Gider Takibi ve Butceler

ClientFlow'un gider takibi ve butce yonetimi araclariyla isletme finanslarınızı kontrol altında tutun. Her gideri kaydedin, harcamaları kategorilere ayırın, butceler belirleyin ve yolda kalmak icin gercek zamanlı sapma analizi alın.

Gider Ekleme

ClientFlow'da gider kaydetmek basittir. Her gider hesabınıza baglıdır ve kolay raporlama icin kategoriye gore duzenlenir.

Yeni Gider Kaydetme

1. Kontrol Paneli → Giderler bolumune gidin
2. Gider Ekle dugmesine tıklayın
3. Gider detaylarını girin:
   • Acıklama — Giderin ne icin oldugu
   • Tutar — Vergi dahil toplam maliyet
   • Tarih — Giderin gerceklestigi tarih
   • Kategori — Kategori listenizden secin
   • Odeme yontemi — Nakit, kart, banka havalesi vb.
4. Istege baglı olarak makbuz ekleyin (fotograf veya PDF)
5. Gideri Kaydet dugmesine tıklayın

Makbuz Ekleme

Her giderle birlikte dogrudan makbuz fotografları veya PDF taramaları yukleyin. Makbuzlar Cloudflare R2'de AES sifreleme ile guvenli bir sekilde saklanır ve ClamAV antivirusu ile taranır. Desteklenen formatlar JPEG, PNG ve 10MB'a kadar PDF icerir. Makbuzları dijital olarak saklamak vergi donemini kolaylastırır ve kagıt makbuzları kaybetme riskini ortadan kaldırır.

Yinelenen Giderler

Kira, abonelikler veya sigorta gibi duzenli giderler icin yinelenen kayıtlar olusturun. Sıklıgı yapılandırın (haftalık, aylık, ucaylık, yıllık) ve ClientFlow programa gore otomatik olarak gider kayıtları olusturur. Yinelenen giderler, siz tutarı onaylayıncaya veya ayarlayana kadar "Beklemede" durumunda gorunur.

Gider Durumları

Giderler su durumlarla bir is akısını takip eder:

• Taslak — Olusturuldu ancak henuz gonderilmedi (tek kullanıcılar bunu atlayabilir)
• Beklemede — Gonderildi ve onay bekleniyor (Team planı)
• Onaylandı — Takım sahibi/yoneticisi tarafından onaylandı
• Reddedildi — Bir nedenle reddedildi (yeniden gonderilebilir)

Kategoriler

Giderleri kategoriye gore duzenlemek, paranızın nereye gittigini anlamak ve dogru vergi raporlaması icin onemlidir.

Varsayılan Kategoriler

ClientFlow, cogu hizmet isletmesini kapsayan onceden yapılandırılmıs gider kategorileriyle gelir:

• Kira ve Faturalar — Ofis/studyo kirası, elektrik, su, internet
• Malzemeler — Sarf malzemeleri, materyaller, ofis malzemeleri
• Ekipman — Araclar, makineler, mobilya
• Pazarlama — Reklam, sosyal medya, basılı materyaller
• Sigorta — Is sigortası, sorumluluk teminatı
• Mesleki Gelisim — Egitim, kurslar, sertifikalar
• Ulasım — Tasıma, yakıt, otopark
• Yazılım ve Abonelikler — SaaS aracları, uygulamalar, lisanslar
• Bordro — Maaslar, yuklenici odemeleri
• Diger — Kategorize edilmemis giderler

Ozel Kategoriler

Belirli isletme ihtiyaclarınıza uygun ozel kategoriler olusturun. Kategorileri eklemek, yeniden adlandırmak veya yeniden sıralamak icin Ayarlar → Gider Kategorileri bolumune gidin. Her kategori, grafiklerde gorsel tanımlama icin bir renge ve muhasebe amacları icin varsayılan vergi islemine sahip olabilir.

Butce Belirleme

Harcamaları kontrol etmek ve sınırlara yaklasıldıgında veya asıldıgında uyarı almak icin butceler belirleyin.

Butce Olusturma

1. Kontrol Paneli → Giderler → Butceler bolumune gidin
2. Butce Olustur dugmesine tıklayın
3. Butce kapsamını secin:
   • Genel butce — Tum kategorilerdeki toplam harcama limiti
   • Kategori butcesi — Belirli bir gider kategorisi icin limit
4. Butce tutarını ve donemini ayarlayın (aylık, ucaylık veya yıllık)
5. Uyarı esik degerlerini yapılandırın (ornegin, %80 ve %100'de bildir)
6. Butceyi Kaydet dugmesine tıklayın

Butce Uyarıları

Harcama bir butce esigine yaklastıgında, ClientFlow tercih ettiginiz kanallar uzerinden (uygulama ici, e-posta, anlık bildirim) bildirimler gonderir. Varsayılan uyarı seviyeleri:

• Uyarı — Butcenin %80'i kullanıldı (sarı gosterge)
• Kritik — Butcenin %100'une ulasıldı (kırmızı gosterge)
• Asıldı — Harcama butceyi astı (asım tutarıyla kırmızı)

Donen ve Sabit Butceler

Iki butce yaklasımı arasında secim yapın:

• Sabit butce — Her donem aynı tutar, kullanılmayan butce devretmez
• Donen butce — Kullanılmayan butce sonraki doneme devir eder

Onay Is Akısları (Team Planı)

Team planında, takım uyeleri tarafından gonderilen giderler, onaylanmıs gider olarak kaydedilmeden once bir onay is akısından gecer.

Onaylar Nasıl Calısır

1. Takım uyesi bir gider olusturur ve onay icin gonderir
2. Isletme sahibi gider detaylarıyla birlikte bir bildirim alır
3. Sahip, eklenmis makbuzlar dahil gideri inceler
4. Sahip, istege baglı bir yorumla gideri onaylar veya reddeder
5. Takım uyesine karar bildirimi yapılır

Onay Limitleri

Kucuk giderler icin inceleme yukunu azaltmak amacıyla otomatik onay esikleri yapılandırın. Ornegin, 500 TL esik degeri belirleyin — bu tutarın altındaki giderler otomatik olarak onaylanır, daha buyuk giderler manuel inceleme gerektirir.

Raporlar

ClientFlow, harcama kalıplarını anlamanıza ve bilinçli finansal kararlar almanıza yardımcı olmak icin ayrıntılı gider raporları saglar.

Gider Ozeti

Gider ozeti kontrol paneli (Giderler → Raporlar) asagıdakileri gosterir:

• Toplam giderler — Onceki donemle karsılastırmalı mevcut donem toplamı
• Kategori dagılımı — Harcama dagılımını gosteren pasta grafigi
• Aylık egilim — Zaman icindeki gider egilimlerini gosteren cizgi grafigi
• En buyuk giderler — Donemdeki en buyuk bireysel giderler

Kategori Analizi

Gormek icin herhangi bir kategoriye detayına inin:

• Secilen donem icin o kategorideki toplam harcama
• Ay bazında degisim (yuzde artıs veya azalıs)
• Kategori icindeki bireysel gider kayıtları
• Kategori butcesi belirlendiginde butce kullanımı

Dısa Aktarma Secenekleri

Gider verilerini CSV, Excel veya PDF formatında dısa aktarın. Dısa aktarmalar tum gider alanlarını ve kategoriye gore hesaplanmıs toplamları icerir. Muhasebeciniz veya vergi danısmanınızla paylasmak icin kullanıslıdır. Raporların e-postanıza teslim edilmesi icin otomatik aylık dısa aktarma planlayın.

Sapma Analizi

Butce sapma analizi, butce ustunde veya altında oldugunuz alanları belirlemek icin gercek harcamayı butcelenmis tutarlarla karsılastırır.

Sapmayı Anlama

Ayrıntılı sapma raporu gormek icin Giderler → Butce Sapması bolumune gidin. Butcesi olan her kategori icin:

Metrik	Acıklama
Butcelenen Tutar	Donem icin planlanan harcama
Gerceklesen Tutar	Kaydedilen gercek harcama
Sapma (TL)	Butcelenen ve gerceklesen arasındaki fark (pozitif = butce altı)
Sapma (%)	Butceden yuzde fark
Durum	Butce altı (yesil), Yolda (sarı), Butce ustu (kırmızı)

Sapma Verilerini Kullanma

Asagıdaki amaclarla sapma verilerini aylık olarak inceleyin:

• Harcamanın surekli butceyi astıgı kategorileri belirleyin — butceyi artırmayı veya giderleri azaltmayı dusunun
• Daha yuksek oncelikli alanlara yeniden tahsis edilebilecek kullanılmamıs butceyi fark edin
• Maliyet dusurme onlemlerinin zaman icindeki etkisini takip edin
• Gercek harcama kalıplarına dayalı olarak sonraki donem icin daha dogru butceler hazırlayın