Gider Takibi ve Bütçeler

ClientFlow'un gider takibi ve bütçe araçlarıyla işletme finanslarınızı kontrol altında tutun. Her gideri kaydedin, harcamaları kategorilere ayırın, her kategoriye bir bütçe belirleyin ve gerçek harcamanızın bütçeyle nasıl karşılaştığını görün.

Gider Ekleme

ClientFlow'da gider kaydetmek basittir. Her gider hesabınıza bağlıdır ve kolay raporlama için kategoriye göre düzenlenir.

Yeni Gider Kaydetme

1. Kontrol Paneli → Giderler bölümüne gidin
2. Gider Ekle düğmesine tıklayın
3. Gider detaylarını girin:
   • Açıklama — Giderin ne için olduğu
   • Tutar — Vergi hariç maliyet. Vergi varsa isteğe bağlı Vergi ve Kesintiler bölümüne girin; form toplamı gösterir
   • Tarih — Giderin gerçekleştiği tarih
   • Kategori — Kategori listenizden seçin
   • Ödeme yöntemi — Nakit, banka havalesi, kart veya diğer
4. İsteğe bağlı olarak makbuz ekleyin (fotoğraf veya PDF)
5. Kaydet düğmesine tıklayın

Makbuz Ekleme

Her giderle birlikte doğrudan makbuz fotoğrafları veya PDF taramaları yükleyin. Makbuzlar, depolandıkları Cloudflare R2'de bekleme halinde şifrelenir ve yüklenen dosyalar virüslere karşı taranır. Desteklenen formatlar PNG, JPG, GIF, WebP ve 10MB'a kadar PDF'tir. Makbuzları dijital olarak saklamak vergi dönemini kolaylaştırır ve kağıt makbuzları kaybetme riskini ortadan kaldırır.

Yinelenen Giderler

Kira, abonelikler veya sigorta gibi düzenli giderler için gideri eklerken Tekrarlayan Gider seçeneğini açın. Ne sıklıkla tekrarlanacağını (günlük, haftalık, aylık veya yıllık), aralığı (örneğin her 3 ayda bir) ve ne zaman biteceğini seçin: hiç bitmesin, belirli bir tarihte veya belirli sayıda tekrardan sonra. ClientFlow her vade tarihinde yeni bir gider kaydı oluşturur. Yeni kayıtlar sıradan giderlerdir; tutar değişirse ilgili kaydı düzenleyin.

Kategoriler

Giderleri kategoriye göre düzenlemek, paranızın nereye gittiğini anlamak ve doğru vergi raporlaması için önemlidir.

Varsayılan Kategoriler

Kategorilerinizi Giderler → Kategoriler ve Bütçeler bölümünden yönetin. Henüz hiç kategoriniz yoksa Varsayılan Kategorileri Ekle düğmesi sekiz standart kategori oluşturur. Kategoriler İngilizce adlarla oluşturulur; istediğiniz zaman yeniden adlandırabilirsiniz:

• Office Supplies — Ofis malzemeleri
• Software & Tools — Yazılım ve araçlar
• Marketing & Advertising — Pazarlama ve reklam
• Travel & Transportation — Seyahat ve ulaşım
• Professional Services — Profesyonel hizmetler
• Equipment & Hardware — Ekipman ve donanım
• Utilities — Kamu hizmetleri
• Other — Diğer

Özel Kategoriler

Belirli işletme ihtiyaçlarınıza uygun kategoriler oluşturun. Aynı sayfada Kategori Ekle düğmesine tıklayın, bir ad, bir renk ve isteğe bağlı bir açıklama verin; kategorileri sürükleyerek yeniden sıralayabilirsiniz. Bir kategoriyi düzenleyebilir veya silebilirsiniz; silinen kategorideki giderler kategorisiz kalır.

Bütçe Belirleme

Harcamaları kontrol etmek ve sınıra yaklaşıldığında veya sınır aşıldığında uyarı almak için herhangi bir gider kategorisine bütçe belirleyin.

Bütçe Oluşturma

1. Giderler → Kategoriler ve Bütçeler bölümüne gidin
2. Yeni bir kategori ekleyin veya mevcut bir kategoriyi düzenleyin
3. Bütçe takibini etkinleştir seçeneğini açın
4. Bütçe Tutarını girin ve Bütçe Dönemini seçin (aylık, üç aylık veya yıllık)
5. Uyarı Eşiğini ayarlayın: uyarı almak istediğiniz bütçe yüzdesi (varsayılan %80)
6. Kategoriyi kaydedin

Örneğin, Pazarlama ve Reklam için aylık 5.000 TL bütçe ve varsayılan %80 eşiği, harcama 4.000 TL'ye ulaştığında sizi uyarır. Sayfanın üstündeki Bütçe Genel Bakışı, tüm kategorilerinizin bütçelerini toplar ve bunlara karşı ne harcadığınızı gösterir.

Bütçe Uyarıları

ClientFlow bütçelerinizi günde bir kez kontrol eder. Bir kategori uyarı eşiğine ulaştığında uygulama içi bir bildirim alırsınız; kategori bütçesini aşarsa bir bildirim daha alırsınız. Her uyarı türü, her kategori için ayda en fazla bir kez gönderilir. Giderler sayfası ayrıca kaç kategorinin eşiğine yakın olduğunu veya bütçeyi aştığını gösterir.

Bütçe Dönemleri

Her bütçe tek bir dönemi kapsar: seçtiğiniz gibi bir ay, bir çeyrek veya bir yıl. ClientFlow o dönemde kaydedilen harcamayı bütçe tutarıyla karşılaştırır. Her bütçe tek bir kategoriye aittir; ayrı bir genel bütçe yoktur.

Onay İş Akışları (Team Planı)

Team planında, sahip ve yöneticiler dışındaki takım üyelerinin girdiği giderler, bir sahip veya yönetici onaylayana ya da reddedene kadar bekletilebilir.

Onaylar Nasıl Çalışır

1. Bir takım üyesi, hesabın onay eşiğine eşit veya eşiğin üzerinde bir gider kaydeder. Gider Onay Bekliyor olarak işaretlenir
2. Sahipler ve yöneticiler, Giderler sayfasının üstünde her giderin kim tarafından girildiğini, kategorisini, tarihini ve tutarını gösteren bir Bekleyen Onaylar paneli görür
3. Gideri onaylarlar veya isteğe bağlı bir gerekçeyle reddederler. Reddedilen giderler harcama toplamlarının dışında bırakılır

Hiç kimse kendi giderini onaylayamaz.

Onay Eşiği

Yalnızca onay eşiğine eşit veya eşiğin üzerindeki giderler bekletilir; daha küçük giderler incelemeye gerek kalmadan kaydedilir. Eşik tüm takım için geçerlidir ve yalnızca hesap sahibi belirleyebilir. Hesap sahibi, Giderler sayfasının üstündeki onay panelinde bir Onay eşiği kutusu görür: bir tutar yazıp Kaydet'e tıklayın ya da hiçbir gideri bekletmemek için Kapat'a tıklayın. Tutar, giderin hangi para biriminde girildiğine bakılmadan yazıldığı gibi karşılaştırılır; yapılan bir değişiklik, bundan sonra kaydedilen giderlere uygulanır.

Raporlar

ClientFlow'un gider raporları, harcama kalıplarını görmenize ve bunları bütçelerinizle karşılaştırmanıza yardımcı olur.

Gider Analizi

Analiz sayfası (Giderler → Analiz) son 3, 6 veya 12 ayı kapsar ve şunları gösterir:

• Aylık eğilim — Zaman içindeki harcamayı gösteren bir grafik; önceki dönemle karşılaştırmak için Karşılaştır düğmesi
• Kategori dağılımı — Harcamanın kategorilere nasıl dağıldığını gösteren pasta grafiği
• Bütçe sapması — Bütçesi olan her kategori için bütçe ile gerçek harcama (aşağıya bakın)
• Gider tahmini — Geçmiş harcamanıza dayanan önümüzdeki üç ayın tahmini

Kategori Bütçelerine Bir Bakış

Giderler → Kategoriler ve Bütçeler sayfasında, bütçesi olan her kategori ne kadar harcandığını, ne kadarının kaldığını ve bütçenin yüzde kaçının kullanıldığını gösterir.

Dışa Aktarma Seçenekleri

Gider kayıtlarınızı İçe/Dışa Aktar bölümünden (Dışa Aktar sekmesini açıp Giderleri seçin) tarih aralığına göre filtreleyerek CSV veya Excel olarak dışa aktarın. Dışa aktarma Starter ve üzerinde kullanılabilir. Analiz raporunu ayrıca analiz sayfasındaki PDF Dışa Aktar düğmesiyle PDF olarak indirebilirsiniz. Muhasebeciniz veya vergi danışmanınızla paylaşmak için kullanışlıdır.

Sapma Analizi

Bütçe sapma analizi, bütçe üstünde veya altında olduğunuz alanları belirlemek için gerçek harcamayı her kategorinin bütçesiyle karşılaştırır.

Sapmayı Anlama

Giderler → Analiz sayfasındaki Bütçe Sapması grafiği, bütçesi olan her kategori için şunları gösterir:

Metrik	Açıklama
Bütçe	Dönem için planlanan harcama
Gerçekleşen	Kaydedilen gerçek harcama
Sapma	Bütçe eksi gerçekleşen (pozitif = bütçe altı)
Kullanılan	Bütçenin harcanan yüzdesi
Durum	Bütçe altı (uyarı eşiğinin altında), Hedefte (uyarı eşiğinde veya üzerinde ama bütçe içinde), Bütçe aşımı (bütçeden fazla). Çubuğun rengi duruma göre değişir

Sapma Verilerini Kullanma

Aşağıdaki amaçlarla sapma verilerini aylık olarak inceleyin:

• Harcamanın sürekli bütçeyi aştığı kategorileri belirleyin — bütçeyi artırmayı veya giderleri azaltmayı düşünün
• Daha yüksek öncelikli alanlara yeniden tahsis edilebilecek kullanılmamış bütçeyi fark edin
• Maliyet düşürme önlemlerinin zaman içindeki etkisini takip edin
• Gerçek harcama kalıplarına dayalı olarak sonraki dönem için daha doğru bütçeler hazırlayın