ClientFlow'a Geçiş Rehberi

Danışan verilerinizi, ödemelerinizi ve randevularınızı e-tablolardan veya diğer yazılimlardan ClientFlow'a taşımak için eksiksiz rehber.

Göç Ne Kadar Sürer

İçeri aktarmanın kendisi yüklediğiniz bir dosyadan çalışır. Vaktinizin çoğu, öncesinde verileri temizlemeye ve sonrasında kontrol etmeye gider; eski verileriniz ne kadar büyük ve dağınıksa o kadar fazla zaman ayırın.

Başlamadan önce: İçeri aktarma Starter ve üzeri paketlerde kullanılabilir; Ücretsiz pakette ve ücretsiz denemede yoktur.

İpucu: Tam geçiş yapmadan önce 1-2 hafta ClientFlow'u eski sisteminizle paralel çalıştırın. Bu, veri bütünlüğünü doğrular.

Göç Öncesi Kontrol Listesi

Tekrarlanan danışan kayıtlarını kaldırın
İsim formatlarını standartlaştırın (Ad Soyad)
E-posta adreslerini doğrulayın
Telefon numaralarına ülke kodları ekleyin
Aktif olmayan danışanları arşivleyin (12+ ay)
Eski sistemden yedekleri dışarı aktarın

Neleri Göç Etmeli

Öncelik 1 (Zorunlu)

Aktif danışan iletişim bilgileri
Ödenmemiş ödemeler ve faturalar
Gelecekteki randevular

Öncelik 2 (Önemli)

Ödeme geçmişi (son 12 ay)
Danışan notları
Etiketler ve danışan segmentleri

Danışanlar için Dosya Formatı

CSV veya Excel dosyası kullanın (.csv veya .xlsx, en fazla 10 MB; eski Excel .xls dosyaları desteklenmez, önce dosyayı açıp .xlsx veya .csv olarak kaydedin). ClientFlow sütunlarınızı başlık adlarına göre alanlarla eşleştirir; bu yüzden başlıkları aşağıdaki gibi adlandırın ("full name" ya da "date of birth" gibi yaygın alternatifler de tanınır). Yalnızca ad zorunludur:

Sütun	Gerekli	Örnek
name	Evet	Ahmet Yılmaz
email	Hayır	ahmet@örnek.com
phone	Önerilen	+905551234567
birthdate	İsteğe Bağlı	1985-06-15
notes	İsteğe Bağlı	Sabah seanslarını tercih ediyor
tags	İsteğe Bağlı	"vip,pt-danışan" (hücreyi tırnak içine alın)

Şablon ayrıca group, address, gender, currency, monthly_amount, payment_day, active ve external_id sütunlarını da içerir.

İçeri Aktarma Adımları

Danışanları İçeri Aktar

Kenar çubuğunda İçe/Dışa Aktar'a gidin ve "Dosyadan İçe Aktar"'a tıklayın
Müşteriler sekmesini seçin (danışanlar için ClientFlow'daki veri türü)
"Şablon İndir"'e tıklayın (isteğe bağlı)
Dosyanızı yükleyin
Önizlemeyi inceleyin: geçerli, tekrar eden ve geçersiz satır sayılarını, hangi sütunların hangi alanlarla eşleştiğini ve hangilerinin dışarıda kaldığını gösterir. Bir sütun eşleşmediyse başlığını yeniden adlandırıp tekrar yükleyin
Seçeneklerinizi belirleyin: mevcut kayıtları nasıl tanıyacağını (eşleştirme stratejisi; danışanlar için varsayılan telefon numarasıdır) ve tekrarlarla ne yapılacağını (Atla, Güncelle veya Birleştir)
İçeri aktarmayı onaylayın ve sonucu bekleyin

Telefon numaraları yazılışlarına göre değil rakamlarına göre karşılaştırılır: +90 555 111 22 33, 0555 111 22 33 ve 905551112233 aynı numaradır; 7 rakamdan kısa bir numara hiçbir zaman eşleşmez. Aynı dosyada, daha önceki yeni bir satırın telefon numarasını veya e-postasını kullanan ikinci satır atlanır.

Başarısız her satır nedeniyle birlikte listelenir; o satırları dosyanızda düzeltip yeniden içeri aktarın. Bir şeyler ters giderse sonuç ekranındaki (veya Geçmiş sekmesindeki) "İçe Aktarmayı Geri Al" işlemi aktarmayı geri alır.

Ödemeleri İçeri Aktar

Ödemeler mevcut danışanlara bağlanır; bu yüzden önce danışanları içeri aktarın. Her satır danışanı ad, telefon veya e-posta ile belirtir ve fatura ayını ve yılını içerir.

İçe/Dışa Aktar → "Dosyadan İçe Aktar" → Ödemeler sekmesine gidin
Dosyayı yükleyin ve eşleşen sütunları önizlemede kontrol edin
Gerekli sütunlar: danışan (customer_name, customer_phone veya customer_email), amount, month ve year; status (unpaid / partial / paid / overdue) önerilir
Mevcut ödemelerin nasıl tanınacağını ve tekrarlarla ne yapılacağını seçip içeri aktarmayı onaylayın

Randevuları İçeri Aktar

İçe/Dışa Aktar → "Dosyadan İçe Aktar" → Randevular sekmesine gidin
Randevu dosyasını yükleyin (sadece gelecektekiler). Gerekli sütunlar: title ve start_time; end_time yoksa randevu bir saat uzunluğunda olur
Saat dilimine dikkat: UTC farkı olmadan yazılan saatler, profilinizdeki saat diliminde (Ayarlar → Hesap) okunur ve içeri aktarma ayrıca saat dilimi sormaz; bu yüzden içeri aktarmadan önce kontrol edin. Kendi UTC farkını taşıyan bir saat (örneğin 2024-04-15T14:30:00+03:00) yazıldığı gibi okunur
Önizlemeyi inceleyip içeri aktarmayı onaylayın

Göç Stratejileri

Büyük Patlama (<100 danışan için Önerilen)

Verileri temizleyin ve hazırlayın (sabah)
Tüm verileri içeri aktarın (öğle)
Veri bütünlüğünü doğrulayın (öğle sonrası)
Eski sistemi kapatın (gün sonu)

Aşama Aşama (100+ danışan için Önerilen)

Hafta 1: Danışanları ve ödeme geçmişini içeri aktarın
Hafta 2: Her iki sistemde çift giriş
Hafta 3: Randevuları içeri aktarın, hatırlatıcıları test edin
Hafta 4: ClientFlow'a tam geçiş

Yaygın Sorunlar

E-posta boş kaldı ("Invalid email format"): Geçersiz bir e-posta satırı başarısız yapmaz; danışan e-postasız içeri aktarılır ve sonuç listesinde satır numarasıyla "Invalid email format: ... (left blank)" olarak gösterilir. Yazım hatalarını düzeltin, "Yok" gibi yer tutucuları kaldırın ve dosyayı Güncelle veya Birleştir ile yeniden içeri aktarın (Atla ile düzeltilen e-postalar yok sayılır)
Telefon içeri aktarılmıyor: Ülke kodu ekleyin (+90, +1, +44). Okunamayan numara boş bırakılır ve sonuç listesinde "(left blank)" ile gösterilir
Ödemeler için "Customer not found": ÖNCE danışanları içeri aktarın; ödeme dosyasındaki ad, telefon veya e-postanın danışan kaydıyla tam eşleştiğini kontrol edin
Tarihler sayı olarak: Dışarı aktarmadan önce Excel'de sütunu Tarih olarak formatlayın
Randevular yanlış saatte: Dosyadaki saatlerde UTC farkı yok, bu yüzden profilinizdeki saat diliminde okundu ve dosyanın yazıldığı dilimle uyuşmuyor. İçeri aktarmayı geri alın, Ayarlar → Hesap'ta doğru saat dilimini ayarlayın (ya da saatleri farkıyla yazın, +03:00 gibi) ve yeniden aktarın

Göç Sonrası Doğrulama

Danışan sayısı eski sistemle eşleşiyor
Toplam ödenmemiş bakiye eşleşiyor
Rastgele 10 kayıt örneği doğrulandı
Danışan araması çalışıyor
Randevu saatleri doğru

Göç Desteği

Katman	Destek
Tüm paketler	E-posta (contact@clientflow.center); içeri aktarma sorunlarında veri türünü, satır numaralarını ve hata mesajlarını ekleyin
PRO ve üzeri (geçerli bir deneme dahil)	Kenar çubuğundaki Destek bölümünden destek talebi

Okuma süresi: ~12 dakika | Zorluk: Orta