Görev Yönetimi Rehberi

ClientFlow'un görev yönetimi sistemiyle işletme operasyonlarınızın kontrolünü elinizde tutun. Kendiniz veya takımınız için görevler oluşturun, bitiş tarihleri belirleyin, ilerlemeyi takip edin ve hiçbir şeyin gözden kaçmadığından emin olun.

Görev Oluşturma

ClientFlow'daki görevler, belirli bir randevuya bağlı olmayan eylem öğelerini, takipleri ve işletme operasyonlarını takip etmenize yardımcı olur.

Hızlı Görev Oluşturma

1. Kontrol Paneli → Görevler bölümüne gidin
2. Yeni Görev düğmesine tıklayın
3. Görev detaylarını girin:
   • Başlık — Yapılması gerekenin açık, eyleme dönüştürülebilir tanımı
   • Açıklama — Ek bağlam, talimatlar veya bağlantılar
   • Bitiş tarihi — Görevin ne zaman tamamlanması gerektiği (isteğe bağlı bir bitiş saati ve başlangıç tarihi de girilebilir)
   • Öncelik — Düşük, Orta veya Yüksek
   • Görev tipi — Görev, Takip, Hatırlatma, Arama veya Mesaj
4. İsteğe bağlı olarak görevi bir müşteriye ve randevuya bağlayın ya da genel bir işletme görevi için müşteriyi boş bırakın
5. Kaydet düğmesine tıklayın

Müşteri Etkileşiminden Görev

Görevleri müşteri profilinden de oluşturabilirsiniz: müşteriyi açın ve Görevler sekmesinden o müşteriye zaten bağlı bir görev ekleyin. Müşterinin Notlar sekmesinde (ızgara görünümü), bir not üzerindeki Takip görevi oluştur seçeneği, o müşteri için notun başlığından türetilmiş bir Takip görevi oluşturur. Görev formunda, görevi müşterinin randevularından birine de bağlayabilirsiniz.

Görev Şablonları

Pro planında ve üstünde, sık oluşturduğunuz görevler için şablonlar kaydedebilirsiniz (Görevler → Görev Şablonları). Bir şablon varsayılan başlığı ve açıklamayı, önceliği, görev tipini, bitiş tarihi farkını, tahmini saati, alt görevleri, etiketleri ve tekrarlama ayarını saklar; böylece yaygın görevleri Yeni Görev penceresindeki şablon seçicisinden başlatabilirsiniz. Şablonlar, işlemleri başlatma kontrol listeleri, gün sonu prosedürleri ve haftalık rutinler için kullanışlıdır. Ekiplerde şablonları sahipler ve yöneticiler kaydeder, düzenler ve siler; görev oluşturabilen her kullanıcı (sahip, yönetici ve üye) bir şablondan görev başlatabilir.

Takıma Atama

Team planında, işi devretmek ve sorumlulukları takip etmek için görevleri takım üyelerine atayın.

Görev Atama

Görev oluştururken veya düzenlerken Atanan Kişi alanından bir takım üyesi seçin. Atanan kişi ClientFlow içinde bir bildirim alır ve Bana Atanan filtresi ona kendisine atanan görevleri gösterir. Görevleri istediğiniz zaman yeniden atayabilirsiniz — yeni atanan kişi otomatik olarak bilgilendirilir.

Takım Görev Erişimi

Rol	Görebilir	Oluşturabilir	Düzenleyebilir, Tamamlayabilir veya Silebilir
Sahip	Tüm görevler	Evet	Evet
Yönetici	Tüm görevler	Evet	Evet
Üye	Tüm görevler	Evet	Kendi oluşturduğu veya kendisine atanan görevleri, alt görevleri ve bağımlılıklarıyla birlikte düzenleyip tamamlayabilir; görevleri silemez ve toplu atama yapamaz
İzleyici	Tüm görevler	Hayır	Hayır

İş Yükü Dengeleme

Kimin ne taşıdığını görmek için Görevler sayfasındaki atanan filtresini (varsayılan olarak Tüm Atananlar yazan liste) kullanın: bir takım üyesini, Atanmamış seçeneğini ya da Bana Atanan seçeneğini seçin. Bunu, son tarihler kaçırılmadan önce aşırı yüklenmiş takım üyelerini belirlemek ve işi yeniden dağıtmak için kullanın. Ayrıca birden fazla görev seçip araç çubuğundaki Ata seçeneğiyle hepsini tek bir kişiye devredebilirsiniz (yalnızca sahipler ve yöneticiler).

Yinelenen Görevler

Düzenli bir takvimde gerçekleşen tekrarlayan görevlerin oluşturulmasını otomatikleştirin.

Yineleme Kurulumu

1. Normal şekilde bir görev oluşturun ve bir bitiş tarihi belirleyin (tekrarlayan görevler için gereklidir)
2. Tekrarlama bölümünde görevin ne sıklıkla tekrarlanacağını seçin (örneğin Günlük, Hafta içi, Haftalık, İki haftada bir, Aylık veya Özel)
3. Gerekirse kalıbı ayrıntılandırın:
   • Günlük — Her gün veya her N günde bir
   • Haftalık — Haftanın belirli günleri
   • Aylık — Ayın belirli günleri veya ayın N. hafta günü (örneğin ilk Pazartesi)
   • Özel — Her N günde, haftada, ayda veya yılda bir tekrarla
4. Ne zaman biteceğini seçin: belirli bir tarihte, belirli sayıda tekrardan sonra veya hiç (hiç bitmeyen bir tekrarlama 100 tekrarla sınırlıdır)
5. Görevi kaydedin

Yineleme Örnekleri

• Haftalık envanter kontrolü — Her Cuma, stok seviyelerini kontrol edin ve gerektiğinde yeniden sipariş verin
• Aylık finans incelemesi — Her ayın ilk Pazartesi günü, kar-zarar ve giderleri inceleyin
• Günlük kapanış rutini — Her gün saat 18:00'de çalışma alanını temizleyin ve yarına hazırlık yapın
• Üçaylık vergi hazırlığı — Her 3 ayda bir, makbuzları toplayın ve vergi belgelerini hazırlayın

Yinelenen Örnekleri Yönetme

Yinelenen bir görevin her oluşumu ayrı bir görevdir. Bir oluşumu tamamlamak diğerlerini etkilemez. Bir serideki görevi düzenlerken değişikliğin Yalnızca bu görev için mi yoksa Bu ve gelecek görevler için mi geçerli olacağını seçersiniz; geçmiş oluşumlar değişmez.

Öncelik ve Durum

Görevlerinizi etkili bir şekilde düzenlemek ve takip etmek için öncelik ve durumu kullanın.

Öncelik Seviyeleri

Öncelik	Ne Zaman Kullanılır
Yüksek	Yakında ilgilenilmesi gerekir veya diğer işi engelliyor
Orta	Normal öncelik, bitiş tarihine kadar yapılmalı
Düşük	Yapılsa iyi olur, gerekirse bekleyebilir

Görev Durumları

Görevler şu durumlardan geçer:

• Beklemede — Görev oluşturuldu, henüz başlanmadı
• Devam Ediyor — Aktif olarak üzerinde çalışılıyor
• Tamamlandı — Başarıyla tamamlandı
• İptal Edildi — Artık gerekli değil

Bir görevin durumunu detay panelinde değiştirebilir, Pano görünümünde sütunlar arasında sürükleyebilir ya da birden fazla görev seçip Durum Değiştir seçeneğini kullanabilirsiniz. Görevler sayfasının üstündeki istatistik çubuğu aktif, gecikmiş ve bugün bitmesi gereken görevlerinizi ve tamamlanma oranınızı gösterir; böylece ne kadar işin beklemede olduğunu hızlıca görebilirsiniz.

İlerleme Takibi

Takımınız genelinde ve zaman içinde görev tamamlanmasını takip edin.

Görevleri Filtreleme

Görevler sayfası tüm görevlerinizi listeler ve şu filtrelere sahiptir:

• Durum — Yalnızca beklemede, devam ediyor, tamamlandı veya iptal edildi görevleri göster
• Öncelik — Yüksek, Orta veya Düşük
• Tip — Görev, Takip, Hatırlatma, Arama veya Mesaj
• Müşteri — Belirli bir müşteriye bağlı görevler
• Atanan — Tüm Atananlar, Atanmamış, Bana Atanan veya belirli bir takım üyesi (Team planı)
• Bitiş tarihi — Bugün, Bu Hafta, Bu Ay, Sadece Gecikmiş veya özel bir aralık
• Etiket — Pro planında ve üstünde

Gecikmeli Görev Yönetimi

Bitiş tarihi tamamlanmadan geçen görevler gecikmeli olarak işaretlenir. Gecikmeli görevler görev listesinde vurgulanır, istatistik çubuğunda sayılır ve ClientFlow gecikmiş görevlerinizin günlük özet bildirimini gönderir. Gecikmeli görevleri düzenli olarak inceleyin — tamamlayın, bitiş tarihini güncelleyin veya artık ilgili değilse iptal edin.

Tamamlanma Metrikleri

Pro planında ve üstünde, Görevler → Görev Analitiği görevlerinizin zaman içinde nasıl ilerlediğini gösterir:

• Tamamlanma oranı — Görevlerinizin ne kadarının tamamlandığı
• Zamanında tamamlama oranı — Tamamlanan görevlerin bitiş tarihine kadar bitirilenlerinin payı
• Ortalama tamamlanma süresi — Oluşturulmadan tamamlanmaya kadar geçen ortalama gün sayısı
• Gecikme oranı — Bitiş tarihini geçen görevlerin payı
• Dağılımlar — Görevlerin duruma, önceliğe, tipe ve etikete göre dağılımı

Yorumlar

Yorumlarla görevlere bağlam ekleyin.

Görev Yorumları

İlerleme güncellemelerini, kararları veya ek bilgileri kaydetmek için herhangi bir göreve yorum ekleyin. Yorumlar kimin ne zaman yazdığını gösterir ve düzenlenebilir ya da silinebilir; görev içinde bir görüşme dizisi oluşturur. Bir görevi açtığınızda Yorumlar sekmesinde bulursunuz. Bu, birden fazla kişinin bir görevi tamamlamaya katkıda bulunduğu takım işbirliği için özellikle kullanışlıdır.