Veri İçe ve Dışa Aktarma

Verilerinizi ClientFlow'a ve ClientFlow'dan taşıyın. Mevcut müşteri listenizi bir CSV veya Excel dosyasından içeri aktarın, kayıtlarınızı CSV veya Excel olarak dışa aktarın ve hesabınızdaki her şeyin bir kopyasını indirin.

CSV İçeri Aktarma (Müşteriler)

ClientFlow ile başlamanın en hızlı yolu mevcut müşteri listenizi bir CSV veya Excel (.xlsx) dosyasından içeri aktarmaktır (eski .xls dosyaları desteklenmez: önce açıp .xlsx veya .csv olarak kaydedin). Bu, hesap tablolarından, diğer CRM araçlarından veya CSV çıktısı üretebilen herhangi bir sistemden yapılan dışa aktarmalarla çalışır.

CSV Dosyanızı Hazırlama

Dosyanız ilk satırda sütun başlıkları içermelidir. ClientFlow şu yaygın sütun adlarını otomatik olarak tanır (içeri aktarma penceresinde ayrıca bir Şablon İndir düğmesi vardır):

Sütun	Zorunlu	Açıklama
name veya full_name	Evet	Müşterinin tam adı
email	Hayır	E-posta adresi
phone	Hayır	Telefon numarası (herhangi bir format)
address	Hayır	Fiziksel adres
notes	Hayır	Müşteri hakkında genel notlar
tags	Hayır	Virgüllü ayrılmış etiketler
date_of_birth	Hayır	Doğum tarihi (YYYY-MM-DD kullanın)

Adım Adım İçeri Aktarma

1. Kontrol Paneli → İçe/Dışa Aktar bölümüne gidin ve Dosyadan İçe Aktar düğmesine tıklayın
2. Neyi içeri aktardığınızı seçin — Müşteriler, Ödemeler, Giderler, Ürünler veya Randevular — ardından CSV veya Excel dosyanızı sürükleyip bırakın ya da tıklayarak seçin
3. ClientFlow dosyayı analiz eder ve kaç satırın geçerli, yinelenen veya geçersiz olduğunu, sütunlarınızın nasıl eşleştirildiğini ve ilk satırlardan bir örneği gösterir
4. Seçenekleri Yapılandır düğmesine tıklayın ve yinelenen kayıtların nasıl işleneceğini seçin (aşağıya bakın)
5. İçe Aktarmayı Onayla düğmesine tıklayın ve içeri aktarma sürerken pencereyi açık tutun
6. İşlem bittiğinde kaç kaydın oluşturulduğunu, güncellendiğini, birleştirildiğini, atlandığını veya başarısız olduğunu görürsünüz

Tarihleri mümkünse YYYY-MM-DD biçiminde yazın. Başka yaygın bir biçimdeki doğum tarihi (15/06/1985 veya 15.06.1985 gibi) de okunur; iki okuma da mümkünse önce gün alınır. Okunamayan bir tarih o müşteri için boş bırakılır ve sonuçta listelenir; müşteri yine de içeri aktarılır. UTC farkı olmadan yazılan randevu saatleri, Ayarlar → Hesap altındaki profil saat diliminizde okunur.

Yinelenen Kayıtları Yönetme

İçeri aktarma sırasında ClientFlow her satırı mevcut kayıtlarınızla karşılaştırır. Seçenekler adımında Eşleştirme Stratejisi (müşteriler ve ödemeler için) neyin eşleşme sayılacağını belirler: yalnızca telefon (müşteriler için varsayılan), yalnızca e-posta, telefon veya e-posta, telefon + isim, harici ID ya da akıllı eşleştirme (ödemeler için varsayılan). Telefon numaraları yazılışlarına göre değil rakamlarına göre karşılaştırılır; +90 555 111 22 33, 0555 111 22 33 ve 905551112233 aynı numaradır (7 rakamdan kısa bir numara hiçbir zaman eşleşmez); telefon + isim ikisinin de uyuşmasını ister. Tekrar İşleme ise bir eşleşmeye ne yapılacağını belirler:

• Atla — Mevcut kaydı koru, yeni veriyi yoksay (varsayılan)
• Güncelle — Mevcut kaydı yeni veriyle üzerine yaz
• Birleştir — Yalnızca eksik alanları doldur

Geçersiz Satırları Atla seçeneği, bazı satırlarda hata olsa bile içeri aktarmanın devam etmesini sağlar; kapatırsanız geçersiz tek bir satır bile, hiçbir şey yazılmadan tüm içeri aktarmayı durdurur. Müşterileri içeri aktarırken ayrıca hepsini önceden oluşturduğunuz bir gruba ekleyebilirsiniz.

İçeri Aktarma Sınırları

Müşteri, ödeme ve randevu içeri aktarmaları dosya başına 10.000 satıra kadar işler. Bir dosya en fazla 10 MB olabilir (ürünler için 5 MB). Daha büyük veri kümeleri için dosyanızı gruplara bölün. İçe aktarma Başlangıç ve üzeri planlarda kullanılabilir; Ücretsiz plan ve 14 günlük deneme bunu içermez (Ücretsiz plan en fazla 10 müşteri barındırır).

Veri Eşleme

Veri eşleme, ClientFlow'un dosyanızdaki hangi sütunların sistemdeki hangi alanlara karşılık geldiğine nasıl karar verdiğidir. Manuel bir eşleme adımı yoktur — ClientFlow sütunları başlık adlarına göre eşler.

Otomatik Eşleme

ClientFlow başlıkları büyük/küçük harf, boşluk, alt çizgi ve tire farkını yok sayarak eşler; örneğin "Full Name", "full_name" ve "FULL-NAME" üçü de ad alanına eşlenir. "Mobile", "Cell" ve "Phone Number" tümü telefon alanına eşlenir. "Ad Soyad", "Telefon" ve "E-posta" gibi yaygın Türkçe başlıklar da tanınır. Önizleme, eşleştirdiği her sütunu ve eşleştiremediği sütunları listeler.

Eşleşmeyen Sütunlar

Bir sütunu elle atamak için açılır menü yoktur. Bir sütun istediğiniz alanla eşleşmediyse, başlığını yukarıdaki adlardan biriyle değiştirin ve dosyayı yeniden yükleyin. ClientFlow'un hiç tanımadığı bir sütun, müşteride sütun başlığıyla adlandırılmış bir özel alan olarak saklanır.

Veri Dönüşümü

Müşterileri içeri aktarırken ClientFlow otomatik olarak:

• Telefon numaralarını tutarlı bir formata normalleştirir (okunamayan bir numara boş bırakılır)
• E-posta adreslerini kontrol eder ve küçük harfe çevirir (geçerli olmayan bir adres boş bırakılır)
• Durum sütununu (active, inactive veya archived) ve aktif sütununu (evet veya hayır) danışanın aktif ya da pasif durumu olarak okur ve ikisini birbiriyle uyumlu tutar (tanımadığı bir durum sözcüğü boş bırakılır)
• Metin alanlarındaki baştaki ve sondaki boşlukları temizler

Dışa Aktarma Seçenekleri

ClientFlow verilerinizi raporlama ve muhasebe için CSV veya Excel olarak ya da PDF rapor olarak dışa aktarın. CSV ve Excel dışa aktarma Başlangıç ve üzeri planlarda ve deneme süresince kullanılabilir.

Mevcut Formatlar

Format	En Uygun	Mevcut Veriler
CSV	Hesap tabloları, veri analizi	Müşteriler, ödemeler, randevular, giderler, analiz raporu (Pro)
Excel (.xlsx)	Gelişmiş analiz, pivot tablolar	Müşteriler, ödemeler, randevular, giderler, analiz raporu (Pro)
PDF	Yazdırma, rapor paylaşma	Gider raporu, analiz raporu (Pro)

Veri Dışa Aktarma

1. Kontrol Paneli → İçe/Dışa Aktar bölümüne gidin ve Dışa Aktar sekmesini açın
2. İstediğiniz verinin kartında Dışa Aktar düğmesine tıklayın: Müşteriler, Ödemeler, Giderler, Randevular veya Analiz Raporu
3. Bir format seçin ve dışa aktarmanın sunduğu filtreleri ayarlayın (örneğin müşteriler için grup ve durum, randevular için tarih aralığı ve durum)
4. Dışa Aktar ve İndir düğmesine tıklayın
5. Dosya hemen cihazınıza iner

CSV veya Excel biçimindeki Analiz Raporu bunun yerine arka planda bir iş olarak hazırlanır: dosya hazır olduğunda, İçe/Dışa Aktar sayfasında kaldığınız sürece kendiliğinden iner. PDF sürümü doğrudan iner. Geçmiş sekmesi geçmiş içeri ve dışa aktarmalarınızı listeler.

Neler Dışa Aktarılabilir

• Müşteri listesi — Adlar, iletişim bilgileri, grup, etiketler, durum, notlar ile ziyaret ve bakiye toplamları; özel alanlar ek sütunlar olarak eklenir
• Ödemeler — Tutarlar, tarihler ve durumlarla ödeme kayıtları
• Randevular — Tarihler ve ayrıntılarla randevu kayıtları
• Giderler — Tutarlar ve kategorilerle gider kayıtları
• Analiz raporu — Ayrıntılı analizler ve işletme içgörüleri (Pro)
• Kayıtlar sayfası — Kontrol Paneli → Kayıtlar sayfasının kendi Dışa Aktar düğmesi (CSV veya PDF) vardır; baktığınız liste için çalışır: randevular, notlar, ödemeler, mesajlar, faturalar veya giderler
• Envanter — envanter ürün listesinde Diğer İşlemler → CSV Dışa Aktar ve Excel Dışa Aktar seçenekleri bulunur

Dışa Aktarma Rutinleri

Veri dışa aktarmaları yalnızca siz başlattığınızda çalışır. Düzenli bir ihtiyaç için dışa aktarmayı istediğiniz sıklıkta kendiniz çalıştırın:

• Aylık muhasebe — Her ayın başında muhasebeciniz için ödeme ve gider verilerini dışa aktarın
• Haftalık müşteri incelemesi — Takım toplantısından önce müşteri listenizi dışa aktarın
• Yedekleme — Kendi yedeklerimizin yanında ikincil kopya olarak hesabınızın tamamının bir kopyasını ara sıra indirin (aşağıya bakın)

GDPR Dışa Aktarma

ClientFlow, hesabınızdaki tüm verilerin bir kopyasını makine tarafından okunabilir bir formatta indirmenizi sağlar. Uygulama bunu GDPR Madde 20, yani veri taşınabilirliği hakkı olarak adlandırır.

GDPR Dışa Aktarma Nedir

GDPR (Genel Veri Koruma Tüzüğü) kapsamında bireyler, kişisel verilerini yapılandırılmış, makine tarafından okunabilir bir formatta alma hakkına sahiptir. İndirme dosyası, hesabınızın tamamını — kendi verilerinizi ve müşterileriniz hakkında tuttuğunuz kayıtları — JSON dosyalarından oluşan bir ZIP dosyası olarak kapsar.

GDPR Dışa Aktarma Oluşturma

1. Ayarlar → Güvenlik ve Gizlilik bölümüne gidin ve Gizlilik ve Veri bölümünü bulun
2. Verilerinizi İndirin kartında Verilerimi İndir düğmesine tıklayın
3. ClientFlow hesabınızın verilerini derler
4. JSON dosyaları içeren bir ZIP dosyası cihazınıza iner

Tek bir müşterinin verisini tek tıkla dışa aktarmak mümkün değildir: indirilen dosya tüm müşterilerinizin kayıtlarını içerir, bu yüzden dosyayı olduğu gibi bir müşteriye vermeyin. Günde kaç indirme yapabileceğiniz planınıza bağlıdır: Ücretsiz ve Başlangıç'ta 1, Pro'da 2, Takım'da 3.

GDPR Dışa Aktarmaya Dahil Edilen Veriler

• Profiliniz, ayarlarınız ve tercihleriniz
• Özel alanlar dahil müşteriler
• Randevular, ödemeler ve giderler
• Düzenlediğiniz faturalar, teklifler ve alacak dekontları ile kendi ClientFlow planınıza ait faturalar
• Yorumları ve geçmişiyle birlikte notlar
• Başvuru formu gönderimleri
• WhatsApp mesajları ve etiketleri
• Onay kayıtları
• Yüklediğiniz dosyaların 7 gün geçerli indirme bağlantılarını içeren bir liste (dosyaların kendisi ZIP içinde yer almaz)
• Görevler, hedefler, zaman kayıtları ve tedarikçiler gibi diğer hesap verileri