Wie Sie Aufnahmebögen von Kunden ohne Papier einsammeln
Schicken Sie einen Link statt eines PDFs, lassen Sie den Kunden am Telefon antworten ohne ein Konto anzulegen, und sorgen Sie dafür, dass die Antworten am Kundendatensatz landen und nicht in einem Postfach. Auf die letzten beiden Punkte lohnt es sich zu bestehen: kein Konto, und Antworten, die als Daten an der Person ankommen, die sie beschreiben.
Papier überlebt, weil die Alternativen meist ein zweites Problem schaffen: ein PDF, das Sie trotzdem lesen und abtippen müssen, oder ein Formularwerkzeug, dessen Antworten dort liegen, wo Ihr Kundendatensatz sie nicht sieht. Beides stellt genau die Ablage wieder her, der Sie entkommen wollten. Die Frage an ein Werkzeug lautet nicht „kann ich ein Formular bauen“, sondern „wo landet die Antwort“.
Was Sie prüfen sollten, in drei Schritten
Kein Konto für den Kunden
Alles, was jemanden zur Registrierung auffordert, bevor er vier Fragen beantwortet, verliert einen Teil davon — und der Teil ist genau bei den Kunden am größten, die ohnehin zögerten. Ein Token-Link, der direkt das Formular öffnet, ist die ganze Anforderung.
Antworten landen am Datensatz, nicht im Postfach
Eine Einsendung, die als E-Mail ankommt, ist Abtippen mit Zusatzschritten. Sie sollte sich an den Kunden hängen, die passenden Felder füllen und neben allem stehen, was Sie sonst über ihn wissen.
Nur fragen, was den Termin verändern würde
Jede zusätzliche Frage kostet Abschlüsse. Der Test für ein Feld ist, ob eine andere Antwort ändern würde, was Sie in der Sitzung tatsächlich tun. Wenn nicht, gehört sie in ein Gespräch und nicht in ein Formular.
Was ClientFlow hier tut
Formulare werden als Token-Link oder QR-Code geteilt und öffnen sich ohne Konto. Felder tragen bedingte Logik, sodass eine Frage nur erscheint, wenn eine frühere Antwort sie verlangt. Einsendungen hängen sich an den Kundendatensatz, füllen passende Kundenfelder und tauchen im Kundenportal auf, sodass sichtbar ist, was noch offen ist. Die KI kann aus einer schlichten Beschreibung dessen, was Sie wissen müssen, einen Formularentwurf erstellen.
Was der Tarif entscheidet
Aufnahmebögen gehören überhaupt nicht zum kostenlosen Tarif — das Limit dort ist null und keine kleine Zahl. Starter enthält drei Formulare, Pro zehn, Team ist unbegrenzt. Die KI-Triage von Einsendungen — Dringlichkeit, Warnsignale, ein Lead-Score — beginnt bei Pro und nicht bei Starter. Gut zu wissen, bevor Sie einen Ablauf um eines von beidem herum bauen.
Formulare, die dort landen, wo der Kunde schon ist
Token-Links und QR-Codes ohne Kundenkonto, bedingte Felder, Einsendungen am Kundendatensatz und im Portal sichtbar, KI-Entwurf aus einer Beschreibung, und Auswertungen dazu, wie Formulare ausgefüllt werden.
Häufige Fragen
Braucht der Kunde ein Konto?
Nein. Formulare öffnen sich über einen Token-Link oder einen QR-Code und werden ohne Registrierung beantwortet. Hat der Kunde zusätzlich Portalzugang, erscheinen offene Formulare auch dort.
Können Fragen von früheren Antworten abhängen?
Ja. Jedes Feld kann bedingte Logik tragen — eingeblendet oder ausgeblendet je nach allen oder einer von mehreren Bedingungen — sodass ein Formular mehrere Situationen abdeckt, ohne allen alles zu stellen.
Sind Aufnahmebögen im kostenlosen Tarif enthalten?
Nein. Das Formularlimit des kostenlosen Tarifs ist null. Starter enthält drei, Pro zehn, Team ist unbegrenzt. Die KI-Triage von Einsendungen beginnt bei Pro.