Özel Ders Öğretmenliğinin Gizli Yönetim Yükü
Ders vermek işin görünen kısmı. Görünmeyen kısmı şunlar:
- Ders programını ayarlamak ve değişiklikleri takip etmek
- Hatırlatma mesajları yazmak
- Kimin ödediğini, kimin borçlu olduğunu takip etmek
- Her öğrencinin eksiklerini ve deneme sonuçlarını not etmek
- Yıl sonunda gelir dökümü çıkarmak
Bu işlerin haftada ne kadar sürdüğünü bir hafta boyunca kendiniz ölçün; bir yazılımın size ne kazandıracağını en iyi o rakam gösterir.
Öğrenci Takip Yazılımı Seçerken 5 Kritik Soru
1. WhatsApp ile Çalışıyor mu?
Veliler ve öğrenciler gün içinde WhatsApp'ı sık açar; e-posta ise gelen kutusunda bekleyebilir. ClientFlow'da:
- Ücretsiz ve Başlangıç: ClientFlow hatırlatma mesajını hazırlar, siz telefonunuzdan tek dokunuşla gönderirsiniz. Bu hazır mesajlar şimdilik İngilizce ve saati UTC olarak gösteriyor.
- Pro ve Takım: kendi WhatsApp Business numaranızı bağlarsanız hatırlatmalar otomatik ve öğrencinin dilinde gider.
E-posta hatırlatması her planda vardır; SMS yoktur.
2. Telefondan Kullanılabiliyor mu?
Not alma ve ödeme işaretleme çoğunlukla ders aralarında yapılır. ClientFlow'un web uygulaması her telefonda tarayıcıdan çalışır ve tarayıcının "Ana Ekrana Ekle" seçeneğiyle ana ekrana eklenebilir. iOS uygulaması AB dışındaki ülkelerde yayında; Android uygulaması yok.
3. Veri Güvenliği Nasıl?
Öğrenci verileri, özellikle 18 yaş altı öğrencilerinki, kişisel veridir ve korunması sizin de sorumluluğunuzdadır. ClientFlow'da:
- Not başlığı ve metni AES-256-GCM ile şifrelenir; öğrenci kartındaki diğer alanlar ayrıca şifrelenmez
- Bağlantılar TLS 1.3 ile korunur
- Her gece şifreli yedek alınır
- Uygulama ve veritabanı Almanya'da (AB) barındırılır
- Hesabınız için iki adımlı doğrulamayı açabilirsiniz
ClientFlow "KVKK uyumlu" olduğunu iddia etmez; aydınlatma ve gerektiğinde açık rıza veri sorumlusu olarak sizin işinizdir.
4. Birden Fazla Öğretmen Aynı Sistemi Kullanabilir mi?
Evet, Takım planında: 3 kullanıcıyla başlar, 50 ek kullanıcıya kadar büyür; sahip, yönetici, üye ve izleyici rolleri vardır. Bilmeniz gereken: her öğretmen tüm öğrencileri ve randevuları görür, "yalnızca kendi öğrencilerim" kısıtlaması yoktur.
5. Yıl Sonunda Gelir Dökümü Çıkarabiliyor mu?
Beyanname için ders gelirinizin dökümü gerekir. Başlangıç ve üstü planlarda analiz ve mali rapor ekranlarında aylık gelir, öğrenci başına ödeme durumu ve ödeme yöntemi dağılımı görünür. Ödeme listesini CSV/Excel ya da PDF olarak dışa aktarıp muhasebecinize gönderebilirsiniz. ClientFlow e-fatura/e-arşiv göndermez ve beyanname hazırlamaz.
En Sık Yapılan 7 Hata
1. WhatsApp Gruplarında Ders Programı Yönetmek
Karışık, kaybolan, yanlış kişiye giden mesajlar. Tek tek bireysel mesajlaşma çok daha güvenli.
2. Aidat Takibini Hafızada Tutmak
"Ali bu ay ödedi mi?" sorusu hafızada cevaplanmaz. Yazılı bir kayıt gerekir.
3. Hatırlatmaları Her Seferinde Sıfırdan Yazmak
Her hafta her öğrenciye aynı mesajı elle yazmak zaman alır. Hazır mesajla bu iş tek dokunuşa, otomatik gönderimle (Pro ve Takım) sıfıra iner.
4. Her Sınav Sonucunu Kafadan Hatırlamak
Üç ay sonra "Ayşe geçen kasım denemesinde kaç netti?" sorusuna cevap veremezsiniz. Sonucu o günün notuna yazın.
5. Öğrenci Notlarını Word Dosyalarında Tutmak
Her öğrenci için ayrı bir Word dosyası, klasörlere dağılmış. Notu öğrencinin kaydına bağlı tutmak onu bulunur kılar; ClientFlow'da notların içinde arama yapılabilir.
6. Telefon Numaralarını Yedeklememek
Telefon kaybolunca veli iletişimi de kaybolur. Bulut tabanlı bir sistemde kayıtlar her cihazdan erişilebilir kalır.
7. Yıl Sonunda Gelir Toplamını Elle Hesaplamak
On iki aylık elle toplama hataya açıktır. Ödemeleri düzenli kaydettiyseniz toplam, raporda hazır durur.
Özel Ders Veren Öğretmenler İçin Önerilen İş Akışı
Pazartesi sabahı: Randevular takvimini açın, bu haftaki dersleri gözden geçirin, çakışmaları düzeltin (ClientFlow aynı saate iki ders girdiğinizde uyarır).
Her dersten sonra: Randevuyu "Tamamlandı" olarak işaretleyin, kısa bir not düşün: "Konu X, eksik nokta Y, sonraki ders Z'ye odaklan."
Ay başında: Öğrenci kaydındaki Aylık Tutar alanı doluysa, Ödemeler sayfasındaki Toplu Oluştur ile o ayın ödeme kayıtlarını seçtiğiniz öğrenciler için tek seferde açın. Bu kayıtlar ay bazında oluşur ve vade tarihi taşımaz; kayıttaki Ödeme Günü yalnızca bilgi içindir.
Ay sonunda: Ödemeler sayfasındaki "ödenmemiş" filtresiyle kimin borçlu olduğuna bakın. Başlangıç ve üstünde otomatik ödeme hatırlatması açılabilir, ama yalnızca vade tarihi olan kayıtlarda çalışır (vade tarihi girdiğiniz ödemeler ve taksit planları).
Yıl sonunda: Ödeme listesini dışa aktarıp muhasebecinize gönderin.
Hangi Plan Sizin İçin Uygun?
| Plan | Öğrenci Sayısı | Önemli Sınırlar | Önerilen Profil |
|---|---|---|---|
| Ücretsiz | 10'a kadar | Ayda 20 randevu, 10 ödeme kaydı; başvuru formu ve içe aktarma yok | Yeni başlayan, yan gelir olarak ders veren öğretmenler |
| Başlangıç | Sınırsız | Hatırlatmalar tek dokunuşla gönderilir; 3 başvuru formu; içe/dışa aktarma | Tam zamanlı çalışan öğretmenler |
| Pro | Sınırsız | Otomatik WhatsApp, gelişmiş analizler, Programlar | Hatırlatmaları tamamen otomatik isteyenler |
Fiyatlar fiyatlandırma sayfasında. Ücretli planları 14 gün kartsız deneyebilirsiniz.
Sonuç
Doğru bir öğrenci takip yazılımı, özel ders veren öğretmenler için "lüks" değil, düzenin temelidir. Excel ve WhatsApp birkaç öğrenciye kadar idare eder; öğrenci sayısı arttıkça unutulan ödeme ve kaçan hatırlatma da artar.
ClientFlow'u 10 öğrencinize kadar ücretsiz kullanabilirsiniz. Ücretsiz plan için kredi kartı istemiyoruz.
İlgili rehberler: