Müzik Öğretmeninin Klasik Sorunu: "Bu Ay Ödedik mi?"
Piyano, gitar, keman, vokal: ne öğrettiğiniz fark etmez. Eğer:
- 10'dan fazla öğrenciniz varsa,
- Her birinin aylık aidatı ay başında veya ortasında ödeniyorsa,
- Bazı veliler havale/EFT, bazıları nakit ödüyorsa,
muhtemelen ay sonu telaşı yaşıyorsunuz: "Ali'nin annesi geçen hafta vermişti sanırım... Yoksa Mehmet miydi? Excel'i açayım..."
Bu telaşın çoğu, her ödemeyi aynı yere yazmamaktan doğar. Aşağıda bunun ClientFlow'da nasıl kurulduğu, her adımın hangi planda olduğu ve yazılımın neyi yapmadığıyla birlikte anlatılıyor.
Aidat Takibinde 5 Temel Bileşen
1. Öğrenci Başına Sabit Aylık Tutar (her planda)
Öğrenci kaydında Ödeme Türü olarak "Tekrarlayan"ı seçip şunları yazarsınız:
- Aylık Tutar: 2.500 TL, 3.000 TL vb.
- Ödeme Günü: ayın 1'i, 15'i vb. (bilgi amaçlıdır; kayda vade tarihi olarak geçmez)
- Para birimi: TL, USD, EUR ve diğerleri
Ödeme alındığında yöntemini (nakit, banka havalesi, kart, diğer) kaydedersiniz. ClientFlow parayı tahsil etmez; veli size bugün nasıl ödüyorsa öyle öder, ClientFlow kaydını tutar.
2. Ayın Ödemelerini Tek Adımda Açmak
Ay başında Ödemeler sayfasındaki Toplu Oluştur ile, aylık tutarı dolu olan öğrenciler için o ayın ödeme kayıtlarını tek seferde açarsınız. O ay için zaten kaydı olan öğrenci atlanır. Ücretsiz planda ayda en fazla 10 ödeme kaydı açılabilir; Başlangıç ve üstünde sınır yoktur.
Taksitle ödeyen öğrenciler için kayıtta "Taksit" türünü seçip toplam tutarı, taksit sayısını ve başlangıç tarihini girersiniz; ClientFlow eşit tutarlı aylık taksit kayıtlarını vade tarihleriyle birlikte kendisi oluşturur.
3. Hatırlatmalar
- Ücretsiz ve Başlangıç: ClientFlow mesajı hazırlar, siz telefonunuzdan tek dokunuşla WhatsApp'tan gönderirsiniz. Mesaj şablonlarını kendiniz yazarsınız (Ücretsiz'de 3, Başlangıç'ta 15 şablon).
- Başlangıç ve üstü: "Ödeme hatırlatması" otomasyonu, vadesi geçen ödemeler için vadeden 3 ve 7 gün sonra mesaj gönderir, 14. günde kaydı işaretler. Yalnızca vade tarihi olan kayıtlarda çalışır: taksitler ve vade tarihi girdiğiniz ödemeler. Toplu Oluştur ile açılan aylık kayıtların vade tarihi yoktur; isterseniz kaydı düzenleyip ekleyebilirsiniz.
- Pro ve Takım: kendi WhatsApp Business numaranızı bağlarsanız WhatsApp mesajları da otomatik gider.
Vadeden önce giden otomatik bir ödeme hatırlatması yoktur.
4. Kim Ödedi, Kim Borçlu
Ödemeler sayfasında her kaydın durumu görünür: ödenmedi, kısmen ödendi, ödendi, gecikmiş. "Ödenmemiş", "bugün vadesi gelen" ve "bu hafta vadesi gelen" filtreleri ve bir takvim görünümü vardır. Bugün sayfası da geciken ödemeleri öne çıkarır.
5. Yıl Sonu Dökümü
Ödemeleri düzenli kaydettiyseniz, Başlangıç ve üstü planlarda analiz ve mali rapor ekranlarında aylık gelir ve öğrenci başına ödeme durumu görünür. Ödeme listesini CSV/Excel veya PDF olarak dışa aktarıp muhasebecinize verirsiniz.
Müzik Öğretmenine Özel 4 Senaryo
Senaryo 1: Aidatı Farklı Kişiler Ödüyor
Anne çalışıyor, baba seyahatte, bazen amca ödüyor.
Çözüm: ClientFlow'da bir öğrenciye birden fazla ilgili kişi tanımlanamaz; hatırlatma kayıttaki tek telefon numarasına ve e-postaya gider. Ödemeyi kimin yaptığını ödeme kaydının açıklamasına yazabilirsiniz. Kayıttaki ikinci telefon alanı bilgi içindir, hatırlatma ona gitmez.
Senaryo 2: "Bu Ay Az Geldik" Pazarlığı
Veli "bu ay sadece 2 derse geldi, niye 4 ders ücreti?" diye itiraz ediyor.
Çözüm: Dersleri takvimde tutar, geldiğinde "Tamamlandı", gelmediğinde "Gelmedi" olarak işaretlerseniz, öğrencinin randevu geçmişinde hangi tarihlerde geldiği ve gelmediği görünür. Somut tarihlere işaret edebilirsiniz.
Senaryo 3: Konser veya Resital Öncesi Ek Dersler
Öğrenci ek ders istiyor, normal aidata ek ücret alınacak.
Çözüm: Ek dersi ayrı bir ödeme kaydı olarak girin; açıklamasına "ek ders" yazın. Öğrencinin ödeme listesinde aidattan ayrı görünür.
Senaryo 4: Tatilde Ders Yok, Aidat?
Yaz tatilinde birkaç hafta ders yok. Aidat aylık sabit mi, ders başı mı?
Çözüm: Bu bir fiyat politikası kararıdır. Aylık sabit ücret alıyorsanız tatil ayında o öğrenci için Toplu Oluştur'u çalıştırmazsınız ya da kaydı düzenlersiniz. Ders başı ücret alıyorsanız, randevu türüne ücret girin; yalnızca tamamlanan dersler için ödeme kaydı açılır.
Excel'den ClientFlow'a Geçiş
- İçe aktarma (Başlangıç ve üstü): Excel veya CSV dosyanızı yükleyin. ClientFlow "Ad Soyad", "Telefon", "Tutar" gibi yaygın sütun adlarını (bazı Türkçe başlıklar dahil) tanır ve içe aktarmadan önce bir önizleme gösterir. Ücretsiz planda öğrencileri tek tek eklersiniz.
- Kontrol: Her öğrencinin aylık tutarını ve iletişim bilgilerini doğrulayın; 18 yaş altı öğrencilerde velinin numarasını ve e-postasını yazın.
- Hatırlatma: Mesaj şablonlarınızı yazın ve kendi numaranıza bir deneme mesajı gönderin.
Kendi Hesabınızı Yapın
Burada size ortalama bir kazanç rakamı vermiyoruz; sizin rakamınız sizin öğrencilerinize bağlı. Bir ay boyunca şunları sayın:
- Unutulan veya geç fark edilen aidat sayısı × aidat tutarınız
- Hatırlatma yazmaya ve ödeme kontrolüne giden süre
- Yıl sonunda gelir dökümü çıkarmaya giden süre
Toplamı, seçeceğiniz planın ücretiyle karşılaştırın. 10 öğrenciye kadar Ücretsiz plan ücret istemez; fiyatlar fiyatlandırma sayfasında.
Sonuç
Aidat takibi, müzik öğretmenliğinin en sevimsiz işi olabilir. Her ödemeyi aynı yerde tutmak, ayın kayıtlarını tek adımda açmak ve standart bir hatırlatma metni kullanmak işin çoğunu çözer. ClientFlow bunları yapar; parayı tahsil etmez, e-fatura göndermez ve sizin yerinize fiyat politikası belirlemez.
ClientFlow'u 10 öğrencinize kadar ücretsiz kullanabilirsiniz.
İlgili rehberler: