Tekrarlayan Faturalar - Sürekli Müşterileri ve Üyelikleri Programlı Faturalandırın

ClientFlow'da sürekli danışanlarınızı, aylık üyelikleri ve devam eden hizmetleri nasıl faturalandıracağınızı öğrenin. Programı bir kez kurun, bir sonraki fatura her dönem sizin için taslak olarak hazırlansın; göndermek size kalsın.

Önce şunu okuyun: ClientFlow bir ödeme kuruluşu değildir ve danışanınızın parasını asla hareket ettirmez. Danışanlarınızın kartını saklamaz ve onlardan tahsilat yapamaz. Otomatikleştirdiği şey evrak işi ve takiptir: her faturayı zamanında sizin göndermeniz için taslak olarak hazırlamak, gönderilmiş faturaların vadesi geçtiğinde işaretlemek ve siz ödemeyi kaydedene kadar hatırlatma göndermek.

Giriş

Sürekli danışanlar ve üyelikler tahmin edilebilir gelirin temelidir ve içlerindeki işin neredeyse tamamı tekrardan ibarettir. Devam eden koçluk, aylık bir danışmanlık anlaşması, haftalık ders paketi: aynı danışan, aynı tutar, ayın aynı günü, her ay. Tekrarlayan fatura bu tekrarı masanızdan kaldırır.

Faturayı bir kez oluşturur ve düzenini tarif edersiniz. Bundan sonra ClientFlow bir sonrakini zamanında taslak olarak hazırlar; siz kontrol edip gönderirsiniz, ödenmediğinde ClientFlow takip eder. Paranın kendisi sizin kontrolünüzde kalır.

İpucu: Tekrarlayan faturalar, tek seferlik normal faturalar gibi her pakette kullanılabilir.

Hangi Sıklıkta Faturalandırabilirsiniz

Tekrarlayan fatura üç sıklıktan biriyle tekrarlanır ve N dönemde bir tekrarlayarak aralığı açabilirsiniz:

Sıklık	Aralık ile…	En uygun kullanım
Haftalık	1 = her hafta, 2 = iki haftada bir	Haftalık seanslar, ders paketleri
Aylık	1 = her ay, 3 = üç ayda bir	Üyelikler, koçluk, danışmanlık
Yıllık	1 = her yıl	Yıllık paketler, yıllık hizmet sözleşmeleri

Adım 1: Faturayı Oluşturun

Tekrarlayan fatura, sıradan bir fatura olarak başlar. Bu yüzden ilkini, her kopyasının görünmesini istediğiniz gibi hazırlayın:

Faturalar bölümüne gidin ve Fatura Oluştur'a tıklayın
Danışanı seçin
Kalemleri, adetleri ve fiyatları girin
KDV oranını ve varsa indirimi ayarlayın
Bu ilk faturanın vade tarihini belirleyin — hatırlatma sırası bu tarihten itibaren işler

Adım 2: Programı Kurun

Aynı formda Bu faturayı tekrarlayan yap seçeneğini açın ve düzeni tarif edin:

Sıklığı seçin: haftalık, aylık veya yıllık
Aralığı girin — her 1 ay, her 3 ay gibi
Ne zaman duracağını seçin:
- Hiçbir zaman — her dönem bitiş tarihi olmayan yeni bir taslak; ihtiyacınız olmayan taslağı iptal edin
- N tekrardan sonra — 12 seanslık paket gibi belirli bir iş için; sayım, ilk faturadan sonra üretilen faturaları kapsar
- Belirli bir tarihe kadar — bitiş tarihi olan sözleşmeler için
Faturayı kaydedin

Program, faturayı oluşturduğunuzda sabitlenir: sıklık, aralık ve bitiş koşulu sonradan düzenlenemez; bu yüzden dikkatle belirleyin.

İpucu: Seri, ilk faturayı oluşturduğunuz günden itibaren sayılır; bu yüzden ilk faturayı, her faturanın vadesinin gelmesini istediğiniz ayın gününde oluşturun. Danışanınızdan tahsilat yapmıyorsunuz, talep ediyorsunuz; bu yüzden talebin zamanlaması gerçekten fark yaratır.

Adım 3: Programa Göre Ne Olur

Seri çalışmaya başladıktan sonra ClientFlow iki işi sizsiz yapar:

Bir sonraki faturayı taslak olarak hazırlar. Zamanlanmış bir görev her gece çalışır ve vadesi gelen faturaları, planlanan günü vade tarihi olacak şekilde taslak olarak üretir; her biri serinin bütünlüğü korunsun diye ilk faturaya bağlanır.
Vadesi geçti olarak işaretler. İkinci bir gece görevi, vadesi geçtiği hâlde tamamı ödenmemiş gönderilmiş faturaları işaretler.

Göndermek sizin işiniz: taslağı açın, kontrol edin ve e-posta ve/veya WhatsApp ile gönderin. Fatura danışanınızın kendi dilinde, bağladığınız e-posta hesabından gider. Taslak asla kendiliğinden gönderilmez ve hatırlatma sırasına girmez.

Bundan sonrası hatırlatmadır, tahsilat değil.

Adım 4: Fatura Ödenmezse

Ödenmemiş faturalar dört adımlı bir hatırlatma sırasına girer. Her adım vade tarihinden sonraki gün sayısıyla ölçülür ve danışana e-posta ile mesaj gider; danışanın telefon numarası varsa ve kendi WhatsApp Business numaranızı bağladıysanız WhatsApp ile de gider:

Adım	Vadeden sonra	Üslup
1	3 gün	Nazik hatırlatma
2	7 gün	Kararlı hatırlatma
3	14 gün	Acil bildirim
4	30 gün	Son bildirim

Sıra, iki mesajı birbirine iki günden yakın göndermez ve dördüncü adımda durur. Ödemeyi kaydettiğiniz anda da durur; ayrıca danışan paranın yolda olduğunu söylediyse tek bir fatura için duraklatabilirsiniz.

Önemli: Hiçbir tutar çekilmez ve hiçbir şey kapatılmaz. ClientFlow'un danışanınızdan para alma veya erişimini kısıtlama yetkisi yoktur. Son bildirimden sonra da ödenmemiş kalan bir faturada atılacak adım sizindir.

Adım 5: Seriyi Ayarlayın veya Bitirin

Üretilen her fatura, sizin kontrolünüzde bir taslaktır. Göndermeden önce açıp tutarı, kalemleri, vade tarihini veya notları değiştirebilirsiniz. Bir taslakta yaptığınız değişiklik yalnızca o faturayı etkiler; bir sonraki taslak yine ilk faturadan oluşturulur. Gönderilmiş faturalar danışanınızın aldığı hâliyle kalır. Kayıtlarınızı savunulabilir kılan da budur.

Seriyi erken durdurmak için bir anahtar yoktur. İstemediğiniz bir fatura iptal edilebilir: iptal edilen taslak asla gönderilmez ve hatırlatma sırasına girmez. Daha önce gönderilmiş ve ödenmemiş faturalar açık kalır ve hatırlatma sırası devam eder, çünkü danışan o borcu hâlâ ödememiştir.

Ödemeyi Kaydetmek

Para geldiğinde — havale, nakit, POS cihazı, nasıl tahsil ettiyseniz — faturaya işleyin. Kısmi ödeme de olur; fatura ödenen ve kalan tutarı ayrı ayrı takip eder, hatırlatma sırası kalan tutar üzerinden çalışır.

Ödemeyi kaydetmek döngüyü kapatan adımdır. Siz kaydedene kadar ClientFlow faturanın kapandığını bilemez ve takip etmeye devam eder.

ClientFlow'un Yapmadıkları

Olmayan bir özelliğe göre plan yapmayın diye açıkça yazıyoruz:

Danışanlarınızın kartından çekim yapmaz. Danışanlarınız için kayıtlı kart yoktur ve ClientFlow içinden onlardan tahsilat yapmanın bir yolu yoktur.
Başarısız ödemeyi tekrar denemez, çünkü hiç deneme yapmamıştır.
Dönem ortası değişiklikte oransal hesap yapmaz. Tutarı değiştirmeniz gerekiyorsa bir sonraki taslağı göndermeden önce düzenleyin.
Danışanlarınıza kendi aboneliklerini durdurabilecekleri bir portal sunmaz. Size söylerler, bir sonraki taslağı siz ayarlar veya iptal edersiniz.
Geri kalan danışanın erişimini kısıtlamaz. Bu karar da, adım da sizindir.

Sık Sorulan Sorular

S: Serinin ortasında tutarı değiştirebilir miyim?
C: Her taslağı göndermeden önce düzenleyin. Değişiklik yalnızca o faturayı etkiler, çünkü her taslak, gönderildikten sonra düzenlenemeyen ilk faturadan oluşturulur. Gönderilmiş faturalar değişmez.

S: Seriyi erken durdurabilir miyim?
C: Henüz bir durdurma anahtarı yok. Her taslağı göründüğünde iptal edin. Daha önce gönderdiğiniz faturalar her iki durumda da açık kalır ve hatırlatmaları sürer.

S: Danışanım kendi aboneliğini duraklatabilir mi?
C: Hayır. Danışana açık bir faturalandırma portalı yoktur. Danışanınız size söyler, bir sonraki taslağı siz ayarlar veya iptal edersiniz.

S: ClientFlow üzerinden danışanlarımdan kartla ödeme alabilir miyim?
C: Hayır. ClientFlow danışanlarınızın size ne ödediğini kaydeder, tahsilatı yapmaz. ClientFlow'daki kartlı ödeme kendi ClientFlow paketiniz içindir, danışanlarınız için değil.

S: Tutarı her ay değişen danışmanlıklarda tekrarlayan fatura işe yarar mı?
C: Tekrarlayan fatura sabit bir tutarı tekrarlar. Gerçekten değişken işler için her faturayı şablondan oluşturun, böylece tutarı her seferinde siz belirlersiniz.

Sonraki Adımlar

Önce en büyük sürekli danışanınızı tekrarlayan faturaya çevirin — unuttuğunuzda size en pahalıya mal olan odur
Her taslağı göründüğü anda gönderin: planlanan gününde vadesi gelir, bu yüzden hatırlatma sırası o günden itibaren sayılmaya başlar
Ödemeleri geldikçe kaydedin ki ödemiş danışanların takibi dursun
Vadesi geçenler listesini haftalık gözden geçirin ve hangi son bildirimlerin insan eliyle aranması gerektiğine karar verin

Okuma süresi: ~8 dakika | Zorluk: Orta Düzey