Ruh Sağlığı ve Terapi
Psikologlar, Terapistler ve Koçlar İçin Danışan Yönetimi
Sektör Zorlukları
| Zorluk | Etki |
|---|---|
| Güvenli danışan dokümantasyonu | Hassas notların yanlış yerde durması |
| Bilgilendirilmiş onam yönetimi | Onamın sonradan bulunamaması |
| Seans sürekliliği | Nerede kaldığınızı unutmak |
| Ödeme takibi (özel ödeme, kademeli ücret) | Ödenmemiş seansların gözden kaçması |
| Terapötik sınırları korumak | Kişisel ve iş araçlarını karıştırmak |
ClientFlow Bunları Nasıl Ele Alır?
1. Şifreli Seans Notları
Not başlığı ve metni AES-256-GCM ile şifrelenerek saklanır, arama yine çalışır. Her not ya özeldir (yalnızca yazan kişi görür, hesap sahibi dahil) ya da ekibe açıktır. Uygulama ve veritabanı Frankfurt'ta (Almanya) barındırılır. Başvuru formu yanıtları ve özel alanlar ayrıca şifrelenmez.
ABD'li uygulayıcılar: ClientFlow HIPAA sertifikalı değildir ve İş Ortağı Sözleşmesi (BAA) imzalamaz. HIPAA kapsamında bir kuruluşsanız, kendi hukuk ve uyum incelemeniz olmadan burada Korunan Sağlık Bilgisi saklamayın.
2. Başvuru ve Onam Formları (Başlangıç ve üstü)
Bilgilendirilmiş onam, gizlilik politikaları ve tedavi sözleşmeleri için onay kutuları ve imza alanı olan başvuru formları kurun. Hazır Terapi Danışanı Başvuru Formu şablonu terapiye başvurma nedenini, ruh sağlığı geçmişini, kullanılan ilaçları ve bir güvenlik değerlendirmesini kapsar. Pro ve Takım planlarında her yeni başvuru için yapay zekâ bir özet, aciliyet düzeyi ve olası uyarı işaretleri de çıkarır. Bu özellik varsayılan olarak açıktır, yanıtlar AB dışındaki bir yapay zekâ sağlayıcısına gönderilir ve her formun ayarlarından kapatılabilir.
3. Kendi Şablonlarınızla Seans Notları
Kendi not şablonlarınızı (SOAP, DAP veya kullandığınız herhangi bir yapı) kaydedin ve her seans notuna bir şablondan başlayın. Her randevudan önce son seansı gözden geçirin. Yapay zekâ not yardımcısı, siz istediğinizde notu önemli noktalara, etiketlere ve önerilen bir sonraki adıma çevirir; planınızın aylık yapay zekâ kredisini kullanır ve siz uygulamadan hiçbir şey kaydedilmez.
4. Ödeme Kayıtları
Her randevunun ücretini belirleyin, ödemeleri tam veya kısmi olarak kaydedin, haftalık gördüğünüz danışanlar için tekrarlayan bir ödeme kaydı kurun. ClientFlow ödemeleri kaydeder; ödeme almaz, sigortaya fatura kesmez ve önceden satılan seans paketi yönetmez.
5. Profesyonel Sınırlar
Danışan yönetimini kişisel araçlardan ayrı tutun. Pro ve Takım planlarında kendi WhatsApp Business numaranızı bağlar, danışanlara kişisel telefonunuz yerine ClientFlow'daki WhatsApp gelen kutusundan yanıt verirsiniz.
Özellik Özeti
| Özellik | Terapistler Nasıl Kullanır |
|---|---|
| Başvuru Formları | Ruh sağlığı geçmişi, onam, acil durum iletişimi |
| Danışan Notları | Seans notları, tedavi planı güncellemeleri |
| İmza Alanı | Bilgilendirilmiş onam, gizlilik bildirimi |
| Dosya Ekleri | Değerlendirme sonuçları, sevk mektupları (yüklenirken virüs taramasından geçer) |
| Programlar | 12 seanslık bir BDT süreci gibi kilometre taşları olan bir seans dizisi (Pro ve Takım) |
| Hatırlatmalar | E-posta ve WhatsApp ile randevu hatırlatmaları |
Mesleğe Özel Kullanım Örnekleri
Psikologlar ve Terapistler
Başvuru Formu Bölümleri:
Bölüm 1: Demografik ve İletişim
- Tam ad, tercih edilen ad
- Doğum tarihi
- Adres, telefon, e-posta
- Acil durum iletişimi (ilişki, telefon)
Bölüm 2: Başvuru Nedeni
- Ana endişe (açık metin)
- Bu ne zaman başladı?
- Önceki tedavi geçmişi
- Mevcut semptomlar (kontrol listesi)
Bölüm 3: Ruh Sağlığı Geçmişi
- Önceki tanılar
- Önceki terapistler/psikiyatristler
- Hastane yatışları
- İntihar girişimi geçmişi
- Aile ruh sağlığı geçmişi
Bölüm 4: Tıbbi Bilgiler
- Mevcut ilaçlar (dozlarla birlikte)
- Reçete yazan hekim
- Fiziksel sağlık durumları
- Madde kullanımı
Bölüm 5: Onay
- [ ] Tedavi için bilgilendirilmiş onam
- [ ] Gizlilik politikası
- [ ] Gizliliğin sınırları
- [ ] İptal politikası bildirimi
- Dijital imza + tarih
Seans Notları Şablonu (SOAP), kaydedebileceğiniz haliyle:
TARİH: [Tarih]
SEANS: [#]
SUBJEKTIF:
- Danışanın bildirdiği deneyim
- Ruh hali ... olarak tanımlandı
OBJEKTIF:
- Gözlemlenen duygulanım
- Davranışsal gözlemler
DEĞERLENDİRME:
- Hedeflere doğru ilerleme
- Terapötik temalar
PLAN:
- Sonraki seans odağı
- Ödev/egzersizler
- Gerekirse sevkler
Yaşam Koçları
Başvuru Formu Bölümleri:
- Odaklanılacak yaşam alanları
- Mevcut memnuniyet (alan başına 1-10)
- Koçluk hedefleri
- Önceki koçluk deneyimi
- Bağlılık seviyesi
Seans Yapısı:
- Haftalık 60 dakikalık seanslar
- İlerleme kontrolleri
- Eylem maddesi hesap verebilirliği
- Bir programda işaretlenen hedef kilometre taşları (Pro ve Takım)
Programlar (Pro ve Takım):
- 3 Aylık Yoğun (12 seans)
- 6 Aylık Dönüşüm (24 seans)
- Aylık Bakım (4 seans)
Program tamamlanan seansları sayar; önceden ödenmiş bir bakiye tutmaz. Danışanın ödediğini ödeme olarak kaydedersiniz.
Kariyer Danışmanları
Başvuru Formu Bölümleri:
- Mevcut kariyer durumu
- Kariyer geçmişi
- Beceri değerlendirmesi
- Kariyer hedefleri
- Değişim için zaman çizelgesi
Program Kilometre Taşları (Pro ve Takım), elle işaretlenir:
- CV tamamlandı
- Mülakat provası yapıldı
- İş başvuruları gönderildi
- Teklif alındı
Evlilik ve Aile Terapistleri
Başvuru Formu (kişi başına):
- Bireysel geçmiş
- İlişki geçmişi
- Terapi hedefleri
- Sürece bağlılık
Seans Notları:
- Seans katılımcıları
- Tartışılan ana temalar
- Kullanılan müdahaleler
- Verilen ödevler
Örnek Danışan Kaydı
Bir terapistin danışan profilinde ve notlarında tutabileceklerine bir örnek.
DANIŞAN: [Gizli]
BERİ: Mart 2023
DURUM: Aktif - Haftalık
BAŞVURU NEDENLERİ:
- Anksiyete (işle ilgili)
- Uyku güçlükleri
- İlişki stresi
TEDAVİ YAKLAŞIMI:
- BDT odaklı
- Farkındalık entegrasyonu
SEANS SIKLIĞI:
- Haftalık, Salı saat 14:00
ACİL DURUM İLETİŞİMİ:
- [Ad] - [İlişki]
- [Telefon]
ÖDEME:
- Özel ödeme: 1.500 TL/seans
- Hizmet anında ödeme
TEDAVİ HEDEFLERİ:
1. Anksiyete semptomlarını azaltmak (GAD-7: 14'ten <10'a)
2. Uykuyu iyileştirmek (ortalama 4 saatten 7 saate)
3. İletişim stratejileri geliştirmek
İLERLEME:
- Seans 1-4: Güven oluşturma, değerlendirme
- Seans 5-8: BDT teknikleri tanıtıldı
- Seans 9-12: Mevcut - becerileri uygulama
Güvenlik ve Gizlilik
| Özellik | Fayda |
|---|---|
| AES-256-GCM alan şifrelemesi | Seans notlarının başlığı ve metni şifreli saklanır |
| TLS 1.3 | Veriler aktarımda şifrelenir |
| Almanya'da (AB) barındırma | Uygulama ve veritabanı Frankfurt'ta; GDPR'ye hazır |
| Özel notlar | Yalnızca yazan kişi görür |
| Her gece şifreli yedek | Ayrıca her sürüm yayınından önce bir yedek |
| Geri alınabilir silme | Silinen notlar geri dönüşüm kutusuna gider; silinen kayıtlar Veri Saklama süreniz dolunca (varsayılan 1 yıl) kalıcı olarak silinir |
| Ekip rolleri (Takım planı) | Sahip, yönetici, üye ve izleyici yetkileri ve ekip etkinlik kaydı |
| İmza alanı | Onam, başvuru formuyla birlikte imzalanır |
Başvuru formu yanıtları ve özel alanlar ayrıca şifrelenmez. Ekipteki herkes tüm danışanları görür; yalnızca özel notlar yazan kişiyle sınırlıdır. ClientFlow "KVKK uyumlu" olduğunu iddia etmez; sağlık verisi için aydınlatma ve açık rıza veri sorumlusu olarak sizin sorumluluğunuzdadır.
Tipik İş Akışı
Yeni Danışan
- İlk sorgu (telefon/e-posta ön taraması)
- Onam belgeleriyle başvuru formları gönderin (Başlangıç ve üstü)
- İlk seanstan önce inceleyin
- Alım seansı yapın (uzatılmış)
- Tedavi planını not olarak yazın veya danışanı bir programa kaydedin (Pro ve Takım)
- Tekrarlayan seansları ve tekrarlayan bir ödeme kaydını kurun
Devam Eden Tedavi
- Seans öncesi: Son seans notlarını inceleyin
- Seans sırasında: Terapötik alanı koruyun
- Seans sonrası: Notları belgeleyin, tedavi planını güncelleyin
- Haftalık: Yaklaşan randevuları kontrol edin; Ücretsiz ve Başlangıç planlarında hazırlanan WhatsApp hatırlatmalarını tek dokunuşla gönderin
- Aylık: Hedeflere doğru ilerlemeyi gözden geçirin
Önerilen Plan
| Uygulama Büyüklüğü | Önerilen Plan | Neden |
|---|---|---|
| Solo uygulayıcı | Başlangıç | Sınırsız danışan, başvuru ve onam formları, 5 GB depolama |
| Yoğun uygulayıcı | Pro | Programlar, kendi numaranızdan otomatik WhatsApp hatırlatmaları, gelişmiş analizler, 50 GB depolama |
| Grup uygulama | Takım | 3 kullanıcı dahil (53'e kadar), roller ve yetkiler, ekip etkinlik kaydı |
Uygulamada Gizlilik
- Özel notlar - Özel bir notu yalnızca onu yazan kişi görür
- Yapay zekâ ne zaman çalışır - Not yardımcısı siz bastığınızda çalışır; başvuru analizi (Pro ve Takım) siz form bazında kapatmadıkça her başvuruda çalışır. Yapay zekâ sağlayıcıları ABD'dedir; kimlik bilgileri maskelenir, ancak isimler ve klinik metin maskelenmez
- Adı belli alt işleyiciler - Verilerinizi işleyen her hizmet alt işleyiciler sayfasında listelenir
- Danışan portalı - Danışanlar e-postayla gelen bağlantıyla giriş yapıp randevularını görür ve iptal eder, faturalarını görüntüler ve formlarını doldurur. Portalda mesajlaşma yoktur; notlar ve dosyalar gösterilmez
- Her zaman dışa aktarma - Tüm verilerinizi Ayarlar'dan indirebilirsiniz
Bilmeniz Gereken Sınırlar
- Elektronik sağlık kaydı (EHR) değildir ve HIPAA sertifikalı değildir
- Sigorta faturalaması ve önceden satılan seans paketleri yoktur
- Ölçek puanları (GAD-7, PHQ-9) için grafik yoktur; puanları notlara yazarsınız
- Görüntülü görüşme yoktur; kendi görüşme bağlantınızı paylaşırsınız
- Başvuru formu yanıtları ve özel alanlar ayrıca şifrelenmez
- Takım planında her kullanıcı tüm danışanları görür
Başlayın
- Kaydolun clientflow.center
- Onam bölümleriyle başvuru formları oluşturun, Terapi Danışanı Başvuru Formu şablonundan veya sıfırdan (Başlangıç ve üstü)
- Seans notu şablonlarınızı kaydedin
- Mevcut danışanları içe aktarın CSV ile (Başlangıç ve üstü) veya sıfırdan başlayın
- Randevu hatırlatmalarını yapılandırın: e-posta her planda, WhatsApp Pro ve Takım'da otomatik
Kimler İçin Tasarlandı
- Psikologlar
- Lisanslı Terapistler
- Danışmanlar
- Yaşam Koçları
- Kariyer Koçları
- Yönetici Koçları
- İlişki Koçları
- Wellness Koçları
ClientFlow - Ruh Sağlığı Profesyonelleri İçin Tasarlandı