Fatura Yonetimi Rehberi

ClientFlow, hizmet profesyonelleri icin tasarlanmıs eksiksiz bir faturalandırma sistemi sunar. Profesyonel faturalar olusturun, e-posta veya WhatsApp uzerinden musterilere gonderin, odeme durumunu takip edin ve gecikeli hesapları yonetin — tumunu kontrol panelinizden.

Fatura Olusturma

ClientFlow'da fatura olusturmak bir dakikadan az surer. Sistem, musteri detaylarını ve hizmet bilgilerini mevcut kayıtlarınızdan otomatik olarak doldurur.

Hızlı Fatura Olusturma

1. Kontrol Paneli → Faturalar bolumune gidin
2. Yeni Fatura dugmesine tıklayın
3. Musteri listenizden musteriyi secin (veya satır icinde yeni musteri ekleyin)
4. Kalem ogeleri ekleyin:
   • Hizmet katalogunuzdan bir hizmet secin veya
   • Acıklama ve tutarla ozel bir kalem ogesi girin
5. Vade tarihini ayarlayın (varsayılan olarak olusturmadan 30 gun sonra)
6. Istege baglı notlar veya kosullar ekleyin
7. Fatura Olustur dugmesine tıklayın

Randevudan Fatura

Fatura olusturmanın en hızlı yolu, tamamlanmıs bir randevudan dogrudan olusturmaktır. Randevuya gidin, Fatura Olustur dugmesine tıklayın, fatura musteri, hizmet, sure ve fiyat ile onceden doldurulur. Bu, veri girisi ihtiyacını ortadan kaldırır ve randevular ile faturalandırma arasında tutarlılık saglar.

Fatura Numaralandırma

ClientFlow, INV-YYYY-NNNN formatında (ornegin, INV-2026-0042) ardısık fatura numaraları otomatik olarak olusturur. Numaralandırma yıllık olarak sıfırlanır ve isletme basına benzersizdir. Olusturulduktan sonra fatura numaralarını duzenleyemezsiniz — bu, SHA-256 karma ile dogrulanan denetim izi butunlugunu saglar.

Coklu Para Birimi Destegi

Faturalar TRY, USD, EUR ve GBP dahil birden fazla para birimini destekler. Para birimi fatura basına ayarlanır ve isletmenizin birincil para birimine varsayılan olarak ayarlanır. Doviz kurları otomatik olarak hesaplanmaz — tutarları musterinin tercih ettigi para biriminde girin.

Fatura Sablonları

Faturalarınızın gorunumunu marka kimliginize uygun olarak ozellestirin.

Sablon Ozellestirme

Yapılandırmak icin Ayarlar → Fatura Ayarları bolumune gidin:

• Isletme logosu — Fatura basligında gorunur
• Isletme detayları — Ad, adres, telefon, e-posta, vergi numarası
• Renk seması — Basliklar ve vurgular icin birincil vurgu rengi
• Altbilgi metni — Odeme kosulları, banka bilgileri, tesekkur mesajı
• Vergi yapılandırması — Kalem ogelerine uygulanan varsayılan vergi oranı (KDV)

Kalem Ogesi Secenekleri

Faturadaki her kalem ogesi asagıdakileri destekler:

Alan	Acıklama	Zorunlu
Acıklama	Hizmet veya urun adı	Evet
Miktar	Birim sayısı (seans, saat, adet)	Evet
Birim fiyat	Birim basına fiyat	Evet
Vergi oranı	Uygulanan yuzde vergi	Hayır (isletme ayarına varsayılan)
Indirim	Yuzde veya sabit tutar indirimi	Hayır

Musterilere Gonderme

Fatura olusturulduktan sonra birden fazla kanal uzerinden musteriye gonderebilirsiniz.

E-posta ile Teslim

Herhangi bir faturada Fatura Gonder dugmesine tıklayarak musteriye e-posta ile gonderin. Fatura profesyonel bir PDF olarak eklenir ve e-posta govdesi odenmesi gereken tutarın ve vade tarihinin bir ozetini icerir.

WhatsApp ile Teslim

WhatsApp'ı tercih eden musteriler icin Paylas → WhatsApp dugmesine tıklayarak faturayı PDF belge mesajı olarak gonderin. Bu, WhatsApp Business entegrasyonunun baglı olmasını gerektirir (Pro planı veya ustu).

Indirme ve Yazdırma

Manuel teslim veya yazdırma icin herhangi bir faturayı PDF olarak indirin. PDF tum fatura detaylarını, markanızı ve dogrulama icin benzersiz bir QR kodu icerir.

Odeme Takibi

Kontrol panelinizden her faturanın odeme durumunu takip edin.

Fatura Durumları

• Taslak — Fatura olusturuldu ancak henuz musteriye gonderilmedi
• Gonderildi — Fatura musteriye teslim edildi, odeme bekleniyor
• Goruntulendi — Musteri fatura e-postasını actı
• Odendi — Odeme alındı ve onaylandı
• Kısmi Odeme — Musteri kısmi odeme yaptı
• Gecikeli — Odeme vade tarihini gecti
• Iptal Edildi — Fatura gecersiz kılındı

Odemeleri Faturalara Baglama

Odeme kaydettiginizde mevcut bir faturaya baglayabilirsiniz. Bu, fatura durumunu otomatik olarak gunceller ve kalan bakiyeyi hesaplar. Odeme tam tutarı karsıyorsa, fatura "Odendi" durumuna gecer. Kısmi odemeler icin fatura, odenmemis bakiye ile "Kısmi Odeme" gosterir.

Odeme Gecmisi

Her fatura, uygulanan tum odemeleri, tarihleri, yontemleri ve tutarları gosteren eksiksiz bir odeme gecmisi tutar. Bu gecmis degistirilemez — kaydedildikten sonra odeme kayıtları duzenlenemez veya silinemez, guvenilir bir denetim izi saglar.

Gecikeli Yonetimi

ClientFlow gecikeli faturaları otomatik olarak belirler ve musterileri takip etmek icin araclar saglar.

Otomatik Gecikme Tespiti

Faturalar, vade tarihi tam odeme olmadan gectiginde otomatik olarak "Gecikeli" isaretlenir. Gecikme durumu gunluk olarak kontrol edilir ve tum raporlar ve kontrol panellerinde guncellenir. Gecikeli faturalar hızlı tanımlama icin kırmızıyla vurgulanır.

Gecikme Hatırlatmaları

Ayarlar → Bildirimler bolumunde otomatik gecikme hatırlatmalarını yapılandırın:

• Ilk hatırlatma — Vade tarihinden 1 gun sonra
• Ikinci hatırlatma — Vade tarihinden 7 gun sonra
• Son bildirim — Vade tarihinden 14 gun sonra (daha guclu dil ile)
• Ozel aralıklar — Kendi hatırlatma planınızı belirleyin

Hatırlatmalar e-posta, WhatsApp veya her ikisi uzerinden gonderilebilir. Her hatırlatma fatura numarasını, odenmesi gereken tutarı ve asıl vade tarihini icerir.

Yaslama Raporu

Fatura yaslama raporu (Faturalar → Raporlar → Yaslama) odenmemis faturaları yasa gore ayırır:

• Guncel — Henuz vadesi gelmedi
• 1-30 gun gecikeli
• 31-60 gun gecikeli
• 61-90 gun gecikeli
• 90+ gun gecikeli

Dısa Aktarma ve Raporlama

Muhasebe, vergi beyannamesi veya kayıt tutma icin fatura verilerini dısa aktarın.

Dısa Aktarma Formatları

Format	En Uygun	Icerir
PDF	Bireysel faturalar, yazdırma	Tum detaylarla tam markalı fatura
CSV	Hesap tablosu analizi, muhasebe yazılımı	Tablo formatında tum fatura verileri
Excel	Gelismis analiz, pivot tablolar	Birden fazla sayfayla biçimlendirilmis hesap tablosu

Toplu Dısa Aktarma

Tarih aralıgı, durum filtresi veya musteri secerek birden fazla faturayı aynı anda dısa aktarın. Faturalar → Dısa Aktar bolumune gidin, filtrelerinizi yapılandırın ve Dısa Aktar dugmesine tıklayın.

Fatura Raporları

Faturalar → Raporlar bolumunde mevcut yerlesik fatura raporları:

• Aya Gore Gelir — Aylık toplam faturalandırılan tutar
• Musteriye Gore Gelir — Faturalandırılan tutara gore en iyi musteriler
• Hizmete Gore Gelir — Hangi hizmetlerin en fazla gelir urettigini
• Tahsilat Oranı — Faturalandırılan tutarın yuzde kacının tahsil edildigi
• Ortalama Odeme Suresi — Musterilerin ortalama odeme suresi
• Yaslama Raporu — Yas dilimine gore odenmemis faturalar