引言

ClientFlow（以下簡稱「我們」）致力於保護您的隱私。本隱私權政策說明了當您使用我們的 Business OS 平臺時，我們如何收集、使用、披露和保護您的資訊。我們的主要資料處理在歐盟（德國）進行，確保了嚴格的資料保護標準。ClientFlow 是業務管理軟體，而非醫療記錄系統：如果您記錄了客戶的健康資訊或其他特殊類別個人資料，則您是這些資料的控制者，我們依據《資料處理合約》作為您的處理者。

我們收集的資訊

您提供的資訊

  • 帳戶資訊（電子郵件、姓名、透過 OAuth 的個人資料圖片）
  • 客戶資料（姓名、電話號碼、電子郵件）
  • 付款記錄（金額、日期、狀態）
  • 通訊內容（範本、註釋）

自動收集

  • 裝置資訊（瀏覽器類型、作業系統）
  • 使用資料（造訪的頁面、使用的功能）
  • IP 地址（用於安全和預防欺詐）
  • Cookie（會話管理、首選項）

我們如何使用您的資訊

服務提供

提供客戶管理、付款追蹤和提醒功能

帳戶管理

建立和管理您的帳戶

溝通聯絡

傳送與服務相關的通知

安全

防範欺詐和未經授權的存取

服務改進

分析使用情況以改善我們的服務

我們絕不會將您的個人資料出售給第三方。

資料共享

我們會與協助營運服務的可信服務供應商共享資料：

供應商用途
iyzico支付處理
Google身分驗證（OAuth）
Resend郵件寄送
WhatsApp (Meta)訊息傳送（Pro）

AI 功能與 AI 服務供應商

ClientFlow 的部分功能使用 AI——聊天助理、訊息建議、筆記摘要以及登記表單摘要。當您使用這些功能時，您提交的文字會傳送給相應的 AI 服務供應商。我們會在產品中標註由 AI 產生的內容，以便您隨時知道自己正在檢視的是什麼。筆記、登記答覆和訊息中可能包含您客戶的健康資訊。如果對這些內容執行 AI 功能——其中一些功能（例如登記表單分流和網站聊天機器人）在啟用後會自動執行——相應文字會傳送給我們的 AI 供應商。我們會自動遮蔽電話號碼、電子郵件地址、卡號、IBAN，以及土耳其和美國的國民身分證號碼（以模式比對為基礎，因此可能有所遺漏），但不會遮蔽姓名或健康細節，因此請僅在客戶的同意涵蓋此類文字時才對其使用 AI 功能。

供應商用途
AnthropicAI 功能：助理、訊息建議、筆記與表單摘要
OpenAI備援服務供應商，在其他供應商無法使用時啟用
GroqAI 功能：助理、訊息建議、筆記與表單摘要

ClientFlow 不會使用您的資料訓練 AI 模型。各服務供應商自身的資料保留條款有所不同；子處理者頁面逐一列出了這些條款，以及適用於向歐洲經濟區以外傳輸資料的保障措施。

AI 輸出僅供參考。多數功能會先將其呈現給您，由您決定保留、修改還是捨棄。少數功能——登記表單分流（摘要、緊急程度、紅旗訊號，例如可能存在的健康或安全疑慮、情緒傾向、建議動作和潛在客戶評分）、每週摘要以及網站聊天機器人回覆——會自行運作，並將結果寫入相應記錄或直接回覆；您可以隨時修改或刪除已儲存的結果。

檢視所有子處理者與傳輸保障措施

您的權利（GDPR 和 CCPA）

GDPR 權利（歐盟使用者）

  • 存取您的個人資料
  • 更正不準確的資料
  • 請求刪除資料
  • 資料可移植性（匯出）
  • 限制處理
  • 反對處理

CCPA 權利（加利福尼亞州）

  • 瞭解我們收集哪些資料
  • 刪除您的資料
  • 選擇退出資料出售（我們不出售）
  • 非歧視

要行使您的權利，請前往 設定 或透過 contact@clientflow.center 聯絡我們

KVKK 權利（土耳其使用者）

第 6698 號個人資料保護法

如果您位於土耳其，根據個人資料保護法 (KVKK)，您擁有以下權利：

  • 瞭解您的個人資料是否被處理
  • 如果資料被處理，則請求有關處理的資訊
  • 瞭解處理的目的以及是否相應地使用資料
  • 瞭解資料在國內或國外傳輸給的第三方
  • 如果資料不完整或不準確，則要求更正
  • 根據第 7 條要求刪除或銷燬資料
  • 反對自動資料處理的結果對您不利
  • 要求賠償因非法處理造成的損失

資料控制者

ClientFlow 是您的帳戶、帳單和網站資料的資料控制者。對於您儲存在 ClientFlow 中的客戶資料，您是控制者，我們依據《資料處理合約》作為您的處理者。如有 KVKK 相關問題，請聯絡我們：contact@clientflow.center。

VERBIS 狀態

根據 KVKK（土耳其《個人資料保護法》），只有超過土耳其個人資料保護局設定閾值（員工人數、資產負債表總額，或以處理特殊類別個人資料為主要活動）的資料控制者才必須進行 VERBIS 註冊。ClientFlow 目前的營運規模低於這些閾值，因此無須在 VERBIS 註冊。KVKK 的所有其他義務（合法處理、資料主體權利、洩露通知、安全措施）均完全適用。

如需行使 KVKK 權利，請將您的請求傳送至 contact@clientflow.center。我們將按法律要求在 30 天內回覆。

國際資料傳輸

我們的主要資料處理在歐盟（德國 Hetzner）進行。當資料傳輸到歐盟/歐洲經濟區之外時，我們依據我們的子處理者頁面上為每個接收方列明的保障措施，該頁面同時會說明哪些保障措施尚未生效：

歐盟-美國資料隱私框架（DPF）

用於傳輸到根據 DPF 認證的美國子處理者，包括 Google Cloud 和 Cloudflare。

標準合同條款（SCCs）

用於傳輸到未受充分性決定或 DPF 認證覆蓋的子處理者。

充分性決定

在適用的情況下，我們依賴歐盟委員會的充分性決定。

您可以透過聯絡我們請求有關任何特定傳輸所使用的具體保障措施的資訊。

資料保留

在您的帳戶處於有效狀態期間，我們會一直保留您的資料。刪除帳戶後會發生什麼，取決於您在哪裡刪除。在我們網站的帳戶設定中刪除時，您透過電子郵件確認後即開始 30 天的寬限期，在此期間您可以隨時取消；寬限期結束後 1 天內，您的帳戶和業務資料將被永久刪除。在 iOS 應用程式中刪除則立即生效，無法取消或撤銷：您的個人檔案和登入資訊會立即刪除，您的業務資料會在 3 天內刪除。以下是我們的保留政策，包括無論以哪種方式刪除後我們仍會保留的內容：

資料類型保留期限
帳戶資料在我們網站上的 30 天寬限期結束後 1 天內刪除；如在 iOS 應用程式中刪除帳戶，則立即刪除
客戶記錄隨您的帳戶一併刪除：在我們網站上為 30 天寬限期結束後 1 天內，在 iOS 應用程式中為 3 天內
您開具的帳單單據（發票、收據、報價單）隨您的帳戶一併刪除——作為開具單據的企業，這些單據的稅務儲存義務由您承擔
我們自身的訂閱與付款記錄經匿名化處理（不含個人資料）後，至少按我方稅法要求保留 7 年
安全與管理稽核日誌無限期——僅可追加且不可變更，因此無法被修改或刪除
您所作同意的記錄刪除後仍會保留，與您的帳戶分離，作為同意的證明
我們傳送的電子郵件記錄刪除後作為投遞記錄保留，但會移除地址和內容
會計帳簿分錄（僅當您設定了會計功能時）刪除後仍會保留——已過帳的分錄是僅可追加的會計記錄，因此無法被修改或刪除
新聞通訊／行銷資料在您退訂 6 年後匿名化處理
加密備份隨著備份輪換，已刪除的資料會在 90 天內從我們的備份中消失
AI 對話與 AI 結果Copilot 對話：在您刪除後約 30 天刪除，或在您的帳戶被刪除時刪除。網站聊天機器人日誌：保留至您的帳戶被刪除。登記表單分流結果：隨其提交內容一併刪除、在撤回同意時刪除，或在您的帳戶被刪除時刪除

兒童隱私

ClientFlow 不面向 16 歲以下的個人提供服務。我們不會有意收集 16 歲以下兒童的個人資料。如果我們發現無意中收集了 16 歲以下兒童的個人資料，我們將立即採取措施刪除相關資訊。如果您認為有兒童向我們提供了個人資料，請立即與我們聯絡。

安全

我們實施產業標準的安全措施

您的資料受到下文所述安全措施的保護。

  • 傳輸中的 TLS 加密
  • 在應用程式層對諮詢筆記、成效記錄、整合憑證、付款權杖與雙因素身分驗證金鑰進行 AES-256-GCM 加密
  • 帶有重新整理權杖輪換的 OAuth 2.0 和 JWT
  • 應用程式層嚴格的使用者級資料隔離
  • 付款由 iyzico（PCI DSS 認證）處理——卡號僅經我們的系統傳遞給 iyzico，我們絕不儲存

投訴程序

如果您認為您的資料保護權利受到侵犯，您有權向監管機構提出投訴。

歐盟

本地資料保護機構

歐盟居民可以向其所在國家/地區的 DPA 提出投訴。

土耳其

KVKK（個人資料保護機構）

土耳其居民可以在 kvkk.gov.tr 提出投訴

英國

資訊專員辦公室 (ICO)

英國居民可以透過 ico.org.uk 聯絡 ICO

美國加利福尼亞

加利福尼亞州總檢察長

加利福尼亞居民可以就 CCPA 違規行為聯絡 AG。

我們更傾向於直接解決問題。在向監管機構投訴之前，請先透過 contact@clientflow.center 聯絡我們。

本政策的變更

我們可能會不時更新本隱私權政策。對於重大變更，我們將在變更生效前至少提前 30 天透過電子郵件和/或在我們平臺上的顯著位置發出通知。我們建議您定期檢視本政策。您在變更後繼續使用服務，即表示您接受更新後的政策。

目前版本：1.5

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相關文件

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