Otomasyon Rehberi - İş Akışları ve Verimlilik

Daha akıllı çalışın, daha çok değil. ClientFlow'daki hazır otomasyonlar için rehber: birini açın, mesajını düzenleyin, o kendi başına çalışsın. Hatırlatmalar, takipler ve karşılama mesajları dahil.

Giriş

Tekrarlayan yönetim görevlerine zaman harcamayın. Bu el kitabı, günlük iş akışınızın hangi bölümlerinin sizin olmadan çalışabileceğini gösterir, böylece önemlilere odaklanabilirsiniz: danışanlara hizmet etmek ve işinizi büyütmek.

Ne değişiyor: aşağıdaki hatırlatmalar, takipler ve katılım adımları artık sizin hatırlamanıza bağlı olmaktan çıkıyor. Bunun size ne kadar zaman kazandıracağı tamamen iş hacminize bağlı — kendi rakamınızı hesaplamak için sayfanın sonunda bir çalışma tablosu var.

İpucu: TEK bir otomasyonla başlayın (ödeme hatırlatıcıları), mükemmelleştirin, sonra daha fazlasını ekleyin. Her şeyi aynı anda otomatikleştirmeye çalışmayın.

Otomasyonlar Nasıl Çalışır

ClientFlow'da kendi tetikleyicilerinizi ve eylemlerinizi tasarladığınız bir iş akışı oluşturucu yoktur. Bunun yerine on bir hazır otomasyonla gelir. Her birinin tetikleyicisi ve eylemi hazırdır; siz üç şeyi yönetirsiniz: açık olup olmadığını, mesajının ne dediğini ve gecikme gibi birkaç seçeneği.

Kenar çubuğunda Otomasyonlar'ı açın
Bir otomasyonu açın
Mesajını ve seçeneklerini düzenlemek için Yapılandır'a tıklayın

Her otomasyon hesap başına bir kez bulunur. Her kart kaç kez ve ne zaman çalıştığını gösterir; geçmişini açarak her çalışmayı görebilirsiniz.

On Bir Otomasyon

Otomasyon	Ne zaman çalışır	Ne yapar
Hoş Geldin Dizisi	Yeni bir danışan eklenir	Karşılama mesajınızı gönderir, isteğe bağlı olarak bir başvuru formu bağlantısıyla
Rezervasyon Onayı	Bir danışan rezervasyon yapar	Onay gönderir, isteğe bağlı olarak başvuru formu ve rezervasyonu yönetme bağlantısıyla
Gelmeme Takibi	Bir randevuyu gelmedi olarak işaretlersiniz	Bir gecikmeden sonra (varsayılan 60 dakika) "sizi özledik" mesajı gönderir ve not ekleyebilir
Seans Tamamlandı	Bir randevu tamamlanır	Teşekkür mesajı gönderir
Ödeme Hatırlatması	Bir ödeme gecikir (her gün kontrol edilir)	Danışanı vade tarihinden 3, 7 ve 14 gün sonra hatırlatır
Yeniden Rezervasyon Hatırlatması	Bir danışanın sonraki seansı gecikir (her gün kontrol edilir)	Tekrar rezervasyon yapmaya davet eder, isteğe bağlı olarak rezervasyon bağlantınızla
Doğum Günü Mesajı	Bir danışanın doğum günüdür (her gün kontrol edilir)	Tebrik gönderir, isteğe bağlı olarak sizin yazdığınız bir indirim satırıyla
Paket Sona Eriyor	Bir danışanın seans paketi neredeyse bitmiştir	Bir danışan üzerinde seans paketi gerektirir; ClientFlow'da bugün paket oluşturabileceğiniz bir ekran yoktur, bu yüzden bu otomasyonun henüz işleyeceği bir şey yoktur
Form Gönderildi	Bir danışan başvuru formunu tamamlar	Teşekkür mesajı gönderir
Form Yarım Kaldı	Bir danışan başvuru formunu başlatır ama bitirmez	Belirli bir gün sayısından sonra (varsayılan 7) hatırlatır
Değerlendirme İsteği	Bir danışan, Seans Tamamlandı'da belirlediğiniz sayıda seansı tamamlar	Değerlendirme bağlantınızla değerlendirme ister

Teslimat ve Planlar

Kanal: mesaj, danışana ulaşabilen bir kanaldan gider: kendi WhatsApp Business numaranız bağlıysa WhatsApp (PRO ve üzeri), değilse e-posta. Mesaj almayı reddeden danışanlar atlanır.
Dil: varsayılan metinler İngilizcedir. Yapılandır'da, danışanlarınızın konuştuğu her dil için mesajın bir sürümünü ekleyin; her danışan kendi dilindekini alır.
Planlar: Hoş Geldin Dizisi ve Rezervasyon Onayı Free plandan itibaren, Ödeme Hatırlatması Starter'dan itibaren kullanılabilir; diğer sekiz otomasyon PRO veya üzerini gerektirir. Kilitli bir otomasyon hangi plana ihtiyaç duyduğunu gösterir.

Otomatik Randevu Hatırlatıcıları

Randevu hatırlatmaları on bir otomasyondan biri değildir. Bunları her randevuda ayarlarsınız:

Bir randevu oluşturun veya açın
"Hatırlatıcı" seçeneğini işaretleyin
Randevudan ne kadar önce gideceğini seçin: 5 dakikadan 1 güne kadar
Kanalı seçin: Otomatik (önce WhatsApp, sonra e-posta), Sadece WhatsApp, Sadece E-posta veya WhatsApp + E-posta
Randevuyu kaydedin

Her randevunun bir hatırlatması vardır. PRO ve üzerinde, kendi WhatsApp Business numaranız bağlıyken WhatsApp hatırlatmaları otomatik gider. Free ve Starter'da ClientFlow WhatsApp mesajını hazırlar ve siz gönderim kuyruğundan tek dokunuşla gönderirsiniz. SMS hatırlatması yoktur.

İpucu: Randevu başına tek hatırlatma olduğu için danışana uygun süreyi seçin. Bir gün önce, yeniden planlamaya yer bırakır; bir saat önce ise bir dürtmedir. E-posta, WhatsApp kullanmayan danışanlara ulaşır.

Otomatik Ödeme Hatırlatıcıları

Ödeme Hatırlatması Otomasyonu

Ödeme Hatırlatması'nı açtığınızda ClientFlow gecikmiş ödemelerinizi her gün kontrol eder. Vadesi gelmeden hiçbir şey gönderilmez. Her aşama, ödeme başına bir kez gönderilir:

Aşama	Zamanlama	Varsayılan eylem
Aşama 1	Vade tarihinden 3 gün sonra	WhatsApp hatırlatması (WhatsApp, e-posta veya her ikisini seçin)
Aşama 2	Vade tarihinden 7 gün sonra	E-posta hatırlatması (WhatsApp, e-posta veya her ikisini seçin)
Aşama 3	Vade tarihinden 14 gün sonra	İnceleme için işaretlenir (veya bunun yerine WhatsApp ya da e-posta gönderin)

Yapılandır'da her aşama için kanalı seçersiniz. Hatırlatma, danışanın hâlâ ne kadar borcu olduğunu belirtir. ClientFlow ödemeleri kaydeder ama asla tahsil etmez; bu yüzden bu hatırlatmalarda ödeme bağlantısı yoktur. Vadesi geçmiş faturalar ayrıca vade tarihinden 3, 7, 14 ve 30 gün sonra kendi e-posta hatırlatmalarını alır.

Danışan Kayıt Otomasyonu

Karşılama Mesajı

Ne zaman çalışır: bir danışan eklendiğinde

Ne gönderir: tek bir karşılama mesajı. Varsayılan metin "Welcome! We're glad to have you as a client." şeklindedir (İngilizce). Bunu kendi ifadenizle değiştirin.

Otomasyonlar'ı açın ve Hoş Geldin Dizisi'ni açın
Yapılandır'a tıklayın ve mesaj metnini düzenleyin
İsteğe bağlı olarak "Karşılama formu bağlantısı gönder"'i açın ve takip mesajı olarak hangi formun gönderileceğini seçin
Çalıştığınız her danışan dili için bir çeviri ekleyin, ardından Kaydet'e tıklayın

ClientFlow her yeni danışana tek bir karşılama mesajı gönderir. Haftalara yayılan çok e-postalı bir dizi çalıştırmaz. Çevrimiçi rezervasyon yapan danışanlar için Rezervasyon Onayı, rezervasyondan hemen sonra bir onay gönderir.

Yeniden Etkileşim Otomasyonu

Yeniden Rezervasyon Hatırlatması

Ne zaman çalışır: bir danışan olağandan uzun süredir rezervasyon yapmadığında. ClientFlow, son ziyaretten bu yana geçen süreyi danışanın ziyaretleri arasındaki olağan aralıkla karşılaştırır; gecikme çarpanı (varsayılan 2,0) olağan aralığın kaç katının gecikme sayılacağını belirler.

Ne gönderir: yeniden rezervasyon mesajınızı, isteğe bağlı olarak herkese açık rezervasyon sayfanızın bağlantısıyla

Sınır: günde kaç hatırlatma gideceğine dair bir üst sınır (varsayılan 5)

İpucu: Mesajı tanıdığınız bir danışana yazar gibi yazın ve başka bir dil konuşan danışanlar için çevrilmiş bir sürüm ekleyin.

Doğum Günleri ve Değerlendirme İstekleri

Doğum Günü Mesajları

Ne zaman çalışır: kaydında doğum tarihi bulunan bir danışanın doğum gününde (günde bir kez kontrol edilir)

Ne gönderir: bir doğum günü tebriği. Kendi yazdığınız bir indirim satırı eklemek için "Doğum günü indirimi ekle"'yi açabilirsiniz.

Değerlendirme İstekleri

Seans Tamamlandı otomasyonunda "N seanstan sonra değerlendirme iste" değerini ayarlayın ve Değerlendirme İsteği'ni açın. Bir danışan o kadar seansı tamamladığında ClientFlow bir kez değerlendirme isteği gönderir. Google İşletme Profili, Trustpilot veya herhangi bir herkese açık profil bağlantınızı Değerlendirme bağlantısı alanına ekleyin; mesajın sonuna eklenir.

Kendi rakamınızı hesaplayın

Aşağıdaki otomasyonların devraldığı beş görev bunlar. Saatleri sizin doldurmanız için bilerek boş bıraktık: bir ortalama ölçmedik ve bir pazarlama sayfası için uydurulmuş bir sayı sizin işiniz hakkında hiçbir şey söylemez.

Görev	Şu anki haftalık süreniz	Otomasyondan sonra	Fark
Randevu hatırlatmaları
Ödeme hatırlatmaları
Danışan katılımı
Takipler
Geri bildirim toplama
Toplam

Kendi haftalık farkınızı 52 ile, sonra kendi saatlik ücretinizle çarpın. Bu rakam tam da size ait olduğu için bir anlam taşır — ClientFlow kullanıcıları genelinde bir ortalama ölçmedi, bu yüzden bir ortalama yayınlamıyor.

Sonraki Adımlar

Otomasyonları şunlar için kullanın:

Tekrarlayan yönetim görevlerini otomatikleştirin - Yönetim değil, büyümeye odaklanın
Tutarlı takip edin - Otomasyonlar, hatırlasanız da hatırlamasanız da zamanında çalışır
Danışan deneyimini iyileştirin - Zamanında, tutarlı iletişim
Geciken ödemeleri düzenli takip edin - Vade tarihinden 3, 7 ve 14 gün sonra hatırlatmalar
Kendi zamanınızı açın - Ne kadar olduğu iş hacminize bağlıdır; yukarıdaki çalışma tablosu kendi rakamınızı gösterir

Okuma süresi: ~12 dakika | Zorluk: İleri Düzey