Wie Sie WhatsApp-Terminerinnerungen automatisch versenden
Planen Sie die Erinnerung am Termin statt an einem festen Datum, verbinden Sie ein WhatsApp-Business-Konto, damit eine Nachricht ohne Sie hinausgehen kann, und überlassen Sie dem System die Wahl des Kanals, der tatsächlich zustellen kann. Automatisch heißt: Der Versand passiert, ob an diesem Morgen jemand die App öffnet oder nicht.
Was viele überrascht, ist der Unterschied zwischen einer vorbereiteten und einer zugestellten Nachricht. Ein wa.me-Link ist keine Automatisierung — jemand muss ihn immer noch antippen. Echte automatische Zustellung über WhatsApp läuft über die WhatsApp Cloud API und setzt ein WhatsApp-Business-Konto voraus, das mit dem sendenden Werkzeug verbunden ist. Prüfen Sie vor jeder Werkzeugwahl, welches von beiden gemeint ist.
So funktioniert es, in drei Schritten
Ein WhatsApp-Business-Konto verbinden
Automatische Zustellung läuft über die WhatsApp Cloud API und braucht ein WhatsApp-Business-Konto, das mit dem sendenden Werkzeug verknüpft ist. Ohne diese Verknüpfung kann jedes Werkzeug bestenfalls eine Nachricht vorbereiten, die Sie selbst absenden.
Die Erinnerung an den Termin hängen, nicht an den Kalender
Eine relativ zum Termin geplante Erinnerung verschiebt sich mit dem Termin. Eine an ein festes Datum gebundene geht still für eine Buchung hinaus, die letzte Woche verlegt wurde.
Auf einen Kanal zurückfallen, der zustellen kann
Wenn WhatsApp nicht senden kann — keine Verbindung, oder der Kunde hat nie zugestimmt — sollte die Erinnerung per E-Mail gehen statt gar nicht. Eine still scheiternde Erinnerung ist schlimmer als eine, die über den zweitbesten Kanal ankommt.
Wie das in ClientFlow aussieht
Terminerinnerungen wählen den Kanal, der wirklich zustellen kann: WhatsApp, wenn ein Cloud-API-Konto verbunden ist, sonst E-Mail — in jedem Tarif. Zahlungserinnerungen und Automationen nehmen denselben Weg. Jede Nachricht geht in der Sprache des jeweiligen Kunden hinaus, und der Versand wird am Kunden protokolliert, sodass Sie sehen, was wann gegangen ist.
Was automatisch hier heißt — und was nicht
E-Mail-Erinnerungen sind in jedem Tarif automatisiert, kostenlos eingeschlossen. WhatsApp-Erinnerungen laufen von selbst, sobald Sie ein WhatsApp-Business-Konto (Cloud API) verbinden, verfügbar ab Pro. Darunter bereitet ClientFlow die WhatsApp-Nachricht vor und Sie tippen zum Senden — nützlich, aber nicht automatisch, und wir sagen das lieber hier, als dass Sie es nach der Anmeldung herausfinden.
Erinnerungen, die den funktionierenden Kanal wählen
Termin- und Zahlungserinnerungen, automatische Nachfassungen und ab Pro ein gemeinsamer WhatsApp-Posteingang. Jede Nachricht berücksichtigt die hinterlegte Sprache des Kunden, und der Kanal wird beim Versand aufgelöst statt beim Anlegen der Erinnerung angenommen.
Häufige Fragen
Brauche ich ein WhatsApp-Business-Konto?
Für automatischen Versand ja. Die Zustellung läuft über die WhatsApp Cloud API und braucht ein verbundenes WhatsApp-Business-Konto, verfügbar ab Pro. Ohne eines werden Erinnerungen stattdessen per E-Mail automatisiert, in jedem Tarif.
Was passiert, wenn WhatsApp nicht zustellen kann?
Die Erinnerung geht per E-Mail statt gar nicht. Der Kanal wird beim Versand daraus bestimmt, was für Ihr Konto tatsächlich zustellen kann — nicht daraus, was beim Anlegen angenommen wurde.
In welcher Sprache geht die Erinnerung hinaus?
In der des Kunden, wenn eine an seinem Datensatz hinterlegt ist; sonst in Ihrer Unternehmenssprache. Dasselbe gilt für Rechnungen und Portal-E-Mails.