Neden Dijitale Geçmelisiniz?
Kağıt onam formlarının üç temel sorunu:
- Kaybolma riski — dosya dolabında veya taşınmada kaybolabilir
- Arama zorluğu — belirli bir danışanın onam durumunu kontrol etmek dakikalar alır
- Güncelleme güçlüğü — formda değişiklik yaptığınızda yenisini tüm danışanlardan yeniden almak gerekir
Dijital bir onam formuyla:
- Her gönderim tarihiyle saklanır
- Hangi danışanın formu doldurduğunu gönderim listesinden görürsünüz
- Form güncellendiğinde yeni onayı mevcut danışanlara kendiniz gönderirsiniz
- Bir denetimde veya anlaşmazlıkta doldurulmuş formu gösterebilirsiniz
Aydınlatılmış Onam Formunun Yapısı
Bölüm 1: Terapi Süreci Bilgilendirmesi
- Terapi yaklaşımı ve yöntemi
- Seans süresi ve sıklığı
- Beklenen süreç ve olası sonuçlar
- Terapinin sınırlılıkları
Bölüm 2: Gizlilik İlkesi
- Gizliliğin kapsamı ve sınırları
- Gizliliğin kırılacağı durumlar (yasal bildirim yükümlülüğü)
- Seans kayıtları ve notların saklanma koşulları
Bölüm 3: Ücret ve İptal Politikası
- Seans ücreti ve ödeme yöntemi
- İptal ve no-show koşulları
- Paket seans şartları (paket satıyorsanız)
Bölüm 4: KVKK Aydınlatma Metni
- Veri sorumlusunun kimliği
- İşlenen kişisel verilerin türleri
- İşleme amacı ve hukuki dayanağı
- Verilerin paylaşılacağı taraflar (kullandığınız yazılım sağlayıcıları dahil)
- Saklama süresi
- Danışanın hakları (Madde 11)
Bölüm 5: Onay Beyanı
- Tüm bölümlerin okunduğu ve anlaşıldığı beyanı
- Onay kutusu ve imza
- Onam metninin sürüm numarası veya tarihi
ClientFlow ile Dijital Onam
ClientFlow'un Başvuru Formları'yla (Başlangıç ve üstü planlarda) bu yapıyı kendiniz kurarsınız. Hazır bir onam veya KVKK aydınlatma şablonu yoktur; Terapi Danışanı Başvuru Formu şablonu öykü ve güvenlik sorularını içerir ama onam bölümü içermez.
- Form oluşturucu — onam metnini Paragraf alanlarıyla, onayı Onay Kutusu ile, imzayı İmza alanıyla eklersiniz ve alanları zorunlu yapabilirsiniz. Form ayarlarındaki "İmza zorunlu" seçeneği tek başına imza istemez; İmza alanını forma kendiniz eklersiniz.
- Kayıt — her gönderimle birlikte gönderim tarihi, formun o anki sürüm numarası ve gönderenin IP adresi saklanır. Formu değiştirdiğinizde sürüm numarası kendiliğinden artar.
- Gönderim — form bağlantısını e-posta, WhatsApp, QR kod veya doğrudan bağlantı olarak paylaşırsınız. Hoş geldin ve randevu onayı otomasyonlarına form bağlantısı ekleyebilirsiniz; bu mesajlar otomatik gider: e-postayla her planda, WhatsApp'tan yalnızca Pro ve Takım planlarında kendi numaranız bağlıyken.
- Durum takibi — tüm gönderimleri Form Gönderimleri sayfasında, tek bir danışanın formlarını danışan sayfasındaki Formlar sekmesinde görürsünüz.
- Yeniden onay — form güncellendiğinde mevcut danışanlardan otomatik yeniden onay istenmez; formu onlara kendiniz gönderirsiniz.
Bilmeniz gerekenler:
- Başvuru formu yanıtları ve imzalar uygulama katmanında ayrıca şifrelenmez (not başlığı ve metni ise AES-256-GCM ile şifrelenir). ClientFlow "KVKK uyumlu" olduğunu iddia etmez; aydınlatma yapmak ve açık rıza almak veri sorumlusu olarak sizin işinizdir.
- Pro ve Takım planlarında her yeni başvuru için yapay zekâ özeti varsayılan olarak açıktır ve yanıtlar AB dışındaki bir yapay zekâ sağlayıcısına gönderilir. Ruh sağlığı öyküsü içeren formlarda bu özelliği formun ayarlarından kapatın ya da aydınlatma metninizde belirtin.
Başvuru formlarını denemek için psikolog çözüm sayfamızı ziyaret edin.