Tietojenkäsittelysopimus
Tämä tietojenkäsittelysopimus (DPA) on tehty GDPR:n 28 artiklan nojalla ja kuuluu käyttöehtoihin. Se sääntelee henkilötietojen käsittelyä, jota ClientFlow suorittaa asiakkaidemme puolesta.
Versio 2.2 | Viimeksi päivitetty: 5. lokakuuta 2026
1. Osapuolet
Rekisterinpitäjä
Sinä, asiakas (taho, joka määrittää käsittelyn tarkoitukset ja keinot)
Henkilötietojen käsittelijä
ClientFlow (käsittelee henkilötietoja puolestasi)
1.1 Käsittelyn laajuus
Tämä DPA koskee henkilötietojen käsittelyä, kun:
- ClientFlow käsittelee henkilötietoja rekisterinpitäjän puolesta osana palvelun tarjoamista
- Käsittely liittyy rekisterinpitäjän asiakassuhteiden hallintaan
- Rekisteröidyt ovat rekisterinpitäjän asiakkaita ja liikekontakteja
- ClientFlow on liiketoiminnan hallintaohjelmisto, ei potilastieto- tai kliininen järjestelmä. Jos rekisterinpitäjä tallentaa asiakkaistaan terveystietoja tai muita erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, rekisterinpitäjä määrittää käsittelyn oikeusperusteen ja hankkii tarvittavan nimenomaisen suostumuksen, ja ClientFlow käsittelee tällaisia tietoja vain rekisterinpitäjän dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti
Käsittelytoiminnot
- Asiakkaiden yhteystietojen säilyttäminen ja organisointi
- Maksutapahtumien tallentaminen ja seuranta
- Valtuutettujen viestien lähettäminen (muistutukset, ilmoitukset)
- Analytiikan ja raporttien luominen aggregoidun datan perusteella
2. Tietoluokat
| Kategoria | Esimerkit | Tarkoitus |
|---|---|---|
| Tilitiedot | Sähköposti, nimi, profiilikuva | Palvelun käyttö |
| Asiakastiedot | Asiakkaiden nimet, puhelimet, sähköpostit | CRM-toiminnallisuus |
| Maksutiedot | Summat, päivämäärät, tilat | Maksuseuranta |
| Käyttötiedot | Kirjautumisajat, ominaisuuksien käyttö | Turvallisuus, parantaminen |
3. Käsittelijän velvollisuudet
Me sitoudumme:
- Käsittelemään tietoja vain dokumentoitujen ohjeidesi mukaisesti
- Varmistamaan, että henkilöstö on sitoutunut salassapitoon
- Toteuttamaan asianmukaiset turvatoimet
- Avustamaan rekisteröityjen oikeuksien pyynnöissä
- Ilmoittamaan tietoturvaloukkauksista 72 tunnin kuluessa
- Poistamaan tiedot sopimuksen päättyessä (säilytysajan jälkeen)
4. Turvatoimet
Tekniset
- TLS (siirto)
- AES-256-GCM levossa (istuntomuistiinpanot, asiakkaiden hoitotulostiedot, integraatioiden tunnistetiedot, maksutokenit, kaksivaiheisen tunnistautumisen salaisuudet)
- OAuth 2.0 -todennus
- Roolipohjainen pääsynhallinta
- Automaattinen valvonta ja hälytykset
Organisatoriset
- Kirjalliset turvallisuus- ja tietojenkäsittelykäytännöt
- Poikkeamiin reagointimenettely
- Toimittajien ja alikäsittelijöiden arvioinnit
- Salassapitovelvollisuus kaikille, joilla on pääsy tietoihin
- Muutoksenhallinta tuotantojärjestelmille
5. Alikäsittelijät
Käytämme seuraavia hyväksyttyjä alikäsittelijöitä:
| Palveluntarjoaja | Palvelu | Sijainti | Siirtomekanismi |
|---|---|---|---|
| Hetzner Cloud | Pilvi-infrastruktuuri ja isännöinti | Germany | Käsitellään EU:n/ETA:n sisällä |
| Vercel | Käyttöliittymän isännöinti ja jakelu | Frankfurt, Germany (FRA1) | Vakiosopimuslausekkeet + EU:n ja Yhdysvaltojen välinen tietosuojakehys |
| Cloudflare | Sisällönjakelu ja tiedostojen tallennus | Global edge network (EU primary storage) | Vakiosopimuslausekkeet + EU:n ja Yhdysvaltojen välinen tietosuojakehys |
| iyzico | Maksujen käsittely | Istanbul, Turkey | Vakiosopimuslausekkeet (ei vielä voimassa) |
| Resend | Tapahtumasähköpostien toimitus | United States | Vakiosopimuslausekkeet |
| Sentry | Virheiden valvonta ja diagnostiikka | United States | Vakiosopimuslausekkeet |
| Google (OAuth, Analytics) | Kirjautuminen ja todennus | United States | Vakiosopimuslausekkeet + EU:n ja Yhdysvaltojen välinen tietosuojakehys |
| Firebase Cloud Messaging | Push-ilmoitukset | United States | Vakiosopimuslausekkeet + EU:n ja Yhdysvaltojen välinen tietosuojakehys |
| Expo (push relay, OTA updates) | Push-ilmoitukset | United States | Vakiosopimuslausekkeet |
| WhatsApp Business API | WhatsApp-viestintä | Ireland (contracting) + global (Meta infrastructure) | Vakiosopimuslausekkeet |
| Apple (Sign in with Apple) | Kirjautuminen ja todennus | United States | Vakiosopimuslausekkeet |
| Anthropic (Claude) | Tekoälyavustajan ja chatbotin käsittely | United States | Vakiosopimuslausekkeet + EU:n ja Yhdysvaltojen välinen tietosuojakehys |
| OpenAI | Tekoälyavustajan ja chatbotin käsittely | United States | Vakiosopimuslausekkeet + EU:n ja Yhdysvaltojen välinen tietosuojakehys |
| Groq | Tekoälyavustajan ja chatbotin käsittely | United States | Vakiosopimuslausekkeet (ei vielä voimassa) |
| Meta (Facebook Login) | Kirjautuminen ja todennus | Ireland (EEA controller) + global (Meta infrastructure) | Vakiosopimuslausekkeet (ei vielä voimassa) |
| Google (reCAPTCHA) | Bottien ja väärinkäytön esto | United States | Vakiosopimuslausekkeet (ei vielä voimassa) |
| Google (Gmail, customer-connected) | Tapahtumasähköpostien toimitus | United States | Vakiosopimuslausekkeet (ei vielä voimassa) |
| Google (Calendar sync, customer-connected) | Kalenterin synkronointi | United States | Vakiosopimuslausekkeet (ei vielä voimassa) |
| Microsoft (Outlook mail, customer-connected) | Tapahtumasähköpostien toimitus | United States | Vakiosopimuslausekkeet (ei vielä voimassa) |
| Apple (iCloud Mail, customer-connected) | Tapahtumasähköpostien toimitus | United States | Vakiosopimuslausekkeet (ei vielä voimassa) |
| Apple (iCloud Calendar, customer-connected) | Kalenterin synkronointi | United States | Vakiosopimuslausekkeet (ei vielä voimassa) |
| Yahoo (Yahoo Mail, customer-connected) | Tapahtumasähköpostien toimitus | United States | Vakiosopimuslausekkeet (ei vielä voimassa) |
| OpenStreetMap (map tiles, address search) | Karttanäkymä ja osoitehaku | United Kingdom and Netherlands (tile requests: global CDN) | Vakiosopimuslausekkeet (ei vielä voimassa) |
| CARTO (dark-theme map tiles) | Karttanäkymä ja osoitehaku | United States | Vakiosopimuslausekkeet (ei vielä voimassa) |
Aliprosessorien muutosilmoitukset
Ilmoitamme sinulle kaikista alikäsittelijöihin suunnitelluista muutoksista:
- Vähintään 14 päivää etukäteen ennen alikäsittelijöiden lisäämistä tai korvaamista
- Ilmoitus sähköpostitse rekisteröityyn tilisi sähköpostiosoitteeseen
- Voit vastustaa muutoksia 14 päivän kuluessa ottamalla meihin yhteyttä
- Jos vastalausettasi ei voida ratkaista, voit lopettaa kyseiset palvelut
5.1 Tarkastusoikeudet
Rekisterinpitäjällä on oikeus varmistaa tämän DPA:n noudattaminen:
- Pyytää asiaankuuluvia dokumentteja ja sertifikaatteja
- Suorittaa tarkastuksia vähintään 30 päivän kirjallisella ilmoituksella
- Tarkastukset suoritetaan normaalien toimistoaikojen aikana
- Tarkastajan on allekirjoitettava salassapitosopimus
Tarkastuksen laajuus
- Turvatoimenpiteet ja tekniset suojatoimet
- Alakäsittelijöiden vaatimustenmukaisuus
- Tietojenkäsittelymenettelyt
- Tietoturvapoikkeamien käsittelyvalmius
Tarkastuskustannukset maksaa rekisterinpitäjä, ellei tarkastus paljasta olennaista vaatimustenvastaisuutta.
6. Tietojen säilytys ja poisto
Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin kuvattuja tarkoituksia varten on tarpeen tai niin kauan kuin sovellettava vero- ja kauppalainsäädäntö edellyttää.
| Aikajana | Toiminto |
|---|---|
| Tilin poistopyynnön jälkeen | Asiakastiedot poistetaan pysyvästi tilisi mukana: viimeistään vuorokauden kuluttua siitä, kun verkkosivustollamme tehtyä poistopyyntöä seuraava 30 päivän harkinta-aika päättyy (voit perua pyynnön harkinta-ajan loppuun asti), tai 3 päivän kuluessa, kun tili poistetaan iOS-sovelluksessa. Omille asiakkaillesi laatimasi laskut, kuitit ja tarjoukset ovat sinun asiakirjojasi — ne poistetaan tilisi mukana samassa aikataulussa. |
| Tilin poistamisen jälkeen | ClientFlow'n omat kirjanpitotiedot tilauksestasi (laskumme sinulle) säilytetään anonymisoituina (ei henkilötietoja) vähintään niin kauan kuin vero- ja kauppalainsäädäntö edellyttää. |
| Sopimuksen päättyessä | Kun poistat tilisi, henkilötiedot poistetaan 31 päivän kuluessa (iOS-sovelluksessa 3 päivän kuluessa), lukuun ottamatta tietoja, jotka meidän on säilytettävä (kuten auditlokit ja anonymisoidut laskutustiedot); salatut varmuuskopiot kiertävät 90 päivän kuluessa. Tilauksen peruuttaminen ei poista tietoja |
7. CCPA-määräykset
CCPA:n mukaan toimimme "Palveluntarjoajana" ja:
- Käsittelemme tietoja vain määriteltyihin liiketoimintatarkoituksiin
- Emme myy henkilötietoja
- Avustamme kuluttajien oikeuspyynnöissä
- Toteutamme kohtuulliset turvatoimet
8. Tietoturvaloukkausilmoitus
Henkilötietojen tietoturvaloukkauksen sattuessa sitoudumme seuraavaan:
Ilmoitusaikataulu
- Ilmoitamme sinulle 72 tunnin kuluessa siitä, kun olemme tulleet tietoisiksi loukkauksesta
- Tarjoamme alustavan arvion loukkauksen laajuudesta ja vaikutuksista
- Toimitamme yksityiskohtaisen kirjallisen ilmoituksen 5 arkipäivän kuluessa
Ilmoituksen sisältö
- Loukkauksen luonne, mukaan lukien kategoriat ja noin kyseessä olevien rekisteröityjen määrä
- Tietosuojayhteyshenkilön yhteystiedot lisäkysymyksiä varten
- Kuvaus loukkauksen todennäköisistä seurauksista
- Toteutetut tai ehdotetut toimenpiteet loukkauksen käsittelemiseksi
- Toimenpiteet mahdollisten haittavaikutusten lieventämiseksi
Teemme täysimääräistä yhteistyötä tutkimuksessasi ja kaikissa sääntelykyselyissä ja autamme loukkausilmoituksissa valvontaviranomaisille ja vaikutuksesta kärsiville henkilöille sovellettavan lain edellyttämällä tavalla.
9. Kansainväliset tiedonsiirrot
Kun henkilötietoja siirretään Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle, nojaamme kunkin vastaanottajan kohdalla alikäsittelijäsivullamme esitettyyn suojatoimeen, joka näyttää myös, missä suojatoimi ei vielä ole voimassa:
Siirtomekanismit
EU:n riittävyyspäätökset
Siirrot maihin, joita Euroopan komissio pitää riittävinä
EU-US Data Privacy Framework
Yhdysvaltalaisille käsittelijöille, jotka on sertifioitu DPF:n mukaisesti
Standard Contractual Clauses (SCCs)
EU-komission hyväksymät lausekkeet (2021 versio) muille siirroille
Suoritamme siirtovaikutusarvioinnit tarvittaessa ja toteutamme täydentäviä toimenpiteitä (teknisiä, organisatorisia ja sopimusperusteisia) tarvittaessa olennaisesti vastaavan suojatason varmistamiseksi.
Voit pyytää kopioita asiaankuuluvista siirtomekanismeista pyynnöstä.
10. Vastuu ja korvausvelvollisuus
Käsittelijän vastuu
ClientFlow on vastuussa vahingoista, jotka aiheutuvat käsittelystä, joka ei ole tämän DPA:n mukaista tai jossa olemme toimineet rekisterinpitäjän laillisten ohjeiden ulkopuolella tai niitä vastaan.
Rekisterinpitäjän vastuu
Rekisterinpitäjä on vastuussa vahingoista, jotka aiheutuvat käsittelystä, joka rikkoo sovellettavaa tietosuojalakia tai ei ole rekisterinpitäjän velvoitteiden mukaista tämän DPA:n mukaisesti.
Rajoitukset
- Kumpikaan osapuoli ei ole vastuussa epäsuorista, satunnaisista tai välillisistä vahingoista
- Kokonaisvastuun enimmäismäärä tämän DPA:n mukaisesti on rajoitettu 12 kuukauden aikana ennen vaatimusta maksettuihin maksuihin
- Nämä rajoitukset eivät koske salassapitoloukkauksia, tahallista väärinkäytöstä tai törkeää huolimattomuutta
Kumpikin osapuoli sitoutuu korvaamaan toiselle osapuolelle kolmansien osapuolten vaatimukset, jotka johtuvat korvausvastuullisen osapuolen tämän DPA:n tai sovellettavien tietosuojalakien rikkomisesta.
11. Päättäminen ja tietojen palautus
Kesto
Tämä DPA on voimassa palvelusopimuksen ajan ja niin kauan kuin käsittelemme henkilötietoja puolestasi.
Päättämisen jälkeen
- Valintasi mukaan palautamme tai poistamme henkilötietosi 31 päivän kuluessa, lukuun ottamatta tietoja, jotka meidän on säilytettävä (kuten auditlokit ja anonymisoidut laskutustiedot)
- Voit pyytää tietojen vientiä yleisesti käytetyssä koneellisesti luettavassa muodossa
- Sertifioimme poiston pyynnöstä
- Tiedot voidaan säilyttää sovellettavan lain edellyttämällä tavalla
Salassapitoa, vastuuta ja tietosuojaoikeuksia koskevat kohdat säilyvät tämän DPA:n päättymisen jälkeen.