Rapor ve Veri Dışa Aktarma

Muhasebe, vergi beyannamesi veya kendi analiziniz için danışan verilerinizi, ödemelerinizi ve randevularınızı nasıl dışa aktaracağınızı öğrenin.

Giriş

ClientFlow'dan veri dışa aktarmak, kayıtlarınızı özel analiz veya vergi hazırlığı için bir e-tabloda (Excel, Google E-Tablolar) açmanıza ya da muhasebecinize vermenize olanak tanır. CSV ve Excel olarak dışa aktarma Starter planından itibaren kullanılabilir. Dışa aktarılan dosya danışanlarınıza ait kişisel veriler içerir; bu yüzden dosyayı dikkatle saklayın ve paylaşın.

Tüm dışa aktarmaları bulmanın en kolay yolu kenar çubuğundaki İçe/Dışa Aktar sayfasıdır: Dışa Aktar sekmesinde danışanlar, ödemeler, giderler, randevular ve analiz raporu için birer kart bulunur. Danışanlar, Ödemeler ve Randevular sayfalarının kendi sayfalarında da bir dışa aktarma seçeneği vardır.

Dışa Aktarma Türlerini Anlama

Dışa Aktarma Türü	İçerik	Kullanım Durumu
Danışanlar	İletişim bilgileri, grup, etiketler, durum, aylık tutar, toplamlar, notlar (alanları siz seçersiniz)	Posta listeleri, e-tablo analizi
Ödemeler	Tutarlar, durumlar, vade ve ödeme tarihleri, ödeme yöntemi, notlar	Muhasebe, vergi beyannamesi
Randevular	Tarihler, durum, danışan ve randevu ayrıntıları	Program incelemesi, raporlar
Giderler	Tutarlar ve kategorilerle gider kayıtları	Muhasebe
Analizler	Beklenen, tahsil edilen ve bekleyen tutarların aylık toplamları (Analizler sayfasından CSV); PRO ve üzerinde daha kapsamlı bir rapor	Kendi analiziniz

İpucu: Verilere hemen ihtiyacınız olmasa bile, kendi kopyanızı tutmak için danışanları ve ödemeleri ara sıra dışa aktarın.

Adım 1: Danışan Listesini Dışa Aktar

Kenar çubuğunda Danışanlar'a gidin
Sayfanın üstündeki dışa aktarma düğmesine (indirme simgesi) tıklayın; "Müşterileri Dışa Aktar" penceresi açılır
Biçimi (CSV veya Excel) seçin ve istediğiniz alanları işaretleyin
"Tümünü Dışa Aktar"'a tıklayın veya önce bazı danışanları seçip "Seçilenleri Dışa Aktar"'a tıklayın

Kullanılabilir Alanlar

Ad, telefon numaraları, e-posta adresi, adres ve doğum tarihi
Grup, etiketler, durum ve yönlendirme kaynağı
Aylık tutar, toplam ziyaret, toplam harcama, bekleyen bakiye ve son ziyaret
Oluşturulma tarihi ve notlar

Tek bir danışan dışa aktarması en fazla 10.000 danışan içerir. Daha büyük bir listeyi daraltmak için filtreleri kullanın.

Adım 2: Ödeme Verilerini Dışa Aktar

Ödemeler'e gidin ve istediğiniz ayı seçin
Yalnızca bazı ödemelere ihtiyacınız varsa durum filtresini uygulayın
İndirme simgesine tıklayarak "Ödemeleri Dışa Aktar" penceresini açın. (Yanındaki "Dışa Aktar" düğmesi hemen hızlı bir CSV indirir.)
Bir biçim seçin: e-tablo (CSV veya Excel) ya da PDF belge. Vade tarihi aralığı yalnızca e-tablolar için geçerlidir; PDF seçilen ayın tamamını kapsar.
İndirin

Ödeme Dışa Aktarması İçeriği

Danışan adı ve telefonu, tutar, para birimi, ay ve yıl
Durum, ödenen tutar, kalan tutar
Vade tarihi, ödeme tarihi, ödeme yöntemi, notlar

Adım 3: Randevuları Dışa Aktar

Randevular'a gidin
Takvimde istediğiniz tarih aralığını ve filtreleri ayarlayın
Filtreler menüsünü açın ve "CSV Olarak Dışa Aktar" veya "Excel Olarak Dışa Aktar"'ı seçin
İndirin

Dışa Aktarma Rutinleri

İndirmeler siz tıkladığınızda çalışır. Danışanlarınızı veya ödemelerinizi sizin yerinize belirli bir takvimle dışa aktaran bir ayar yoktur; bu yüzden düzenli bir ihtiyaç için dışa aktarmayı istediğiniz sıklıkta kendiniz çalıştırın.

Raporlar farklıdır. Analizler'deki Raporlar sayfasında gelir, gider, ödemeler, fatura, kâr ve zarar veya danışan ekstresi raporunu her hafta ya da her ay PDF veya Excel dosyası olarak e-postanıza gönderilecek şekilde ayarlayabilirsiniz.

En İyi Uygulamalar

Kendi Kopyanızı Tutun - Kayıtlarınızın ClientFlow dışında güncel bir kopyası olsun diye ara sıra dışa aktarın
Dışa Aktarmaları Koruyun - Danışan verisi içeren dosyaları bilgisayarınıza indirdikten sonra parolayla koruyun veya şifreleyin
Eski Dışa Aktarmaları Silin - İndirilenler'de hassas veri bırakmayın
Aynı Filtreleri Kullanın - Dışa aktarmalar karşılaştırılabilir kalsın diye her seferinde aynı filtreleri uygulayın

Sonraki Adımlar

Dışa aktarmayı rutin yapın - Her ay bir gün seçip kendiniz çalıştırın
Yalnızca ihtiyacınız olan alanları seçin - Danışan dışa aktarması sütunlarını seçmenize izin verir
Muhasebecinizle paylaşın - Vergi beyannamesi için ödeme dışa aktarmalarını gönderin

Düzenli dışa aktarmalar, kayıtlarınızın her zaman güncel bir kopyasını elinizde tutmanızı sağlar.

Okuma süresi: ~6 dakika | Zorluk: Başlangıç