如何把客戶會談紀錄與歷程放在同一處
把每一則紀錄掛在客戶身上，而不是預約或某一天，每次會談留一則，並在依賴這套系統之前確認兩件事：你能不能在紀錄裡面搜尋，以及你能不能把它們再取出來。正是這兩點，把一堆條目變成一段歷程。
麻煩不在於遺失紀錄，而在於失去線索。散落在行事曆、筆記本與通訊軟體裡的紀錄，單看都沒問題，合起來卻沒用，因為幾個月後你真正要問的是「這位客戶後來怎麼樣了」，而不是「我 14 號寫了什麼」。答不出前一個問題的儲存，是檔案櫃，不是檔案。
什麼讓紀錄一年後仍然可用
掛在客戶身上，而不是日期上
掛在客戶身上的紀錄會積成歷程。掛在日期上的會積成日誌。頭一週兩者感覺一樣，到第六個月已經完全分道揚鑣——正當你需要歷程時，手裡是一本日誌。
堅持要求加密之後仍然能搜
靜態加密值得擁有，而它常被拿來當作搜尋用不了的理由。那是設計取捨，不是定律：盲索引讓系統在不解密任何東西的前提下比對子字串。如果紀錄搜不了，就問問你拿到的到底是哪一種。
在放進去之前先確認出口
紀錄是最難搬遷的東西，因為它沒有結構且無可取代。趁舊系統還在的時候確認匯出能跑、並且產出可讀的結果——而不是等新檔案已經成為唯一副本之後。
ClientFlow 在這裡做什麼
紀錄掛在客戶身上，帶有標籤、置頂、指向其他紀錄的連結與反向連結、留言，以及逐則設定的可見範圍：私人、團隊可見，或僅指派成員可見。標題與內文以 AES-256-GCM 靜態加密，並透過一個金鑰與加密金鑰刻意分開的盲索引保持子字串可搜。刪除的紀錄進資源回收桶而不是消失，每次更動都留在該紀錄的歷程裡。
AI 到此為止，以及一個值得知道的限制
AI 紀錄整理把散亂的文字變成重點、標籤與下一步動作。它屬於 Pro，而且只出草稿——在你確認之前不會儲存也不會寄送。值得說明的限制是：整理後的結果用的是你的工作語言，而不是客戶的語言。提醒、發票與入口網站郵件會遵循客戶檔案裡儲存的語言，這一項不會，與其讓你自己猜，不如在這裡說清楚。
常見問題
我能在加密的紀錄裡面搜尋嗎？
可以。盲索引把 HMAC 三元組標記存放在密文旁邊，因此子字串搜尋無需解密任何內容即可命中。盲索引的金鑰與加密金鑰被刻意分開保管：其中一個外洩不會破掉另一個。
同事能看到每一則紀錄嗎？
只看得到你允許的。每則紀錄都是私人、團隊可見，或僅指派成員可見，而且是逐則選擇，不是按帳號設一次。
刪掉的紀錄會怎樣？
它進資源回收桶而不是消失，更動會記進該紀錄的歷程。紀錄是唯一值得慢慢刪的東西。