Datenschutzerklärung
Wir verpflichten uns, Ihre persönlichen Daten zu schützen und transparent darüber zu sein, wie wir sie verwenden. Diese Richtlinie erläutert, wie wir Ihre persönlichen Daten im Rahmen von DSGVO, CCPA und KVKK behandeln.
Zuletzt aktualisiert: 5. Oktober 2026 | Version 1.5
Einführung
ClientFlow („wir", „uns", „unser") verpflichtet sich, Ihre Privatsphäre zu schützen. Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir Ihre Informationen erheben, verwenden, offenlegen und schützen, wenn Sie unsere Business-OS-Plattform nutzen. Unsere primäre Datenverarbeitung findet in der Europäischen Union (Deutschland) statt und gewährleistet strenge Datenschutzstandards. ClientFlow ist eine Business-Management-Software und kein System für Patientenakten: Wenn Sie Gesundheitsdaten oder andere besondere Kategorien von Daten Ihrer Kunden erfassen, sind Sie dafür der Verantwortliche, und wir handeln als Ihr Auftragsverarbeiter im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrags.
Informationen, die wir sammeln
Von Ihnen bereitgestellte Informationen
- Kontoinformationen (E-Mail, Name, Profilbild über OAuth)
- Kundendaten (Namen, Telefonnummern, E-Mails)
- Zahlungsaufzeichnungen (Beträge, Daten, Status)
- Kommunikationsinhalte (Vorlagen, Notizen)
Automatische Erfassung
- Geräteinformationen (Browsertyp, Betriebssystem)
- Nutzungsdaten (besuchte Seiten, verwendete Funktionen)
- IP-Adresse (für Sicherheit & Betrugsprävention)
- Cookies (Sitzungsverwaltung, Präferenzen)
Wie wir Ihre Informationen verwenden
Servicebereitstellung
Bereitstellung von Kundenmanagement, Zahlungsverfolgung und Erinnerungsfunktionen
Kontoverwaltung
Erstellung und Verwaltung Ihres Kontos
Kommunikation
Versand servicebezogener Benachrichtigungen
Sicherheit
Schutz vor Betrug und unbefugtem Zugriff
Verbesserung
Analyse der Nutzung zur Verbesserung unserer Dienste
Wir werden Ihre persönlichen Daten NIEMALS an Dritte verkaufen.
Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung (DSGVO Artikel 6)
Wir verarbeiten Ihre persönlichen Daten auf Grundlage der folgenden Rechtsgrundlagen:
Vertragserfüllung
Verarbeitung, die erforderlich ist, um unsere Dienste bereitzustellen, Ihr Konto zu verwalten und unsere vertraglichen Verpflichtungen Ihnen gegenüber zu erfüllen.
Kontoerstellung, Zahlungsverfolgung, Erinnerungszustellung
Berechtigte Interessen
Verarbeitung für unsere berechtigten Geschäftsinteressen, abgewogen gegen Ihre Rechte und Freiheiten.
Serviceverbesserung, Betrugsprävention, Sicherheitsüberwachung
Einwilligung
Verarbeitung auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, die Sie jederzeit widerrufen können.
Marketing-Kommunikation, optionale Analysen, Verwendung von Testimonials
Rechtliche Verpflichtungen
Verarbeitung, die zur Einhaltung geltender Gesetze und Vorschriften erforderlich ist.
Steuerunterlagen, regulatorische Compliance, Beantwortung rechtlicher Anfragen
Datenweitergabe
Wir teilen Daten mit vertrauenswürdigen Dienstleistern, die uns beim Betrieb unseres Dienstes unterstützen:
| Anbieter | Zweck |
|---|---|
| iyzico | Zahlungsabwicklung |
| Authentifizierung (OAuth) | |
| Resend | E-Mail-Zustellung |
| WhatsApp (Meta) | Nachrichtenzustellung (Pro) |
KI-Funktionen und KI-Anbieter
Einige Funktionen von ClientFlow nutzen KI — der Chat-Assistent, Antwortvorschläge, Notizzusammenfassungen und Zusammenfassungen von Aufnahmeformularen. Wenn Sie eine davon verwenden, wird der von Ihnen eingegebene Text an den jeweiligen KI-Anbieter übermittelt. KI-generierte Inhalte kennzeichnen wir im Produkt, damit Sie stets erkennen, wann Sie solche Inhalte vor sich haben. Notizen, Antworten in Aufnahmeformularen und Nachrichten können Gesundheitsinformationen über Ihre Kunden enthalten. Wenn eine KI-Funktion darauf angewendet wird — einige, etwa die Triage von Aufnahmeformularen und der Website-Chatbot, laufen nach der Aktivierung automatisch —, wird dieser Text an unseren KI-Anbieter übermittelt. Wir maskieren automatisch Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Karten- und IBAN-Nummern sowie türkische und US-amerikanische Ausweisnummern (musterbasiert, daher können einzelne übersehen werden), nicht aber Namen oder Gesundheitsangaben; setzen Sie KI-Funktionen daher nur dann auf solchen Text an, wenn die Einwilligung Ihrer Kunden dies abdeckt.
| Anbieter | Zweck |
|---|---|
| Anthropic | KI-Funktionen: Assistent, Antwortvorschläge, Notiz- und Formularzusammenfassungen |
| OpenAI | Ausweichanbieter, wenn ein anderer nicht verfügbar ist |
| Groq | KI-Funktionen: Assistent, Antwortvorschläge, Notiz- und Formularzusammenfassungen |
ClientFlow verwendet Ihre Daten nicht, um KI-Modelle zu trainieren. Die Aufbewahrungsbedingungen der Anbieter unterscheiden sich; auf der Seite der Unterauftragsverarbeiter sind sie einzeln aufgeführt, zusammen mit den Garantien für Übermittlungen außerhalb des EWR.
KI-Ausgaben sind lediglich Vorschläge. Bei den meisten Funktionen werden sie Ihnen zuerst angezeigt, und Sie entscheiden, ob Sie sie übernehmen, bearbeiten oder verwerfen. Einige wenige — die Triage von Aufnahmeformularen (Zusammenfassung, Dringlichkeit, Warnzeichen wie ein mögliches Gesundheits- oder Sicherheitsrisiko, Stimmung, vorgeschlagene Maßnahmen und Lead-Score), die wöchentliche Zusammenfassung und die Antworten des Website-Chatbots — handeln eigenständig und schreiben ihr Ergebnis in den Datensatz oder antworten direkt; Sie können ein gespeichertes Ergebnis jederzeit bearbeiten oder löschen.
Alle Unterauftragsverarbeiter und Übermittlungsgarantien ansehenIhre Rechte (DSGVO & CCPA)
DSGVO-Rechte (EU-Nutzer)
- Zugriff auf Ihre persönlichen Daten
- Korrektur unrichtiger Daten
- Löschung von Daten beantragen
- Datenportabilität (Export)
- Einschränkung der Verarbeitung
- Widerspruch gegen Verarbeitung
CCPA-Rechte (Kalifornien)
- Wissen, welche Daten wir sammeln
- Löschung Ihrer Daten
- Opt-out vom Datenverkauf (wir verkaufen nicht)
- Nichtdiskriminierung
Um Ihre Rechte auszuüben, besuchen Sie Einstellungen oder kontaktieren Sie uns unter contact@clientflow.center
KVKK-Rechte (Türkische Benutzer)
Datenschutzgesetz Nr. 6698
Wenn Sie sich in der Türkei befinden, haben Sie gemäß dem Datenschutzgesetz (KVKK) folgende Rechte:
- Erfahren, ob Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden
- Informationen über die Verarbeitung anfordern
- Den Zweck der Verarbeitung erfahren
- Dritte kennen, an die Daten übermittelt werden
- Berichtigung unvollständiger oder unrichtiger Daten anfordern
- Löschung oder Vernichtung von Daten gemäß Artikel 7 anfordern
- Widerspruch gegen automatisierte Verarbeitungsergebnisse
- Schadensersatz bei unrechtmäßiger Verarbeitung fordern
Verantwortlicher
ClientFlow handelt als Verantwortlicher für Ihre Konto-, Abrechnungs- und Websitedaten. Für die Kundendaten, die Sie in ClientFlow speichern, sind Sie der Verantwortliche, und wir handeln als Ihr Auftragsverarbeiter im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrags. Für KVKK-bezogene Anfragen kontaktieren Sie uns unter contact@clientflow.center.
VERBIS-Status
Gemäß KVKK ist die VERBIS-Registrierung nur für Datenverantwortliche verpflichtend, die die von der türkischen Datenschutzbehörde festgelegten Schwellenwerte überschreiten (Mitarbeiterzahl, Bilanzsumme oder Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten als Hauptgeschäftstätigkeit). ClientFlow liegt derzeit unter diesen Schwellenwerten und ist daher nicht verpflichtet, sich bei VERBIS zu registrieren. Alle anderen KVKK-Pflichten (rechtmäßige Verarbeitung, Betroffenenrechte, Meldepflicht bei Datenschutzverletzungen, Sicherheitsmaßnahmen) gelten uneingeschränkt.
Um Ihre KVKK-Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns unter contact@clientflow.center. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen.
Internationale Datenübertragungen
Unsere primäre Datenverarbeitung findet in der Europäischen Union (Hetzner, Deutschland) statt. Bei Datenübertragungen außerhalb der EU/des EWR stützen wir uns auf die Schutzmaßnahme, die auf unserer Seite der Unterauftragsverarbeiter für jeden Empfänger ausgewiesen ist und dort auch zeigt, wo eine Schutzmaßnahme noch nicht in Kraft ist:
EU-US Data Privacy Framework (DPF)
Für Übertragungen an US-basierte Unterauftragsverarbeiter, die unter dem DPF zertifiziert sind, einschließlich Google Cloud und Cloudflare.
Standardvertragsklauseln (SCCs)
Für Übertragungen an Unterauftragsverarbeiter, die nicht durch einen Angemessenheitsbeschluss oder eine DPF-Zertifizierung abgedeckt sind.
Angemessenheitsbeschlüsse
Wir verlassen uns auf Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission, wo anwendbar.
Sie können Informationen über die spezifischen Schutzmaßnahmen für eine bestimmte Übertragung anfordern, indem Sie uns kontaktieren.
Datenspeicherung
Wir bewahren Ihre Daten auf, solange Ihr Konto aktiv ist. Was beim Löschen Ihres Kontos geschieht, hängt davon ab, wo Sie es löschen. In den Kontoeinstellungen auf unserer Website beginnt mit der Löschung eine 30-tägige Karenzfrist, sobald Sie sie per E-Mail bestätigt haben; während dieser Frist können Sie jederzeit abbrechen, und spätestens einen Tag nach ihrem Ablauf werden Ihr Konto und Ihre Geschäftsdaten endgültig gelöscht. In der iOS-App wird die Löschung sofort wirksam und kann weder abgebrochen noch rückgängig gemacht werden: Ihr Profil und Ihre Anmeldedaten werden umgehend gelöscht, Ihre Geschäftsdaten innerhalb von 3 Tagen. Hier sind unsere Aufbewahrungsrichtlinien, einschließlich dessen, was wir nach beiden Arten der Löschung aufbewahren:
| Datentyp | Aufbewahrung |
|---|---|
| Kontodaten | Werden spätestens einen Tag nach Ablauf der 30-tägigen Karenzfrist auf unserer Website gelöscht oder sofort, wenn Sie Ihr Konto in der iOS-App löschen |
| Kundenaufzeichnungen | Werden mit Ihrem Konto gelöscht: spätestens einen Tag nach Ablauf der 30-tägigen Karenzfrist auf unserer Website oder innerhalb von 3 Tagen in der iOS-App |
| Ihre Abrechnungsdokumente (Rechnungen, Quittungen, Kostenvoranschläge) | Werden mit Ihrem Konto gelöscht — die steuerliche Aufbewahrungspflicht dafür liegt bei Ihnen als ausstellendem Unternehmen |
| Unsere eigenen Abonnement- und Zahlungsunterlagen | Werden anonymisiert (ohne personenbezogene Daten) mindestens die 7 Jahre lang aufbewahrt, die unser Steuerrecht vorschreibt |
| Sicherheits- und Administrations-Audit-Protokolle | Unbegrenzt — ausschließlich anhängend (append-only) und unveränderlich, sie können daher weder geändert noch gelöscht werden |
| Nachweis Ihrer erteilten Einwilligungen | Bleibt nach der Löschung als Nachweis der Einwilligung erhalten, von Ihrem Konto getrennt |
| Aufzeichnung der von uns gesendeten E-Mails | Bleibt nach der Löschung als Zustellnachweis erhalten, ohne Adresse und Inhalt |
| Buchungen im Hauptbuch (nur wenn Sie die Buchhaltungsfunktionen eingerichtet haben) | Bleiben nach der Löschung erhalten — gebuchte Einträge sind ausschließlich anhängende (append-only) Buchhaltungsaufzeichnungen und können daher weder geändert noch gelöscht werden |
| Newsletter- / Marketingdaten | Anonymisiert 6 Jahre nach Ihrer Abmeldung |
| Verschlüsselte Backups | Gelöschte Daten verschwinden aus unseren Backups, sobald diese rotieren — innerhalb von 90 Tagen |
| KI-Konversationen und KI-Ergebnisse | Copilot-Konversationen: etwa 30 Tage nachdem Sie sie gelöscht haben oder wenn Ihr Konto gelöscht wird, gelöscht. Website-Chatbot-Protokolle: bis Ihr Konto gelöscht wird. Triage-Ergebnisse von Aufnahmeformularen: werden mit der jeweiligen Einreichung, bei Widerruf der Einwilligung oder bei Löschung Ihres Kontos entfernt |
Datenschutz für Kinder
ClientFlow ist nicht für die Nutzung durch Personen unter 16 Jahren vorgesehen. Wir sammeln nicht wissentlich persönliche Daten von Kindern unter 16 Jahren. Wenn wir feststellen, dass wir versehentlich persönliche Daten eines Kindes unter 16 Jahren gesammelt haben, werden wir Schritte unternehmen, um solche Informationen umgehend zu löschen. Wenn Sie glauben, dass ein Kind uns persönliche Daten zur Verfügung gestellt hat, kontaktieren Sie uns bitte umgehend.
Sicherheit
Wir implementieren branchenübliche Sicherheitsmaßnahmen
Ihre Daten werden durch die unten beschriebenen Sicherheitsmaßnahmen geschützt.
- TLS-Verschlüsselung bei der Übertragung
- AES-256-GCM-Verschlüsselung von Sitzungsnotizen, Ergebnisaufzeichnungen, Integrations-Zugangsdaten, Zahlungs-Token und Zwei-Faktor-Geheimnissen auf Anwendungsebene
- OAuth 2.0 und JWT mit Refresh-Token-Rotation
- Strikte nutzerbezogene Datenisolierung auf Anwendungsebene
- Zahlungen werden von iyzico (PCI-DSS-zertifiziert) verarbeitet — Kartennummern werden an iyzico weitergeleitet und von uns niemals gespeichert
Beschwerdeverfahren
Wenn Sie glauben, dass Ihre Datenschutzrechte verletzt wurden, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen.
Europäische Union
Lokale Datenschutzbehörde
EU-Bürger können sich an ihre nationale Datenschutzbehörde wenden.
Türkei
KVKK (Datenschutzbehörde)
Türkische Bürger können unter kvkk.gov.tr Beschwerden einreichen.
Vereinigtes Königreich
Information Commissioner's Office (ICO)
UK-Bürger können das ICO unter ico.org.uk kontaktieren.
Kalifornien, USA
Kalifornischer Generalstaatsanwalt
Kalifornische Bürger können den Generalstaatsanwalt bei CCPA-Verstößen kontaktieren.
Wir lösen Bedenken bevorzugt direkt. Bitte kontaktieren Sie uns zuerst unter contact@clientflow.center.
Links zu Drittanbietern
Unser Dienst kann Links zu Websites, Diensten oder Anwendungen Dritter enthalten. Wir sind nicht verantwortlich für die Datenschutzpraktiken dieser Dritten. Wir empfehlen Ihnen, die Datenschutzrichtlinien aller Drittanbieterdienste zu lesen. Diese Datenschutzerklärung gilt nur für ClientFlow.
Änderungen dieser Richtlinie
Wir können diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Bei wesentlichen Änderungen werden wir mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail und/oder durch einen deutlichen Hinweis auf unserer Plattform informieren, bevor die Änderungen in Kraft treten. Wir empfehlen Ihnen, diese Richtlinie regelmäßig zu überprüfen. Ihre fortgesetzte Nutzung des Dienstes nach Änderungen stellt die Akzeptanz der aktualisierten Richtlinie dar.
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