Usein kysytyt kysymykset

ClientFlow on palveluammattilaisille tarkoitettu all-in-one Business OS. Se yhdistää asiakashallinnan, maksujen seurannan, ajanvarausten aikataulutuksen, automaattiset muistutukset (WhatsApp ja sähköposti), laskutuksen, kulujen seurannan, varastonhallinnan ja analytiikan yhdelle alustalle. Se on tehty valmentajille, terapeuteille, yksityisopettajille, coacheille, kauneudenhoitoalan ammattilaisille ja kaikille palveluammattilaisille, joilla on toistuvia asiakkaita.

ClientFlow on tehty itsenäisille palveluammattilaisille ja pienille tiimeille, jotka hoitavat toistuvia asiakkaita. Heitä ovat henkilökohtaiset valmentajat, terapeutit, neuvojat, yksityisopettajat, musiikinopettajat, kauneudenhoitoalan ammattilaiset, coachit, ajo-opettajat, joogaohjaajat, hierojat ja kymmeniä muita palveluammatteja esimerkiksi terveyden, kunto- ja liikunta-alan, kauneuden, koulutuksen ja coachingin aloilta.

Toisin kuin myyntitiimeille tehdyt yleiset CRM-järjestelmät, ClientFlow on suunniteltu nimenomaan palveluammattilaisille, joilla on toistuvia asiakkaita. Se yhdistää CRM:n, maksujen seurannan, ajanvarausten aikataulutuksen, WhatsApp-muistutukset, laskutuksen ja kulujen hallinnan yhdeksi työkaluksi — sen sijaan että kokoaisit yhteen erillisiä sovelluksia. Mukana tulee ammattikohtaisia aloituspohjia: tehtävälistoja, mukautettuja kenttiä ja vastaanottolomakkeita omalle alallesi.

Rehellisyys on meille tärkeää. ClientFlow EI käsittele eikä kerää asiakkaidesi maksuja — seuraamme saamiasi maksuja (käteinen, tilisiirto, kortti) manuaalisen kirjauksen avulla ja lähetämme muistutuksia maksamatta olevista summista, mutta emme ole maksuvälittäjä asiakkaiden ja ammattilaisen välisille maksuille. ClientFlow EI ole HIPAA-sertifioitu; yhdysvaltalaisten terveydenhuollon tarjoajien, jotka käsittelevät suojattuja terveystietoja, tulee kääntyä oman vaatimustenmukaisuusneuvonantajansa puoleen. ClientFlow-palvelulla EI vielä ole natiivia Android-sovellusta (kehitteillä, ei julkaistu Google Playssa); iOS-sovellus on App Storessa. SMS-muistutuksia ei vielä tueta — muistutukset lähetetään WhatsAppin ja sähköpostin kautta. SSO, white-label-brändäys ja omat verkkotunnukset eivät ole käytettävissä, eikä mitään niistä rakenneta tällä hetkellä — SSO odottaa todellista pyyntöä, ja juuri pyyntö voisi muuttaa tilanteen.

Varausjärjestelmä omistaa kalenterin: saatavuuden, aikaikkunat, vahvistukset, uudelleenaikataulutukset. CRM omistaa suhteen: kuka henkilö on, mistä olette sopineet, mitä hän on maksanut, mitä viime kerralla tapahtui. Ne vastaavat eri kysymyksiin — ”milloin he tulevat” versus ”mikä heidän tilanteensa on” — minkä vuoksi useimmat palveluyritykset päätyvät pyörittämään molempia ja huomaavat todelliset kustannukset jälkikäteen: yksi asiakasluettelo elää kahdessa paikassa ja ajautuu hiljaa erilleen. Käytännön testi ennen kumman tahansa ostamista on, ovatko ajanvaraus ja asiakastietue sama tietue. ClientFlow on rakennettu jälkimmäiseksi tyypiksi, kalenteri sisällään, joten varaus, muistiinpano, lasku ja muistutus kaikki liittyvät yhteen asiakkaaseen.

Kyse ei ole asiakasmäärästä, minkä vuoksi tavalliset vastaukset jäävät tyydyttämättömiksi. Raja on ensimmäinen kerta, kun et pysty vastaamaan kysymykseen muistista etkä myöskään löydä vastausta: mistä sovit hinnasta, onko viime kuu maksettu, miksi joku lopetti varaamisen. Useimmille yksinyrittäjille se tulee vastaan jossain kahdenkymmenen ja viidenkymmenen aktiivisen asiakkaan välillä, mutta paljon aiemmin, jos työ on toistuvaa, ja paljon myöhemmin, jos jokainen toimeksianto on kertaluonteinen. Lukua parempi merkki: olet alkanut pitää toista listaa ensimmäisen tarkistamiseksi. Siinä vaiheessa taulukko on jo pettänyt ja sitä vain tuetaan. ClientFlow-palvelussa on ilmainen paketti enintään kymmenelle asiakkaalle, mikä on tarkoituksella tämän rajan alapuolella eikä sen kohdalla.

Kyllä, ClientFlow-palvelussa on ikuisesti ilmainen paketti (ei kokeilu). Ilmainen paketti sisältää enintään 10 asiakasta, 100 Mt tallennustilaa, 50 tekoälykrediittiä kuukaudessa ja perustason maksujen seurannan. Maksulliset paketit ovat Starter (€13/kk — rajattomasti asiakkaita, 5 Gt tallennustilaa, Google Calendar -synkronointi, tuonti ja vienti sekä 100 tekoälykrediittiä/kk), PRO (€25/kk — kaikki Starter-paketin ominaisuudet sekä 50 Gt tallennustilaa, WhatsApp Business API, edistynyt analytiikka ja 500 tekoälykrediittiä/kk) ja Tiimi (€52/kk + €13 jokaista lisäpaikkaa kohden — kaikki PRO-paketin ominaisuudet sekä tiimiroolit, tarkat käyttöoikeudet, jaetut näkymät, webhookit ja 2 000 jaettua tekoälykrediittiä/kk). Kaikkiin maksullisiin paketteihin sisältyy 14 päivän ilmainen kokeilu; kokeilun aloittaminen ei vaadi korttia, ja maksat vain, jos päätät pitää paketin.

ClientFlow-palvelussa on neljä yksinkertaista pakettia. Ilmainen (€0 — 10 asiakasta, 20 ajanvarausta/kk, 100 Mt, 50 tekoälykrediittiä/kk). Starter (€13/kk — rajattomasti asiakkaita, 5 Gt, Google Calendar -synkronointi, perusanalytiikka, tuonti ja vienti, 100 tekoälykrediittiä/kk). PRO (€25/kk — rajattomasti asiakkaita, 50 Gt, WhatsApp Business API, edistynyt analytiikka, 500 tekoälykrediittiä/kk). Tiimi (€52/kk + €13 jokaista lisäpaikkaa kohden — kaikki PRO-paketin ominaisuudet sekä tiimiroolit, tarkat käyttöoikeudet, jaetut näkymät, webhookit ja 2 000 jaettua tekoälykrediittiä/kk; 3+ paikkaa). Kaikkiin maksullisiin paketteihin sisältyy 14 päivän ilmainen kokeilu; kokeilun aloittaminen ei vaadi korttia, ja maksat vain, jos päätät pitää paketin.

ClientFlow tarjoaa 14 päivän rahat takaisin -takuun ensimmäiselle maksetulle laskullesi tai PRO Elinikäinen -ostolle, yksi palautus tiliä kohden. Pyydä palautusta osoitteesta Asetukset → Tilaus → Pyydä palautusta 14 päivän kuluessa kyseisestä maksusta, niin saat täyden palautuksen; palautus päättää maksullisen käyttöoikeuden heti, kun se on tehty. Tämän ajanjakson jälkeen sekä uusintojen ja toisen tai myöhempien laskujen osalta maksut ovat lopullisia. Voit peruuttaa automaattisen uudistamisen milloin tahansa tilausasetuksistasi — peruutettu tilaus pysyy aktiivisena jo maksamasi jakson loppuun.

Kyllä. Ilmaisessa ja Starter-paketissa ClientFlow tarjoaa WhatsApp-linkkejä (wa.me) manuaalisiin yhden napautuksen muistutuksiin. PRO- ja Tiimi-paketeissa ClientFlow tarjoaa täysin automaattiset WhatsApp-muistutukset WhatsApp Business API:n kautta — maksumuistutukset, ajanvarausvahvistukset ja erääntyneiden maksujen seurantaviestit lähetetään automaattisesti ilman manuaalisia toimia.

Kyllä. ClientFlow sisältää ajanvarausten aikataulutuksen toistuvine istuntoineen (päivittäin, viikoittain, kuukausittain ja vuosittain toistuvat mallit), peruutusten seurannan, Google Calendar- ja iCloud CalDAV -synkronoinnin (Starter ja ylemmät), yhden automaattisen muistutuksen ennen jokaista istuntoa itse asettamaasi aikaan, saapumatta jättämisten seurannan, henkilökunnan määrittämisen ajanvarauskohtaisesti sekä verkkotapaamisen URL-kentät Zoom- ja Google Meet -istunnoille.

Kyllä, ClientFlow tukee 20 kieltä: englanti, turkki, saksa, espanja, ranska, italia, portugali, hollanti, puola, venäjä, ukraina, ruotsi, suomi, arabia, hindi, japani, korea, yksinkertaistettu kiina, perinteinen kiina ja brittienglanti. Käyttöliittymä, muistutukset ja asiakkaille näkyvät sivut on kaikki käännetty.

Kyllä, ClientFlow sisältää sisäänrakennetun laskutuksen. Voit luoda asiakkaillesi ammattimaisia laskuja omalla brändäykselläsi, eriteltyine palveluineen ja maksutilan seurannalla. Laskut voi jakaa digitaalisesti WhatsAppilla tai sähköpostilla, ja laskuihin kohdistuvat maksut seurataan automaattisesti. Näin et tarvitse erillistä laskutusohjelmistoa, kuten FreshBooks tai Wave.

Kyllä, ClientFlow sisältää kulujen seurannan, jonka avulla seuraat yrityksesi kustannuksia. Voit kirjata kuluja luokkineen, päivämäärineen, summineen ja muistiinpanoineen. Kulut kulkevat hyväksymisprosessin läpi (luonnos, odottaa, hyväksytty, hylätty) ja huomioidaan liiketoiminta-analytiikassasi, jolloin saat selkeän kuvan katteistasi tulotietojesi rinnalla.

Kyllä, ClientFlow sisältää varastonhallinnan palveluammattilaisille, jotka myyvät tuotteita palvelujensa ohella. Voit seurata varastotasoja, asettaa alhaisen varaston hälytyksiä, kirjata tuotemyyntiä ja tarkastella varastoanalytiikkaa. Tämä on erityisen hyödyllistä kauneudenhoitoalan ammattilaisille, ravintolisiä myyville henkilökohtaisille valmentajille tai hyvinvointituotteita tarjoaville terapeuteille.

Kyllä, ClientFlow tukee mukautettavia vastaanottolomakkeita, jotka voit lähettää uusille asiakkaille ennen heidän ensimmäistä istuntoaan. Lomakkeet kulkevat luonnos-, julkaistu- ja arkistoitu-tilojen kautta. Voit kerätä terveystietoja, mieltymyksiä, suostumussopimuksia ja kaikkia muita ammattisi kannalta olennaisia tietoja. Vastaukset tallennetaan asiakasprofiilin yhteyteen, eikä niitä ole salattu kenttätasolla.

ClientFlow seuraa aikaa ajanvaraus- ja istuntohallintajärjestelmänsä kautta. Jokaiseen ajanvaraukseen kirjataan alkamisaika, kesto ja valmistumistila, joten saat selkeän lokin kunkin asiakkaan kanssa käytetystä ajasta.

Kaksi asiaa liikuttaa lukua, eikä kumpikaan ole pidempi peruutusehto. Ensimmäinen on muistutus, joka saapuu riittävän lähellä ollakseen merkityksellinen — noin päivää aiemmin, ei viikkoa, koska viikon vanha muistutus arkistoidaan ja unohdetaan. Toinen on kanava, jota henkilö todella lukee; useimmille palveluasiakkaille se on se, jolla he vastasivat viimeksi, ei se, jolta sinä mieluiten lähetät. Lukemattomaan postilaatikkoon osuva muistutus on sama kuin ei muistutusta. Kaikki sen jälkeen on marginaalista. ClientFlow-palvelussa ajanvarausmuistutukset ovat automatisoituja sähköpostilla jokaisessa paketissa, ja ne lähetetään omalta yhdistetyltä sähköpostitililtäsi, ja WhatsApp-toimitus muuttuu automaattiseksi, kun WhatsApp Business -tili on yhdistetty, PRO-paketissa ja ylemmissä. Sitä alemmissa viesti valmistellaan puolestasi ja napautat lähettääksesi — todellinen ero, joka kannattaa tietää, ennen kuin luotat siihen.

Todella automaattiseen lähettämiseen kyllä. Ero, joka yllättää monet, on valmistellun ja toimitetun viestin välillä: wa.me-linkki ei ole automaatiota, koska ihmisen on silti avattava se ja napautettava lähetä. Toimitus, joka tapahtuu riippumatta siitä, avaatko sovelluksen sinä aamuna, kulkee WhatsApp Cloud API:n kautta, ja se vaatii WhatsApp Business -tilin, joka on yhdistetty lähettävään työkaluun. Mikä tahansa työkalu, joka väittää automaattista WhatsAppia ilman sellaista, valmistelee viestejä eikä lähetä niitä — kannattaa tarkistaa ennen valintaa. ClientFlow toimii molemmilla tavoilla: yhdistä WhatsApp Business -tili PRO-paketissa tai ylemmässä, niin muistutukset lähtevät itsestään; sitä alemmissa viesti valmistellaan ja sinä napautat.

Lähetä linkki PDF:n sijaan, anna asiakkaan vastata puhelimella luomatta tiliä, ja varmista, että vastaukset päätyvät asiakastietueeseen eivätkä sähköpostiin. Kaksi viimeistä ovat ne, joista kannattaa pitää kiinni. Paperi säilyy, koska tavalliset vaihtoehdot luovat toisen ongelman: PDF, joka sinun on silti luettava ja kirjoitettava uudelleen, tai lomaketyökalu, jonka vastaukset asuvat paikassa, jota asiakastietueesi ei näe. Molemmat luovat uudelleen sen arkistoinnin, jota yritit paeta, joten kysymys, joka työkalulle kannattaa esittää, ei ole ”voinko rakentaa lomakkeen” vaan ”mihin vastaus päätyy”. ClientFlow-palvelussa vastaukset liitetään asiakkaaseen. Huomaa pakettiraja: vastaanottolomakkeet eivät kuulu ilmaiseen pakettiin lainkaan — raja siellä on nolla, ei pieni luku. Starter sisältää kolme, PRO kymmenen, Tiimi rajattomasti.

Tallenna ensisijainen kieli kunkin asiakkaan tietueeseen ja lähetä sitten viestipohjista, jotka ovat jo olemassa kyseisellä kielellä. Lähetyshetkellä viesti valitaan, ei käännetä — se tekee automatisoinnista turvallista, koska mikään ei lähde sanamuodolla, jota kukaan ei ole lukenut. Mikä tahansa järjestelmä voi toteuttaa tämän; työkalujen erot ovat siinä, kuinka pitkälle kieli kulkee. Useimmat soveltavat sitä yhteen kanavaan ja pysähtyvät, joten testi, joka kannattaa tehdä, on, yltääkö asiakkaan kieli laskuun ja portaalin kirjautumiseen vai vain muistutukseen. ClientFlow toimittaa sisäänrakennetut muistutukset, laskut ja portaalisivut valmiiksi käännettyinä tukemillaan kielialueilla. Rehellinen rajoitus: se ei konekäännä itse kirjoittamaasi sanamuotoa — omaan viestitekstiisi lisäät version kutakin kieltä varten, ja jos jokin puuttuu, käytetään yrityksesi kieltä.

ClientFlow seuraa kaikkia asiakasmaksuja tilan (maksettu, odottaa, erääntynyt), summan, päivämäärän ja maksutavan mukaan. Se lähettää automaattisia muistutuksia tulevista ja erääntyneistä maksuista WhatsAppin ja sähköpostin kautta. Hallintapaneeli näyttää kokonaistulot, maksamattomat saldot, perintäasteen ja maksutrendit.

Ei — ClientFlow seuraa asiakasmaksuja, mutta ei kerää niitä. Voit jakaa laskun linkkinä, jonka asiakkaasi avaa ja jota hän voi katsoa, lähettää automaattisia WhatsApp- ja sähköpostimuistutuksia ja kirjata maksun itse, kun se saapuu, olipa se tilisiirto, käteinen tai oma korttipäätteesi. Verkossa tehtävät korttimaksut iyzico-palvelun kautta koskevat omaa ClientFlow-tilaustasi, eivät rahaa, jonka asiakkaasi ovat sinulle velkaa.

Tee seurannasta aikataulu päätöksen sijaan. Jahtaaminen tuntuu kamalalta, koska jokainen viesti on uusi harkintakysymys — onko liian aikaista, kuulostaako se epäkohteliaalta. Päätä ajoitus etukäteen (eräpäivä ja sen jälkeen tietty määrä päiviä), kirjoita sanamuoto kerran pohjaksi, jotta et laadi viestejä epämukavuuden vallassa, ja pidä maksamattomat yhdessä listassa päässäsi pitämisen sijaan. Pelon poistaa aikataulu, ei sanamuoto. ClientFlow-palvelussa maksumuistutukset lähtevät itsestään sähköpostitse jokaisessa paketissa, ilmainen paketti mukaan lukien, omalta yhdistetyltä sähköpostitililtäsi, ja automaattisesti WhatsAppilla, kun WhatsApp Business -tili on yhdistetty, mikä on PRO-ominaisuus. Huomaa raja: ClientFlow seuraa, mitä on maksamatta, ja muistuttaa siitä, mutta raha ei kulje sen kautta.

ClientFlow on rakennettu GDPR-valmiiksi. Sovellus ja tietokanta ylläpidetään Saksassa (EU); muutama alikäsittelijä toimii ETA:n ulkopuolella, ja ne on lueteltu alikäsittelijöiden sivulla. Alusta tukee oikeutta tietojen poistamiseen (tietojen poisto pyynnöstä), tietojen siirrettävyyttä (kaikkien tietojesi vienti), nimenomaisen suostumuksen seurantaa sekä muistiinpanojen, tulostietueiden ja yhteyksien tunnistetietojen salausta levossa (AES-256-GCM), ja tiedonsiirrossa käytetään TLS:ää. ClientFlow ei myy käyttäjätietoja kolmansille osapuolille.

ClientFlow-sovellus ja tietokanta ylläpidetään Saksassa (EU) Hetzner-infrastruktuurissa, ja varmuuskopiot otetaan automaattisesti päivittäin. Ladatut tiedostot tallennetaan Cloudflare-palveluun; alikäsittelijärekisteri kertoo, missä. Muutama alikäsittelijä (tekoälyn päättelyyn, maksuihin, sähköpostin toimitukseen ja virheiden seurantaan) toimii EU:n/ETA:n ulkopuolella; kaikki ne on lueteltu julkisella alikäsittelijöiden sivulla. Muistiinpanot, tulostietueet ja yhteyksien tunnistetiedot salataan levossa AES-256-GCM-salauksella, ja kaikessa liikenteessä käytetään TLS:ää tiedonsiirrossa. Alustaa valvotaan aktiivisesti. Jos tietoturvapoikkeama koskee tietojasi, asianosaisille käyttäjille ilmoitetaan suoraan 72 tunnin kuluessa havaitsemisesta (katso Turvallisuus-sivu). ClientFlow-tilauksesi korttimaksut käsittelee iyzico, PCI DSS -sertifioitu maksupalveluntarjoaja; korttitiedot kulkevat ClientFlow-palvelun palvelimien kautta iyzico-palvelulle eikä niitä tallenneta, ja ClientFlow säilyttää vain iyzico-palvelun korttitunnisteen sekä kortin tyypin, ensimmäiset numerot, neljä viimeistä numeroa, voimassaoloajan ja kortilla olevan nimen.

Jos peruutat ClientFlow-tilauksesi, pakettisi pysyy aktiivisena sen jakson loppuun asti, jonka olet jo maksanut, ja sen jälkeen tili siirtyy Ilmaiseen pakettiin sen sijaan, että se poistettaisiin. Ilmaisessa paketissa sallitaan 10 aktiivista asiakasta; jos sinulla on enemmän, loput arkistoidaan, ei poisteta. 30 päivän ajan maksullisen paketin päättymisen jälkeen voit yhä katsella ja viedä tietojasi mutta et muokata niitä; sen jälkeen tili lukitaan, kunnes tilaat uudelleen. Tilin poistaminen on eri asia, ja sen toiminta riippuu siitä, missä sen teet. Verkkosivustomme tilin asetuksissa poisto käynnistää 30 päivän odotusajan, jonka aikana voit peruuttaa; yhden päivän kuluessa sen päättymisestä tilisi ja yritystietosi poistetaan pysyvästi. Poistaminen iOS-sovelluksessa tulee voimaan heti, eikä sitä voi kumota, ja yritystietosi poistetaan 3 päivän kuluessa. Kummassakin tapauksessa muutama tietue säilytetään tietosuojakäytännössä kuvatulla tavalla (kuten anonymisoidut laskutustiedot, auditointilokit ja suostumustietueet), ja salatut varmuuskopiot kierrätetään pois 90 päivän kuluessa.

Kyllä, ClientFlow tukee kaikkien tietojen vientiä osana GDPR:n mukaista tietojen siirrettävyyttä koskevaa sitoumustaan. Starter-paketissa ja ylemmissä voit viedä asiakasluettelosi, maksuhistoriasi, ajanvarauksesi ja muut liiketoimintatietosi CSV-muodossa. Näin et koskaan jää alustan vangiksi ja voit viedä tietosi mukanasi milloin tahansa.

Kyllä. ClientFlow varmuuskopioi tietokantansa automaattisesti joka päivä, salaa varmuuskopiot AES-256-salauksella ja testaa palautuksia säännöllisesti. Tietokanta ylläpidetään Saksassa (EU).

Liitä jokainen muistiinpano henkilöön, ei ajanvaraukseen tai päivämäärään, pidä yksi merkintä istuntoa kohden, ja tarkista ennen kuin luotat mihinkään järjestelmään kaksi asiaa: että muistiinpanojen sisältä voi hakea ja että ne saa myös ulos. Nämä kaksi tekevät merkintäkasasta historian. Virhetilanne ei ole muistiinpanojen katoaminen — vaan langan katoaminen. Kalenteriin, vihkoon ja viestisovellukseen hajautetut muistiinpanot ovat yksittäin hyviä ja yhdessä hyödyttömiä, koska kuukausia myöhemmin esittämäsi kysymys on ”mitä tämän asiakkaan kanssa tapahtui”, ei ”mitä kirjoitin 14. päivänä”. Tallennus, joka ei osaa vastata ensimmäiseen kysymykseen, on arkistointia, ei tietuetta. ClientFlow-palvelussa muistiinpanot liittyvät asiakastietueeseen ja ovat haettavissa ja vietävissä; irtotekstin tekoälyrakenteistus luettelokohdiksi ja seuraavaksi toimenpiteeksi käyttää kuukausittaisia tekoälykrediittejä, jotka jokainen paketti sisältää (50 Ilmaisessa, enintään 2 000 jaettuna Tiimi-paketissa) ja tuottaa vain luonnoksia — mitään ei tallenneta, ennen kuin hyväksyt sen.

Kyllä, ClientFlow on tehty henkilökohtaisille valmentajille. Se seuraa asiakkaiden istuntoja, hallitsee usean istunnon ohjelmia, jotka laskevat käytetyt ja jäljellä olevat istunnot (esim. 10 istunnon ohjelma; ennakkoon maksettua saldoa ei pidetä — kirjaat maksut itse), lähettää automaattisia treenimuistutuksia, seuraa saapumatta jättämisiä peruutusehtojen noudattamisen valvonnalla, synkronoituu Google Calendar -palvelun kanssa ja tarjoaa tulo- ja asiakaspysyvyysanalytiikkaa. Aloitustehtäväpohjat ja mukautetut kentät on räätälöity henkilökohtaiseen valmennukseen.

Kyllä. ClientFlow sopii hyvin terapeuteille, neuvojille ja coacheille. Se tarjoaa turvallisen asiakastietojen tallennuksen (GDPR-valmis, asiakastiedot tallennetaan EU:hun), ajanvarausten aikataulutuksen toistuvine istuntoineen ja puskuriaikoineen, maksujen seurannan, automaattiset WhatsApp- ja sähköpostimuistutukset ennen jokaista istuntoa sekä hallinnolliset muistiinpanot erillään kliinisestä dokumentaatiosta.

Kyllä. ClientFlow tukee yksityisopettajia, musiikinopettajia, kieltenopettajia ja ajo-opettajia. Se seuraa oppilaiden istuntoja ja edistymistä, hallitsee usean istunnon ohjelmia, jotka laskevat käytetyt ja jäljellä olevat oppitunnit, lähettää automaattisia muistutuksia asiakastietueen yhteystiedolle (nuoren oppilaan kohdalla se voi olla vanhemman), hoitaa toistuvan aikataulutuksen ja tarjoaa maksujen seurannan erääntyneiden maksujen seurantaviesteineen. Alusta tukee 20 kieltä kansainvälisille oppilaille.

Kyllä, ClientFlow sopii erinomaisesti kauneudenhoitoalan ammattilaisille, kuten kampaajille, kynsitekniikoille, kosmetologeille ja meikkaajille. Se hallitsee asiakkaiden ajanvarauksia istuntojen välisine puskuriaikoineen, seuraa tuotevarastoa ja varastotasoja, hallitsee usean istunnon ohjelmia, jotka laskevat käytetyt ja jäljellä olevat istunnot (kirjaat maksut itse), ja lähettää automaattisia muistutuksia saapumatta jättämisten vähentämiseksi. Varastonhallintaominaisuus on erityisen arvokas kauneudenhoitotarvikkeiden ja vähittäismyyntituotteiden seurannassa.

Kyllä, ClientFlow toimii life coacheille, business coacheille, executive coacheille ja hyvinvointicoacheille. Se tarjoaa istuntojen aikataulutuksen toistuvine ajanvarauksineen, usean istunnon coaching-ohjelmat, jotka laskevat käytetyt ja jäljellä olevat istunnot (kirjaat maksut itse), automaattiset istuntomuistutukset, asiakkaan edistymisen muistiinpanot ja vastaanottolomakkeet uusien valmennettavien perehdytykseen. Alusta tukee 20 kieltä, joten se sopii ihanteellisesti coacheille, joilla on kansainvälisiä asiakkaita.

Kyllä, ClientFlow toimii hyvin valokuvaajille, jotka hoitavat toistuvia asiakassuhteita, kuten perhemuotokuvaistuntoja, muotokuva-asiakkaita tai tapahtumavalokuvauksen jatkuvia toimeksiantoja. Se hoitaa ajanvarausten aikataulutuksen, maksujen seurannan (kirjaat jokaisen maksun itse), usean istunnon ohjelmat, jotka laskevat käytetyt ja jäljellä olevat istunnot, asiakasviestinnän WhatsAppilla ja sähköpostilla sekä kulujen seurannan kaluston ja tarvikkeiden osalta. Laskutusominaisuus on erityisen hyödyllinen ammattimaisten tarjousten lähettämisessä ja istuntomaksujen seurannassa.

Kyllä, ClientFlow sopii hyvin ajo-opettajille ja ajokouluille. Se hallitsee oppilaiden ajotuntiaikatauluja toistuvine istuntoineen, hallitsee usean oppitunnin ohjelmia, jotka laskevat käytetyt ja jäljellä olevat oppitunnit (esim. 10 tai 20 oppitunnin ohjelma), lähettää oppilaille automaattisia muistutuksia ennen heidän oppituntejaan ja hoitaa maksujen seurannan erääntyneiden maksujen seurantaviesteineen. Muistutukset lähetetään asiakastietueessa olevaan puhelinnumeroon ja sähköpostiosoitteeseen, joten alaikäisen oppilaan kohdalla voit kirjata sinne vanhemman yhteystiedot — erillistä vanhemman vastaanottajaa ei ole. ClientFlow integroituu myös Google Calendar -palveluun pitääkseen ajoaikataulusi järjestyksessä.

ClientFlow-palveluun rekisteröityminen on helppoa ja vie alle minuutin. Siirry osoitteeseen clientflow.center, klikkaa ”Aloita ilmaiseksi” ja luo tilisi sähköpostiosoitteella tai Google-kirjautumisella. Ilmainen paketti ei vaadi luottokorttia, ja voit alkaa lisätä asiakkaita heti rekisteröitymisen jälkeen.

Käyttöönotto on nopeaa, ja sen voi tehdä itse. Rekisteröitymisen jälkeen valitset ammattisi, muokkaat yritysprofiilisi ja alat lisätä asiakkaita. ClientFlow lataa valmiiksi ammattiisi sopivat pohjat ja mukautetut kentät, joten et aloita tyhjältä pöydältä. Jos sinulla on olemassa olevia asiakastietoja, voit tuoda ne CSV-tiedostona Starter-paketissa ja ylemmissä.

Kyllä, ClientFlow tukee CSV-tuontia Starter-paketissa (alkaen €13/kk) ja ylemmissä. Voit viedä nykyisen asiakasluettelosi Excelistä, Google Sheetsistä tai mistä tahansa muusta työkalusta CSV-tiedostona ja tuoda sen suoraan ClientFlow-palveluun. Tuontiavustaja yhdistää sarakkeesi ClientFlow-palvelun kenttiin, joten siirto on nopea ja kivuton.

ClientFlow on progressiivinen verkkosovellus (PWA) — voit asentaa sen suoraan selaimesta puhelimesi aloitusnäytölle nopeaa, sovelluksenomaista kokemusta varten, ja käytössäsi on täysi pääsy asiakashallintaan, ajanvarauksiin, maksuihin ja ilmoituksiin liikkeellä ollessasi. Natiivi iOS-sovellus on saatavilla App Storesta. Android-sovellus on vielä kehitteillä eikä ole vielä Google Playssa, joten Androidilla PWA on tapa käyttää ClientFlow-palvelua.

Ei, ClientFlow on pilvipohjainen alusta, joka toimii kokonaan verkkoselaimessasi. Mitään ei tarvitse asentaa, päivittää tai ylläpitää — siirry vain osoitteeseen clientflow.center ja kirjaudu sisään. Tietosi varmuuskopioidaan aina, ja ne ovat käytettävissä miltä tahansa laitteelta. Mobiilikäyttöä varten voit lisätä PWA:n aloitusnäytölle tai asentaa natiivin iOS-sovelluksen App Storesta (Android-sovellus on kehitteillä, ei vielä Google Playssa).

Vie CSV-tiedostoon, päätä, mitä kukin sarake todella tarkoittaa, esikatsele, miten se kohdistuu uuteen järjestelmään, ja vasta sitten tuo. Siirrot menettävät dataa kohdistusvaiheessa, eivät vientivaiheessa — sarake nimeltä ”Muistiinpanot” sisältää samassa taulukossa usein kolmea eri asiaa: osoitteen, mieltymyksen ja varoituksen asiakkaasta. Päätä se ennen tuontia, sillä jälkeenpäin kaikki näyttää siistiltä ja epäselvyys on näkymätöntä. Pidä sitten taulukko koskemattomana, kunnes uusi järjestelmä on pyörinyt yhden täyden laskutus- tai varausjakson. Se on paluureittisi, ja se ei maksa mitään. ClientFlow-palvelussa CSV-tuonti kohdistuksen esikatselulla on saatavilla Starter-paketista ylöspäin; se on tarkoituksella pois käytöstä ilmaisen kokeilun aikana ja ilmaisessa paketissa, mikä on väärinkäytön estoon liittyvä rajoitus eikä huolimattomuutta.

Kyllä, ClientFlow integroituu Google Calendar -palveluun Starter-paketissa (alkaen €13/kk) ja ylemmissä. ClientFlow-palvelussa luodut ajanvaraukset synkronoituvat automaattisesti Google Calendar -kalenteriisi. Synkronointi on kaksisuuntainen, mutta se toimii taustalla 15 minuutin välein eikä reaaliajassa, joten kummallakin puolella tehty muutos näkyy toisella seuraavan synkronoinnin yhteydessä. Tämä auttaa välttämään päällekkäisvarauksia ja antaa sinun nähdä ClientFlow-istuntosi henkilökohtaisten tapahtumien rinnalla.

iyzico, omaa ClientFlow-tilaustasi varten — korttimaksut 3D Secure -tunnistautumisella, tuettuina Visa, Mastercard, American Express ja Troy. iyzico on PCI DSS -sertifioitu; korttitiedot kulkevat ClientFlow-palvelun palvelimien kautta iyzico-palvelulle eikä niitä tallenneta, ja ClientFlow säilyttää vain iyzico-palvelun korttitunnisteen sekä kortin tyypin, ensimmäiset numerot, neljä viimeistä numeroa, voimassaoloajan ja kortilla olevan nimen. ClientFlow ei käsittele asiakkaidesi sinulle tekemiä maksuja: kirjaat ne itse, ja ClientFlow seuraa, mitä on vielä maksamatta, ja muistuttaa asiakasta WhatsAppilla tai sähköpostilla.

Kyllä, ClientFlow tarjoaa WhatsApp-integraation kahdella tasolla. Ilmaisessa paketissa saat wa.me-linkit yhden napautuksen manuaaliseen viestittelyyn asiakkaille. PRO-paketissa (€25/kk) ja ylemmissä ClientFlow yhdistyy WhatsApp Business API -rajapintaan täysin automaattisia muistutuksia varten — maksujen eräpäivät, ajanvarausvahvistukset ja erääntyneiden maksujen seurantaviestit lähetetään automaattisesti ilman sinun toimiasi.

ClientFlow-palvelussa ei tällä hetkellä ole natiivia Zapier-integraatiota, eikä siinä ole julkista REST API:a. Tiimi-paketti (€52/kk + €13/paikka) sisältää kuitenkin webhookit: tapahtumat, kuten uusi asiakas tai maksun erääntyminen, lähetetään hallitsemaasi URL-osoitteeseen, joten kehittäjä voi yhdistää ne muihin työkaluihin. No-code-liitintä ei ole, joten tämä vaatii räätälöityä kehitystä.

Kyllä, ClientFlow sisältää sisäänrakennetun sähköpostitoiminnon asiakasviestintään. Kaikki paketit sisältävät sähköpostimuistutukset tulevista ajanvarauksista ja maksamattomista maksuista, ja ne lähetetään omalta yhdistetyltä sähköpostitililtäsi (Gmail, Outlook tai SMTP). Alusta lähettää automaattisia sähköposti-ilmoituksia määrittämäsi muistutusaikataulun mukaan, joten ajanvaraus- ja maksumuistutukset lähtevät puolestasi automaattisesti ilman erillistä sähköpostimarkkinointityökalua.

Calendly on pelkkä ajanvaraustyökalu, kun taas ClientFlow on täydellinen Business OS palveluammattilaisille. ClientFlow sisältää ajanvarausten aikataulutuksen sekä asiakashallinnan, maksujen seurannan, laskutuksen, WhatsApp- ja sähköpostimuistutukset, kulujen seurannan, varastonhallinnan ja liiketoiminta-analytiikan — kaikki yhdellä alustalla. Jos tarvitset muutakin kuin varauslinkkejä, ClientFlow korvaa kasan erillisiä työkaluja.

ClientFlow on tehty nimenomaan palveluammattilaisille, joilla on toistuvia asiakkaita (valmentajat, terapeutit, yksityisopettajat, coachit), kun taas HoneyBook keskittyy enemmän projektipohjaisiin luoviin yrityksiin. ClientFlow tarjoaa WhatsApp Business API -integraation, 20 kielen tuen, ammattikohtaisia työnkulkuja valmentajille, terapeuteille, yksityisopettajille, coacheille ja muille sekä ikuisesti ilmaisen paketin — ominaisuuksia, joita HoneyBook ei tarjoa. Ammattilaisille, jotka hoitavat jatkuvia asiakassuhteita kertaluonteisten projektien sijaan, ClientFlow on vahvempi valinta.

Kyllä. Taulukkolaskenta vaatii manuaalista tietojen syöttöä, siinä ei ole automaatiota, ja siitä tulee hallitsematon asiakaskunnan kasvaessa. ClientFlow automatisoi maksumuistutukset, ajanvarausten aikataulutuksen ja seurantaviestit. Se tarjoaa myös reaaliaikaisia hallintapaneeleja, asiakashistorioita ja ammattimaisia laskuja, joita taulukkolaskenta ei yksinkertaisesti pysty tarjoamaan. Ilmainen paketti ei maksa mitään, joten taulukkolaskentaan ei ole syytä jäädä.

Practice Better on suunniteltu ensisijaisesti terveys- ja hyvinvointialan ammattilaisille, kun taas ClientFlow palvelee jokaista palvelualaa — terveys, kunto ja liikunta, koulutus, kauneus, coaching, luovat alat ja kotipalvelut. ClientFlow tarjoaa WhatsApp Business API -integraation, 20 kielen tuen ja anteliaan ilmaisen paketin ilman aikarajaa. Siihen sisältyvät myös varastonhallinta ja kulujen seuranta, joita Practice Better -palvelussa ei ole. Terveys- ja hyvinvointialan ulkopuolisille ammattilaisille ClientFlow on monipuolisempi ratkaisu.