Hoe je intakeformulieren van klanten zonder papier verzamelt
Stuur een link in plaats van een PDF, laat de klant op een telefoon antwoorden zonder een account aan te maken, en zorg dat de antwoorden op de klantkaart belanden en niet in een mailbox. De twee punten waarop je moet staan zijn juist die laatste: geen account, en antwoorden die aankomen als gegevens die vastzitten aan de persoon die ze beschrijven.
Papier overleeft omdat de alternatieven meestal een tweede probleem maken: een PDF die je alsnog moet lezen en overtypen, of een formuliertool waarvan de antwoorden liggen waar je klantkaart ze niet ziet. Beide bouwen precies het archief terug waaraan je wilde ontsnappen. De vraag aan een tool is niet «kan ik een formulier bouwen» maar «waar komt het antwoord terecht».
Wat je controleert, in drie stappen
Geen account voor de klant
Alles wat iemand vraagt zich te registreren voordat hij vier vragen beantwoordt, raakt een deel kwijt — en dat deel is het grootst bij precies de klanten die al twijfelden. Een tokenlink die direct het formulier opent, is de hele eis.
Antwoorden belanden op de kaart, niet in een mailbox
Een inzending die als e-mail aankomt is overtypwerk met extra stappen. Ze hoort aan de klant vast te zitten, de velden te vullen die ze kan matchen, en naast alles te staan wat je al van die persoon weet.
Vraag alleen wat de afspraak zou veranderen
Elke extra vraag kost ingevulde formulieren. De toets voor een veld is of een ander antwoord zou veranderen wat je in de sessie werkelijk doet. Zo niet, dan hoort het in een gesprek en niet in een formulier.
Wat ClientFlow hier doet
Formulieren worden gedeeld als tokenlink of QR-code en openen zonder account. Velden dragen voorwaardelijke logica, zodat een vraag alleen verschijnt wanneer een eerder antwoord daarom vraagt. Inzendingen hangen aan de klantkaart, vullen de klantvelden die matchen, en verschijnen in het klantportaal zodat zichtbaar is wat nog openstaat. AI kan een formulier opstellen op basis van een gewone beschrijving van wat je wilt weten.
Wat het plan bepaalt
Intakeformulieren horen helemaal niet bij het gratis plan — de limiet daar is nul, geen klein getal. Starter bevat drie formulieren, Pro tien, en Team is onbeperkt. AI-triage van inzendingen — urgentie, waarschuwingssignalen, een leadscore — begint bij Pro en niet bij Starter. Goed om te weten voordat je er een werkwijze omheen bouwt.
Formulieren die landen waar de klant al is
Tokenlinks en QR-codes zonder klantaccount, voorwaardelijke velden, inzendingen aan de klantkaart en zichtbaar in het portaal, AI-opzet vanuit een beschrijving, en analyses over hoe formulieren worden ingevuld.
Veelgestelde vragen
Heeft de klant een account nodig?
Nee. Formulieren openen via een tokenlink of QR-code en worden beantwoord zonder registratie. Heeft de klant ook portaaltoegang, dan verschijnen openstaande formulieren daar eveneens.
Kunnen vragen afhangen van eerdere antwoorden?
Ja. Elk veld kan voorwaardelijke logica dragen — getoond of verborgen op basis van alle of één van een reeks voorwaarden — zodat één formulier meerdere situaties dekt zonder iedereen alles te vragen.
Zitten intakeformulieren in het gratis plan?
Nee. De formulierlimiet van het gratis plan is nul. Starter bevat er drie, Pro tien, en Team is onbeperkt. AI-triage van inzendingen begint bij Pro.