Veelgestelde vragen

ClientFlow is het alles-in-één Business OS voor dienstverlenende professionals. Het combineert klantbeheer, het bijhouden van betalingen, het plannen van afspraken, automatische herinneringen (WhatsApp en e-mail), facturatie, uitgavenbeheer, voorraadbeheer en analyses in één platform. Het is gemaakt voor trainers, therapeuten, bijlesdocenten, coaches, schoonheidsprofessionals en elke dienstverlenende professional met terugkerende klanten.

ClientFlow is gemaakt voor zelfstandige dienstverlenende professionals en kleine teams die terugkerende klanten beheren. Denk aan personal trainers, therapeuten, counselors, bijlesdocenten, muziekdocenten, schoonheidsprofessionals, coaches, rij-instructeurs, yogadocenten, massagetherapeuten en tientallen andere dienstverlenende beroepen in categorieën zoals gezondheid, fitness, schoonheid, onderwijs en coaching.

Anders dan generieke CRM's die voor verkoopteams zijn gebouwd, is ClientFlow speciaal ontworpen voor dienstverlenende professionals met terugkerende klanten. Het combineert CRM met het bijhouden van betalingen, het plannen van afspraken, WhatsApp-herinneringen, facturatie en uitgavenbeheer in één tool — in plaats van losse apps aan elkaar te knopen. Het wordt geleverd met beroepsspecifieke startsjablonen: takenlijsten, aangepaste velden en intakeformulieren voor uw vak.

Eerlijkheid is belangrijk voor ons. ClientFlow verwerkt of incasseert GEEN betalingen van uw klanten — wij houden betalingen bij die u ontvangt (contant, bankoverschrijving, kaart) via handmatige invoer en sturen herinneringen voor wat er nog openstaat, maar we zijn geen betaalgateway voor transacties tussen klant en professional. ClientFlow is NIET HIPAA-gecertificeerd; Amerikaanse zorgverleners die beschermde gezondheidsinformatie (Protected Health Information) verwerken, moeten hun eigen compliance-adviseur raadplegen. ClientFlow heeft nog GEEN native Android-app (in ontwikkeling, niet uitgebracht op Google Play); de iOS-app staat in de App Store. SMS-herinneringen worden nog niet ondersteund — herinneringen gaan via WhatsApp en e-mail. SSO, white-label branding en eigen domeinen zijn niet beschikbaar en geen van de drie wordt op dit moment gebouwd — SSO wacht op een concreet verzoek, en een verzoek is wat hier verandering in zou brengen.

Een boekingssysteem beheert de agenda: beschikbaarheid, tijdsloten, bevestigingen, verplaatsingen. Een CRM beheert de relatie: wie de persoon is, wat u hebt afgesproken, wat er is betaald, wat er de vorige keer is gebeurd. Ze beantwoorden verschillende vragen — “wanneer komen ze” versus “wat is er aan de hand met hen” — en daarom draaien de meeste dienstverlenende bedrijven uiteindelijk beide en ontdekken ze achteraf de echte kosten: één klantenlijst die op twee plekken leeft en ongemerkt uit elkaar loopt. De praktische test voordat u een van beide koopt, is of de afspraak en het klantdossier hetzelfde dossier zijn. ClientFlow is gebouwd als het tweede type met de agenda erin, zodat een boeking, een notitie, een factuur en een herinnering allemaal aan één klant hangen.

Het is geen aantal klanten, en daarom zijn de gebruikelijke antwoorden onbevredigend. De drempel is het eerste moment waarop u een vraag niet uit uw hoofd kunt beantwoorden en ook niet kunt terugvinden: wat u over de prijs hebt afgesproken, of vorige maand is betaald, waarom iemand niet meer boekt. Voor de meeste solo-professionals komt dat ergens tussen twintig en vijftig actieve klanten, maar veel eerder als het werk terugkerend is en veel later als elke opdracht eenmalig is. Een beter signaal dan een getal: u bent een tweede lijst gaan bijhouden om de eerste te controleren. Dat is het punt waarop de spreadsheet al heeft gefaald en alleen nog wordt overeind gehouden. ClientFlow heeft een gratis abonnement voor maximaal tien klanten, wat bewust onder die drempel ligt en niet erop.

Ja, ClientFlow heeft een gratis abonnement dat voor altijd gratis is (geen proefperiode). Het gratis abonnement omvat maximaal 10 klanten, 100 MB opslag, 50 AI-credits per maand en het basis bijhouden van betalingen. Betaalde abonnementen zijn Starter (€13/maand — onbeperkt aantal klanten, 5 GB opslag, Google Calendar-synchronisatie, importeren en exporteren en 100 AI-credits/maand), Pro (€25/maand — alles uit Starter plus 50 GB opslag, WhatsApp Business API, geavanceerde analyses en 500 AI-credits/maand) en Team (€52/maand + €13 per extra plek — alles uit Pro plus teamrollen, gedetailleerde machtigingen, gedeelde weergaven, webhooks en 2.000 gedeelde AI-credits/maand). Alle betaalde abonnementen bevatten een gratis proefperiode van 14 dagen; voor het starten van een proefperiode is geen kaart nodig en u betaalt alleen als u het abonnement wilt behouden.

ClientFlow heeft vier eenvoudige abonnementen. Gratis (€0 — 10 klanten, 20 afspraken/maand, 100 MB, 50 AI-credits/maand). Starter (€13/maand — onbeperkt aantal klanten, 5 GB, Google Calendar-synchronisatie, basisanalyses, importeren en exporteren, 100 AI-credits/maand). Pro (€25/maand — onbeperkt aantal klanten, 50 GB, WhatsApp Business API, geavanceerde analyses, 500 AI-credits/maand). Team (€52/maand + €13 per extra plek — alles uit Pro plus teamrollen, gedetailleerde machtigingen, gedeelde weergaven, webhooks en 2.000 gedeelde AI-credits/maand; 3 of meer plekken). Alle betaalde abonnementen bevatten een gratis proefperiode van 14 dagen; voor het starten van een proefperiode is geen kaart nodig en u betaalt alleen als u het abonnement wilt behouden.

ClientFlow biedt een geld-terug-garantie van 14 dagen op uw eerste betaalde factuur of op een aankoop van PRO Levenslang, met één terugbetaling per account. Vraag de terugbetaling aan via Instellingen → Abonnement → Terugbetaling aanvragen binnen 14 dagen na die betaling en u krijgt het volledige bedrag terug; een terugbetaling beëindigt de betaalde toegang zodra die is uitgevoerd. Na deze periode, en bij verlengingen en bij de tweede of latere facturen, zijn betalingen definitief. U kunt de automatische verlenging op elk moment annuleren in uw abonnementsinstellingen — een geannuleerd abonnement blijft actief tot het einde van de periode die u al heeft betaald.

Ja. Bij de abonnementen Gratis en Starter biedt ClientFlow WhatsApp-deeplinks (wa.me) voor handmatige herinneringen met één tik. Bij de abonnementen Pro en Team biedt ClientFlow volledig geautomatiseerde WhatsApp-herinneringen via de WhatsApp Business API — betalingsherinneringen, afspraakbevestigingen en opvolging van achterstallige betalingen worden automatisch verzonden, zonder handmatige actie.

Ja. ClientFlow bevat het plannen van afspraken met terugkerende sessies (dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse en jaarlijkse patronen), het bijhouden van annuleringen, synchronisatie met Google Calendar en iCloud CalDAV (Starter en hoger), één automatische herinnering vóór elke sessie op een tijdstip dat u zelf instelt, het bijhouden van no-shows, het toewijzen van medewerkers per afspraak en velden voor de URL van een online vergadering voor Zoom/Google Meet-sessies.

Ja, ClientFlow ondersteunt 20 talen: Engels, Turks, Duits, Spaans, Frans, Italiaans, Portugees, Nederlands, Pools, Russisch, Oekraïens, Zweeds, Fins, Arabisch, Hindi, Japans, Koreaans, vereenvoudigd Chinees, traditioneel Chinees en Brits Engels. De interface, de herinneringen en de pagina's die uw klanten te zien krijgen zijn allemaal vertaald.

Ja, ClientFlow bevat ingebouwde facturatie. U kunt professionele facturen voor uw klanten maken met uw bedrijfshuisstijl, gespecificeerde diensten en het bijhouden van de betalingsstatus. Facturen kunnen digitaal worden gedeeld via WhatsApp of e-mail, en betalingen op facturen worden automatisch bijgehouden. Zo hebt u geen aparte facturatiesoftware zoals FreshBooks of Wave meer nodig.

Ja, ClientFlow bevat uitgavenbeheer om uw bedrijfskosten in de gaten te houden. U kunt uitgaven vastleggen met categorieën, datums, bedragen en notities. Uitgaven doorlopen een goedkeuringsworkflow (concept, in afwachting, goedgekeurd, afgewezen) en worden meegenomen in uw bedrijfsanalyses, zodat u een helder beeld krijgt van uw winstmarges naast uw omzetgegevens.

Ja, ClientFlow bevat voorraadbeheer voor dienstverlenende professionals die naast hun diensten ook producten verkopen. U kunt voorraadniveaus bijhouden, waarschuwingen voor lage voorraad instellen, productverkopen registreren en voorraadanalyses bekijken. Dit is vooral nuttig voor schoonheidsprofessionals, personal trainers die supplementen verkopen of therapeuten die welzijnsproducten aanbieden.

Ja, ClientFlow ondersteunt aanpasbare intakeformulieren die u vóór hun eerste sessie naar nieuwe klanten kunt sturen. Formulieren doorlopen een levenscyclus van de statussen concept, gepubliceerd en gearchiveerd. U kunt gezondheidsinformatie, voorkeuren, toestemmingsverklaringen en alle andere gegevens verzamelen die voor uw beroep relevant zijn. Antwoorden worden opgeslagen bij het klantprofiel en zijn niet op veldniveau versleuteld.

ClientFlow houdt tijd bij via het systeem voor afspraken en sessies. Elke afspraak legt de starttijd, de duur en de voltooiingsstatus vast, zodat u een helder overzicht hebt van de tijd die u met elke klant hebt doorgebracht.

Twee dingen bepalen het aantal, en geen van beide is een langer annuleringsbeleid. Het eerste is een herinnering die dichtbij genoeg komt om ertoe te doen — ongeveer een dag van tevoren, niet een week, want een herinnering van een week eerder wordt opgeborgen en vergeten. Het tweede is een kanaal dat de persoon ook echt leest; voor de meeste klanten van dienstverleners is dat het kanaal waarop ze het laatst hebben gereageerd, niet het kanaal waarvandaan u liever verstuurt. Een herinnering die in een ongelezen inbox belandt, is hetzelfde als geen herinnering. Al het andere is marginaal. In ClientFlow worden afspraakherinneringen bij elk abonnement automatisch per e-mail verzonden, vanaf uw eigen gekoppelde e-mailaccount, en wordt de bezorging via WhatsApp automatisch zodra een WhatsApp Business-account is gekoppeld, bij Pro en hoger. Op lagere abonnementen wordt het bericht voor u klaargezet en tikt u om te verzenden — een echt verschil dat u moet weten voordat u erop vertrouwt.

Voor echt automatisch verzenden: ja. Het onderscheid waar mensen over struikelen is dat tussen een voorbereid bericht en een bezorgd bericht: een wa.me-link is geen automatisering, omdat er nog steeds een mens nodig is om hem te openen en op verzenden te tikken. Bezorging die plaatsvindt, of u die ochtend de app nu opent of niet, loopt via de WhatsApp Cloud API, en daarvoor is een WhatsApp Business-account nodig dat is gekoppeld aan de tool die verstuurt. Elke tool die automatische WhatsApp claimt zonder zo'n account, bereidt berichten voor in plaats van ze te versturen — de moeite waard om te controleren voordat u kiest. ClientFlow werkt op beide manieren: koppel een WhatsApp Business-account bij Pro of hoger en herinneringen versturen zichzelf; bij lagere abonnementen bereidt het het bericht voor en tikt u zelf.

Stuur een link in plaats van een pdf, laat de klant op een telefoon antwoorden zonder een account aan te maken, en zorg dat de antwoorden op het klantdossier terechtkomen in plaats van in een inbox. Die laatste twee zijn de punten waar u op moet staan. Papier overleeft omdat de gebruikelijke alternatieven een tweede probleem veroorzaken: een pdf die u nog steeds moet lezen en overtypen, of een formuliertool waarvan de antwoorden ergens staan waar uw klantdossier niet bij kan. Beide scheppen opnieuw het archiveerwerk waaraan u wilde ontsnappen, dus de vraag die u bij elke tool moet stellen is niet “kan ik een formulier bouwen” maar “waar komt het antwoord terecht”. In ClientFlow worden de antwoorden aan de klant gekoppeld. Let op de abonnementsgrens: intakeformulieren maken helemaal geen deel uit van het gratis abonnement — de limiet daar is nul, geen klein aantal. Starter bevat er drie, Pro tien, Team onbeperkt.

Sla een voorkeurstaal op in elk klantdossier en verstuur vanuit berichtsjablonen die al in die taal bestaan. Op het moment van verzenden wordt het bericht geselecteerd, niet vertaald — en daardoor is automatiseren veilig, omdat er niets de deur uitgaat in bewoordingen die niemand heeft gelezen. Elk systeem kan dit implementeren; wat tussen tools verschilt, is hoe ver de taal reikt. De meeste passen het toe op één kanaal en stoppen daar, dus de test die de moeite waard is, is of de taal van de klant ook de factuur en de inlog van het klantenportaal bereikt of alleen de herinnering. ClientFlow wordt geleverd met ingebouwde herinneringen, facturen en portaalpagina's die al zijn vertaald in de ondersteunde talen. De eerlijke beperking: het vertaalt zelfgeschreven tekst niet machinaal — voor uw eigen berichttekst voegt u per taal een versie toe, en waar er een ontbreekt, valt het terug op de taal van uw bedrijf.

ClientFlow houdt alle klantbetalingen bij met status (betaald, in afwachting, achterstallig), bedrag, datum en betaalmethode. Het stuurt automatische herinneringen voor aankomende en achterstallige betalingen via WhatsApp en e-mail. Het dashboard toont de totale omzet, openstaande saldi, het incassopercentage en betalingstrends.

Nee — ClientFlow houdt klantbetalingen bij, maar incasseert ze niet. U kunt een factuur delen als link die uw klant opent en bekijkt, automatische WhatsApp- en e-mailherinneringen versturen en de betaling zelf registreren zodra die binnen is, of die nu via bankoverschrijving, contant of uw eigen kaartterminal komt. Online kaartbetalingen via iyzico gelden voor uw eigen ClientFlow-abonnement, niet voor het geld dat uw klanten u verschuldigd zijn.

Maak van het opvolgen een schema in plaats van een beslissing. Achter betalingen aan zitten voelt vreselijk omdat elk bericht een nieuw oordeel is — is het te vroeg, klinkt het onbeleefd? Leg de timing vooraf vast (de vervaldatum, daarna een vast aantal dagen erna), schrijf de tekst één keer als sjabloon zodat u niet onder ongemak hoeft te formuleren, en houd bij wat er openstaat in één lijst in plaats van in uw hoofd. Het schema, niet de formulering, neemt het opzien ertegen weg. In ClientFlow versturen betalingsherinneringen zichzelf per e-mail bij elk abonnement, ook het gratis, vanaf uw eigen gekoppelde e-mailaccount, en automatisch via WhatsApp zodra een WhatsApp Business-account is gekoppeld, wat een Pro-functie is. Let op de grens: ClientFlow houdt bij wat er verschuldigd is en zit erachteraan, maar het geld loopt niet via ClientFlow.

ClientFlow is gebouwd om AVG-gereed (GDPR-ready) te zijn. De applicatie en de database worden gehost in Duitsland (EU); enkele subverwerkers zijn buiten de EER actief en staan vermeld op de pagina met subverwerkers. Het platform ondersteunt het recht op verwijdering (gegevensverwijdering op verzoek), gegevensoverdraagbaarheid (exporteer al uw gegevens), het expliciet vastleggen van toestemming en versleuteling in rust (AES-256-GCM) voor notities, resultaatdossiers en verbindingsgegevens, met TLS tijdens het transport. ClientFlow verkoopt geen gebruikersgegevens aan derden.

De ClientFlow-applicatie en -database worden gehost in Duitsland (EU) op de infrastructuur van Hetzner, met dagelijkse automatische back-ups. Geüploade bestanden worden opgeslagen bij Cloudflare; het register van subverwerkers vermeldt waar. Enkele subverwerkers (voor AI-inferentie, betalingen, e-mailbezorging en foutmonitoring) zijn buiten de EU/EER actief; ze staan allemaal vermeld op de openbare pagina met subverwerkers. Notities, resultaatdossiers en verbindingsgegevens worden in rust versleuteld met AES-256-GCM en al het verkeer gebruikt TLS tijdens het transport. Het platform wordt actief gemonitord. Als een beveiligingsincident uw gegevens treft, worden de getroffen gebruikers binnen 72 uur na ontdekking rechtstreeks op de hoogte gesteld (zie de pagina Beveiliging). Kaartbetalingen voor uw ClientFlow-abonnement worden verwerkt door iyzico, een betaaldienstverlener met PCI DSS-certificering; kaartgegevens gaan via de servers van ClientFlow naar iyzico en worden niet opgeslagen, en ClientFlow bewaart alleen het kaarttoken van iyzico plus het merk van de kaart, de eerste cijfers, de laatste vier cijfers, de vervaldatum en de naam op de kaart.

Als u uw ClientFlow-abonnement opzegt, blijft uw abonnement actief tot het einde van de periode die u al hebt betaald, en gaat het account daarna over naar het Gratis-abonnement in plaats van te worden verwijderd. Het Gratis-abonnement staat 10 actieve klanten toe; als u er meer hebt, worden de overige gearchiveerd, niet verwijderd. Gedurende 30 dagen nadat het betaalde abonnement is geëindigd kunt u uw gegevens nog bekijken en exporteren, maar niet wijzigen; daarna is het account vergrendeld totdat u zich weer abonneert. Het verwijderen van uw account is een aparte zaak en hoe het werkt, hangt af van waar u het doet. Via de accountinstellingen op onze website start het verwijderen een wachttijd van 30 dagen waarin u het kunt annuleren; binnen een dag nadat die afloopt, worden uw account en bedrijfsgegevens permanent gewist. Verwijderen in de iOS-app gaat direct in en kan niet ongedaan worden gemaakt, en uw bedrijfsgegevens worden binnen 3 dagen gewist. In beide gevallen worden enkele gegevens bewaard zoals het Privacybeleid uitlegt (zoals geanonimiseerde factuurgegevens, auditlogs en toestemmingsregistraties), en versleutelde back-ups verdwijnen binnen 90 dagen uit de back-uprotatie.

Ja, ClientFlow ondersteunt volledige gegevensexport als onderdeel van de verplichting rond gegevensoverdraagbaarheid onder de AVG (GDPR). Met het abonnement Starter en hoger kunt u uw klantenlijst, betalingsgeschiedenis, afspraken en andere bedrijfsgegevens exporteren in CSV-formaat. Zo zit u nooit vast aan het platform en kunt u uw gegevens op elk moment meenemen.

Ja. ClientFlow maakt elke dag automatisch een back-up van de database, versleutelt de back-ups met AES-256 en test regelmatig het terugzetten ervan. De database wordt gehost in Duitsland (EU).

Koppel elke notitie aan de persoon in plaats van aan de afspraak of de datum, houd één notitie per sessie bij en controleer, voordat u op een systeem vertrouwt, twee dingen: dat u in de notities kunt zoeken en dat u ze er ook weer uit kunt halen. Die twee maken van een stapel notities een geschiedenis. Het risico is niet dat u notities kwijtraakt — het is dat u de draad kwijtraakt. Notities verspreid over een agenda, een notitieboekje en een berichtenapp zijn ieder afzonderlijk prima en samen nutteloos, omdat de vraag die u maanden later stelt “wat is er met deze klant gebeurd” is, niet “wat heb ik op de 14e opgeschreven”. Opslag die de eerste vraag niet kan beantwoorden, is archivering, geen dossier. In ClientFlow hangen notities aan het klantdossier en zijn ze doorzoekbaar en exporteerbaar; AI-structurering van losse tekst tot kernpunten en een volgende actie loopt via de maandelijkse AI-credits die elk abonnement bevat (50 bij Gratis, tot 2.000 gedeeld bij Team) en levert alleen concepten op — er wordt niets opgeslagen totdat u het goedkeurt.

Ja, ClientFlow is gemaakt voor personal trainers. Het houdt klantsessies bij, draait programma's met meerdere sessies die het aantal gebruikte en resterende sessies tellen (bijvoorbeeld een programma van 10 sessies; er wordt geen vooruitbetaald saldo aangehouden — u registreert betalingen zelf), stuurt automatische trainingsherinneringen, houdt no-shows bij met handhaving van het annuleringsbeleid, synchroniseert met Google Calendar en biedt analyses over omzet en klantbehoud. Startsjablonen voor taken en aangepaste velden zijn afgestemd op personal training.

Ja. ClientFlow is zeer geschikt voor therapeuten, counselors en coaches. Het biedt beveiligde opslag van klantgegevens (AVG-gereed, klantgegevens opgeslagen in de EU), het plannen van afspraken met terugkerende sessies en buffertijd, het bijhouden van betalingen, automatische WhatsApp- en e-mailherinneringen vóór elke sessie en administratieve notities, gescheiden van klinische documentatie.

Ja. ClientFlow ondersteunt bijlesdocenten, muziekdocenten, taaldocenten en rij-instructeurs. Het houdt sessies en voortgang van leerlingen bij, draait programma's met meerdere sessies die het aantal gebruikte en resterende lessen tellen, stuurt automatische herinneringen naar het contact op elk klantdossier (bij een jonge leerling kan dat een ouder zijn), verwerkt terugkerende planning en biedt het bijhouden van betalingen met opvolging van achterstallige betalingen. Het platform ondersteunt 20 talen voor internationale leerlingen.

Ja, ClientFlow past uitstekend bij schoonheidsprofessionals, waaronder kappers, nagelstylisten, schoonheidsspecialisten en make-upartiesten. Het beheert klantafspraken met buffertijd tussen sessies, houdt productvoorraad en voorraadniveaus bij, draait programma's met meerdere sessies die het aantal gebruikte en resterende sessies tellen (u registreert betalingen zelf) en stuurt automatische herinneringen om no-shows te verminderen. De functie voor voorraadbeheer is bijzonder waardevol voor het bijhouden van schoonheidsbenodigdheden en verkoopproducten.

Ja, ClientFlow werkt voor life coaches, business coaches, executive coaches en welzijnscoaches. Het biedt sessieplanning met terugkerende afspraken, coachingprogramma's met meerdere sessies die het aantal gebruikte en resterende sessies tellen (u registreert betalingen zelf), automatische sessieherinneringen, voortgangsnotities van klanten en intakeformulieren om nieuwe coachees te onboarden. Het platform ondersteunt 20 talen, wat het ideaal maakt voor coaches met internationale klanten.

Ja, ClientFlow werkt goed voor fotografen die terugkerende klantrelaties beheren, zoals gezinsportretsessies, headshot-klanten of retainers voor evenementenfotografie. Het verzorgt het plannen van afspraken, het bijhouden van betalingen (u registreert elke betaling zelf), programma's met meerdere sessies die het aantal gebruikte en resterende sessies tellen, klantcommunicatie via WhatsApp en e-mail en uitgavenbeheer voor apparatuur en benodigdheden. De facturatiefunctie is vooral nuttig voor het versturen van professionele offertes en het bijhouden van sessietarieven.

Ja, ClientFlow is zeer geschikt voor rij-instructeurs en rijscholen. Het beheert lesroosters van leerlingen met terugkerende sessies, draait programma's met meerdere lessen die het aantal gebruikte en resterende lessen tellen (bijvoorbeeld een programma van 10 of 20 lessen), stuurt automatische herinneringen naar leerlingen vóór hun lessen en verzorgt het bijhouden van betalingen met opvolging van achterstallige betalingen. Herinneringen gaan naar het telefoonnummer en e-mailadres in het klantdossier, dus voor een minderjarige leerling kunt u daar de contactgegevens van een ouder invoeren — er is geen aparte ouder als ontvanger. ClientFlow integreert ook met Google Calendar om uw rijplanning overzichtelijk te houden.

Aanmelden bij ClientFlow is eenvoudig en kost minder dan een minuut. Ga naar clientflow.center, klik op “Gratis aan de slag” en maak uw account aan met een e-mailadres of via Google-aanmelding. Voor het gratis abonnement is geen creditcard nodig en u kunt direct na de registratie klanten toevoegen.

De installatie is snel en doet u zelf. Na het aanmelden kiest u uw beroep, past u uw bedrijfsprofiel aan en begint u met het toevoegen van klanten. ClientFlow laadt vooraf sjablonen en aangepaste velden die bij uw beroep passen, zodat u niet met een blanco pagina begint. Als u al klantgegevens hebt, kunt u die importeren via CSV met het abonnement Starter en hoger.

Ja, ClientFlow ondersteunt CSV-import met het abonnement Starter (vanaf €13/maand) en hoger. U kunt uw bestaande klantenlijst vanuit Excel, Google Sheets of een andere tool exporteren als CSV-bestand en die rechtstreeks in ClientFlow importeren. De importwizard koppelt uw kolommen aan ClientFlow-velden, waardoor migreren snel en pijnloos verloopt.

ClientFlow is een Progressive Web App (PWA) — u kunt het rechtstreeks vanuit uw browser op het startscherm van uw telefoon installeren voor een snelle, app-achtige ervaring met volledige toegang tot klantbeheer, afspraken, betalingen en meldingen onderweg. De native iOS-app is beschikbaar in de App Store. De Android-app is nog in ontwikkeling en nog niet beschikbaar op Google Play, dus op Android is de PWA de manier om ClientFlow te gebruiken.

Nee, ClientFlow is een cloudplatform dat volledig in uw webbrowser draait. Er is niets te installeren, bij te werken of te onderhouden — ga gewoon naar clientflow.center en log in. Er worden altijd back-ups van uw gegevens gemaakt en ze zijn toegankelijk vanaf elk apparaat. Voor mobiele toegang kunt u de PWA aan uw startscherm toevoegen of de native iOS-app installeren vanuit de App Store (de Android-app is in ontwikkeling, nog niet beschikbaar op Google Play).

Exporteer naar CSV, bepaal wat elke kolom echt betekent, bekijk een voorbeeld van hoe het wordt gekoppeld in het nieuwe systeem, en importeer pas daarna. Migraties verliezen gegevens bij de koppelstap, niet bij de exportstap — een kolom met de naam “Notities” bevat in hetzelfde blad routinematig drie verschillende dingen: een adres, een voorkeur en een waarschuwing over een klant. Beslis vóór de import, want daarna ziet alles er netjes uit en is de dubbelzinnigheid onzichtbaar. Laat de spreadsheet daarna onaangeroerd totdat het nieuwe systeem één volledige factuur- of boekingscyclus heeft gedraaid. Dat is uw terugvaloptie en het kost niets. In ClientFlow is CSV-import met een voorbeeld van de koppeling beschikbaar vanaf Starter; tijdens de gratis proefperiode en in het gratis abonnement is die bewust uitgeschakeld, wat een limiet tegen misbruik is en geen vergissing.

Ja, ClientFlow integreert met Google Calendar met het abonnement Starter (vanaf €13/maand) en hoger. Afspraken die in ClientFlow worden aangemaakt, worden automatisch gesynchroniseerd met uw Google Calendar. De synchronisatie werkt in twee richtingen, maar draait op de achtergrond elke 15 minuten en niet in realtime, dus een wijziging aan de ene kant verschijnt bij de volgende synchronisatie aan de andere kant. Zo voorkomt u dubbele boekingen en ziet u uw ClientFlow-sessies naast uw persoonlijke agenda-items.

iyzico, voor uw eigen ClientFlow-abonnement — kaartbetalingen met 3D Secure, met ondersteuning voor Visa, Mastercard, American Express en Troy. iyzico is PCI DSS-gecertificeerd; kaartgegevens gaan via de servers van ClientFlow naar iyzico en worden niet opgeslagen, en ClientFlow bewaart alleen het kaarttoken van iyzico plus het merk van de kaart, de eerste cijfers, de laatste vier cijfers, de vervaldatum en de naam op de kaart. ClientFlow verwerkt geen betalingen van uw klanten aan u: die registreert u zelf, en ClientFlow houdt bij wat nog openstaat en herinnert de klant via WhatsApp of e-mail.

Ja, ClientFlow biedt WhatsApp-integratie op twee niveaus. Met het abonnement Gratis krijgt u wa.me-deeplinks voor handmatig berichten sturen naar klanten met één tik. Met het abonnement Pro (€25/maand) en hoger koppelt ClientFlow aan de WhatsApp Business API voor volledig geautomatiseerde herinneringen — vervaldata van betalingen, afspraakbevestigingen en opvolging van achterstallige betalingen worden automatisch verzonden zonder dat u iets hoeft te doen.

ClientFlow heeft momenteel geen native Zapier-integratie en geen openbare REST API. Het Team-abonnement (€52/maand + €13/plek) bevat echter webhooks: gebeurtenissen zoals een nieuwe klant of een betaling die achterstallig wordt, worden verzonden naar een URL die u beheert, zodat een ontwikkelaar ze aan andere tools kan koppelen. Er is geen no-code-connector, dus dit vergt maatwerkontwikkeling.

Ja, ClientFlow bevat ingebouwde e-mailfunctionaliteit voor klantcommunicatie. Alle abonnementen bevatten e-mailherinneringen voor aankomende afspraken en openstaande betalingen, verzonden vanaf uw eigen gekoppelde e-mailaccount (Gmail, Outlook of SMTP). Het platform verstuurt automatische e-mailmeldingen op basis van uw ingestelde herinneringsschema, zodat afspraak- en betalingsherinneringen automatisch voor u worden verstuurd, zonder dat u een aparte e-mailmarketingtool nodig hebt.

Calendly is een tool die uitsluitend plant, terwijl ClientFlow een compleet Business OS voor dienstverlenende professionals is. ClientFlow bevat het plannen van afspraken plus klantbeheer, het bijhouden van betalingen, facturatie, WhatsApp- en e-mailherinneringen, uitgavenbeheer, voorraadbeheer en bedrijfsanalyses — alles in één platform. Als u meer nodig hebt dan alleen boekingslinks, vervangt ClientFlow een hele stapel losse tools.

ClientFlow is speciaal gebouwd voor dienstverlenende professionals met terugkerende klanten (trainers, therapeuten, bijlesdocenten, coaches), terwijl HoneyBook zich meer richt op projectmatige creatieve bedrijven. ClientFlow biedt WhatsApp Business API-integratie, ondersteuning voor 20 talen, beroepsspecifieke workflows voor trainers, therapeuten, bijlesdocenten, coaches en meer, en een voor altijd gratis abonnement — functies die HoneyBook niet biedt. Voor professionals die doorlopende klantrelaties beheren in plaats van eenmalige projecten, is ClientFlow de sterkere keuze.

Ja. Spreadsheets vragen om handmatige invoer, hebben geen automatisering en worden onbeheersbaar naarmate uw klantenbestand groeit. ClientFlow automatiseert betalingsherinneringen, het plannen van afspraken en opvolging. Het biedt ook realtimedashboards, klanthistorie en professionele facturen die spreadsheets simpelweg niet kunnen bieden. Het gratis abonnement kost niets, dus er is geen reden om bij spreadsheets te blijven.

Practice Better is vooral ontworpen voor gezondheids- en welzijnsprofessionals, terwijl ClientFlow elk dienstverlenend beroep bedient — gezondheid, fitness, onderwijs, schoonheid, coaching, creatief en diensten aan huis. ClientFlow biedt WhatsApp Business API-integratie, ondersteuning voor 20 talen en een royaal gratis abonnement zonder tijdslimiet. Het bevat ook voorraadbeheer en uitgavenbeheer, die Practice Better mist. Voor professionals buiten de niche van gezondheid en welzijn biedt ClientFlow een veelzijdigere oplossing.