WhatsApp Business Entegrasyon Rehberi

ClientFlow, WhatsApp Business Cloud API üzerinden kendi WhatsApp Business hesabınıza bağlanır; böylece müşterilerinize dünyanın en popüler mesajlaşma platformunda ulaşabilirsiniz. Randevu hatırlatmalarını, ödeme takiplerini ve birebir mesajları ClientFlow kontrol panelinizden gönderin.

Genel Bakış

WhatsApp Business entegrasyonu, Meta'nın resmi WhatsApp Business Cloud API'si üzerine kuruludur ve kendi işletme numaranızı kullanır. Kişisel WhatsApp uygulamasından farklı olarak, kontrol panelinden mesaj gönderip almanızı, bir mesajın gönderildi, teslim edildi ya da okundu olduğunu görmenizi, Meta onaylı şablonları kullanmanızı ve hatırlatmaları otomatik göndermenizi sağlar.

Temel özellikler:

• Doğrudan mesajlaşma — Kontrol panelinizden mesaj gönderin ve alın
• Şablon mesajlar — 24 saatlik pencerenin dışında gönderilen mesajlar için WhatsApp'ın zorunlu tuttuğu, Meta onaylı şablonlar
• Otomatik hatırlatmalar — Randevu ve ödeme hatırlatmaları otomatik olarak gönderilir
• Medya paylaşımı — Müşterilere resim, belge ve dosya gönderin
• Görüşme geçmişi — Müşteriye göre düzenlenmiş tam görüşme geçmişi
• Hızlı yanıtlar — En sık gönderdiğiniz yanıtları kaydedin
• Zamanlanmış mesajlar — Bir tarih ve saat seçin (en fazla 30 gün sonrasına); ClientFlow mesajı o zaman gönderir

Hesabınızı Bağlama

Kendi WhatsApp Business hesabınızı bağlarsınız. Önerilen yol Meta'nın giriş akışıdır: Facebook ile giriş yapıp erişimi onaylarsınız; böylece belirteç kopyalamazsınız ve ClientFlow şifrenizi görmez. Bu seçenek kullanılamıyorsa kimlik bilgilerini elle girebilirsiniz.

Ön Koşullar

Bağlanmadan önce aşağıdakilere sahip olduğunuzdan emin olun:

• Bir Meta Business hesabı (eskiden Facebook Business)
• Meta Business hesabınıza bağlı, kayıtlı bir işletme telefon numarası olan bir WhatsApp Business hesabı
• ClientFlow PRO planı veya üstü

Adım Adım Bağlantı

1. Ayarlar → Entegrasyonlar bölümüne gidin ve WhatsApp İşletme API'si kartını bulun
2. Facebook ile Bağlan düğmesine tıklayın
3. Açılan pencerede Meta hesabınızla giriş yapın (tarayıcınız engellerse açılır pencerelere izin verin)
4. Birden fazla WhatsApp Business hesabınız veya telefon numaranız varsa kullanılacak olanı seçin
5. İstenen izinleri inceleyin ve onaylayın
6. Bir onay mesajıyla ClientFlow'a geri döneceksiniz

Manuel kurulum: Facebook ile giriş kullanılamıyorsa aynı karttaki Manuel Kurulum'u açın ve Meta'dan aldığınız Erişim Belirtecini (whatsapp_business_messaging iznine sahip bir sistem kullanıcısı için kalıcı belirteç), Telefon Numarası Kimliğini ve İşletme Hesabı Kimliğini (WABA) girin. Kimlik Bilgilerini Doğrula'ya, ardından WhatsApp'ı Bağla'ya tıklayın. Kart ayrıca Meta Business Suite'te webhook yapılandırırken kullanacağınız webhook adresini de gösterir.

Kimlik bilgileriniz şifrelenmiş (AES-256-GCM) olarak saklanır. Facebook ile girişte ClientFlow belirteci sizin yerinize yenileyebilir; kart belirtecin yenilenmesi gerektiğini ya da bir bağlantı hatası olduğunu söylüyorsa Şimdi Yeniden Bağlan'ı kullanın.

Bağlantınızı Doğrulama

Bağlandıktan sonra WhatsApp kartını kontrol edin. Aşağıdakileri görmelisiniz:

• Sağlıklı bir bağlantı göstergesiyle Bağlı durumu
• İşletme numaranızın Telefon Numarası ve Doğrulanmış İsim bilgisi
• Meta'nın bildirdiği İşletme Adı, Kalite Puanı ve Platform Türü
• Belirtecin bir bitiş tarihi varsa Token Bitiş Süresi

Seçtiğiniz bir telefon numarasına deneme mesajı göndermek için Test Mesajı Gönder'i kullanın.

Mesaj Gönderme

Müşterilere WhatsApp gelen kutusundan mesaj gönderebilir, mesajları sonraya zamanlayabilir, faturayı WhatsApp ile gönderebilir ve hatırlatmaların otomatik gitmesini sağlayabilirsiniz. Mesajlar her seferinde tek bir müşteriye gider: ClientFlow'da toplu yayın veya toplu mesajlaşma aracı yoktur.

WhatsApp Gelen Kutusundan

Kontrol panelinizdeki WhatsApp bölümü (kenar çubuğunda WhatsApp) tam bir gelen kutusudur. Sohbetler sekmesi görüşmelerinizi arama ile ve Tümü, Okunmamış ve Arşivlenmiş filtreleriyle listeler; okunmamış mesajlar vurgulanır. Bir müşteriye mesaj göndermek için Yeni sohbet'e tıklayın, ardından serbest biçimli bir mesaj yazın veya onaylanmış bir şablon seçin. Teslim durumu gönderildi, teslim edildi ya da okundu olarak izlenir.

Zamanlanmış Mesajlar

Bir mesajı hemen göndermek yerine zamanlayabilirsiniz: şu andan en az bir dakika sonrası ve en fazla 30 gün sonrası için bir tarih ve saat seçin. Zamanlanmış mesajlar Zamanlanmış sekmesinde bekler; gönderilmeden önce oradan iptal edebilirsiniz.

Mesaj Şablonları

WhatsApp, 24 saatlik pencerenin dışında göndereceğiniz her mesaj için onaylı bir şablon ister; örneğin bir gün önceden gönderilen randevu hatırlatması. Şablonlar ClientFlow'da değil Meta'da oluşturulur ve onaylanır: ClientFlow onaylı şablonlarınızı okur ve kullanmanıza izin verir.

Şablonu Onaylatma

1. Meta Business Suite'te (WhatsApp Manager) bir şablon oluşturun — ClientFlow'daki şablon kitaplığında bulunan Meta'da Yönet bağlantısı sizi oraya götürür
2. Bir kategori seçin: UTILITY (hatırlatmalar, onaylar), MARKETING (promosyonlar) veya AUTHENTICATION
3. Şablon adını (küçük harf, yalnızca alt çizgi) ve dili girin
4. Dinamik içerik için {{1}}, {{2}} gibi değişkenler kullanarak şablon metnini yazın
5. Onay için Meta'ya gönderin
6. Onaylandıktan sonra ClientFlow'daki WhatsApp bölümünde WhatsApp Şablonları'nı açıp görün (henüz görünmüyorsa listeyi yenileyin)

Randevu Hatırlatmaları için Şablon Kullanma

1. Kenar çubuğunda Mesaj Şablonları'na gidin ve WhatsApp kanalını kullanan, Şablon Tipi Hatırlatma olan bir şablon oluşturun veya düzenleyin (randevunun hatırlatma ayarlarında yalnızca Hatırlatma şablonları sunulur)
2. Onaylı WhatsApp şablonunuza bağlayın (bağlama seçeneği, PRO planda WhatsApp bağlandıktan sonra görünür)
3. Bu şablonu randevunun hatırlatma ayarlarında seçin

Randevu hatırlatmalarında ClientFlow şablon değişkenlerini şu sırayla doldurur; bu yüzden şablon metnini değişkenler aynı sırada olacak şekilde yazın:

Değişken	Eşleştirme	Örnek
{{1}}	Müşteri adı	Ahmet Yılmaz
{{2}}	Randevu başlığı	Derin Doku Masajı
{{3}}	Randevu tarihi ve saati (müşterinin dilinde)	randevunun tarihi ve saati
{{4}}	Konum (randevuda yoksa boş bırakılır)	Stüdyonuz

Bağlı şablonu olmayan bir hatırlatma serbest biçimli metin olarak gider; WhatsApp bunu yalnızca müşterinin size son mesajından itibaren 24 saat içinde iletir.

Onay

Meta her şablonu inceler; bu yüzden onay anında olmaz ve Meta bir şablonu reddedebilir ya da kategorisini değiştirebilir. Bir şablona güvenmeden önce durumunu WhatsApp Manager'da veya ClientFlow'daki WhatsApp Şablonları listesinde kontrol edin. Şablonlarınızın WhatsApp'ın ticaret ve işletme politikalarına uyduğundan emin olun.

Otomatik Hatırlatmalar

ClientFlow, bağlı WhatsApp hesabınız üzerinden randevular ve vadesi geçmiş ödemeler için hatırlatmaları otomatik gönderebilir.

Randevu Hatırlatmaları

Her randevunun tek bir hatırlatması vardır ve bunu randevunun kendisinde ayarlarsınız:

• Hatırlatıcı — hatırlatmayı açmak için kutuyu işaretleyin
• Ne zaman gönderilsin — randevudan 5, 10, 15 veya 30 dakika, 1 saat ya da 1 gün önce
• Teslimat kanalı — Otomatik (önce WhatsApp, sonra e-posta), Sadece WhatsApp, Sadece E-posta veya WhatsApp + E-posta
• WhatsApp Şablonu — isteğe bağlı; onaylı bir şablon hatırlatmanın 24 saatlik pencerenin dışında da gitmesini sağlar

Mesaj müşterinin adını, randevu tarihini ve saatini ve konumunu içerir. Bir müşteri yanıt verdiğinde yanıt, WhatsApp gelen kutunuzda diğer mesajlar gibi görünür; ClientFlow bir yanıta bakarak randevuyu onaylamaz, yeniden planlamaz veya iptal etmez. Yalnızca STOP, UNSTOP ve HELP sözcüklerine işlem yapar; bunlar müşterinin mesaj alma iznini yönetir.

Ödeme Hatırlatmaları

Ödeme takipleri Ödeme Hatırlatma otomasyonundan gelir (kenar çubuğunda Otomasyonlar); otomasyon Starter paketinden itibaren kullanılabilir, WhatsApp üzerinden göndermek için PRO ve üzeri gerekir. Yalnızca vadesi geçmiş ödemelere bakar — vadeden önce hiçbir şey gönderilmez — ve zamanlamaları sabittir, özelleştirilemez: vadeden 3 gün sonra bir hatırlatma, 7. günde ikincisi; 14. günde ise müşteriye mesaj göndermek yerine ödeme sizin için işaretlenir. Otomasyonun ayarlarında hatırlatmaların kanalını, WhatsApp veya e-posta, seçersiniz.

İstediğiniz zaman kenar çubuğundaki Hatırlatmalar'dan kendiniz de ödeme hatırlatması gönderebilirsiniz.

Otomatik ve Manuel Mod

ClientFlow, WhatsApp hatırlatmalarını göndermek için iki yol sunar:

Özellik	Otomatik (PRO ve üzeri)	Manuel (Ücretsiz ve Starter)
Teslim yöntemi	WhatsApp Business Cloud API (otomatik)	wa.me bağlantıları (manuel)
PRO planı gerektirir	Evet	Hayır
Tam otomatik	Evet	Hayır — her mesajı göndermek için dokunmanız gerekir
Şablon desteği	Evet	Yalnızca önceden doldurulmuş metin
Teslim takibi	Evet (gönderildi, teslim edildi, okundu)	Hayır

Medya Paylaşımı

WhatsApp üzerinden müşterilerle resim, belge ve diğer dosyaları, örneğin fatura ve fotoğrafları paylaşabilirsiniz.

Desteklenen Medya Türleri

• Resimler — JPEG, PNG (en fazla 5MB)
• Belgeler — PDF, DOC, XLSX (en fazla 100MB)
• Videolar — MP4 (en fazla 16MB)
• Ses — MP3, OGG (en fazla 16MB)

Bu sınırları WhatsApp belirler. Eklediğiniz dosyalar Cloudflare R2'de saklanır (depolama sağlayıcısı tarafından beklemede şifrelenir) ve ClientFlow, kötü amaçlı yazılım taramasının enfekte olarak işaretlediği dosyaları engeller.

WhatsApp Üzerinden Fatura Gönderme

Faturayı açın, Fatura Gönder'i seçin ve WhatsApp ile Gönder'i işaretleyin. ClientFlow faturayı PDF olarak, fatura numarasını, tutarı ve son ödeme tarihini veren kısa bir mesajla gönderir. Müşterinin kayıtlı bir telefon numarası olmalı ve WhatsApp bağlı olmalıdır.

Görüşme Yönetimi

WhatsApp gelen kutusu, görüşmelerinizi düzenli tutmanız için birkaç araç içerir.

Görüşme Geçmişi

Bir müşteriyle yapılan tüm mesajlar tek bir görüşmede düzenlenir; böylece müşteri yanıtları ve paylaşılan medya dahil, iletişimin tam geçmişini görebilirsiniz.

Görüşmeleri Arşivleme

Tamamlanmış veya aktif olmayan görüşmeler gelen kutunuzu temiz tutmak için arşivlenebilir. Arşivlenmiş görüşmeler silinmez — Arşivlenmiş filtresi altında durur ve istediğiniz zaman geri yüklenebilir.

Hızlı Yanıtlar

En sık gönderdiğiniz yanıtları Hızlı Yanıtlar altında kaydedin ve yeniden yazmak yerine görüşmeye ekleyin.

Sorun Giderme

Yaygın sorunlar ve çözümleri:

Bağlantı Sorunları

Sorun	Neden	Çözüm
Facebook giriş penceresi açılmıyor	Tarayıcı açılır pencereyi engelledi	clientflow.center için açılır pencerelere izin verin
Kart bir yenileme uyarısı veya bağlantı hatası gösteriyor	Belirtecin süresi dolmuş veya iptal edilmiş	Ayarlar → Entegrasyonlar altındaki WhatsApp kartında Şimdi Yeniden Bağlan'ı kullanın
Telefon numarası görünmüyor	Numara WhatsApp Business'a kayıtlı değil	Öncelikle Meta Business Suite'te numarayı kaydedin

Mesaj Teslim Sorunları

Sorun	Neden	Çözüm
Mesaj başarısız görünüyor	Meta mesajı reddetti; örneğin geçersiz numara veya kapanmış 24 saatlik pencere	Mesajda gösterilen hatayı okuyun, nedeni giderin ve yeniden gönderin
Şablon mesaj reddedildi	Şablon Meta tarafından onaylanmadı	Şablon durumunu WhatsApp Manager'da veya ClientFlow'daki WhatsApp Şablonları listesinde kontrol edin
"Serbest mesaj gönderilemiyor"	24 saatlik pencere süresi doldu	Görüşmeyi yeniden başlatmak için onaylanmış bir şablon kullanın
Randevu hatırlatması iletilmedi, hata 24 saatlik pencereden söz ediyor	Hatırlatmaya bağlı onaylı bir şablon yok	Onaylı bir şablon bağlayın ("Randevu Hatırlatmaları için Şablon Kullanma" bölümüne bakın)
Medya yükleme başarısız	Dosya çok büyük veya desteklenmeyen format	Dosya boyutu sınırlarını kontrol edin ve desteklenen formata dönüştürün