E-posta Entegrasyonu ve Sablonlar

ClientFlow'un yerlesik e-posta sistemi, markalı e-postalar, otomatik bildirimler ve ozellestirilebilir sablonlar aracılıgıyla musterilerinizle profesyonel bir sekilde iletisim kurmanıza yardımcı olur. Bu rehber yapılandırma, sablon yonetimi ve teslim takibini kapsar.

Genel Bakis

E-posta, ClientFlow'da temel bir iletisim kanalıdır. Platform randevu onayları, odeme makbuzları, fatura teslimi, basvuru formu gonderimleri ve daha fazlası icin e-posta gonderir. Her e-posta isletme markanızı kullanır ve iletisim tarzınıza uygun sekilde ozellestirilebilir.

Temel e-posta ozellikleri:

• Markalı e-postalar — Her e-postada logonuz, renkleriniz ve isletme adınız
• Sablon kutuphanesi — Yaygın senaryolar icin hazır sablonlar
• Ozel sablonlar — Degisken yerine koyma ile kendi sablonlarınızı olusturun
• Otomatik gonderim — Olaylara dayalı e-postaları tetikleyin (randevu olusturuldu, odeme alındı vb.)
• Teslim takibi — E-postaların ne zaman gonderilip teslim edildigini gorun
• Cok dilli — Musterinizin tercihine uygun 19 dilde sablonlar

E-posta Yapılandırması

ClientFlow e-posta teslimini otomatik olarak yonetir — yapılandırılacak SMTP sunucusu yoktur. E-postalar, teslim edilebilirligi en ust duzeye cıkarmak icin uygun SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarına sahip ozel bir gonderim altyapısından gonderilir.

Gonderici Kimligi

E-postalarınızın musteri gelen kutularında nasıl gorunecegini yapılandırın:

1. Ayarlar → Isletme → E-posta Ayarları bolumune gidin
2. Gonderici Adı'nı ayarlayın (ornegin, "Ayse'nin Yoga Studyosu")
3. Yanıt Adresi'ni ayarlayın — musteriler yanıtladıgında e-posta bu adrese gider
4. E-posta baslikları icin Logo'nuzu yukleyin (onerilen: 200x60px PNG)
5. E-posta vurgu ogeleri icin Marka Rengi'nizi secin

E-posta Altbilgi Ayarları

Tum e-postalar isletme bilgilerinizi iceren bir altbilgi icerir. Bu uyumluluk icin gereklidir ve guven olusturmaya yardımcı olur. Altbilgiyi aynı ayarlar sayfasında yapılandırın:

• Isletme adresi — Fiziksel adres (istenmeyen posta yasaları geregi zorunlu)
• Telefon numarası — Istege baglı iletisim numarası
• Sosyal baglantılar — Sosyal medya profillerinize baglantılar
• Abonelikten cıkma baglantısı — Pazarlama e-postaları icin otomatik olarak eklenir

Sablon Kutuphanesi

ClientFlow, en yaygın isletme iletisimi ihtiyaclarını karsılayan profesyonelce tasarlanmıs e-posta sablonları kutuphanesi icerir. Her sablon desteklenen 19 dilin tamamında mevcuttur.

Yerlesik Sablonlar

Sablon	Tetikleyici	Acıklama
Randevu Onayı	Randevu olusturuldu	Tarih, saat, konum ve hizmet detaylarını onaylar
Randevu Hatırlatması	Zamanlanmıs (24s / 1s once)	Musteriye yaklasan randevuyu hatırlatır
Randevu Iptali	Randevu iptal edildi	Musteriye iptali bildirir
Odeme Makbuzu	Odeme yapıldı olarak isaretlendi	Odeme detaylarıyla makbuz gonderir
Odeme Hatırlatması	Zamanlanmıs (vade oncesi/sonrası)	Musteriye yaklasan veya gecikeli odemeyi hatırlatır
Fatura	Fatura gonderildi	Faturayı PDF ek olarak teslim eder
Hosgeldiniz E-postası	Yeni musteri eklendi	Yeni musteriyi isletmenize karsilar
Basvuru Formu Talebi	Form musteriye gonderildi	Basvuru formunu doldurmak icin baglantı gonderir
Basvuru Formu Alındı	Form gonderildi	Basarılı form gonderimini onaylar

Ozel Sablonlar

Yerlesik kutuphane tarafından karsılanmayan senaryolar icin kendi e-posta sablonlarınızı olusturun. Ozel sablonlar, musteri ve randevu verileriyle otomatik olarak doldurulan dinamik degiskenleri destekler.

Ozel Sablon Olusturma

1. Kontrol Paneli → Sablonlar → E-posta Sablonları bolumune gidin
2. Sablon Olustur dugmesine tıklayın
3. Bir sablon adı girin (dahili referans icin)
4. Konu satırınızı yazın (degiskenleri destekler)
5. Gorsel duzenleyiciyi kullanarak e-posta govdesini tasarlayın
6. Degisken seciciden degiskenleri ekleyin
7. Ornek verilerle e-postayı onizleyin
8. Taslak olarak kaydedin veya yayınlayın

Kullanılabilir Degiskenler

Degisken	Acıklama	Ornek Cıktı
{client_name}	Musterinin tam adı	Ahmet Yılmaz
{client_first_name}	Musterinin adı	Ahmet
{business_name}	Isletme adınız	Ayse'nin Studyosu
{appointment_date}	Randevu tarihi	25 Mart 2026
{appointment_time}	Randevu saati	14:30
{service_name}	Rezerve edilen hizmet	Derin Doku Masajı
{payment_amount}	Para birimi ile odeme tutarı	1.500,00 TL
{invoice_number}	Fatura referans numarası	INV-2026-0042
{due_date}	Odeme vadesi	1 Nisan 2026

Sablon En Iyi Uygulamalar

• Mobil okunabilirlik icin konu satırlarını 50 karakterin altında tutun
• Kisisel bir dokunuş icin musterinin adını kullanın
• Net bir eylem cagrısı ekleyin (ornegin, "Randevunuzu onaylayın")
• Yayınlamadan once onizleme islevi ile sablonunuzu test edin
• Asırı gorsel kullanmaktan kacının — bazı e-posta istemcileri varsayılan olarak engeller

Teslim Takibi

ClientFlow, hesabınızdan gonderilen her e-postanın teslim durumunu takip eder. Teslim raporlarını Kontrol Paneli → Sablonlar → E-posta Gunlugu bolumunde gorun.

Teslim Durumları

• Sırada — E-posta gonderilmeyi bekliyor
• Gonderildi — E-posta alıcının posta sunucusu tarafından kabul edildi
• Teslim Edildi — E-posta gelen kutusuna basarıyla teslim edildi
• Geri Donduruldu — E-posta teslim edilemedi (gecersiz adres, dolu gelen kutusu vb.)
• Basarısız — Bir sistem hatası gonderimi engelledi

Geri Donusleri Yonetme

Bir e-posta geri donduruldugunde, ClientFlow nedeni kaydeder ve musterinin e-posta adresini isaretler. Tekrarlanan geri donusler (kalıcı geri donusler), e-posta guncellene kadar bu adrese gelecekteki gonderimleri engeller. Geri dondurulen adresleri e-posta gunlugunde gorebilir ve musteri profilinden duzeltebilirsiniz.

Otomatik E-postalar

Otomatik e-postalar ClientFlow'daki olaylar tarafından tetiklenir. Her otomatik e-posta turunu etkinlestirebilir veya devre dısı bırakabilir ve ne zaman gonderilecegini ozellestirebilirsiniz.

Otomasyon Yapılandırması

Yapılandırmak icin Ayarlar → Bildirimler → E-posta Otomasyonu bolumune gidin:

• Randevu onayları — Ac/kapat, randevu olusturuldugunda hemen gonderilir
• Randevu hatırlatmaları — Zamanlamayı secin: 24 saat, 2 saat veya 1 saat once
• Odeme hatırlatmaları — Vade oncesi ve sonrası gunleri ayarlayın
• Hosgeldiniz e-postaları — Yeni musteri eklediginde otomatik gonderilir
• Takip e-postaları — Randevu tamamlandıktan sonra gonderilir (yapılandırılabilir gecikme)
• Basvuru formu talepleri — Musteriye form atagıında gonderilir

E-posta Zamanlama

Otomatik e-postalar calısma saatlerinize ve saat dilimi ayarlarınıza saygı gosterir. Mesai saatleri dısında tetiklenen e-postalar sıraya alınır ve bir sonraki is gununun basında gonderilir, acil olarak isaretlenmedikce (2 saat icindeki randevu hatırlatmaları her zaman anında gonderilir).

Sorun Giderme

Yaygın Sorunlar

Sorun	Neden	Cozum
E-postalar spam'a gidiyor	Eksik gonderici yapılandırması	Isletme adresi dahil tum gonderici kimligi alanlarını tamamlayın
Degiskenler ham metin olarak gorunuyor	Yanlıs degisken sozdizimi	Suslu parantez kullanın: {client_name}, {{client_name}} degil
Musteri e-posta almıyor	E-posta adresi geri donuyor	Geri donus nedenlerini e-posta gunlugunde kontrol edin; musteri e-postasını dogrulayın
Otomatik e-posta gonderilmiyor	Otomasyon devre dısı veya yanlıs yapılandırılmıs	Ayarlar → Bildirimler → E-posta Otomasyonu kontrol edin
Logo gorunmuyor	E-posta istemcisi tarafından gorsel engellendi	Bu normal davranıstır; logo gorseli icin alt metin ekleyin
E-postada yanlıs dil	Musteri dil tercihi ayarlanmamıs	Musteri profilinde tercih edilen dili ayarlayın

E-posta Teslim Edilebilirlik Ipucları

• Her zaman tanınabilir bir gonderici adı kullanın (isletme adınız)
• Iletisim listenizi temiz tutun — gecersiz adresleri hemen kaldırın
• Konu satırlarında spam tetikleyici kelimelerden kacının ("UCRETSIZ", "HEMEN HAREKETE GEC", "ACIL")
• Tutarlı gonderin — hacimdeki ani artıslar spam filtrelerini tetikleyebilir
• E-postanızın metin surumunu ekleyin (ClientFlow bunu otomatik olarak yapar)