Gizlilik Politikası
Kişisel verilerinizi korumaya ve bunları nasıl kullandığımız konusunda şeffaf olmaya kararlıyız. Bu politika, kişisel verilerinizi GDPR, CCPA ve KVKK çerçevesinde nasıl ele aldığımızı açıklar.
Son Güncelleme: 5 Ekim 2026 | Versiyon 1.5
Giriş
ClientFlow ("biz", "bizim") gizliliğinizi korumayı taahhüt eder. Bu Gizlilik Politikası, Business OS platformumuzu kullandığınızda bilgilerinizi nasıl topladığımızı, kullandığımızı, açıkladığımızı ve koruduğumuzu açıklamaktadır. Birincil veri işleme faaliyetlerimiz Avrupa Birliği'nde (Almanya) gerçekleşmekte olup güçlü veri koruma standartlarını sağlamaktadır. ClientFlow, tıbbi kayıt sistemi değil, işletme yönetimi yazılımıdır: müşterileriniz hakkında sağlık verisi veya diğer özel nitelikli kişisel veriler kaydederseniz bunların veri sorumlusu siz olursunuz ve biz Veri İşleme Sözleşmemiz kapsamında veri işleyeniniz olarak hareket ederiz.
Topladığımız bilgiler
Sağladığınız Bilgiler
- Hesap bilgileri (OAuth ile e-posta, ad, profil resmi)
- Müşteri verileri (isimler, telefon numaraları, e-postalar)
- Ödeme kayıtları (tutarlar, tarihler, durumlar)
- İletişim içeriği (şablonlar, notlar)
Otomatik Toplama
- Cihaz bilgileri (tarayıcı türü, işletim sistemi)
- Kullanım verileri (ziyaret edilen sayfalar, kullanılan özellikler)
- IP adresi (güvenlik ve dolandırıcılık önleme için)
- Çerezler (oturum yönetimi, tercihler)
Bilgilerinizi nasıl kullanıyoruz
Hizmet Sunumu
Müşteri yönetimi, ödeme takibi ve hatırlatıcı özelliklerinin sağlanması
Hesap Yönetimi
Hesabınızın oluşturulması ve yönetilmesi
İletişim
Hizmetle ilgili bildirimlerin gönderilmesi
Güvenlik
Dolandırıcılık ve yetkisiz erişime karşı koruma
İyileştirme
Hizmetlerimizi geliştirmek için kullanım analizi
Kişisel verilerinizi üçüncü taraflara ASLA satmayacağız.
İşleme için yasal dayanaklar (GDPR Madde 6)
Kişisel verilerinizi aşağıdaki yasal dayanaklar temelinde işliyoruz:
Sözleşmenin İfası
Hizmetlerimizi sunmak, hesabınızı yönetmek ve size karşı sözleşmeden doğan yükümlülüklerimizi yerine getirmek için gerekli işleme.
Hesap oluşturma, ödeme takibi, hatırlatıcı gönderimi
Meşru Menfaatler
Haklarınız ve özgürlüklerinizle dengelenen meşru ticari menfaatlerimiz için işleme.
Hizmet iyileştirme, dolandırıcılık önleme, güvenlik izleme
Rıza
İstediğiniz zaman geri çekebileceğiniz açık rızanıza dayalı işleme.
Pazarlama iletişimi, isteğe bağlı analiz, referans kullanımı
Yasal Yükümlülükler
Geçerli yasa ve düzenlemelere uymak için gerekli işleme.
Vergi kayıtları, düzenleyici uyumluluk, yasal taleplere yanıt verme
Veri paylaşımı
Hizmetimizi işletmemize yardımcı olan güvenilir hizmet sağlayıcılarla veri paylaşıyoruz:
| Sağlayıcı | Amaç |
|---|---|
| iyzico | Ödeme işleme |
| Kimlik doğrulama (OAuth) | |
| Resend | E-posta teslimi |
| WhatsApp (Meta) | Mesaj teslimi (Pro) |
Yapay zekâ özellikleri ve sağlayıcıları
ClientFlow'un bazı özellikleri yapay zekâ kullanır — sohbet asistanı, mesaj önerileri, not özetleri ve ön görüşme formu özetleri. Bunlardan birini kullandığınızda, gönderdiğiniz metin ilgili yapay zekâ sağlayıcısına iletilir. Yapay zekâ tarafından üretilen içerikleri üründe etiketleriz; böylece ne zaman böyle bir içeriğe baktığınızı her zaman bilirsiniz. Notlar, ön görüşme yanıtları ve mesajlar müşterileriniz hakkında sağlık bilgileri içerebilir. Bunlar üzerinde bir yapay zekâ özelliği çalışırsa — ön görüşme formu ön değerlendirmesi ve web sitesi sohbet botu gibi bazıları etkinleştirildikten sonra otomatik çalışır — bu metin yapay zekâ sağlayıcımıza gönderilir. Telefon numaralarını, e-posta adreslerini, kart ve IBAN numaralarını ve Türkiye ile ABD ulusal kimlik numaralarını otomatik olarak maskeleriz (örüntü tabanlıdır, bu nedenle bazıları gözden kaçabilir); ancak adları veya sağlık ayrıntılarını maskelemeyiz. Bu nedenle yapay zekâ özelliklerini bu tür metinlerde yalnızca müşterilerinizin rızası bunu kapsıyorsa kullanın.
| Sağlayıcı | Amaç |
|---|---|
| Anthropic | Yapay zekâ özellikleri: asistan, mesaj önerileri, not ve form özetleri |
| OpenAI | Yedek sağlayıcı; bir diğeri kullanılamadığında devreye girer |
| Groq | Yapay zekâ özellikleri: asistan, mesaj önerileri, not ve form özetleri |
ClientFlow, verilerinizi yapay zekâ modellerini eğitmek için kullanmaz. Sağlayıcıların kendi veri saklama koşulları farklılık gösterir; alt işleyenler sayfasında her biri, AEA dışına yapılan aktarımlarda geçerli güvenceler ile birlikte listelenmiştir.
Yapay zekâ çıktısı tavsiye niteliğindedir. Özelliklerin çoğu çıktıyı önce size gösterir; saklamak, düzenlemek veya silmek size kalmıştır. Birkaçı — ön görüşme formu ön değerlendirmesi (özet, aciliyet, olası bir sağlık veya güvenlik sorunu gibi uyarı işaretleri, duygu analizi, önerilen eylemler ve potansiyel müşteri puanı), haftalık özet ve web sitesi sohbet botu yanıtları — kendi başına işlem yapar ve sonucu kayda yazar ya da doğrudan yanıt verir; saklanan bir sonucu istediğiniz zaman düzenleyebilir veya silebilirsiniz.
Tüm alt işleyenleri ve aktarım güvencelerini görünHaklarınız (GDPR ve CCPA)
GDPR Hakları (AB Kullanıcıları)
- Kişisel verilerinize erişim
- Hatalı verileri düzeltme
- Verilerin silinmesini talep etme
- Veri taşınabilirliği (dışa aktarma)
- İşlemeyi kısıtlama
- İşlemeye itiraz etme
CCPA Hakları (Kaliforniya)
- Hangi verileri topladığımızı bilme
- Verilerinizi silme
- Veri satışından vazgeçme (veri satmıyoruz)
- Ayrımcılık yapmama
Haklarınızı kullanmak için Ayarlar sayfasını ziyaret edin veya contact@clientflow.center adresinden bize ulaşın
KVKK Hakları (Türkiye Kullanıcıları)
6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
Türkiye'de ikamet ediyorsanız, Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında aşağıdaki haklara sahipsiniz:
- Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme
- Kişisel verileriniz işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
- Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme
- 7. madde kapsamında kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme
- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme
Veri Sorumlusu
ClientFlow, hesap, faturalandırma ve web sitesi verileriniz için veri sorumlusu olarak hareket eder. ClientFlow'da sakladığınız müşteri verileri bakımından veri sorumlusu sizsiniz ve biz Veri İşleme Sözleşmemiz kapsamında veri işleyeniniz olarak hareket ederiz. KVKK ile ilgili sorularınız için contact@clientflow.center adresinden bizimle iletişime geçebilirsiniz.
VERBIS Durumu
KVKK kapsamında VERBIS'e kayıt yükümlülüğü yalnızca Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından belirlenen eşikleri aşan veri sorumluları için zorunludur (çalışan sayısı, yıllık bilanço toplamı veya ana faaliyeti özel nitelikli kişisel veri işleme olanlar). ClientFlow şu anda bu eşiklerin altında faaliyet gösterdiği için VERBIS'e kayıt zorunluluğu bulunmamaktadır. Diğer tüm KVKK yükümlülükleri (hukuka uygun işleme, ilgili kişi hakları, veri ihlali bildirimi, güvenlik tedbirleri) tam olarak uygulanır.
KVKK haklarınızı kullanmak için talebinizle birlikte contact@clientflow.center adresinden bizimle iletişime geçin. Kanunun gerektirdiği şekilde 30 gün içinde yanıt vereceğiz.
Uluslararası veri transferleri
Birincil veri işleme faaliyetlerimiz Avrupa Birliği'nde (Hetzner, Almanya) gerçekleşmektedir. Veriler AB/AEA dışına aktarıldığında, alt işleyenler sayfamızda her alıcı için gösterilen güvenceye dayanırız; bu sayfa ayrıca bir güvencenin henüz yürürlükte olmadığı yerleri de gösterir:
AB-ABD Veri Gizliliği Çerçevesi (DPF)
DPF kapsamında sertifikalandırılmış Google Cloud ve Cloudflare gibi ABD tabanlı alt işleyicilere transferler için.
Standart Sözleşme Hükümleri (SCC)
Yeterlilik kararı veya DPF sertifikası kapsamında olmayan alt işleyicilere transferler için.
Yeterlilik Kararları
Uygun olduğunda AB Komisyonu yeterlilik kararlarına güveniyoruz.
Herhangi bir transfer için kullanılan özel koruma önlemleri hakkında bizimle iletişime geçerek bilgi talep edebilirsiniz.
Veri saklama
Verilerinizi hesabınız aktif olduğu sürece saklarız. Hesabınızı sildiğinizde ne olacağı, silme işlemini nerede yaptığınıza bağlıdır. Web sitemizdeki hesap ayarlarından silme, e-postayla onayladığınız anda 30 günlük bir bekleme süresi başlatır; bu süre boyunca istediğiniz zaman iptal edebilirsiniz ve süre dolduktan sonraki bir gün içinde hesabınız ve işletme verileriniz kalıcı olarak silinir. iOS uygulamasında silme hemen geçerli olur; iptal edilemez ve geri alınamaz: profiliniz ve oturum açma bilgileriniz anında, işletme verileriniz ise 3 gün içinde silinir. Her iki silme türünden sonra sakladıklarımız da dahil olmak üzere saklama politikalarımız şunlardır:
| Veri Türü | Saklama |
|---|---|
| Hesap verileri | Web sitemizdeki 30 günlük bekleme süresi dolduktan sonraki bir gün içinde silinir; hesabınızı iOS uygulamasında silerseniz hemen silinir |
| Müşteri kayıtları | Hesabınızla birlikte silinir: web sitemizde 30 günlük bekleme süresi dolduktan sonraki bir gün içinde, iOS uygulamasında ise 3 gün içinde |
| Fatura belgeleriniz (faturalar, makbuzlar, teklifler) | Hesabınızla birlikte silinir — bu belgelere ilişkin vergisel saklama yükümlülüğü, belgeyi düzenleyen işletme olarak size aittir |
| Kendi abonelik ve ödeme kayıtlarımız | Anonimleştirilmiş olarak (kişisel veri içermez), vergi mevzuatımızın gerektirdiği en az 7 yıl boyunca saklanır |
| Güvenlik ve yönetici denetim kayıtları | Süresiz — yalnızca ekleme yapılabilen ve değiştirilemez nitelikte olduğundan üzerinde değişiklik yapılamaz veya silinemez |
| Verdiğiniz onayların kaydı | Silme işleminden sonra, hesabınızdan ayrılmış olarak onayın kanıtı şeklinde saklanır |
| Gönderdiğimiz e-postaların kaydı | Silme işleminden sonra, adresi ve içeriği kaldırılmış bir teslimat kaydı olarak saklanır |
| Muhasebe defteri kayıtları (yalnızca muhasebe özelliklerini kurduysanız) | Silme işleminden sonra saklanır — işlenmiş kayıtlar yalnızca ekleme yapılabilen muhasebe kayıtlarıdır, bu nedenle değiştirilemez veya silinemez |
| Bülten / pazarlama verileri | Aboneliğinizi iptal ettikten 6 yıl sonra anonimleştirilir |
| Şifreli yedekler | Silinen veriler, yedekler döndükçe 90 gün içinde yedeklerimizden de çıkar |
| Yapay zekâ konuşmaları ve yapay zekâ sonuçları | Copilot konuşmaları: siz sildikten yaklaşık 30 gün sonra veya hesabınız silindiğinde silinir. Web sitesi sohbet botu kayıtları: hesabınız silinene kadar saklanır. Ön görüşme formu ön değerlendirme sonuçları: gönderimle birlikte, rızanın geri çekilmesi üzerine veya hesabınız silindiğinde kaldırılır |
Çocukların gizliliği
ClientFlow, 16 yaşın altındaki bireyler tarafından kullanılmak üzere tasarlanmamıştır. 16 yaşın altındaki çocuklardan bilerek kişisel veri toplamayız. 16 yaşın altındaki bir çocuktan istemeden kişisel veri topladığımızın farkına varırsak, bu bilgiyi derhal silmek için adımlar atacağız. Bir çocuğun bize kişisel veri sağladığına inanıyorsanız, lütfen derhal bizimle iletişime geçin.
Güvenlik
Sektör standardı güvenlik önlemleri uyguluyoruz
Verileriniz aşağıda açıklanan güvenlik önlemleriyle korunmaktadır.
- Aktarım sırasında TLS şifrelemesi
- Seans notlarının, sonuç kayıtlarının, entegrasyon kimlik bilgilerinin, ödeme tokenlarının ve iki faktörlü doğrulama sırlarının uygulama katmanında AES-256-GCM ile şifrelenmesi
- Yenileme tokenı rotasyonlu OAuth 2.0 ve JWT
- Uygulama katmanında sıkı kullanıcı bazlı veri izolasyonu
- Ödemeler iyzico tarafından işlenir (PCI DSS sertifikalı) — kart numaraları iyzico'ya iletilir ve tarafımızca hiçbir zaman saklanmaz
Şikayet prosedürleri
Veri koruma haklarınızın ihlal edildiğine inanıyorsanız, bir denetim makamına şikayette bulunma hakkına sahipsiniz.
Avrupa Birliği
Yerel Veri Koruma Kurumu
AB sakinleri kendi ülkelerindeki VKK'ya şikayette bulunabilir.
Türkiye
Kişisel Verileri Koruma Kurumu (KVKK)
Türkiye sakinleri kvkk.gov.tr adresinden şikayette bulunabilir.
Birleşik Krallık
Bilgi Komisyoner Ofisi (ICO)
İngiltere sakinleri ico.org.uk adresinden ICO ile iletişime geçebilir.
Kaliforniya, ABD
Kaliforniya Başsavcılığı
Kaliforniya sakinleri CCPA ihlalleri için Başsavcılık ile iletişime geçebilir.
Endişeleri doğrudan çözmeyi tercih ediyoruz. Lütfen yetkili makamlara başvurmadan önce contact@clientflow.center adresinden bizimle iletişime geçin.
Üçüncü taraf bağlantıları
Hizmetimiz üçüncü taraf web sitelerine, hizmetlere veya uygulamalara bağlantılar içerebilir. Bu üçüncü tarafların gizlilik uygulamalarından sorumlu değiliz. Platformumuz aracılığıyla eriştiğiniz herhangi bir üçüncü taraf hizmetinin gizlilik politikalarını okumanızı öneririz. Bu Gizlilik Politikası yalnızca ClientFlow için geçerlidir ve harici web sitelerini kapsamaz.
Bu politikadaki değişiklikler
Bu Gizlilik Politikasını zaman zaman güncelleyebiliriz. Önemli değişiklikler için, değişiklikler yürürlüğe girmeden önce e-posta ve/veya platformumuzda belirgin bir bildirim yoluyla en az 30 gün önceden bildirimde bulunacağız. Bu politikayı periyodik olarak gözden geçirmenizi öneririz. Herhangi bir değişiklikten sonra hizmeti kullanmaya devam etmeniz, güncellenen politikayı kabul ettiğiniz anlamına gelir.
Mevcut versiyon: 1.5