No-Show Sorununun Gerçek Maliyeti
Kendi rakamlarınızla hesaplayın. Örnek: bir seans 500 TL ve haftada ortalama 2 no-show yaşıyorsanız, aylık kaybınız yaklaşık 4.000 TL, yıllık yaklaşık 48.000 TL olur. Bu sadece doğrudan gelir kaybıdır. Dolaylı maliyetler de vardır:
- O saatte başka bir danışan alabilirdiniz
- Hazırlık süreniz boşa gitti
- Terapötik süreklilik bozuldu
- Motivasyon ve iş tatmini düştü
Hatırlatmalar ve açık bir iptal politikası unutmayı ve son dakika iptallerini azaltmaya yardımcı olur. Ne kadar fark yarattığını kendi rakamlarınızla ölçün.
7 Adım
1. Randevu Hatırlatması
ClientFlow her randevu için bir hatırlatma gönderir; zamanını 5, 10, 15, 30 veya 60 dakika ya da 1 gün önce olarak seçersiniz. Örneğin 1 gün önce:
"Merhaba [Ad], yarın saat [Saat]'te seansınız var."
- Pro ve Takım: hatırlatma kendi WhatsApp Business numaranızdan otomatik ve danışanın dilinde gider.
- Ücretsiz ve Başlangıç: ClientFlow mesajı Gönderim Kuyruğu'nda hazırlar, siz telefonunuzdan tek dokunuşla gönderirsiniz. Bu hazır mesajlar şimdilik İngilizce ve saati UTC olarak gösteriyor. E-posta hatırlatmasının metni danışanın dilindedir.
Seanstan birkaç saat önce ikinci bir hatırlatma isterseniz onu elle gönderirsiniz; ClientFlow randevu başına tek hatırlatma gönderir.
2. Onay İsteyen Mesaj
Tek yönlü "hatırlatma" yerine danışandan aktif onay isteyebilirsiniz:
"Yarınki seansınızı onaylıyor musunuz?"
ClientFlow gelen yanıtları otomatik işlemez; "Evet" veya "Hayır" yanıtı randevunun durumunu değiştirmez. Pro ve Takım planlarında yanıt WhatsApp gelen kutunuza düşer; diğer planlarda telefonunuzda görürsünüz. Randevuyu onaylandı olarak siz işaretlersiniz. Online randevu sayfanızdan alınan randevularda onay mesajına, danışanın randevusunu kendisi değiştirebileceği veya iptal edebileceği bir bağlantı eklenebilir.
3. İptal Durumunda Hızlı Yeniden Planlama
İptal bildirimi aldığınızda, boşalan saati değerlendirmek için uygun danışanlara WhatsApp üzerinden elle mesaj gönderin:
"Bugün saat [Saat]'te bir seans açıldı. Bu saati almak ister misiniz?"
ClientFlow'da otomatik bekleme listesi yoktur. Düzenli danışanlarınızın tercih ettiği saatleri danışan notlarına kaydetmek bu süreci hızlandırır.
4. No-Show Takip Mesajı (Pro ve Takım)
Bir randevuyu "Gelmedi" olarak işaretlediğinizde gelmeme otomasyonu danışana bir mesaj gönderebilir:
"Bugünkü seansınıza katılamadığınızı fark ettik. Yeniden planlamak için bize ulaşabilirsiniz."
Mesaj, randevuyu işaretlediğiniz anda gider; otomasyon ayarlarındaki gecikme alanı şimdilik uygulanmıyor. Varsayılan metin İngilizcedir; kendi Türkçe metninizi otomasyon ayarlarından yazarsınız.
5. Süreç Sonuna Yaklaşan Danışanla Konuşmak
ClientFlow'da seans paketi ve paket bitince otomatik bildirim yoktur. Pro ve Takım planlarında danışanı seans sayısı olan bir programa kaydederseniz, tamamlanan seanslar otomatik sayılır ve kalan seans sayısını programda görürsünüz. Süreç sonuna yaklaşan danışana mesajı kendiniz gönderirsiniz. Pro ve Takım planlarındaki "tekrar randevu daveti" otomasyonu ise her zamankinden uzun süredir randevu almamış danışana bir mesaj gönderebilir.
6. Düzenli Seans Zamanı Sabitleme
Haftalık sabit bir seans saati, danışanın seansı rutinine katmasına yardımcı olabilir. ClientFlow'da seansı tekrarlayan randevu olarak tanımlarsınız (günlük, haftalık, aylık veya yıllık); danışan her hafta aynı saate otomatik olarak planlanır.
7. No-Show Takibi
Hangi danışanlar tekrar tekrar gelmiyor? ClientFlow'da:
- Analizler'in performans sayfasında genel gelmeme oranınızı görürsünüz (Başlangıç ve üstü)
- Her danışanın sayfasında o danışanın gelmediği randevu sayısı görünür
Gün veya saat bazlı no-show analizi yoktur; bunu takviminizden kendiniz çıkarırsınız. Tekrarlayan no-show yaşayan danışanlarla politikanızı yeniden konuşun.
Sonuç
No-show bir kader değil, yönetilebilir bir risktir. Hatırlatma, net bir politika ve düzenli takip birlikte işe yarar. Kendi rakamlarınızı takip edin ve neyin çalıştığını veriye dayalı olarak ölçün.
Hatırlatmaları ve otomasyonları denemek için psikolog çözüm sayfamızı ziyaret edin.