Matematik Öğretmenleri İçin Öğrenci Takibinde Yaşanan Sorunlar
Özel ders veren bir matematik öğretmeni iseniz, muhtemelen şu sorunlara aşinasınız:
- Excel tabloları ile öğrenci aidatlarını takip etmek; bir hücrenin yanlış güncellenmesi üzücü hatalara yol açıyor.
- WhatsApp gruplarında kaybolan ders programları ve hatırlatmalar.
- Velilerden gelen "Bu ay ödememiz ne kadardı?" sorularına her seferinde geriye dönüp bakmak.
- Hangi öğrencinin hangi konuda eksiği var sorusuna net cevap verememek.
- Ders saatinden 10 dakika önce öğrencinin gelmediğini fark etmek ve aramaya başlamak.
Bu sorunların ortak yanı: bilgi dağınık, sistem manuel. Aşağıda iyi bir öğrenci takip programında olması gerekenler ve ClientFlow'un her birinde ne yaptığı anlatılıyor.
Bir Öğrenci Takip Programının Sahip Olması Gereken 8 Temel Özellik
1. Öğrenci Profili ve Veli Bilgileri
Her öğrenci için tek bir kart üzerinde:
- Ad, soyad, okul, sınıf, hedef sınav (TYT, AYT, LGS)
- Veli adı, telefonu, e-postası
- Ders günleri ve saatleri
- Aylık aidat tutarı ve ödeme yöntemi
- Notlar (öğrencinin öğrenme stili, ilgi alanları, zayıf konuları)
ClientFlow'da: öğrenciler Müşteriler altında durur; kayıtta iletişim bilgileri, randevular, ödemeler, notlar ve dosyalar bir arada görünür. Okul, sınıf ve hedef sınav için özel alan eklersiniz. Ayrı bir veli alanı yoktur; küçük öğrenciler için velinin telefonunu ve e-postasını kayda yazarsınız, hatırlatmalar oraya gider.
2. Ders Planlama ve Takvim Senkronizasyonu
Haftalık tekrarlayan dersler, telafi dersleri, deneme sınav günleri hepsi tek takvimde.
ClientFlow'da: tekrarlayan dersler günlük, haftalık, aylık veya yıllık kurulur; haftalık seride günleri siz seçersiniz. Tek bir dersi taşıyabilir, iptal edebilir veya tüm seriyi düzenleyebilirsiniz. Başlangıç ve üstü planlarda takvim Google Takvim ve iCloud ile senkronize olur.
3. Aylık Aidat Takibi
Her öğrenci için:
- Ödeme tarihi: Genellikle ay başı veya ay ortası
- Ödeme yöntemi: Nakit, banka havalesi, kart
- Ödeme durumu: Ödendi, kısmen ödendi, ödenmedi, gecikmiş
- Hatırlatma: Aidat geciktiğinde
ClientFlow'da: aidatı tekrarlayan aylık ödeme olarak kurarsınız; her ay ödenmemiş bir kayıt açılır. Tam veya kısmi ödemeyi kaydedersiniz. ClientFlow vade gününden önce mesaj göndermez. Ödeme hatırlatmasını Hatırlatmalar sayfasından siz gönderirsiniz; Başlangıç ve üstü planlarda gecikmiş ödemeler için bir otomasyon da vardır. ClientFlow ödeme almaz, yalnızca kaydını tutar.
4. WhatsApp ve E-posta Hatırlatmaları
Türkiye'de en etkili iletişim kanalı WhatsApp.
ClientFlow'da:
- Ders hatırlatması: her derse bir hatırlatma; zamanını 5 dakika ile 1 gün önce arasında siz seçersiniz. E-posta hatırlatması her planda otomatiktir. Pro ve Takım planlarında WhatsApp hatırlatması kendi WhatsApp Business numaranızdan otomatik ve öğrencinin dilinde gider. Ücretsiz ve Başlangıç planlarında ClientFlow WhatsApp mesajını hazırlar, siz telefonunuzdan tek dokunuşla gönderirsiniz; bu hazır mesaj şimdilik İngilizce ve saati UTC olarak gösteriyor.
- Ödeme hatırlatması: mesaj şablonunuzu kendiniz yazarsınız, örneğin "Sayın veli, {{name}} için {{month}} ayı aidatı ({{amount}}) {{due_date}} tarihindedir." Ad, tutar, ay ve vade her öğrenci için otomatik doldurulur.
- Telafi dersi: öğrenciye kendiniz yazarsınız. ClientFlow gelen "evet" yanıtlarını okuyup dersi onaylamaz.
5. Seans Notları ve Konu Takibi
Her dersten sonra kısa bir not düşmek hayat kurtarır:
- "Trigonometride dik açılı üçgenleri tamamladık. Birim çember konusunu sonraki derse bıraktık."
- "TYT denemesi: 28/40. Türev sorularında zayıf, tekrar gerekecek."
- "Öğrenci stresli görünüyordu, sınav haftası; bir sonraki ders motivasyon sohbetiyle başla."
ClientFlow'da: notlar öğrencinin kaydında tarih sırasıyla durur, etiketlenebilir, içlerinde arama yapılabilir; başlığı ve metni şifreli saklanır. 3 ay sonra bir veliyle görüşürken çocuğun nereden nereye geldiğini notlardan anlatabilirsiniz.
6. Deneme Sınav Sonuçları
Birden fazla deneme sınavı sonucunu kaydedip:
- Hangi konularda yüksek puan?
- Hangi konularda gerileme var?
- Net sayısı zaman içinde nasıl değişti?
ClientFlow'da: sonuçları ders notlarına yazarsınız (ör. "deneme" etiketiyle). ClientFlow bunlardan grafik veya konu istatistiği çıkarmaz; notlarda tarih sırasıyla görürsünüz.
7. Ödeme Geçmişi ve Muhasebe
Yıl sonunda gelir vergisi beyanı için:
- Yıllık toplam ders geliri
- Aylık dağılım
- Öğrenci başına gelir
ClientFlow'da: her öğrencinin ödeme geçmişi kaydında durur. Başlangıç ve üstü planlarda temel analizler (aylık eğilimler, öğrenci bazında ödemeler) ve Mali Raporlar özeti vardır; ödemeleri CSV veya PDF olarak dışa aktarıp muhasebecinize verirsiniz.
8. Veli ve Öğrenci Portalı
Veli, çocuğunun ders programını ve faturalarını kendisi görebilmeli.
ClientFlow'da: online randevu sayfanızı kurduktan sonra bir danışan portalı açılır. Öğrenci kaydındaki e-posta adresiyle (küçük öğrencilerde velinin e-postası) giriş yapılır; geçmiş ve yaklaşan dersler, faturalar ve formlar görünür, ders kurallarına göre iptal yapılabilir. Portal notları, sınav sonuçlarını veya ödeme kayıtlarını göstermez ve ödeme almaz.
Excel'den ClientFlow'a Geçiş: 3 Adımda
1. Mevcut Excel'inizi içe aktarın (Başlangıç ve üstü). Öğrenci adı, telefon ve e-posta sütunları olan dosyayı yükleyin, sütunları eşleyin, önizlemede kontrol edip içe aktarın.
2. Ders programını oluşturun. Pazartesi 16:00 Ali, Salı 17:00 Ayşe gibi tekrarlayan dersleri girin. Seri takvime kendiliğinden eklenir.
3. Hatırlatmaları ayarlayın. Her ders için hatırlatma zamanını seçin ve aylık aidatları tekrarlayan ödeme olarak kurun.
Kendi Rakamlarınızla Hesaplayın
Bir ay boyunca kaç ödemeyi geç hatırladığınızı ve kaç dersin unutulduğunu not edin, sonra bunu bir planın fiyatıyla karşılaştırın. Fiyatlar fiyatlandırma sayfasında. Ücretsiz plan 10 öğrenciyi ve ayda 20 dersi kapsar; ücretli planları 14 gün kartsız deneyebilirsiniz.
Hangi Sınavlar İçin Uygun?
ClientFlow sınav türünden bağımsız bir takip aracıdır; şu hazırlıklarda kullanılabilir:
- LGS hazırlık (8. sınıf)
- TYT hazırlık (12. sınıf)
- AYT matematik (sayısal bölüm hazırlığı)
- Üniversite matematik dersleri (Calculus I/II, Lineer Cebir)
- KPSS matematik (genel yetenek hazırlığı)
Bireysel mi, Grup Dersi mi?
ClientFlow bireysel dersler için kurulmuştur. Her randevuya bir öğrenci yazılır ve iki randevu aynı saate denk gelemez; bu yüzden 4-5 kişilik grup dersleri henüz tek bir ders olarak planlanamaz.
ClientFlow'un Bugün Yapmadıkları
- Grup dersi ve kontenjan
- Deneme sınavı grafikleri ve konu istatistikleri
- Öğrenci kaydında ayrı bir veli alanı
- Genel toplu mesaj veya duyuru
- Öğrenciden veya veliden online ödeme almak
- SMS hatırlatma
Sonuç: Öğrenci Takibinde Tek Platform Stratejisi
Bir matematik öğretmeni günde 4-6 saat ders veriyorsa, geri kalan zamanın çoğunu ders hazırlığına ayırmak ister, Excel tablosu güncellemeye değil. ClientFlow tekrarlayan işleri (dersler, aidatlar, hatırlatmalar, notlar) tek yerde toplar ve yapmadıklarını baştan söyler.
ClientFlow'u 10 öğrencinize kadar ücretsiz deneyebilirsiniz. Kredi kartı gerekmiyor.
ClientFlow'u ücretsiz deneyin →
İlgili rehberler: