Excel'in Psikolog Muayenehanesinde Nerede Yetersiz Kaldığı
Birçok solo psikolog gelir takibini Excel'de yapıyor. İlk aylar idare eder — ancak 20+ danışanla çalışmaya başladığınızda şu sorunlar ortaya çıkar:
Geciken girişler: "Bu hafta 3 seans kaydetmeyi unuttum" → aylık gelir rakamınız güvenilmez olur.
Kategori karmaşası: Özel ödeme, kurumsal anlaşma ve SGK faturalandırması aynı sütunda mı, ayrı sayfalarda mı? Her muhasebeci farklı format ister.
Geriye dönük düzeltme zorluğu: 2 ay önceki bir ödemeyi değiştirmek tüm formülleri bozabilir.
Raporlama eksikliği: "Bu çeyrek ne kadar kazandım?" sorusunun cevabı için 30 dakika formül yazmak gerekir.
5 Temel Finansal Metrik
Her psikolog muayenehanesinin aylık takip etmesi gereken metrikler:
1. Seans Başına Ortalama Gelir
Toplam seans geliri / toplam yapılan seans sayısı. Paket indirimleri, ücretsiz seanslar ve iptal kayıpları dahil. Hedef: yıldan yıla artış trendi.
2. Seans Doluluk Oranı
Yapılan seans sayısı / toplam müsait slot sayısı. Çok düşük doluluk gelir kaybı, çok yüksek doluluk tükenmişlik riski demektir; sürdürülebilir aralığı kendi çalışma temponuza göre belirleyin.
3. Danışan Başına Yaşam Boyu Değer (LTV)
Bir danışanın ortalama kaç seans aldığı × seans başına gelir. Örnek: danışanlarınız ortalama 20 seans alıyor ve seans 500 TL ise LTV = 20 × 500 = 10.000 TL. Bu rakam, yeni bir danışan kazanmak için ne kadar harcayabileceğinizi düşünmenize yardımcı olur.
4. No-Show Kayıp Oranı
Son dakika iptal ve no-show seans sayısı × seans fiyatı. Aylık gelir kaybı olarak izleyin ve kendi hedefinizi koyun.
5. Net Kâr Marjı
(Toplam gelir - toplam gider) / toplam gelir × 100. Oranı aydan aya karşılaştırın; düşüş gösteriyorsa gider yapınızı gözden geçirin.
ClientFlow ile Finansal Takip
ClientFlow bu metriklerin bir kısmını hesaplar, bir kısmını sizin hesaplamanız gerekir:
- Gelir trendi (Başlangıç ve üstü): Analizler'de aylık gelir trendi ve dönem karşılaştırması; kâr-zarar ve nakit akışı tabloları Pro ve Takım planlarında
- Danışan değeri: Gösterge panelindeki bir kart, ödeme geçmişinden danışan başına tahmini yıllık değeri (CLV) gösterir
- No-show: Analizler'in performans sayfasında genel gelmeme oranı (Başlangıç ve üstü), her danışanın sayfasında o danışanın gelmediği randevu sayısı görünür; kayıp geliri ayrıca hesaplayan bir rapor yoktur
- Doluluk oranı: Hazır bir doluluk oranı raporu yoktur; takvimden kendiniz hesaplarsınız. Önümüzdeki haftada çok dolu ve çok boş günler arasında büyük fark varsa Bugün sayfasında bir uyarı görünür
- Gider takibi (her planda): Kira, vergi, eğitim, yazılım gibi kategorilerle
- Dışa aktarım (Başlangıç ve üstü): Ödemeleri ve giderleri CSV veya Excel olarak dışa aktarıp muhasebecinize iletebilirsiniz
Her ödeme kaydına bir kategori (ör. özel ödeme, kurumsal, SGK) atayabilir, kısmi ve tekrarlayan ödemeleri ayrı ayrı takip edebilirsiniz. ClientFlow ödeme almaz; danışan size nasıl ödüyorsa öyle öder, siz kaydı tutarsınız.
Gelir ve gider takibini denemek için psikolog çözüm sayfamızı ziyaret edin.