Häufig gestellte Fragen

ClientFlow ist das All-in-one-Business-OS für Dienstleistungsprofis. Es vereint Kundenverwaltung, Zahlungsverfolgung, Terminplanung, automatische Erinnerungen (WhatsApp und E-Mail), Rechnungsstellung, Ausgabenverfolgung, Lagerverwaltung und Analysen in einer Plattform. Entwickelt für Trainerinnen und Trainer, Therapiepraxen, Nachhilfe, Coaching, Beauty-Dienstleistungen und alle Dienstleistungsprofis mit wiederkehrenden Kunden.

ClientFlow ist für selbstständige Dienstleistungsprofis und kleine Teams gemacht, die wiederkehrende Kunden betreuen. Dazu zählen Personal Trainer, Therapeutinnen und Therapeuten, Beratungsstellen, Nachhilfelehrkräfte, Musikschulen, Beauty-Dienstleistungen, Coaching, Fahrschulen, Yoga, Massagepraxen und Dutzende weitere Dienstleistungsberufe aus Bereichen wie Gesundheit, Fitness, Beauty, Bildung und Coaching.

Anders als generische CRM-Systeme für Vertriebsteams ist ClientFlow gezielt für Dienstleistungsprofis mit wiederkehrenden Kunden gebaut. Es verbindet CRM mit Zahlungsverfolgung, Terminplanung, WhatsApp-Erinnerungen, Rechnungsstellung und Ausgabenverwaltung in einem Werkzeug — statt mehrere Einzel-Apps zusammenzuflicken. Mitgeliefert werden berufsspezifische Startvorlagen: Aufgaben-Checklisten, eigene Felder und Aufnahmeformulare für Ihr Fach.

Ehrlichkeit ist uns wichtig. ClientFlow wickelt KEINE Zahlungen Ihrer Kunden ab und zieht sie nicht ein — wir erfassen die Zahlungen, die Sie erhalten (bar, Überweisung, Karte), per manueller Eingabe und erinnern an Offenes, aber wir sind kein Zahlungsdienstleister für Transaktionen zwischen Ihnen und Ihren Kunden. ClientFlow ist NICHT HIPAA-zertifiziert; Gesundheitsdienstleister in den USA, die geschützte Gesundheitsdaten verarbeiten, sollten eigenen Compliance-Rat einholen. ClientFlow hat noch KEINE native Android-App (in Entwicklung, nicht bei Google Play veröffentlicht); die iOS-App ist im App Store. SMS-Erinnerungen werden noch nicht unterstützt — Erinnerungen laufen über WhatsApp und E-Mail. SSO, White-Label-Branding und eigene Domains sind nicht verfügbar, und keines davon wird derzeit entwickelt — SSO wartet auf eine konkrete Anfrage, und genau eine solche Anfrage würde das ändern.

Ein Buchungssystem besitzt den Kalender: Verfügbarkeiten, Zeitfenster, Bestätigungen, Verschiebungen. Ein CRM besitzt die Beziehung: wer die Person ist, was Sie vereinbart haben, was bezahlt wurde, was beim letzten Mal war. Sie beantworten verschiedene Fragen — „wann kommt sie“ gegenüber „wie steht es um sie“ — und deshalb betreiben die meisten Dienstleistungsbetriebe am Ende beides und merken die eigentlichen Kosten erst danach: eine Kundenliste, die an zwei Orten lebt und still auseinanderläuft. Der praktische Test vor dem Kauf lautet: Sind der Termin und der Kundendatensatz derselbe Datensatz? ClientFlow ist als das Zweite gebaut, mit dem Kalender darin — Buchung, Notiz, Rechnung und Erinnerung hängen alle an einer Kundin oder einem Kunden.

Es ist keine Kundenzahl, und deshalb sind die üblichen Antworten unbefriedigend. Die Schwelle ist das erste Mal, dass Sie eine Frage weder aus dem Gedächtnis beantworten noch nachschlagen können: was beim Preis vereinbart war, ob der letzte Monat bezahlt wurde, warum jemand aufgehört hat zu buchen. Bei den meisten Einzelselbstständigen liegt das irgendwo zwischen zwanzig und fünfzig aktiven Kundinnen und Kunden — deutlich früher, wenn die Arbeit wiederkehrend ist, deutlich später, wenn jeder Auftrag einmalig ist. Ein besseres Signal als eine Zahl: Sie führen inzwischen eine zweite Liste, um die erste zu kontrollieren. Genau dort ist die Tabelle schon gescheitert und wird nur noch gestützt. ClientFlow hat einen kostenlosen Tarif für bis zu zehn Kundinnen und Kunden — bewusst unterhalb dieser Schwelle statt genau darauf.

Ja, ClientFlow hat einen dauerhaft kostenlosen Tarif (keine Testphase). Der kostenlose Tarif umfasst bis zu 10 Kunden, 100 MB Speicher, 50 KI-Credits pro Monat und grundlegende Zahlungsverfolgung. Die kostenpflichtigen Tarife sind Starter (€13/Monat — unbegrenzte Kunden, 5 GB Speicher, Google-Kalender-Sync, Import und Export sowie 100 KI-Credits/Monat), Pro (€25/Monat — alles aus Starter plus 50 GB Speicher, WhatsApp Business API, erweiterte Analysen und 500 KI-Credits/Monat) und Team (€52/Monat + €13 je zusätzlichem Platz — alles aus Pro plus Teamrollen, feingranulare Berechtigungen, geteilte Ansichten, Webhooks und 2.000 gemeinsame KI-Credits/Monat). Alle kostenpflichtigen Tarife enthalten eine 14-tägige kostenlose Testphase; für den Start der Testphase ist keine Karte nötig, und Sie zahlen nur, wenn Sie den Tarif behalten möchten.

ClientFlow hat vier einfache Tarife. Free (€0 — 10 Kunden, 20 Termine/Monat, 100 MB, 50 KI-Credits/Monat). Starter (€13/Monat — unbegrenzte Kunden, 5 GB, Google-Kalender-Sync, Basis-Analysen, Import und Export, 100 KI-Credits/Monat). Pro (€25/Monat — unbegrenzte Kunden, 50 GB, WhatsApp Business API, erweiterte Analysen, 500 KI-Credits/Monat). Team (€52/Monat + €13 je zusätzlichem Platz — alles aus Pro plus Teamrollen, feingranulare Berechtigungen, geteilte Ansichten, Webhooks und 2.000 gemeinsame KI-Credits/Monat; ab 3 Plätzen). Alle kostenpflichtigen Tarife enthalten eine 14-tägige kostenlose Testphase; für den Start der Testphase ist keine Karte nötig, und Sie zahlen nur, wenn Sie den Tarif behalten möchten.

ClientFlow bietet eine 14-tägige Geld-zurück-Garantie auf Ihre erste bezahlte Rechnung oder einen Kauf von PRO lebenslang, mit einer Erstattung pro Konto. Fordern Sie die Rückerstattung über Einstellungen → Abonnement → Rückerstattung anfordern innerhalb von 14 Tagen nach dieser Zahlung an, und die Zahlung wird vollständig erstattet; mit der Erstattung endet der kostenpflichtige Zugang. Nach Ablauf dieser Frist sowie bei Verlängerungen und zweiten oder späteren Rechnungen sind Zahlungen endgültig. Sie können die automatische Verlängerung jederzeit in Ihren Abonnementeinstellungen kündigen — ein gekündigter Tarif bleibt bis zum Ende des bereits bezahlten Zeitraums aktiv.

Ja. In den Tarifen Free und Starter stellt ClientFlow WhatsApp-Deeplinks (wa.me) für manuelle Erinnerungen mit einem Tippen bereit. In den Tarifen PRO und Team bietet ClientFlow vollautomatische WhatsApp-Erinnerungen über die WhatsApp Business API — Zahlungserinnerungen, Terminbestätigungen und Nachfassen bei Überfälligem werden ohne manuelles Zutun versendet.

Ja. ClientFlow enthält eine Terminplanung mit wiederkehrenden Sitzungen (täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich), Stornierungsverfolgung, Google-Kalender- und iCloud-CalDAV-Synchronisierung (ab Starter), automatischer Erinnerung vor jeder Sitzung zu einem von Ihnen festgelegten Zeitpunkt, No-Show-Verfolgung, Mitarbeiterzuordnung je Termin und Feldern für Online-Meeting-Links für Zoom- oder Google-Meet-Sitzungen.

Ja, ClientFlow unterstützt 20 Sprachen: Englisch, Türkisch, Deutsch, Spanisch, Französisch, Italienisch, Portugiesisch, Niederländisch, Polnisch, Russisch, Ukrainisch, Schwedisch, Finnisch, Arabisch, Hindi, Japanisch, Koreanisch, vereinfachtes Chinesisch, traditionelles Chinesisch und britisches Englisch. Oberfläche, Erinnerungen und die Seiten für Ihre Kunden sind vollständig übersetzt.

Ja, ClientFlow enthält eine integrierte Rechnungsstellung. Sie können professionelle Rechnungen für Ihre Kunden mit Ihrem eigenen Branding, einzeln aufgeführten Leistungen und Zahlungsstatus erstellen. Rechnungen lassen sich digital per WhatsApp oder E-Mail teilen, und Zahlungen darauf werden automatisch erfasst. Damit entfällt eine separate Rechnungssoftware wie FreshBooks oder Wave.

Ja, ClientFlow enthält eine Ausgabenverfolgung, mit der Sie Ihre Betriebskosten im Blick behalten. Sie können Ausgaben mit Kategorien, Datum, Betrag und Notizen erfassen. Ausgaben durchlaufen einen Freigabeprozess (Entwurf, ausstehend, genehmigt, abgelehnt) und fließen in Ihre Geschäftsanalysen ein, sodass Sie Ihre Margen neben den Umsatzdaten klar sehen.

Ja, ClientFlow enthält eine Lagerverwaltung für Dienstleistungsprofis, die neben ihren Leistungen auch Produkte verkaufen. Sie können Bestände verfolgen, Warnungen bei niedrigem Bestand setzen, Produktverkäufe erfassen und Lagerauswertungen einsehen. Das ist besonders nützlich für Beauty-Dienstleistungen, Personal Trainer, die Nahrungsergänzung verkaufen, oder Praxen mit Wellness-Produkten.

Ja, ClientFlow unterstützt anpassbare Aufnahmeformulare, die Sie neuen Kunden vor der ersten Sitzung schicken können. Formulare durchlaufen die Zustände Entwurf, veröffentlicht und archiviert. Sie können Gesundheitsangaben, Präferenzen, Einwilligungen und alle weiteren für Ihren Beruf relevanten Angaben erheben. Die Antworten werden beim Kundenprofil gespeichert und sind nicht auf Feldebene verschlüsselt.

ClientFlow erfasst Zeit über die Termin- und Sitzungsverwaltung. Zu jedem Termin werden Startzeit, Dauer und Abschlussstatus festgehalten, sodass Sie ein klares Protokoll der Zeit je Kunde haben.

Zwei Dinge bewegen die Zahl, und eine längere Stornobedingung gehört nicht dazu. Erstens eine Erinnerung, die nah genug am Termin ankommt — etwa einen Tag vorher, nicht eine Woche, denn eine Woche alte Erinnerung wird abgelegt und vergessen. Zweitens ein Kanal, den die Person tatsächlich liest; bei den meisten Kundinnen und Kunden ist das der, auf dem sie zuletzt geantwortet haben, nicht der, aus dem Sie am liebsten senden. Eine Erinnerung in einem ungelesenen Postfach ist dasselbe wie keine Erinnerung. Alles danach ist Feinschliff. In ClientFlow sind Terminerinnerungen per E-Mail auf jedem Tarif automatisiert, versendet über Ihr eigenes verbundenes E-Mail-Konto; der WhatsApp-Versand wird automatisch, sobald ein WhatsApp-Business-Konto verbunden ist, ab Pro. Darunter wird die Nachricht vorbereitet und Sie tippen auf Senden — ein realer Unterschied, den man kennen sollte, bevor man sich darauf verlässt.

Für wirklich automatischen Versand: ja. Der Unterschied, der viele überrascht, liegt zwischen einer vorbereiteten und einer zugestellten Nachricht: Ein wa.me-Link ist keine Automatisierung, weil ihn immer noch ein Mensch öffnen und auf Senden tippen muss. Eine Zustellung, die auch dann passiert, wenn Sie die App an dem Morgen nicht öffnen, läuft über die WhatsApp Cloud API — und die setzt ein WhatsApp-Business-Konto voraus, das mit dem sendenden Werkzeug verbunden ist. Jedes Werkzeug, das automatisches WhatsApp ohne ein solches Konto verspricht, bereitet Nachrichten vor, statt sie zu senden — das lohnt sich zu prüfen, bevor Sie sich entscheiden. ClientFlow kann beides: Ab Pro verbinden Sie ein WhatsApp-Business-Konto und die Erinnerungen gehen von selbst raus; darunter wird die Nachricht vorbereitet und Sie tippen.

Schicken Sie einen Link statt eines PDFs, lassen Sie die Kundin am Telefon antworten, ohne ein Konto anzulegen, und sorgen Sie dafür, dass die Antworten am Kundendatensatz landen statt in einem Postfach. Auf den letzten beiden Punkten lohnt es sich zu bestehen. Papier überlebt, weil die üblichen Alternativen ein zweites Problem schaffen: ein PDF, das Sie immer noch lesen und abtippen müssen, oder ein Formularwerkzeug, dessen Antworten dort liegen, wo Ihr Kundendatensatz sie nicht sieht. Beides stellt genau die Ablage wieder her, der Sie entkommen wollten. Die Frage an ein Werkzeug lautet deshalb nicht „kann ich ein Formular bauen“, sondern „wo landet die Antwort“. In ClientFlow hängen die Antworten an der Kundin. Die Tarifgrenze gehört dazu: Aufnahmebögen sind überhaupt nicht Teil des kostenlosen Tarifs — die Grenze dort ist null, keine kleine Zahl. Starter enthält drei, Pro zehn, Team unbegrenzt.

Hinterlegen Sie eine bevorzugte Sprache an jedem Kundendatensatz und senden Sie dann aus Nachrichtenvorlagen, die es in dieser Sprache bereits gibt. Beim Versand wird die Nachricht ausgewählt, nicht übersetzt — genau das macht die Automatisierung sicher, weil nichts hinausgeht, das niemand gelesen hat. Umsetzen kann das jedes System; der Unterschied zwischen Werkzeugen liegt darin, wie weit die Sprache reicht. Die meisten wenden sie auf einen Kanal an und hören dort auf. Der Test lautet also: Erreicht die Sprache der Kundin auch die Rechnung und den Portal-Login, oder nur die Erinnerung? In ClientFlow sind eingebaute Erinnerungen, Rechnungen und Portalseiten in den unterstützten Sprachen bereits übersetzt. Die ehrliche Grenze: Selbst geschriebene Formulierungen werden nicht maschinell übersetzt — für eigenen Nachrichtentext hinterlegen Sie eine Fassung je Sprache, und wo eine fehlt, greift Ihre Geschäftssprache.

ClientFlow erfasst alle Kundenzahlungen mit Status (bezahlt, ausstehend, überfällig), Betrag, Datum und Zahlungsmethode. Für anstehende und überfällige Zahlungen versendet es automatische Erinnerungen über WhatsApp und E-Mail. Das Dashboard zeigt Gesamtumsatz, offene Beträge, Einzugsquote und Zahlungstrends.

Nein — ClientFlow verfolgt Kundenzahlungen, zieht sie aber nicht ein. Sie können eine Rechnung als Link teilen, den Ihr Kunde öffnet und ansieht, automatische WhatsApp- und E-Mail-Erinnerungen versenden und die Zahlung selbst erfassen, sobald sie eingeht — per Überweisung, bar oder über Ihr eigenes Kartenterminal. Online-Kartenzahlungen über iyzico betreffen ausschließlich Ihr eigenes ClientFlow-Abonnement, nicht die Beträge, die Ihre Kunden Ihnen schulden.

Machen Sie aus der Nachfassaktion einen Zeitplan statt einer Entscheidung. Das Hinterherlaufen fühlt sich deshalb unangenehm an, weil jede Nachricht eine neue Abwägung ist — ob es zu früh ist, ob es unhöflich klingt. Legen Sie das Timing vorab fest (das Fälligkeitsdatum, dann feste Abstände danach), formulieren Sie den Text einmal als Vorlage, damit Sie nicht im Moment des Unbehagens schreiben müssen, und führen Sie die offenen Posten in einer Liste statt im Kopf. Was die Scheu nimmt, ist der Zeitplan, nicht die Formulierung. In ClientFlow gehen Zahlungserinnerungen auf jedem Tarif einschließlich des kostenlosen automatisch per E-Mail raus, versendet von Ihrem eigenen verbundenen E-Mail-Konto, und über WhatsApp automatisch, sobald ein WhatsApp-Business-Konto verbunden ist — das ist eine Pro-Funktion. Die Grenze gehört dazu: ClientFlow verfolgt und mahnt Offenes, aber das Geld fließt nicht durch ClientFlow.

ClientFlow ist DSGVO-bereit aufgebaut. Die Anwendung und die Datenbank werden in Deutschland (EU) betrieben; einige Unterauftragsverarbeiter arbeiten außerhalb des EWR und sind auf der Seite der Unterauftragsverarbeiter aufgeführt. Die Plattform unterstützt das Recht auf Löschung (Datenlöschung auf Anfrage), Datenübertragbarkeit (Export aller Ihrer Daten), ausdrückliche Einwilligungsverfolgung und die Verschlüsselung von Notizen, Ergebnisaufzeichnungen und Verbindungs-Zugangsdaten im Ruhezustand (AES-256-GCM), mit TLS bei der Übertragung. ClientFlow verkauft keine Nutzerdaten an Dritte.

Die ClientFlow-Anwendung und die Datenbank werden in Deutschland (EU) auf der Infrastruktur von Hetzner betrieben, mit täglichen automatischen Backups. Hochgeladene Dateien liegen bei Cloudflare; das Register der Unterauftragsverarbeiter nennt den Standort. Einige Unterauftragsverarbeiter (für KI-Inferenz, Zahlungen, E-Mail-Versand und Fehlerüberwachung) arbeiten außerhalb der EU/des EWR; alle sind auf der öffentlichen Seite der Unterauftragsverarbeiter aufgeführt. Notizen, Ergebnisaufzeichnungen und Verbindungs-Zugangsdaten sind im Ruhezustand mit AES-256-GCM verschlüsselt, der gesamte Datenverkehr läuft über TLS. Die Plattform wird aktiv überwacht; wenn ein Sicherheitsvorfall Ihre Daten betrifft, werden die betroffenen Nutzer innerhalb von 72 Stunden nach Entdeckung direkt benachrichtigt (siehe Sicherheitsseite). Kartenzahlungen für Ihr ClientFlow-Abonnement werden vom PCI-DSS-zertifizierten Zahlungsanbieter iyzico abgewickelt; Kartendaten laufen über die Server von ClientFlow zu iyzico und werden nicht gespeichert, ClientFlow behält nur das Karten-Token von iyzico sowie Marke, erste Ziffern, letzte vier Ziffern, Ablaufdatum und Namen auf der Karte.

Wenn Sie Ihr ClientFlow-Abonnement kündigen, bleibt Ihr Tarif bis zum Ende des bereits bezahlten Zeitraums aktiv; danach wechselt Ihr Konto in den kostenfreien Tarif, statt gelöscht zu werden. Der kostenfreie Tarif erlaubt 10 aktive Kunden; weitere werden archiviert, nicht gelöscht. Nach dem Ende des bezahlten Tarifs können Sie Ihre Daten 30 Tage lang noch ansehen und exportieren, aber nicht ändern; danach ist das Konto gesperrt, bis Sie wieder ein Abonnement abschließen. Das Löschen Ihres Kontos ist etwas anderes, und wie es abläuft, hängt davon ab, wo Sie es tun. In den Kontoeinstellungen auf unserer Website beginnt mit der Löschung eine 30-tägige Karenzfrist, in der Sie abbrechen können; spätestens einen Tag nach ihrem Ablauf werden Ihr Konto und Ihre Geschäftsdaten endgültig gelöscht. In der iOS-App wird die Löschung sofort wirksam und kann nicht rückgängig gemacht werden; Ihre Geschäftsdaten werden innerhalb von 3 Tagen gelöscht. In beiden Fällen bleiben einige Aufzeichnungen erhalten, wie in der Datenschutzerklärung beschrieben (etwa anonymisierte Abrechnungsunterlagen, Audit-Protokolle und Einwilligungsnachweise), und verschlüsselte Backups rotieren innerhalb von 90 Tagen.

Ja, ClientFlow unterstützt den vollständigen Datenexport im Rahmen der DSGVO-Datenübertragbarkeit. Ab dem Starter-Tarif können Sie Ihre Kundenliste, Zahlungshistorie, Termine und weitere Geschäftsdaten im CSV-Format exportieren. So sind Sie nie an die Plattform gebunden und können Ihre Daten jederzeit mitnehmen.

Ja. ClientFlow sichert seine Datenbank jeden Tag automatisch, verschlüsselt die Backups mit AES-256 und testet Wiederherstellungen regelmäßig. Die Datenbank wird in Deutschland (EU) betrieben.

Hängen Sie jede Notiz an die Person, nicht an den Termin oder das Datum, führen Sie einen Eintrag pro Sitzung, und prüfen Sie zwei Dinge, bevor Sie sich auf ein System verlassen: dass Sie innerhalb der Notizen suchen können und dass Sie sie wieder herausbekommen. Diese beiden machen aus einem Stapel Einträge eine Historie. Der eigentliche Fehlerfall ist nicht, Notizen zu verlieren, sondern den Faden. Notizen verteilt über Kalender, Notizbuch und Messenger sind einzeln in Ordnung und zusammen nutzlos, denn die Frage Monate später lautet „was war mit dieser Kundin“, nicht „was habe ich am 14. geschrieben“. Ein Speicher, der die erste Frage nicht beantworten kann, ist Ablage, keine Historie. In ClientFlow hängen Notizen am Kundendatensatz und sind durchsuchbar und exportierbar; die KI-Strukturierung von losem Text in Stichpunkte und einen nächsten Schritt nutzt die monatlichen KI-Credits, die jeder Tarif enthält (50 im kostenlosen Tarif, bis zu 2.000 gemeinsam im Team-Tarif), und erstellt nur Entwürfe — nichts wird gespeichert, bevor Sie es freigeben.

Ja, ClientFlow ist für Personal Trainer gebaut. Es erfasst Kundensitzungen, führt Programme über mehrere Sitzungen, die genutzte und verbleibende Sitzungen zählen (z. B. ein Programm über 10 Sitzungen; ein vorausbezahltes Guthaben wird nicht geführt — Zahlungen erfassen Sie selbst), versendet automatische Trainingserinnerungen, verfolgt No-Shows mit Durchsetzung der Stornoregeln, synchronisiert mit Google Kalender und liefert Analysen zu Umsatz und Kundenbindung. Aufgabenvorlagen und eigene Felder sind bereits auf Personal Training zugeschnitten.

Ja. ClientFlow eignet sich gut für Therapiepraxen, Beratung und Coaching. Es bietet sichere Kundendatenspeicherung (auf die DSGVO ausgelegt, Kundendaten in der EU gespeichert), Terminplanung mit wiederkehrenden Sitzungen und Pufferzeiten, Zahlungsverfolgung, automatische WhatsApp- und E-Mail-Erinnerungen vor jeder Sitzung sowie Verwaltungsnotizen getrennt von der klinischen Dokumentation.

Ja. ClientFlow unterstützt Nachhilfe, Musikunterricht, Sprachunterricht und Fahrschulen. Es erfasst Sitzungen und Fortschritt der Lernenden, führt Programme über mehrere Stunden, die genutzte und verbleibende Stunden zählen, versendet automatische Erinnerungen an den Kontakt im jeweiligen Kundendatensatz (bei jüngeren Lernenden auch an die Eltern, wenn deren Kontaktdaten dort hinterlegt sind), übernimmt wiederkehrende Terminplanung und bietet Zahlungsverfolgung mit Nachfassen bei Überfälligem. Die Plattform unterstützt 20 Sprachen für internationale Lernende.

Ja, ClientFlow passt hervorragend zu Beauty-Dienstleistungen, darunter Friseursalons, Nagelstudios, Kosmetik und Make-up. Es verwaltet Kundentermine mit Pufferzeiten zwischen den Sitzungen, verfolgt Produktbestände, führt Programme über mehrere Sitzungen, die genutzte und verbleibende Sitzungen zählen (Zahlungen erfassen Sie selbst), und versendet automatische Erinnerungen, um No-Shows zu senken. Besonders wertvoll ist die Lagerverwaltung für Verbrauchsmaterial und Verkaufsprodukte.

Ja, ClientFlow eignet sich für Life Coaches, Business Coaches, Executive Coaches und Wellness Coaches. Es bietet Sitzungsplanung mit wiederkehrenden Terminen, Coaching-Programme über mehrere Sitzungen, die genutzte und verbleibende Sitzungen zählen (Zahlungen erfassen Sie selbst), automatische Sitzungserinnerungen, Notizen zum Kundenfortschritt und Aufnahmeformulare für das Onboarding neuer Coachees. Die Plattform unterstützt 20 Sprachen und eignet sich damit gut für Coaches mit internationalen Kunden.

Ja, ClientFlow eignet sich gut für Fotografinnen und Fotografen mit wiederkehrenden Kundenbeziehungen wie Familienporträts, Bewerbungsfotos oder Event-Fotografie auf Abruf. Es übernimmt Terminplanung, Zahlungsverfolgung (jede Zahlung erfassen Sie selbst), Programme über mehrere Sitzungen, die genutzte und verbleibende Sitzungen zählen, Kundenkommunikation über WhatsApp und E-Mail sowie Ausgabenverfolgung für Ausrüstung und Material. Besonders nützlich ist die Rechnungsstellung für professionelle Angebote und das Nachverfolgen von Sitzungshonoraren.

Ja, ClientFlow eignet sich gut für Fahrlehrerinnen, Fahrlehrer und Fahrschulen. Es verwaltet Fahrstundenpläne mit wiederkehrenden Terminen, führt Programme über mehrere Fahrstunden, die genutzte und verbleibende Stunden zählen (z. B. ein Programm über 10 oder 20 Fahrstunden), versendet automatische Erinnerungen vor der Fahrstunde und übernimmt die Zahlungsverfolgung mit Nachfassen bei Überfälligem. Erinnerungen gehen an die Telefonnummer und E-Mail-Adresse im Kundendatensatz; bei minderjährigen Fahrschülern können Sie dort die Kontaktdaten der Eltern eintragen — einen separaten Empfänger für Eltern gibt es nicht. Außerdem lässt sich ClientFlow mit Google Kalender verbinden, um Ihren Fahrplan zu ordnen.

Die Anmeldung bei ClientFlow ist einfach und dauert weniger als eine Minute. Rufen Sie clientflow.center auf, klicken Sie auf „Kostenlos starten“ und erstellen Sie Ihr Konto mit einer E-Mail-Adresse oder per Google-Anmeldung. Für den kostenlosen Tarif ist keine Kreditkarte nötig, und Sie können direkt nach der Registrierung Kunden anlegen.

Die Einrichtung ist schnell und lässt sich in Eigenregie erledigen. Nach der Anmeldung wählen Sie Ihren Beruf, passen Ihr Unternehmensprofil an und legen die ersten Kunden an. ClientFlow lädt Vorlagen und eigene Felder passend zu Ihrem Beruf vor, Sie starten also nicht auf einer leeren Seite. Bestehende Kundendaten können Sie ab dem Starter-Tarif per CSV importieren.

Ja, ClientFlow unterstützt den CSV-Import ab dem Starter-Tarif (ab €13/Monat). Sie können Ihre bestehende Kundenliste aus Excel, Google Sheets oder einem beliebigen anderen Werkzeug als CSV-Datei exportieren und direkt in ClientFlow importieren. Der Import-Assistent ordnet Ihre Spalten den ClientFlow-Feldern zu, sodass die Migration schnell und schmerzlos verläuft.

ClientFlow ist eine Progressive Web App (PWA) — Sie können sie direkt aus dem Browser auf den Startbildschirm Ihres Telefons installieren und erhalten ein schnelles, app-ähnliches Erlebnis mit vollem Zugriff auf Kundenverwaltung, Termine, Zahlungen und Benachrichtigungen von unterwegs. Die native iOS-App ist im App Store verfügbar. Die Android-App ist noch in Entwicklung und noch nicht bei Google Play; auf Android ist die PWA daher der Weg, ClientFlow zu nutzen.

Nein, ClientFlow ist eine cloudbasierte Plattform, die vollständig in Ihrem Webbrowser läuft. Es gibt nichts zu installieren, zu aktualisieren oder zu warten — rufen Sie einfach clientflow.center auf und melden Sie sich an. Ihre Daten werden fortlaufend gesichert und sind von jedem Gerät aus erreichbar. Für den mobilen Zugriff können Sie die PWA auf den Startbildschirm legen oder die native iOS-App aus dem App Store installieren (die Android-App ist in Entwicklung, noch nicht bei Google Play).

Als CSV exportieren, festlegen, was jede Spalte tatsächlich bedeutet, die Zuordnung ins neue System in der Vorschau prüfen — und erst dann importieren. Migrationen verlieren Daten beim Zuordnen, nicht beim Exportieren: Eine Spalte namens „Notizen“ enthält in derselben Tabelle regelmäßig drei verschiedene Dinge — eine Adresse, eine Vorliebe und einen Warnhinweis zu einer Kundin. Entscheiden Sie das vor dem Import, denn danach sieht alles ordentlich aus und die Mehrdeutigkeit ist unsichtbar. Lassen Sie die Tabelle anschließend unangetastet, bis das neue System einen vollen Abrechnungs- oder Buchungszyklus durchlaufen hat. Das ist Ihr Rollback und es kostet nichts. In ClientFlow ist der CSV-Import mit Zuordnungsvorschau ab Starter verfügbar; während der kostenlosen Testphase und im kostenlosen Tarif ist er bewusst abgeschaltet — eine Missbrauchsgrenze, kein Versehen.

Ja, ClientFlow ist ab dem Starter-Tarif (ab €13/Monat) mit Google Kalender verbunden. In ClientFlow angelegte Termine werden automatisch mit Ihrem Google Kalender synchronisiert. Die Synchronisierung läuft in beide Richtungen, aber nicht in Echtzeit, sondern im Hintergrund alle 15 Minuten; eine Änderung auf der einen Seite erscheint daher bei der nächsten Synchronisierung auf der anderen. So lassen sich Doppelbuchungen leichter vermeiden, und Sie sehen Ihre ClientFlow-Sitzungen neben privaten Terminen.

iyzico — für Ihr eigenes ClientFlow-Abonnement: Kartenzahlungen mit 3-D-Secure, unterstützt werden Visa, Mastercard, American Express und Troy. iyzico ist PCI-DSS-zertifiziert; Kartendaten laufen über die Server von ClientFlow zu iyzico und werden nicht gespeichert, ClientFlow behält nur das Karten-Token von iyzico sowie Marke, erste Ziffern, letzte vier Ziffern, Ablaufdatum und Namen auf der Karte. Zahlungen Ihrer Kunden an Sie wickelt ClientFlow nicht ab: Diese erfassen Sie selbst, ClientFlow verfolgt den offenen Betrag und erinnert den Kunden per WhatsApp oder E-Mail.

Ja, ClientFlow bietet die WhatsApp-Integration auf zwei Stufen. Im Free-Tarif erhalten Sie wa.me-Deeplinks für manuelles Schreiben an Kunden mit einem Tippen. Ab dem Pro-Tarif (€25/Monat) verbindet sich ClientFlow mit der WhatsApp Business API für vollautomatische Erinnerungen — Zahlungsfristen, Terminbestätigungen und Nachfassen bei Überfälligem werden ohne Ihr Zutun versendet.

ClientFlow hat derzeit keine native Zapier-Integration und keine öffentliche REST-API. Der Team-Tarif (€52/Monat + €13 je Platz) enthält jedoch Webhooks: Ereignisse wie ein neuer Kunde oder eine überfällig werdende Zahlung werden an eine URL gesendet, die Sie festlegen, sodass eine Entwicklerin oder ein Entwickler sie mit anderen Werkzeugen verbinden kann. Einen No-Code-Konnektor gibt es nicht, daher ist dafür eigene Entwicklung nötig.

Ja, ClientFlow enthält eine integrierte E-Mail-Funktion für die Kundenkommunikation. Alle Tarife umfassen E-Mail-Erinnerungen an anstehende Termine und offene Zahlungen, die über Ihr eigenes verbundenes E-Mail-Konto (Gmail, Outlook oder SMTP) versendet werden. Die Plattform versendet automatische E-Mail-Benachrichtigungen gemäß Ihrem konfigurierten Erinnerungsplan sodass Termin- und Zahlungserinnerungen automatisch für Sie versendet werden, ohne ein separates E-Mail-Marketing-Werkzeug zu benötigen.

Calendly ist ein reines Terminplanungs-Werkzeug, während ClientFlow ein vollständiges Business-OS für Dienstleistungsprofis ist. ClientFlow umfasst Terminplanung plus Kundenverwaltung, Zahlungsverfolgung, Rechnungsstellung, WhatsApp- und E-Mail-Erinnerungen, Ausgabenverfolgung, Lagerverwaltung und Geschäftsanalysen — alles in einer Plattform. Wenn Sie mehr als Buchungslinks brauchen, ersetzt ClientFlow einen ganzen Stapel einzelner Werkzeuge.

ClientFlow ist gezielt für Dienstleistungsprofis mit wiederkehrenden Kunden gebaut (Training, Therapie, Nachhilfe, Coaching), während HoneyBook stärker auf projektbasierte Kreativbetriebe ausgerichtet ist. ClientFlow bietet die Anbindung an die WhatsApp Business API, Unterstützung für 20 Sprachen, berufsspezifische Arbeitsabläufe für Training, Therapie, Nachhilfe, Coaching und mehr sowie einen dauerhaft kostenlosen Tarif — Funktionen, die HoneyBook nicht bereitstellt. Für Profis, die laufende Kundenbeziehungen statt einmaliger Projekte betreuen, ist ClientFlow die stärkere Wahl.

Ja. Tabellenkalkulationen erfordern manuelle Eingabe, bieten keine Automatisierung und werden mit wachsendem Kundenstamm unübersichtlich. ClientFlow automatisiert Zahlungserinnerungen, Terminplanung und Nachfassen. Dazu kommen Echtzeit-Dashboards, Kundenhistorien und professionelle Rechnungen, die eine Tabelle schlicht nicht leisten kann. Der kostenlose Tarif kostet nichts, es gibt also keinen Grund, bei Tabellen zu bleiben.

Practice Better ist vor allem für Gesundheits- und Wellness-Praxen gemacht, während ClientFlow jeden Dienstleistungsberuf bedient — Gesundheit, Fitness, Bildung, Beauty, Coaching, Kreativberufe und Handwerksdienstleistungen. ClientFlow bietet die Anbindung an die WhatsApp Business API, Unterstützung für 20 Sprachen und einen großzügigen kostenlosen Tarif ohne Zeitlimit. Hinzu kommen Lagerverwaltung und Ausgabenverfolgung, die Practice Better nicht hat. Für Profis außerhalb der Gesundheits- und Wellness-Nische ist ClientFlow die vielseitigere Lösung.