Missä asiakastietosi säilytetään ja kuka muu niihin pääsee
Kaksi eri kysymystä niputetaan muotoon «onko tämä GDPR-yhteensopiva». Ensimmäinen on se, missä tiedot fyysisesti ovat. Toinen on se, mitkä muut yritykset käsittelevät niitä toimittajan puolesta — alikäsittelijät — ja missä ne ovat. Toimittaja voi vastata ensimmäiseen hyvin ja silti ohjata asiakaslistasi puolen tusinan sellaisen yrityksen läpi, joista et ole koskaan kuullut.
Aidon vastauksen erottaa markkinoinnista se, julkaiseeko toimittaja täyden alikäsittelijärekisterin sijainteineen. Lista, joka nimeää vain imartelevat kohdat, on huonompi kuin ei listaa lainkaan, koska se näyttää avoimuudelta. Pyydä koko rekisteri, myös Euroopan ulkopuoliset osat — jokaisella vakavasti otettavalla toimittajalla niitä on.
Mitä tarkistaa, kolmessa vaiheessa
Selvitä, missä tietokanta oikeasti on
Ei se, missä yritys on rekisteröity, eikä se, missä sivu sanoo «eurooppalainen». Se, missä ensisijainen tietokanta ja tiedostotallennus fyysisesti ovat. Vastauksen pitäisi olla nimetty alue tai kaupunki, ei manner.
Lue alikäsittelijärekisteri, älä tietosuojaselostetta
Seloste kuvaa aikomusta; rekisteri nimeää yrityksiä. Katso lukumäärä, kunkin sijainti ja käyttötarkoitus. Jos rekisteriä ei ole lainkaan, se on jo vastaus.
Tarkista, että saat tiedot ulos ja poistetuksi
Vienti ja poisto ovat oikeuksia, eivät ominaisuuksia, mutta ne ovat todellisia vain toimivan hallinnan kanssa. Kokeile molempia ennen sitoutumista: tukilaatikkoon päätyvä pyyntö ei ole sama asia kuin painike, joka tuottaa tiedoston.
Mitä ClientFlow vastaa
Ensisijainen tietokanta ja tiedostotallennus ovat Frankfurtissa Saksassa, joten asiakastiedot tallennetaan EU:hun. Asiakastietueet viedään pyynnöstä hallintapaneelista. Tilin poistaminen suorittaa henkilötietojen pysyvän poiston ja palauttaa kuitin siitä, mitä poistettiin. Auditlokit ovat vain lisättäviä, mikä pakotetaan tietokannan liipaisimella eikä käytännöllä — päivitykset ja poistot hylkää tietokanta itse, niitä ei vain vältetä koodissa.
Se osa, jonka useimmat toimittajat jättävät pois
ClientFlow käyttää 13 alikäsittelijää ja julkaisee ne kaikki sijainteineen. Kaksi on Saksassa. Kahdeksan on Yhdysvalloissa, mukaan lukien tekoälypäättely, maksut, sähköpostin toimitus ja virheiden valvonta. Loput kolme ovat EU-painotteisessa reunaverkossa, Irlannissa ja Turkissa. Siksi sanomme, että asiakastiedot tallennetaan EU:hun, emmekä kutsu koko palvelua eurooppalaiseksi — se ei ole, ja rekisteri nimeää hankalat kohdat muiden rinnalla.
Rakennettu niin, että vastaus on tarkistettavissa
Asiakastiedot tallennetaan EU:hun, alikäsittelijärekisteri on julkinen, tietojen vienti toimii pyynnöstä, tilin poisto on pysyvä ja palauttaa kuitin, ja auditlokit ovat vain lisättäviä tietokantatasolla. Tietojenkäsittelysopimus on saatavilla, ja tietosuoja-aineisto nimeää kunkin alikäsittelijän käyttötarkoituksen.
Usein kysytyt kysymykset
Tallennetaanko asiakastiedot EU:hun?
Kyllä — ensisijainen tietokanta ja tiedostotallennus ovat Frankfurtissa Saksassa. Emme kuvaa koko palvelua eurooppalaiseksi, koska osa alikäsittelijöistä toimii Yhdysvalloista, mukaan lukien tekoälypäättely, maksut, sähköpostin toimitus ja virheiden valvonta. Julkinen rekisteri nimeää ne.
Voinko viedä tai poistaa kaiken?
Molemmat. Vienti käynnistyy hallintapaneelista ja tuottaa tiedoston. Tilin poistaminen suorittaa henkilötietojen pysyvän poiston ja palauttaa kuitin siitä, mitä poistettiin.
Missä alikäsittelijälista on?
Julkaistu tällä sivustolla, kaikki 13 kohtaa sijainteineen ja käyttötarkoituksineen, linkitettynä tietosuoja-aineistosta.