Tekrarlayan Faturalar - Sürekli Müşterileri ve Üyelikleri Programlı Faturalandırın

ClientFlow'da sürekli danışanlarınızı, aylık üyelikleri ve devam eden hizmetleri nasıl faturalandıracağınızı öğrenin. Programı bir kez kurun, bir sonraki fatura her dönem sizin için taslak olarak hazırlansın; göndermek size kalsın.

Giriş

Sürekli danışanlar ve üyelikler tahmin edilebilir gelirin temelidir ve içlerindeki işin neredeyse tamamı tekrardan ibarettir. Devam eden koçluk, aylık bir danışmanlık anlaşması, haftalık ders paketi: aynı danışan, aynı tutar, ayın aynı günü, her ay. Tekrarlayan fatura bu tekrarı masanızdan kaldırır.

Faturayı bir kez oluşturur ve düzenini tarif edersiniz. Bundan sonra ClientFlow bir sonrakini zamanında taslak olarak hazırlar; siz kontrol edip gönderirsiniz, ödenmediğinde ClientFlow takip eder. Paranın kendisi sizin kontrolünüzde kalır.

Hangi Sıklıkta Faturalandırabilirsiniz

Tekrarlayan fatura üç sıklıktan biriyle tekrarlanır ve N dönemde bir tekrarlayarak aralığı açabilirsiniz:

Sıklık	Aralık ile…	En uygun kullanım
Haftalık	1 = her hafta, 2 = iki haftada bir	Haftalık seanslar, ders paketleri
Aylık	1 = her ay, 3 = üç ayda bir	Üyelikler, koçluk, danışmanlık
Yıllık	1 = her yıl	Yıllık paketler, yıllık hizmet sözleşmeleri

Adım 1: Faturayı Oluşturun

Tekrarlayan fatura, sıradan bir fatura olarak başlar. Bu yüzden ilkini, her kopyasının görünmesini istediğiniz gibi hazırlayın:

1. Faturalar bölümüne gidin ve Yeni Fatura'ya tıklayın
2. Danışanı seçin
3. Kalemleri, adetleri ve fiyatları girin
4. KDV oranını ve varsa indirimi ayarlayın
5. Vade tarihini belirleyin — hatırlatma sırası bu tarihe göre işler

Adım 2: Programı Kurun

Aynı formda Bu faturayı tekrarlayan yap seçeneğini açın ve düzeni tarif edin:

1. Sıklığı seçin: haftalık, aylık veya yıllık
2. Aralığı girin — her 1 ay, her 3 ay gibi
3. Ne zaman duracağını seçin:
   • Hiçbir zaman — siz durdurana kadar devam eder
   • N fatura sonra — 12 seanslık paket gibi belirli bir iş için
   • Belirli bir tarihe kadar — bitiş tarihi olan sözleşmeler için
4. Faturayı kaydedin

Adım 3: Programa Göre Ne Olur

Seri çalışmaya başladıktan sonra ClientFlow iki işi sizsiz yapar:

1. Bir sonraki faturayı taslak olarak hazırlar. Zamanlanmış bir görev her gece çalışır ve vadesi gelen faturaları taslak olarak üretir; her biri serinin bütünlüğü korunsun diye ilk faturaya bağlanır.
2. Vadesi geçti olarak işaretler. İkinci bir gece görevi, vadesi geçtiği hâlde tamamı ödenmemiş gönderilmiş faturaları işaretler.

Göndermek sizin işiniz: taslağı açın, kontrol edin ve e-posta ve/veya WhatsApp ile gönderin. Fatura danışanınızın kendi dilinde, bağladığınız e-posta hesabından gider. Taslak asla kendiliğinden gönderilmez ve hatırlatma sırasına girmez.

Bundan sonrası hatırlatmadır, tahsilat değil.

Adım 4: Fatura Ödenmezse

Ödenmemiş faturalar dört adımlı bir hatırlatma sırasına girer. Her adım vade tarihinden sonraki gün sayısıyla ölçülür ve danışana e-posta ile WhatsApp üzerinden mesaj gider:

Adım	Vadeden sonra	Üslup
1	3 gün	Nazik hatırlatma
2	7 gün	Kararlı hatırlatma
3	14 gün	Acil bildirim
4	30 gün	Son bildirim

Sıra, iki mesajı birbirine iki günden yakın göndermez ve dördüncü adımda durur. Ödemeyi kaydettiğiniz anda da durur; ayrıca danışan paranın yolda olduğunu söylediyse tek bir fatura için duraklatabilirsiniz.

Adım 5: Seriyi Değiştirin veya Durdurun

Programı düzenlemek için serideki herhangi bir faturayı açın. Tutarı, kalemleri veya sıklığı değiştirmek o andan sonra üretilecek faturaları etkiler; gönderilmiş faturalar danışanınızın aldığı hâliyle kalır. Kayıtlarınızı savunulabilir kılan da budur.

Bir seriyi durdurmak için Bu faturayı tekrarlayan yap seçeneğini kapatın. Yeni fatura üretilmez. Daha önce gönderilmiş ve ödenmemiş faturalar açık kalır ve hatırlatma sırası devam eder, çünkü danışan o borcu hâlâ ödememiştir.

Ödemeyi Kaydetmek

Para geldiğinde — havale, nakit, POS cihazı, nasıl tahsil ettiyseniz — faturaya işleyin. Kısmi ödeme de olur; fatura ödenen ve kalan tutarı ayrı ayrı takip eder, hatırlatma sırası kalan tutar üzerinden çalışır.

Ödemeyi kaydetmek döngüyü kapatan adımdır. Siz kaydedene kadar ClientFlow faturanın kapandığını bilemez ve takip etmeye devam eder.

ClientFlow'un Yapmadıkları

Olmayan bir özelliğe göre plan yapmayın diye açıkça yazıyoruz:

• Danışanlarınızın kartından çekim yapmaz. Danışanlarınız için kayıtlı kart yoktur ve ClientFlow içinden onlardan tahsilat yapmanın bir yolu yoktur.
• Başarısız ödemeyi tekrar denemez, çünkü hiç deneme yapmamıştır.
• Dönem ortası değişiklikte oransal hesap yapmaz. Tutarı değiştirmeniz gerekiyorsa bir sonraki faturayı düzenleyin.
• Danışanlarınıza kendi aboneliklerini durdurabilecekleri bir portal sunmaz. Size söylerler, seriyi siz değiştirirsiniz.
• Geri kalan danışanın erişimini kısıtlamaz. Bu karar da, adım da sizindir.

Sık Sorulan Sorular

S: Serinin ortasında tutarı değiştirebilir miyim?
C: Evet. Faturayı düzenleyin; yeni tutar bundan sonra üretilecek faturalara uygulanır. Gönderilmiş faturalar değişmez.

S: Seriyi durdurursam ödenmemiş faturalara ne olur?
C: Gönderilmiş olanlar açık kalır ve hatırlatmaları sürer; taslaklar göndermenizi ya da silmenizi bekler. Seriyi durdurmak yalnızca yeni fatura üretimini durdurur.

S: Danışanım kendi aboneliğini duraklatabilir mi?
C: Hayır. Danışana açık bir faturalandırma portalı yoktur. Danışanınız size söyler, seriyi siz duraklatır veya durdurursunuz.

S: ClientFlow üzerinden danışanlarımdan kartla ödeme alabilir miyim?
C: Hayır. ClientFlow danışanlarınızın size ne ödediğini kaydeder, tahsilatı yapmaz. ClientFlow'daki kartlı ödeme kendi ClientFlow paketiniz içindir, danışanlarınız için değil.

S: Tutarı her ay değişen danışmanlıklarda tekrarlayan fatura işe yarar mı?
C: Tekrarlayan fatura sabit bir tutarı tekrarlar. Gerçekten değişken işler için her faturayı şablondan oluşturun, böylece tutarı her seferinde siz belirlersiniz.

Sonraki Adımlar

1. Önce en büyük sürekli danışanınızı tekrarlayan faturaya çevirin — unuttuğunuzda size en pahalıya mal olan odur
2. Vade tarihlerini, hatırlatma sırasının ay sonundan önce çalışmasına yetecek şekilde belirleyin
3. Ödemeleri geldikçe kaydedin ki ödemiş danışanların takibi dursun
4. Vadesi geçenler listesini haftalık gözden geçirin ve hangi son bildirimlerin insan eliyle aranması gerektiğine karar verin

---

Okuma süresi: ~8 dakika | Zorluk: Orta Düzey