Tietosuojakäytäntö
Olemme sitoutuneet suojaamaan henkilötietojasi ja olemaan avoimia niiden käytöstä. Tämä käytäntö kertoo, miten käsittelemme henkilötietojasi GDPR:n, CCPA:n ja KVKK:n puitteissa.
Viimeksi päivitetty: 5. lokakuuta 2026 | Versio 1.5
Johdanto
ClientFlow ("me", "meidän") on sitoutunut suojaamaan yksityisyyttäsi. Tämä tietosuojaseloste kuvaa, miten keräämme, käytämme, luovutamme ja suojaamme tietojasi, kun käytät Business OS -alustaamme. Ensisijainen tietojenkäsittelymme tapahtuu Euroopan unionissa (Saksa), mikä varmistaa vahvat tietosuojastandardit. ClientFlow on liiketoiminnan hallintaohjelmisto, ei potilastietojärjestelmä: jos tallennat asiakkaistasi terveystietoja tai muita erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, olet niiden rekisterinpitäjä ja me toimimme käsittelijänäsi tietojenkäsittelysopimuksemme mukaisesti.
Keräämämme tiedot
Antamasi tiedot
- Tilitiedot (sähköposti, nimi, profiilikuva OAuth:n kautta)
- Asiakastiedot (nimet, puhelinnumerot, sähköpostit)
- Maksutiedot (summat, päivämäärät, tilat)
- Viestintäsisältö (mallit, muistiinpanot)
Automaattinen keruu
- Laitetiedot (selaintyyppi, käyttöjärjestelmä)
- Käyttötiedot (vieraillut sivut, käytetyt ominaisuudet)
- IP-osoite (turvallisuus ja petosten estäminen)
- Evästeet (istunnonhallinta, asetukset)
Miten käytämme tietojasi
Palvelun toimittaminen
Asiakashallinnan, maksuseurannan ja muistutusominaisuuksien tarjoaminen
Tilin hallinta
Tilisi luominen ja hallinta
Viestintä
Palveluun liittyvien ilmoitusten lähettäminen
Turvallisuus
Suojaus petoksia ja luvatonta käyttöä vastaan
Parantaminen
Käytön analysointi palveluidemme parantamiseksi
Emme KOSKAAN myy henkilötietojasi kolmansille osapuolille.
Oikeudelliset perusteet käsittelylle (GDPR artikla 6)
Käsittelemme henkilötietojasi seuraavilla oikeudellisilla perusteilla:
Sopimuksen täytäntöönpano
Käsittely, joka on tarpeen palveluidemme tarjoamiseksi, tilisi hallinnoimiseksi ja sopimusvelvoitteidemme täyttämiseksi.
Tilin luominen, maksuseuranta, muistutusten toimitus
Oikeutetut edut
Käsittely oikeutettujen liiketoimintaetujemme vuoksi, tasapainotettuna oikeuksiasi ja vapauksiasi vastaan.
Palvelun parantaminen, petosten ehkäisy, turvallisuuden valvonta
Suostumus
Käsittely perustuu nimenomaisen suostumuksesi perusteella, jonka voit peruuttaa milloin tahansa.
Markkinointiviestit, valinnainen analytiikka, suosittelun käyttö
Lakisääteiset velvoitteet
Käsittely, jota vaaditaan sovellettavien lakien ja määräysten noudattamiseksi.
Verorekisterit, sääntelyvelvoitteiden noudattaminen, vastaaminen oikeudellisiin pyyntöihin
Tietojen jakaminen ja luovuttaminen
Jaamme tietoja luotettujen palveluntarjoajien kanssa, jotka auttavat palvelumme toiminnassa:
| Palveluntarjoaja | Tarkoitus |
|---|---|
| iyzico | Maksujenkäsittely |
| Todennus (OAuth) | |
| Resend | Sähköpostin toimitus |
| WhatsApp (Meta) | Viestien toimitus (Pro) |
Tekoälyominaisuudet ja tekoälytoimittajat
Osa ClientFlow'n ominaisuuksista käyttää tekoälyä — chat-avustaja, viestiehdotukset, muistiinpanojen tiivistelmät ja lomaketiivistelmät. Kun käytät jotakin niistä, syöttämäsi teksti lähetetään kyseiselle tekoälytoimittajalle. Merkitsemme tekoälyn tuottaman sisällön tuotteessa, joten tiedät aina, milloin katselet sitä. Muistiinpanot, esitietojen vastaukset ja viestit voivat sisältää asiakkaidesi terveystietoja. Jos niille ajetaan tekoälyominaisuus — jotkin, kuten esitietolomakkeiden triage ja verkkosivuchatbot, toimivat automaattisesti, kun ne on otettu käyttöön — kyseinen teksti lähetetään tekoälytoimittajallemme. Maskaamme automaattisesti puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet, kortti- ja IBAN-numerot sekä turkkilaiset ja yhdysvaltalaiset kansalliset henkilötunnukset (kuviopohjaisesti, joten osa voi jäädä huomaamatta), mutta emme nimiä tai terveystietoja, joten käytä tekoälyominaisuuksia tällaiseen tekstiin vain silloin, kun asiakkaidesi suostumus kattaa sen.
| Palveluntarjoaja | Tarkoitus |
|---|---|
| Anthropic | Tekoälyominaisuudet: avustaja, viestiehdotukset, muistiinpanojen ja lomakkeiden tiivistelmät |
| OpenAI | Varatoimittaja, käytössä kun toinen ei ole saatavilla |
| Groq | Tekoälyominaisuudet: avustaja, viestiehdotukset, muistiinpanojen ja lomakkeiden tiivistelmät |
ClientFlow ei käytä tietojasi tekoälymallien kouluttamiseen. Toimittajien omat säilytysehdot poikkeavat toisistaan; alikäsittelijäsivulla ne on lueteltu erikseen yhdessä ETA:n ulkopuolisiin siirtoihin sovellettavien suojatoimien kanssa.
Tekoälyn tuotos on neuvoa-antava. Useimmat ominaisuudet näyttävät sen ensin sinulle, ja sinä päätät säilytätkö, muokkaatko vai hylkäätkö sen. Muutama — esitietolomakkeiden triage (tiivistelmä, kiireellisyys, varoitusmerkit, kuten mahdollinen terveys- tai turvallisuushuoli, sävy, ehdotetut toimet ja liidipisteytys), viikoittainen yhteenveto ja verkkosivuchatbotin vastaukset — toimivat itsenäisesti ja kirjoittavat tuloksensa tietueeseen tai vastaavat suoraan; voit muokata tai poistaa tallennetun tuloksen milloin tahansa.
Katso kaikki alikäsittelijät ja siirtojen suojatoimetOikeutesi (GDPR ja CCPA)
GDPR-oikeudet (EU-käyttäjät)
- Pääsy henkilötietoihisi
- Virheellisten tietojen korjaus
- Tietojen poiston pyytäminen
- Tietojen siirrettävyys (vienti)
- Käsittelyn rajoittaminen
- Käsittelyn vastustaminen
CCPA-oikeudet (Kalifornia)
- Tieto keräämistämme tiedoista
- Tietojesi poistaminen
- Tietojen myynnistä kieltäytyminen (emme myy)
- Syrjimättömyys
Oikeuksiesi käyttämiseksi vieraile Asetuksissa tai ota yhteyttä osoitteessa contact@clientflow.center
KVKK-oikeudet (turkkilaiset käyttäjät)
Henkilötietojen suojalaki nro 6698
Jos olet Turkissa, sinulla on seuraavat henkilötietosuojalain (KVKK) mukaiset oikeudet:
- Tiedä, käsitelläänkö henkilötietojasi
- Pyydä tietoja käsittelystä, jos tietoja käsitellään
- Opi käsittelyn tarkoitus ja käytetäänkö tietoja sen mukaisesti
- Tiedä kolmannet osapuolet, joille tietoja siirretään kotimaassa tai ulkomailla
- Pyydä oikaisua, jos tiedot ovat epätäydellisiä tai virheellisiä
- Pyydä tietojen poistamista tai tuhoamista artiklan 7 mukaisesti
- Vastusta automaattisen tietojenkäsittelyn tuloksia, jotka ovat sinua vastaan
- Vaadi korvausta laittomasta käsittelystä johtuvista vahingoista
Rekisterinpitäjä
ClientFlow toimii tilisi, laskutuksesi ja verkkosivustotietojesi rekisterinpitäjänä. ClientFlow'hun tallentamiesi asiakastietojen osalta olet itse rekisterinpitäjä ja me toimimme käsittelijänäsi tietojenkäsittelysopimuksemme mukaisesti. KVKK-asioihin liittyvissä tiedusteluissa ota yhteyttä osoitteeseen contact@clientflow.center.
VERBIS-tila
KVKK:n mukaan VERBIS-rekisteröinti on pakollinen vain rekisterinpitäjille, jotka ylittävät Turkin tietosuojaviranomaisen asettamat kynnysarvot (työntekijöiden määrä, taseen loppusumma tai erityisten henkilötietojen käsittely pääasiallisena toimintana). ClientFlow toimii tällä hetkellä näiden kynnysarvojen alapuolella eikä siksi ole velvollinen rekisteröitymään VERBIS-järjestelmään. Kaikki muut KVKK-velvoitteet (laillinen käsittely, rekisteröidyn oikeudet, loukkausten ilmoittaminen, turvatoimet) ovat täysimääräisesti voimassa.
Käyttääksesi KVKK-oikeuksiasi ota meihin yhteyttä osoitteeseen contact@clientflow.center ja pyydä sitä. Vastaamme lain edellyttämällä tavalla 30 päivän kuluessa.
Kansainväliset tiedonsiirrot
Ensisijainen tietojenkäsittelymme tapahtuu Euroopan unionissa (Hetzner, Saksa). Kun tietoja siirretään EU:n/ETA:n ulkopuolelle, nojaamme kunkin vastaanottajan kohdalla alikäsittelijäsivullamme esitettyyn suojatoimeen, joka näyttää myös, missä suojatoimi ei vielä ole voimassa:
EU-US Data Privacy Framework (DPF)
Siirroille yhdysvaltalaisiin alakäsittelijöihin, jotka on sertifioitu DPF:n mukaisesti, mukaan lukien Google Cloud ja Cloudflare.
Standard Contractual Clauses (SCCs)
Siirroille alakäsittelijöihin, joita ei kata riittävyyspäätös tai DPF-sertifiointi.
Riittävyyspäätökset
Luotamme EU-komission riittävyyspäätöksiin, kun niitä sovelletaan.
Voit pyytää tietoja tietystä siirrosta käytetyistä suojatoimista ottamalla meihin yhteyttä.
Tietojen säilyttäminen
Säilytämme tietojasi niin kauan kuin tilisi on aktiivinen. Se, mitä tilin poistamisen jälkeen tapahtuu, riippuu siitä, missä poistat sen. Verkkosivustomme tiliasetuksissa poisto käynnistää 30 päivän harkinta-ajan heti, kun vahvistat sen sähköpostitse; voit perua poiston milloin tahansa tämän ajan kuluessa, ja viimeistään vuorokauden kuluttua sen päättymisestä tilisi ja yrityksesi tiedot poistetaan pysyvästi. iOS-sovelluksessa poisto tulee voimaan heti, eikä sitä voi perua tai kumota: profiilisi ja kirjautumistietosi poistetaan välittömästi ja yrityksesi tiedot 3 päivän kuluessa. Tässä säilytyskäytäntömme, mukaan lukien se, mitä säilytämme kummankin poistotavan jälkeen:
| Tietotyyppi | Säilytysaika |
|---|---|
| Tilitiedot | Poistetaan viimeistään vuorokauden kuluttua verkkosivustomme 30 päivän harkinta-ajan päättymisestä tai heti, kun poistat tilisi iOS-sovelluksessa |
| Asiakastiedot | Poistetaan tilisi mukana: viimeistään vuorokauden kuluttua 30 päivän harkinta-ajan päättymisestä verkkosivustollamme tai 3 päivän kuluessa iOS-sovelluksessa |
| Laskutusasiakirjasi (laskut, kuitit, tarjoukset) | Poistetaan tilisi mukana — näiden verolainsäädännön mukainen säilytysvelvollisuus on sinulla asiakirjat antaneena yrityksenä |
| Omat tilaus- ja maksutietomme | Säilytetään anonymisoituina (ei henkilötietoja) vähintään ne 7 vuotta, jotka verolainsäädäntömme edellyttää |
| Turvallisuus- ja ylläpidon auditlokit | Toistaiseksi — vain lisättäviä ja muuttumattomia, joten niitä ei voi muuttaa eikä poistaa |
| Tiedot antamistasi suostumuksista | Säilytetään poiston jälkeen tilistäsi irrotettuina suostumuksen todisteena |
| Tiedot lähettämistämme sähköposteista | Säilytetään poiston jälkeen toimitustietona ilman osoitetta ja sisältöä |
| Pääkirjan kirjaukset (vain jos olet ottanut kirjanpitotoiminnot käyttöön) | Säilytetään poiston jälkeen — tehdyt kirjaukset ovat vain lisättäviä kirjanpitotietoja, joten niitä ei voi muuttaa eikä poistaa |
| Uutiskirje- / markkinointitiedot | Anonymisoidaan 6 vuotta tilauksen peruuttamisen jälkeen |
| Salatut varmuuskopiot | Poistetut tiedot häviävät varmuuskopioistamme niiden kiertäessä, 90 päivän kuluessa |
| Tekoälykeskustelut ja tekoälytulokset | Copilot-keskustelut: poistetaan noin 30 päivän kuluttua siitä, kun olet poistanut ne, tai kun tilisi poistetaan. Verkkosivuchatbotin lokit: säilytetään, kunnes tilisi poistetaan. Esitietolomakkeiden triage-tulokset: poistetaan lähetyksensä mukana, suostumuksen peruuttamisen yhteydessä tai kun tilisi poistetaan |
Lasten yksityisyys
ClientFlow ei ole tarkoitettu alle 16-vuotiaiden käytettäväksi. Emme tietoisesti kerää henkilötietoja alle 16-vuotiailta lapsilta. Jos saamme tietää, että olemme vahingossa keränneet henkilötietoja alle 16-vuotiaalta lapselta, ryhdymme toimenpiteisiin tällaisten tietojen poistamiseksi välittömästi. Jos uskot, että lapsi on antanut meille henkilötietoja, ota meihin yhteyttä välittömästi.
Turvallisuus
Toteutamme alan standardin mukaiset turvatoimet
Tietosi suojataan alla kuvatuilla tietoturvatoimenpiteillä.
- TLS-salaus siirrossa
- AES-256-GCM-salaus sovellustasolla istuntomuistiinpanoille, asiakkaiden hoitotulostiedoille, integraatioiden tunnistetiedoille, maksutokeneille ja kaksivaiheisen tunnistautumisen salaisuuksille
- OAuth 2.0 ja JWT päivitystokenien rotaatiolla
- Tiukka käyttäjäkohtainen tietojen eristäminen sovellustasolla
- Maksut käsittelee iyzico (PCI DSS -sertifioitu) — korttinumerot välitetään iyzicolle, emmekä me tallenna niitä koskaan
Valitusmenettelyt
Jos uskot, että tietosuojaoikeuksiasi on rikottu, sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Euroopan unioni
Paikallinen tietosuojaviranomainen
EU:n asukkaat voivat tehdä valituksia maansa tietosuojaviranomaiselle.
Turkki
KVKK (Henkilötietojen suojaviranomainen)
Turkin asukkaat voivat tehdä valituksia osoitteessa kvkk.gov.tr
Yhdistynyt kuningaskunta
Information Commissioner's Office (ICO)
Yhdistyneen kuningaskunnan asukkaat voivat ottaa yhteyttä ICO:hon osoitteessa ico.org.uk
Kalifornia, Yhdysvallat
Kalifornian oikeusministeri
Kalifornian asukkaat voivat ottaa yhteyttä oikeusministeriin CCPA-rikkomuksissa.
Haluamme ratkaista huolenaiheet suoraan. Ota meihin ensin yhteyttä osoitteeseen contact@clientflow.center, ennen kuin otat yhteyttä viranomaisiin.
Kolmannen osapuolen linkit
Palvelumme voi sisältää linkkejä kolmansien osapuolien verkkosivustoille, palveluihin tai sovelluksiin. Emme ole vastuussa näiden kolmansien osapuolten tietosuojakäytännöistä. Kehotamme sinua lukemaan kaikkien alustamme kautta käyttämiesi kolmannen osapuolen palveluiden tietosuojakäytännöt. Tämä tietosuojakäytäntö koskee vain ClientFlow'ta, eikä se kata ulkoisia verkkosivustoja.
Muutokset tähän käytäntöön
Saatamme päivittää tätä tietosuojakäytäntöä ajoittain. Olennaisista muutoksista ilmoitamme vähintään 30 päivää etukäteen sähköpostitse ja/tai näkyvällä ilmoituksella alustallamme ennen muutosten voimaantuloa. Kehotamme sinua tarkistamaan tämän käytännön säännöllisesti. Jatkuva palvelun käyttö muutosten jälkeen merkitsee päivitetyn käytännön hyväksymistä.
Nykyinen versio: 1.5