Randevu Planlama Ustalığı

Randevu planlama, takvim senkronizasyonu ve randevu hatırlatmalarında ustalaşın. Bu tekniklerle programınızı düzenli tutun.

Adım 1: İlk Randevunuzu Oluşturun

1. Kenar çubuğunda Randevular'a tıklayın
2. "Yeni Randevu" düğmesine tıklayın
3. Ayrıntıları doldurun: Danışan, Tarih, Başlangıç ve Bitiş Saati (veya Süre), Başlık, Konum, Notlar
4. Randevuyu kaydedin

Adım 2: Randevu Durumlarını Anlama

Planlanmış Mavi

• Randevu alınmış ve yaklaşıyor
• Hatırlatıcısı açıksa, hatırlatma randevudan önce gönderilir

Onaylandı Yeşil

• Randevuyu siz onayladınız ya da rezervasyon sayfanız üzerinden Otomatik Onay modunda alındı
• Bir danışan hatırlatmaya yanıt verdiğinde durum kendiliğinden değişmez

Tamamlandı Gri

• Randevu gerçekleşti
• Tamamlandı olarak işaretlediğinizde ClientFlow bir seans notu eklemeyi önerir ve ödemeyi kaydedebilirsiniz

İptal Edildi Gri

• Randevu gerçekleşmeyecek

Gelmedi Kırmızı

• Danışan katılmadı
• Gelmeme kalıplarını bir danışanın Randevular sekmesindeki ve Analitik → Performans bölümündeki Gelmeme Oranı ile takip edin
• Randevu türünde bir gelmeme ücreti tanımlıysa (Ayarlar → Randevu Türleri altında ayarlanır), gelmedi olarak işaretlemek bu ücret için ödenmemiş bir ödeme kaydı oluşturur. Bu yalnızca bir kayıttır: ClientFlow danışandan tahsilat yapmaz.

Adım 3: Takvim Görünümleri

• Gün Görünümü: Bir günün saatlik dökümü, ayrıntılı planlama için mükemmel
• Hafta Görünümü: Mevcut haftanın genel görünümü, yeniden planlamak için planlanmış veya onaylanmış randevuları sürükleyin
• Ay Görünümü: Programınızın büyük resmi, yoğun ve yavaş dönemleri belirleyin
• Ajanda Görünümü: Randevuların kronolojik listesi; duruma ve danışana göre filtreleyebilirsiniz

Adım 4: Randevu Hatırlatmaları

Hatırlatmalar her randevuda ayarlanır:

1. Yeni bir randevu oluşturun veya mevcut birini açın
2. "Hatırlatıcı" seçeneğini işaretleyin
3. Randevudan ne kadar önce gideceğini seçin: 5, 10, 15 veya 30 dakika, 1 saat ya da 1 gün
4. Kanalı seçin: Otomatik (önce WhatsApp, sonra e-posta), Sadece WhatsApp, Sadece E-posta veya WhatsApp + E-posta
5. Randevuyu kaydedin

Her randevunun bir hatırlatması vardır. E-posta hatırlatmaları otomatik gider. PRO ve üzerinde, kendi WhatsApp Business numaranız bağlıyken WhatsApp hatırlatmaları da otomatik gider. Free ve Starter'da ClientFlow WhatsApp mesajını hazırlar ve siz gönderim kuyruğundan tek dokunuşla gönderirsiniz. SMS hatırlatması yoktur.

Adım 5: Takvim Entegrasyonu

Google Takvim Senkronizasyonu

1. Ayarlar → Entegrasyonlar'a gidin
2. "Google Hesabı Bağla"'ya tıklayın
3. Google hesabınızla oturum açın ve erişime izin verin
4. Hangi takvimi senkronize edeceğinizi seçin ve "Takvimi Bağla"'ya tıklayın
5. Senkronizasyon Ayarları altında yönü seçin: Çift Yönlü, Uygulama → Takvim veya Takvim → Uygulama

Takvim senkronizasyonu Starter planı veya üzerini gerektirir ve ücretsiz denemeye dahil değildir. Arka planda her 15 dakikada bir çalışır; bu yüzden bir takvimde yapılan değişiklik diğerinde anında değil, yaklaşık bu süre içinde görünür. Bir iCloud takvimi de aynı Entegrasyonlar sayfasından bağlanabilir.

Adım 6: Yinelenen Randevular

Günlük, haftalık, aylık veya yıllık yinelenen seanslar ayarlayın:

1. Yeni bir randevu oluşturun
2. "Tekrar" altında Günlük, Haftalık, Aylık veya Yıllık'ı seçin (varsayılan "Tekrar etme"dir)
3. Ne sıklıkta tekrarlandığını (örneğin her 1 hafta) ve haftalık için hangi günlerde olduğunu ayarlayın
4. Ne zaman biteceğini seçin: belirli sayıda tekrardan sonra, bir tarihte veya hiç (bir seri 100 tekrarla sınırlıdır)
5. Randevuyu kaydedin

Örnek: 3 ay boyunca her Salı ve Perşembe saat 18:00'de seanslar:

Tekrar: Haftalık
Her: 1 hafta
Tekrar günleri: Salı, Perşembe
Saat: 18:00
Süre: 1 saat
Bitiş: 24 tekrardan sonra

Daha sonra bir serideki randevuyu düzenlediğinizde, değişikliğin yalnızca o randevuya mı yoksa onun ve sonraki randevuların hepsine mi uygulanacağını seçersiniz.

Bir seriyi kaldırmak için serideki bir randevuyu açıp Sil'i seçin: yalnızca o randevuyu, o randevuyu ve sonrakileri ya da tüm seriyi silebilirsiniz. Bir randevudan itibaren silmek, serideki önceki randevulara dokunmaz; tüm seriyi silmek, önceki randevular dahil serideki tamamlanmamış her randevuyu kaldırır. Hangisini seçerseniz seçin, tamamlanmış randevular korunur; kısmen ödenmiş bir ödemesi, bir faturadaki ödemesi veya ödenmiş bir gelmeme ücreti olanlar da korunur. Tamamı ödenmiş bir ödeme müşterinin kaydında kalır.

Adım 7: Çatışmaları Yönetme

• Otomatik Tespit: ClientFlow, yeni bir randevu mevcut bir randevuyla çakıştığında sizi uyarır. Yine de "Yine de oluştur"u seçebilirsiniz.
• Tampon Süresi: Hazırlık veya yol için o hizmet ile diğer randevularınız arasında zaman boş kalsın diye, bir randevu türünde (Ayarlar → Randevu Türleri) dakika cinsinden tampon belirleyin

Adım 8: Danışanların Çevrimiçi Rezervasyon Yapmasına İzin Verin

Danışanların kendi randevularını almasına izin verin:

1. Ayarlar → Rezervasyon Sayfası'na gidin
2. "Rezervasyon Sayfasını Etkinleştir"'i açın ve URL'nizi seçin
3. Rezervasyon kurallarını ayarlayın: danışanların ne kadar ileriye rezervasyon yapabileceği, minimum bildirim süresi ve rezervasyonların otomatik onaylanıp onaylanmayacağı ya da onayınızı bekleyip beklemeyeceği
4. Çalışma saatlerinizi, tatil günlerinizi ve resmi tatilleri Ayarlar → Müsaitlik altında ayarlayın
5. Rezervasyon bağlantınızı web sitenizde, e-posta imzanızda veya sosyal medyada paylaşın ya da rezervasyon formunu web sitenize yerleştirin

En İyi Uygulamalar

1. Yeni Danışanları Onaylayın - İlk kez gelen danışanlara saati teyit etmek için kendiniz mesaj gönderin
2. Kişisel Zamanı Engelleyin - Tatilleri, molaları ve resmi tatilleri Ayarlar → Müsaitlik altında istisna olarak ekleyin; böylece rezervasyona açılmazlar
3. Açık Beklentiler Belirleyin - Konum ve hazırlık talimatları ekleyin
4. Gelmemeleri Takip Edin - Kalıpları belgeleyin ve tekrarlayan sorunları ele alın
5. Renk Kodlaması Kullanın - Farklı türdeki randevulara farklı renkler verin

Sonraki Adımlar

• Danışanları otomatik hatırlatın - Her randevu için bir hatırlatıcı açın
• Programınızı elle yeniden kurmaktan kurtulun - Yinelenen randevular ve takvim senkronizasyonuyla
• Danışanların kendilerinin rezervasyon yapmasına izin verin - Rezervasyon sayfanızla

Programınız artık iyi durumda!

---

Okuma süresi: ~10 dakika | Zorluk: Başlangıç