Fatura Yönetimi Rehberi

ClientFlow, hizmet profesyonelleri için tasarlanmış eksiksiz bir faturalandırma sistemi sunar. Profesyonel faturalar oluşturun, e-posta veya WhatsApp üzerinden müşterilere gönderin, ödeme durumunu takip edin ve gecikmeli hesapları yönetin — tümünü kontrol panelinizden.

Fatura Oluşturma

ClientFlow'da fatura oluşturmak kısa bir formu doldurmaktan ibarettir: müşteriyi seçin, kalem öğeleri ekleyin ve vade tarihini belirleyin.

Hızlı Fatura Oluşturma

Kontrol Paneli → Faturalar bölümüne gidin
Fatura listesinde Fatura Oluştur düğmesine tıklayın
Müşteriyi seçin
Her biri bir açıklama, bir miktar ve bir birim fiyat içeren kalem öğeleri ekleyin
Vade tarihini belirleyin. Gecikme tespiti ve otomatik hatırlatmalar vade tarihinden itibaren çalışır; bu nedenle vade tarihi olmayan bir fatura asla gecikmeli işaretlenmez
İsteğe bağlı olarak indirim, vergi oranı ve not ekleyin
Kaydetmek için Fatura Oluştur düğmesine tıklayın

Şablonlar ve Tekrarlayan Faturalar

Sık faturaladığınız kalem öğelerini saklamak için fatura formunda Şablon olarak kaydet, yeni bir faturaya şablondan başlamak için Şablondan yükle... seçeneğini kullanın. Aynı müşteriyi belirli aralıklarla faturalamak için Bu faturayı tekrarlayan yapın seçeneğini açın ve haftalık, aylık veya yıllık seçin. ClientFlow her yeni faturayı, sizin gözden geçirip göndermeniz için taslak olarak oluşturur.

Fatura Numaralandırma

ClientFlow, INV-YYYY-NNNN formatında (örneğin, INV-2026-0042) ardışık fatura numaraları otomatik olarak oluşturur. Numaralandırma yıllık olarak sıfırlanır ve işletme başına benzersizdir. Oluşturulduktan sonra fatura numaralarını düzenleyemezsiniz — bu, SHA-256 karma ile doğrulanan denetim izi bütünlüğünü sağlar.

Çoklu Para Birimi Desteği

Faturalar TRY, USD, EUR ve GBP dahil birden fazla para birimini destekler. Yeni bir fatura, müşterisinin fatura para birimini alır; müşteride yoksa işletmenizin birincil para birimini alır.

İpucu: Yalnızca taslak faturalar düzenlenebilir. Göndermeden önce kalem öğelerini, vergiyi ve vade tarihini kontrol edin.

Fatura Şablonları

Faturalarınızın görünümünü marka kimliğinize uygun olarak özelleştirin.

Şablon Özelleştirme

Faturalarınızda görünenleri üç ayar ekranı belirler:

Ayarlar → Marka — Tüm planlarda marka renginiz, Team planında özel işletme logonuz
Ayarlar → Faturalama — Ödeme talimatlarınız (banka adı, IBAN veya hesap numarası, hesap sahibi, belirtilecek referans); müşteri portalındaki ödenmemiş faturalarda ve paylaştığınız fatura bağlantılarında gösterilir. ClientFlow bu ödemeyi tahsil etmez
Ayarlar → Vergi Ayarları — Varsayılan vergi oranınız, vergi adı ve türü, kayıt numarası ve fiyatlara verginin dahil olup olmadığı

Kalem Öğesi Seçenekleri

Faturadaki her kalem öğesi şunlara sahiptir:

Alan	Açıklama	Zorunlu
Açıklama	Hizmet veya ürün adı	Evet
Miktar	Birim sayısı (seans, saat, adet)	Evet
Birim fiyat	Birim başına fiyat	Evet

Kalem öğelerinin altında faturada bir indirim (ara toplamı aşamayan sabit bir tutar), yüzde olarak bir vergi oranı ve notlar bulunur.

Müşterilere Gönderme

Fatura oluşturulduktan sonra birden fazla kanal üzerinden müşteriye gönderebilirsiniz.

E-posta ile Teslim

Faturada Fatura Gönder düğmesine tıklayın, E-posta ile Gönder seçeneğini işaretleyin ve onaylayın. E-posta, kendi bağlı e-posta hesabınızdan gider (Ayarlar → Entegrasyonlar bölümünden bir hesap bağlayın); fatura PDF olarak eklenir ve ödenmesi gereken tutarı ile vade tarihini belirten kısa bir mesaj yer alır. Müşterinin kayıtlı bir e-posta adresi olmalıdır.

WhatsApp ile Teslim

WhatsApp'ı tercih eden müşteriler için aynı Fatura Gönder penceresinde WhatsApp ile Gönder seçeneğini işaretleyerek faturayı PDF belge mesajı olarak gönderin. Bunun için kendi WhatsApp Business numaranızın bağlı olması (Pro planı veya üstü) ve müşterinin kaydında bir telefon numarası bulunması gerekir. Hiçbir kanalı işaretlemezseniz fatura yalnızca gönderildi olarak işaretlenir ve paylaşımı siz yaparsınız. Bağlantı Paylaş, faturanın ödeme talimatlarınızı gösteren çevrimiçi sayfasına giden bağlantıyı kopyalar.

İndirme ve Yazdırma

Manuel teslim veya yazdırma için herhangi bir faturayı PDF olarak indirin. PDF tüm fatura detaylarını ve markanızı, gönderilmiş bir faturada ise faturanın çevrimiçi sayfasını açan bir QR kodunu içerir. PDF İndir düğmesi her fatura detay sayfasında bulunur.

Ödeme Takibi

Kontrol panelinizden her faturanın ödeme durumunu takip edin.

Fatura Durumları

Taslak — Fatura oluşturuldu ancak henüz müşteriye gönderilmedi
Gönderildi — Fatura müşteriye teslim edildi, ödeme bekleniyor
Görüntülendi — Müşteri fatura bağlantısını açtı
Ödendi — Tutarın tamamı ödendi olarak işaretlendi
Kısmi Ödeme — Kısmi bir ödeme kaydedildi
Gecikmeli — Ödeme vade tarihini geçti
İptal Edildi — Fatura geçersiz kılındı

Ödeme Kaydetme

Faturayı açın; tutarın tamamı geldiğinde Ödendi Olarak İşaretle, bir kısmı için Kısmi Ödeme Kaydet düğmesine tıklayın. Ödeme yöntemini (nakit, banka havalesi veya kredi kartı) ve ödeme tarihini seçin. Bir faturayı ödendi olarak işaretlemek, alınan tutar için bir makbuz da oluşturur. Kısmen ödenmiş bir fatura, kalan tutarla birlikte "Kısmi Ödeme" gösterir. ClientFlow ödemeleri kaydeder; müşteriler ClientFlow üzerinden ödeme yapmaz.

Gecikmeli Yönetimi

ClientFlow gecikmeli faturaları otomatik olarak belirler ve müşterileri takip etmek için araçlar sağlar.

Otomatik Gecikme Tespiti

Faturalar, vade tarihi tam ödeme olmadan geçtiğinde otomatik olarak "Gecikmeli" işaretlenir. Gecikme durumu günlük olarak kontrol edilir ve gecikmeli faturalar fatura listesindeki Vadesi Geçmiş filtresinin altında görünür.

Gecikme Hatırlatmaları

ClientFlow, e-posta hesabınızı bağladıktan sonra (Ayarlar → Entegrasyonlar) gecikme hatırlatmalarını kendisi gönderir; başka kurmanız gereken bir şey yoktur. Takvim sabittir:

Nazik hatırlatma — Vade tarihinden 3 gün sonra
Ödeme hatırlatması — Vade tarihinden 7 gün sonra
Acil bildirim — Vade tarihinden 14 gün sonra
Son bildirim — Vade tarihinden 30 gün sonra

Her hatırlatma, müşterinin kayıtlı e-posta adresine kendi bağlı e-posta hesabınızdan gönderilir; fatura numarasını, fatura toplamını, vade tarihini ve kalan bakiyeyi belirtir. Kendi WhatsApp Business numaranız bağlıysa aynı bildirim WhatsApp üzerinden de gönderilir. Bir fatura için hatırlatmaları durdurmak üzere faturayı açıp Tahsilatı Duraklat düğmesine tıklayın; Tahsilatı Devam Ettir bunları yeniden açar. Fatura ödendiğinde veya iptal edildiğinde hatırlatmalar durur.

İpucu: Bir müşteri ödemenin yolda olduğunu söylediyse, o faturadaki hatırlatmaları duraklatın; böylece bu arada bir hatırlatma almaz. Hâlâ kişisel takip gerektirenleri görmek için fatura listesindeki Vadesi Geçmiş filtresini kullanın.

Dışa Aktarma ve Raporlama

Muhasebe, vergi beyannamesi veya kayıt tutma için fatura verilerini dışa aktarın.

Dışa Aktarma Formatları

Format	En Uygun	İçerir
PDF	Bireysel faturalar, yazdırma	Tüm detaylarla tam markalı fatura
CSV	Hesap tablosu analizi, muhasebe yazılımı	Fatura numarası, müşteri, toplam, ödenen tutar, kalan tutar, durum, vade tarihi ve oluşturma tarihi

Toplu Dışa Aktarma

Birçok faturayı aynı anda dışa aktarmak için Kontrol Paneli → Kayıtlar bölümüne gidin, Faturalar sekmesini açın, tarih aralığı, müşteri, durum veya aramaya göre filtreleyin ve Dışa Aktar düğmesine tıklayın. Filtrelere uyan tüm faturalar için CSV'yi, ekranda yüklü satırlar için PDF'yi seçin. Dosya hemen iner.

Baktığınız listenin hızlı bir CSV'si için Kontrol Paneli → Faturalar sayfasını açın ve sayfanın üstündeki CSV Olarak Aktar düğmesine tıklayın. Belirlediğiniz durum filtresini ve aramayı izler; yalnızca ekrandaki sayfayı değil, eşleşen tüm faturaları kapsar. İzleyici rolündeki ekip üyeleri bu düğmeyi görmez.

Raporlar

Gelir ve nakit akışı görünümleri için Finansal Analitik ve Raporlar rehberine bakın.