Profesyonel Müşteri Notları Tutma

Seansları belgeleme, ilerlemeyi takip etme ve danışanlarınız için düzenli notlar tutmayı öğrenin. İyi not tutma, olanları hatırlamanıza ve tutarlı hizmet vermenize yardımcı olur.

Giriş

Danışan notları, önemli ayrıntıları hatırlamanıza, zaman içinde ilerlemeyi takip etmenize ve daha iyi hizmet vermenize yardımcı olur. Tarihli bir kayıt, danışanla neyi kararlaştırdığınız konusunda hesap verebilir kalmanıza da yardımcı olur.

Adım 1: Danışan Notlarına Erişin

1. Kenar çubuğunda Danışanlar'a gidin
2. Profilini açmak için bir danışan adına tıklayın
3. Notlar sekmesine gidin
4. O danışanın notlarını göreceksiniz

Kenar çubuğundaki Notlar sayfası danışanlarınız genelindeki notları gösterir ve orada da bir danışan seçebilirsiniz.

Adım 2: Yeni Not Oluşturun

Not eklemek için:

1. "Not Ekle"'ye tıklayın
2. İsteğe bağlı bir başlık ekleyin ve notunuzu düzenleyiciye yazın
3. Bir not türü seçin: Genel, Seans, İlerleme, Medikal, Finansal, Kişisel, Önemli veya Takip
4. İsteğe bağlı olarak notu bir randevuya bağlayın ve bir takip tarihi belirleyin
5. Kimin görebileceğini seçin: "Sadece ben" veya "Ekip"
6. "Kaydet"'e tıklayın (veya Cmd/Ctrl + Enter tuşlarına basın)

Adım 3: Notları Türler ve Etiketlerle Düzenleyin

Not türü notları geniş kategorilere ayırır, etiketler ise kolay arama için kendi etiketlerinizi ekler. Kullanabileceğiniz bazı etiketler:

• seans - Düzenli seans notları
• ilerleme - Kilometre taşı veya ilerleme güncellemeleri
• fatura - Ödeme veya faturalandırma notları
• sağlık - Sağlıkla ilgili bilgiler (notlar beklemede şifrelenir ve kimlerin göreceğini sınırlayabilirsiniz; ClientFlow HIPAA sertifikalı değildir ve BAA imzalamaz)
• hedef - Danışan hedefleri ve amaçlar

Etiketleri notun Etiketler alanına ekleyin. En üstte tutmak istediğiniz notları sabitleyin.

En İyi Uygulamalar

1. SOAP Formatı (sağlık profesyonelleri için)

Her bölüm için ayrı bir kutu almak üzere not formunda "Yapılandırılmış (SOAP)"'ı açın:

Öznel: Danışanın bildirdikleri
Nesnel: Gözlemledikleriniz
Değerlendirme: Profesyonel değerlendirmeniz
Plan: Sonraki adımlar ve öneriler

2. Seans Formatı (koçlar/eğitmenler için)

Tarih: [Seans Tarihi]
Süre: [Uzunluk]
Odak: [Ana konu/hedef]
İlerleme: [Başarılan]
Sonraki Seans: [Bir sonraki için planlanan]

3. İş Formatı (danışmanlar için)

Toplantı Tarihi: [Tarih]
Katılımcılar: [Kimler katıldı]
Tartışma Noktaları: [Anahtar konular]
Eylem Maddeleri: [Sonraki adımlar]
Takip: [Ne zaman tekrar bağlantı]

Bunlar gibi formatları, yeniden yazmak zorunda kalmamak için not şablonu olarak kaydedin (aşağıda Şablonlar ve Kısayollar'a bakın).

Gizlilik ve Güvenlik

Hassas Sağlık Notlarını Yönetme

ClientFlow HIPAA sertifikalı değildir ve İş Ortağı Sözleşmesi (BAA) imzalamaz. Aşağıdakiler bir uyum programı değil, genel hijyen adımlarıdır:

• Hassas notları "Sadece ben" olarak ayarlayın: bir notu rolü ne olursa olsun yalnızca onu yazan kişi görebilir
• İki faktörlü kimlik doğrulamayı etkinleştirin (Ayarlar → Güvenlik)
• Notların beklemede şifrelendiğini, dosya yüklemelerinin ise depolama sağlayıcımız tarafından aktarım sırasında ve beklemede şifrelendiğini, ancak istemci tarafı veya uçtan uca şifreleme olmadığını unutmayın — tıbbi kayıtları saklamadan önce bunu kendi yükümlülüklerinize göre değerlendirin

GDPR ve Danışanlarınızın Verileri (AB Danışanları)

• Notlar beklemede şifrelenir
• Bir danışan bilgilerinin bir kopyasını isterse, notlarını Notlar sayfasından CSV dosyası olarak dışa aktarabilirsiniz
• Silinen notlar geri yükleyebileceğiniz bir geri dönüşüm kutusuna gider; kalıcı olarak ne zaman kaldırılacakları veri saklama tercihinize bağlıdır
• Her not nelerin değiştiğinin geçmişini tutar: oluşturuldu, güncellendi, sabitlendi, silindi ve geri yüklendi

Bir Notu Kimler Değiştirebilir

Ekip planında bir Üye yalnızca kendi yazdığı notları düzenleyebilir, sabitleyebilir veya silebilir ve sildiği kendi notlarını geri yükleyebilir. Bir Sahip veya Yönetici tarafından silinen not, bir Sahip veya Yönetici geri yükleyene kadar silinmiş kalır. Sahipler ve Yöneticiler görebildikleri her notu değiştirebilir. İzleyici notları okuyabilir ama değiştiremez. Bir notu paylaşım bağlantısıyla yayımlamak sahiplerde ve yöneticilerde kalır.

Notları Arama ve Filtreleme

Notları hızlıca bulun:

1. Notlar sayfasının üstündeki arama kutusunu kullanın (Cmd/Ctrl + F oraya götürür)
2. Anahtar kelimeyle arayın; bir etiket filtresi sonuçları tek bir etikete daraltır
3. Not türüne göre filtreleyin (Seans, İlerleme, Medikal vb.)
4. Oluşturma Tarihi, Değiştirilme Tarihi, Alfabetik veya Not Türüne göre sıralayın

Notları Dışa Aktarma

Bir kopyaya ihtiyaç duyduğunuzda, örneğin kendi kayıtlarınız için ya da notlarını isteyen bir danışana vermek için danışan notlarını dışa aktarın:

1. Notlar sayfasını açın ve danışanı seçin
2. Seçim modunu açın ve istediğiniz notları seçin
3. "Dışa Aktar"'a tıklayın
4. Bir CSV dosyası iner

Tek bir notu çıkarmak için menüsünü açın ve "Dışa Aktar"'ı seçin; not metin olarak panonuza kopyalanır.

Şablonlar ve Kısayollar

Hızlı Şablonlar

Önceden yazılmış şablonlarla zaman kazanın:

1. Notlar sayfasında hazır bir düzenle başlamak için "Hızlı Şablonlar"'ı açın (Seans Notu, Takip, İlerleme Güncellemesi, Klinik Not ve daha fazlası)
2. Kendi sık senaryolarınız için not şablonları oluşturmak üzere "Şablonları Yönet"'i açın
3. Otomatik dolan değerler için {{customer_name}}, {{date}} ve {{time}} kullanın
4. Yeni not oluştururken bir şablon seçin ve danışana özel ayrıntılarla özelleştirin

Klavye Kısayolları

• Cmd+N / Ctrl+N: Yeni not (danışan profilinde)
• Cmd+Enter / Ctrl+Enter: Notu kaydet
• Cmd+F / Ctrl+F: Notlarda ara (Notlar sayfasında)
• Esc: Not düzenleyicisini iptal et ve kapat

Sonraki Adımlar

Artık profesyonel notlar tuttuğunuza göre:

• Not şablonları ayarlayın - Önceden yazılmış formatlarla zaman kazanın
• Kopyaya ihtiyaç duyduğunuzda dışa aktarın - Notları seçip CSV olarak dışa aktarın
• Danışan ilerlemesini takip edin - Zaman içinde sonuçları ölçmek için notları kullanın

İyi düzenlenmiş notlar, her danışanla kaldığınız yerden devam etmeyi kolaylaştırır.

---

Okuma süresi: ~5 dakika | Zorluk: Başlangıç