoonsgegevens)
Turkse inwoners kunnen klachten indienen op kvkk.gov.tr
Verenigd Koninkrijk
Information Commissioner's Office (ICO)
UK-inwoners kunnen contact opnemen met de ICO op ico.org.uk
Californië, VS
Californische Procureur-Generaal
Californische inwoners kunnen contact opnemen met de AG voor CCPA-schendingen.
We lossen zorgen bij voorkeur direct op. Neem eerst contact met ons op via contact@clientflow.center voordat u escaleert naar autoriteiten.
Links van derden
Onze service kan links bevatten naar websites, diensten of applicaties van derden. We zijn niet verantwoordelijk voor de privacypraktijken van deze derden. We moedigen u aan om het privacybeleid te lezen van alle diensten van derden die u via ons platform bezoekt. Dit privacybeleid is alleen van toepassing op ClientFlow en dekt geen externe websites.
Wijzigingen in dit beleid
We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. Bij materiële wijzigingen geven we minimaal 30 dagen kennisgeving via e-mail en/of een prominente melding op ons platform voordat de wijzigingen van kracht worden. We moedigen u aan dit beleid regelmatig te bekijken. Uw voortgezette gebruik van de service na eventuele wijzigingen vormt acceptatie van het bijgewerkte beleid.
Huidige versie: 1.5