E-posta Entegrasyonu ve Şablonlar

ClientFlow, müşterilerinize kendi posta kutunuzdan e-posta gönderebilir — hatırlatmalar, faturalar, teklifler ve daha fazlası — ve müşteri bilgilerinin otomatik doldurulduğu yeniden kullanılabilir mesaj şablonları sunar. Bu rehber e-postanızı bağlamayı, mesaj şablonlarını, otomatik mesajları ve teslimat hakkında neleri görebileceğinizi kapsar.

Genel Bakış

E-posta, ClientFlow'un müşterilerinize ulaşmak için kullandığı kanallardan biridir. Kurduklarınıza bağlı olarak randevu hatırlatmaları, ödeme hatırlatmaları ve fatura, teklif, alacak dekontu ve makbuz gibi belgeleri gönderir (her birinin kendi Gönder işlemi vardır).

Temel e-posta özellikleri:

• Kendi posta kutunuz — E-postaların sizin adresinizden gelmesi için Gmail, Outlook, iCloud, Yahoo veya herhangi bir SMTP hesabını bağlayın
• Mesaj şablonları — E-posta için konu satırıyla, {{name}} gibi değişkenler kullanarak yeniden kullanılabilir mesajlar yazın
• Müşteri dili — Hatırlatmalar ve belgeler müşterinin tercih ettiği dili, yoksa sizinkini kullanır
• Marka renkleri — Ayarlar → Marka'da seçtiğiniz renkler faturalarda, e-postalarda ve diğer belgelerde görünür
• Engelli adres listesi — Hangi adreslerin e-postalarınızı alamadığını görün

E-posta Yapılandırması

Müşterilerinize giden e-postalar — faturalar, teklifler, ödeme hatırlatmaları — kendi e-posta hesabınızdan gönderilir; böylece sizin adresinizden gelir ve yanıtlar size ulaşır. Hesabı Ayarlar → Entegrasyonlar altında, E-posta kartında bağlayın. Tek tıkla giriş için Gmail Bağla veya Outlook Bağla'yı kullanın; ya da Gmail, iCloud veya Yahoo için uygulama şifresiyle ya da diğer sağlayıcılar için özel SMTP ile manuel kurulumu seçin. Bir hesap bağlanana kadar ClientFlow müşterilerinize e-posta göndermez: belgeler ve hatırlatma e-postaları gönderilmez, ortak bir yedek adres de yoktur.

E-postanızı Bağlama

1. Ayarlar → Entegrasyonlar'a gidin ve E-posta kartını bulun
2. Sağlayıcınızı seçin
3. Gmail veya Outlook için giriş yapıp erişimi onaylayın. Manuel kurulumda e-posta adresinizi ve bir uygulama şifresi (normal şifreniz değil) girin; özel SMTP için ayrıca sunucu ve portu girin. iCloud, Apple Kimliğinizde iki faktörlü kimlik doğrulama ve uygulamaya özel bir şifre gerektirir
4. İsterseniz Gönderen Adı ve bir Gönderen E-posta adresi belirleyin
5. Kimlik Bilgilerini Doğrula'ya, ardından E-postayı Bağla'ya tıklayın
6. Çalıştığını kontrol etmek için Test E-postası Gönder'i kullanın

Gönderen Kimliği

E-postalarınızın müşteri gelen kutularında nasıl görüneceğini yapılandırın:

1. Ayarlar → E-posta'ya gidin
2. E-postalarınız nasıl imzalanıyor altında Görünen gönderen adını belirleyin (Gmail daha uzun adları kısaltır)
3. Yanıt adresi (Reply-To)'ni belirleyin — müşteri yanıtlarının ulaşacağı adres. Varsayılan olarak giriş e-postanız kullanılır
4. Kaydet'e tıklayın

Aynı sayfa şu anda hangi adresten gönderdiğinizi gösterir ve kendi gönderim alanınızı (domain) eklemenizi sağlar: listelenen DNS kayıtlarını DNS sağlayıcınızda yayınlayın, ardından Şimdi doğrula'yı kullanın. Marka renkleriniz Ayarlar → Marka'da ayarlanır; orada kendi logonuzu yüklemek Team paketine özgüdür.

Mesaj Şablonları

Mesaj Şablonları (kenar çubuğunda), WhatsApp ve e-posta için yeniden kullanılabilir, müşteri bilgilerinin otomatik doldurulduğu mesajlardır. Meslek Kurulumu, çalışma alanınıza uygun başlangıç şablonları sunar. Kaç şablon tutabileceğiniz paketinize bağlıdır; sayfa kaçını kullandığınızı gösterir.

Şablon Oluşturma

1. Kenar çubuğunda Mesaj Şablonları'na gidin
2. Yeni Şablon'a tıklayın
3. Bir Şablon Adı girin (kendi başvurunuz için) ve Şablon Tipi'ni seçin
4. Kanal'ı seçin: WhatsApp, E-posta veya Tüm Kanallar
5. E-posta için Konu satırını yazın
6. Mesaj'ı yazın (en az 10 karakter). Değişken Ekle'ye tıklayın veya değişken seçmek için {{ yazın
7. Örnek veri kullanan Canlı Önizleme'yi kontrol edin
8. Şablon Oluştur'a tıklayın

Şablonları kategoriler halinde düzenleyebilir, kopyalayabilir, dışa veya içe aktarabilirsiniz.

Kullanılabilir Değişkenler

Değişkenler çift süslü parantez kullanır ve mesaj gönderilirken gerçek verilerle değiştirilir:

Değişken	Açıklama	Örnek Çıktı
{{name}}	Müşterinin adı	Ahmet Yılmaz
{{phone}}	Müşterinin telefon numarası	+90 555 012 34 56
{{email}}	Müşterinin e-posta adresi	ahmet@ornek.com
{{business_name}}	İşletme adınız	İşletmem
{{amount}}	Ödeme tutarı	1.500,00
{{currency}}	Para birimi kodu	TRY
{{month}} ve {{year}}	Ödeme ayı ve yılı	Aralık, 2024
{{due_date}}	Ödeme vade tarihi	15 Aralık 2024

Şablon En İyi Uygulamaları

• Konu satırlarını telefonda rahat okunacak kadar kısa tutun
• Kişisel bir dokunuş için müşteriye {{name}} ile adıyla hitap edin
• Net bir eylem çağrısı ekleyin (ör. "Randevunuzu onaylayın")
• Kaydetmeden önce şablonunuzu Canlı Önizleme'de kontrol edin
• Aşırı görselden kaçının — bazı e-posta istemcileri bunları varsayılan olarak engeller

Teslimatı Kontrol Etme

ClientFlow'da hesap sahipleri için bir e-posta günlüğü ekranı yoktur. Görebilecekleriniz:

• Hatırlatmalar → Hatırlatma Geçmişi — her ödeme hatırlatması durumunu (örneğin Bekliyor, Gönderildi veya Başarısız) gösterir ve başarısız olanlar yeniden denenebilir
• Ayarlar → E-posta → Engelli e-posta adresleri — sizden e-posta almayacak adresler
• E-posta kartındaki Test E-postası Gönder — bağlı posta kutunuzun gönderebildiğini doğrular

Geri Dönen E-postaları Yönetme

Geri dönen, e-postanızı spam olarak bildiren veya abonelikten çıkan adresler nedeni ve tarihiyle Engelli e-posta adresleri listesine girer ve sonraki e-postalar onlara gönderilmez. Bir adresi düzelttikten sonra listede arayıp Yeniden izin ver'e tıklayın. Bazı engeller tüm ClientFlow'u kapsar ve hesabınızdan geçersiz kılınamaz; bunlar Global olarak işaretlenir.

Otomatik Mesajlar

ClientFlow'da ayrı bir "E-posta Otomasyonu" ayar sayfası yoktur. Mesajlar üç yerden otomatik gider:

Otomatik Mesajlar Nereden Gelir

• Randevu hatırlatmaları — Her randevu için bir tane, randevunun kendisinde ayarlanır: Hatırlatıcı'yı işaretleyin, ne zaman gönderileceğini (randevudan 5, 10, 15 veya 30 dakika, 1 saat ya da 1 gün önce) ve kanalı (Otomatik, Sadece WhatsApp, Sadece E-posta veya WhatsApp + E-posta) seçin
• Otomasyonlar — Sabit, hazır on bir otomasyon (hoş geldin, rezervasyon onayı, ödeme hatırlatması, gelmeme takibi, yeniden rezervasyon hatırlatması, seans teşekkürü, doğum günü, paket bitiyor, form gönderildi, form yarım kaldı ve yorum isteği). Her birini bir düğmeyle açar, mesajını Otomasyonlar'da düzenlersiniz. Paketinize bağlıdırlar: Ücretsiz ve Starter'da hoş geldin ve rezervasyon onayı otomasyonları vardır, Starter ve üzeri ödeme hatırlatmasını ekler, diğer sekizi PRO veya üzerini gerektirir. Her mesaj müşteriye onun için ayarlı kanaldan, e-posta veya WhatsApp, gider
• Ödeme ve fatura hatırlatmaları — Ödeme hatırlatmalarını Hatırlatmalar'dan kendiniz gönderebilirsiniz. Ödenmemiş faturalar için hatırlatmalar vade tarihinden 3, 7, 14 ve 30 gün sonra e-postayla gönderilir; bu zamanlamalar sabittir ve vadeden önce hiçbir şey gönderilmez

Sorun Giderme

Yaygın Sorunlar

Sorun	Neden	Çözüm
E-postalar spam'a düşüyor	Gönderen adresi veya gönderen adı tanınmıyor	Kendi posta kutunuzu bağlayın, tanınabilir bir Görünen gönderen adı kullanın ve müşterilerden adresinizi kişilerine eklemelerini isteyin
Değişkenler ham metin olarak görünüyor	Yanlış değişken sözdizimi veya bilinmeyen bir değişken adı	Çift süslü parantez ve yukarıdaki listeden bir ad kullanın: {{name}}, {name} veya {client_name} değil
Müşteri e-postaları almıyor	Adres engelli veya yanlış yazılmış	Ayarlar → E-posta → Engelli e-posta adreslerini kontrol edin; müşterinin e-posta adresini doğrulayın
Randevu hatırlatma e-postası gönderilmedi	Hatırlatıcı kapalı, kanal e-posta değil veya aylık hatırlatma sınırına ulaşıldı	Randevuyu açıp Hatırlatıcı kutusunu ve kanalı kontrol edin; Ayarlar → Abonelik altındaki Gönderilen Hatırlatmalar kullanımına bakın
Logo görünmüyor	Özel logolar Team paketine özgüdür veya e-posta istemcisi görselleri engelliyor	Paketinizi kontrol edin; alıcının e-posta istemcisinin görselleri engellemesi normal bir davranıştır
E-postada yanlış dil	Müşterinin dil tercihi ayarlanmamış	Müşterinin profilinde Tercih Edilen Dil'i ayarlayın

E-posta Teslim Edilebilirliği İpuçları

• Her zaman tanınabilir bir gönderen adı (işletme adınız) kullanın
• İletişim listenizi temiz tutun — geçersiz adresleri hemen düzeltin veya silin
• Konu satırlarında spam tetikleyici sözcüklerden kaçının ("ÜCRETSİZ", "HEMEN", "ACİL")
• Düzenli gönderin — hacimdeki ani artışlar spam filtrelerini tetikleyebilir