Hoe je sessienotities en klanthistorie op één plek houdt
Hang elke notitie aan de klant in plaats van aan de afspraak of de dag, houd één vermelding per sessie aan, en controleer twee dingen voordat je op het systeem vertrouwt: of je in de notities kunt zoeken, en of je ze er weer uit krijgt. Die twee maken van een stapel vermeldingen een historie.
Het probleem is niet notities kwijtraken, maar de draad kwijtraken. Notities verspreid over een agenda, een schrift en een berichtenapp zijn stuk voor stuk prima en samen nutteloos, want de vraag die je maanden later echt stelt is «wat is er met deze klant gebeurd», niet «wat schreef ik op de 14e». Opslag die de eerste vraag niet kan beantwoorden is een archiefkast, geen dossier.
Wat notities een jaar later nog bruikbaar maakt
Hang aan de klant, niet aan de datum
Een notitie die aan een klant hangt groeit uit tot een historie. Een die aan een datum hangt groeit uit tot een dagboek. In week één voelen ze identiek en in maand zes zijn ze volledig uit elkaar gelopen — precies wanneer je de historie nodig hebt en een dagboek blijkt te hebben.
Eis dat versleuteld nog steeds doorzoekbaar betekent
Versleuteling in rust is het waard, en wordt vaak aangevoerd als de reden dat zoeken niet werkt. Dat is een ontwerpkeuze en geen wet: een blinde index laat een systeem deelreeksen matchen zonder iets te ontsleutelen. Zijn de notities niet doorzoekbaar, vraag dan welke van de twee je eigenlijk krijgt.
Controleer de uitgang voor je er iets in stopt
Notities zijn het lastigst te migreren, omdat ze ongestructureerd en onvervangbaar zijn. Bevestig dat de export werkt en iets leesbaars oplevert terwijl het oude systeem er nog staat, niet pas als het nieuwe dossier de enige kopie is.
Wat ClientFlow hier doet
Notities hangen aan de klant en dragen labels, vastzetten, koppelingen naar andere notities met terugverwijzingen, reacties, en zichtbaarheid per notitie: privé, zichtbaar voor het team, of alleen voor het toegewezen teamlid. Titels en inhoud zijn in rust versleuteld met AES-256-GCM en blijven doorzoekbaar op deelreeksen via een blinde index waarvan de sleutel bewust losstaat van de versleutelingssleutel. Verwijderde notities gaan naar een prullenbak in plaats van te verdwijnen, en elke wijziging blijft in de historie van de notitie.
Waar de AI stopt, en één grens die je moet kennen
AI-notitiestructurering maakt van losse tekst opsommingen, labels en een volgende actie. Het is een Pro-functie en stelt alleen voor: er wordt niets opgeslagen of verstuurd voordat jij akkoord gaat. De grens die genoemd hoort te worden: het gestructureerde resultaat komt terug in jouw werktaal, niet in die van de klant. Herinneringen, facturen en portaalmail volgen de vastgelegde taal van de klant; deze niet, en dat zeggen we liever dan het je te laten aannemen.
Een dossier dat je kunt doorzoeken, delen en meenemen
Aan de klant gekoppelde notities met sjablonen en beroepsgerichte startpunten, versleutelde opslag die doorzoekbaar blijft, zichtbaarheid per notitie voor teams, een volledige wijzigingshistorie, en export op elk betaald plan.
Veelgestelde vragen
Kan ik in versleutelde notities zoeken?
Ja. Een blinde index bewaart HMAC-trigramtokens naast de versleutelde tekst, zodat zoeken op deelreeksen raak is zonder dat er iets wordt ontsleuteld. De sleutel van de blinde index en de versleutelingssleutel worden bewust gescheiden gehouden: het compromitteren van de een breekt de ander niet.
Zien collega's elke notitie?
Alleen wat je toestaat. Elke notitie is privé, zichtbaar voor het team, of alleen zichtbaar voor het toegewezen teamlid, en dat kies je per notitie in plaats van één keer per account.
Wat gebeurt er met een verwijderde notitie?
Die gaat naar een prullenbak in plaats van te verdwijnen, en de wijziging wordt vastgelegd in de historie van de notitie. Notities zijn het enige waarbij het loont traag te verwijderen.