Hoe je klantgegevens uit spreadsheets haalt zonder iets kwijt te raken
Exporteer naar CSV, bepaal welke kolommen er echt toe doen, bekijk in een voorbeeld hoe ze in het nieuwe systeem landen, en importeer pas daarna. Houd de spreadsheet ongewijzigd tot het nieuwe systeem één volledige facturatie- of boekingscyclus heeft gedraaid — dat is je terugweg, en hij kost niets.
De meeste migraties verliezen gegevens bij het koppelen, niet bij het exporteren. Een kolom «Notities» kan in hetzelfde bestand drie verschillende dingen bevatten: een adres, een voorkeur en een waarschuwing over een klant. Bepaal wat elke kolom betekent voordat het een veld wordt, want na de import ziet alles er netjes uit en is de dubbelzinnigheid onzichtbaar.
De volgorde die gegevensverlies voorkomt
Exporteer eerst en laat het origineel met rust
Maak een CSV-kopie en doe het opschonen in een duplicaat. Het onaangeroerde origineel is de terugweg voor de hele migratie, en houdt op dat te zijn zodra je erin gaat bewerken.
Bekijk de kolomkoppeling vóór je schrijft
De stap waarop je moet staan is een voorbeeld: welke kolom wordt welk veld, getoond op echte rijen, voordat er iets wordt weggeschreven. Een tool die direct vanaf de upload importeert vraagt je om de fouten achteraf te vinden.
Draai beide één volledige cyclus
Houd het bestand naast het nieuwe systeem één facturatie- of boekingscyclus bij. Dat is de enige betrouwbare manier om het vergeten veld te vinden — meestal iets dat in een kop, een celkleur of iemands geheugen leefde in plaats van in een kolom.
Wat ClientFlow hier doet
Klantimport verloopt in twee stappen: een voorbeeld dat laat zien hoe elke kolom wordt gekoppeld en wat er zou worden aangemaakt, en daarna de import zelf. Er is een sjabloon te downloaden als je liever begint met de vorm die het systeem verwacht. Uitgaven en producten importeren op dezelfde manier. Alles kan daarna weer worden geëxporteerd, dus binnenkomen betekent niet vastzitten.
Wat je moet weten voor je het weekend blokt
Importeren vereist een betaald plan en staat uit tijdens de gratis proefperiode. Het is beschikbaar vanaf Starter; proefaccounts kunnen exporteren maar niet importeren, en het gratis plan kan geen van beide. Dat is een bewuste antimisbruikgrens en geen omissie, en het is goed om te weten voordat je een zaterdag vrijmaakt voor de migratie.
Importeren, controleren en toch kunnen vertrekken
Klantimport in twee stappen met koppelingsvoorbeeld, downloadbaar sjabloon, import van uitgaven en producten, en export op elk betaald plan. Aangepaste velden vangen de kolommen op die niet in een standaardvorm passen, zodat de rare hoeken van de spreadsheet ergens terechtkunnen.
Veelgestelde vragen
Kan ik importeren tijdens de gratis proefperiode?
Nee — importeren is beschikbaar vanaf het Starter-plan en staat uit voor proefaccounts. Proefaccounts kunnen wel exporteren. Als de migratie juist is wat je wilt testen, plan hem dan na het afsluiten, of voer eerst een kleine steekproef met de hand in.
Wat gebeurt er met kolommen die niet passen?
Koppel ze aan aangepaste velden in plaats van ze te laten vallen. De kolom die je niet kwijt kunt is meestal degene waar iemand op leunt, en hem behouden is veel eenvoudiger dan hem later reconstrueren.
Krijg ik mijn gegevens er weer uit?
Ja, op elk betaald plan. De export loopt vanuit het dashboard en levert een bestand op. Test de export liever vóór je de migratie afrondt dan erna.