Fizyoterapide Yönetim Yükü
Bağımsız çalışıyor ya da küçük bir klinikte görev yapıyorsanız, klinik işin yanında şunları da yönetirsiniz:
- Günde birçok hasta ve 30–60 dakikalık seanslar
- Farklı tedavi türleri (manuel terapi, egzersiz, elektroterapi, kuru iğneleme)
- 10–20 seanslık tedavi kürleri
- İlk görüşme formları, onamlar ve sevk belgeleri
- Seans notları ve hastanın ilerlemesi
- Hatırlatmalar, ödemeler ve faturalar
Bunları defter, Excel ve telefon arasında yürütmek mümkün ama dağınık. Aşağıda bir hastanın ClientFlow'daki yolculuğu, her adımın hangi planda olduğu ve yazılımın neyi yapmadığıyla birlikte anlatılıyor.
Bir Hastanın ClientFlow'daki Yolculuğu
1. Online Randevu (her planda)
Bir bağlantı paylaşırsınız; hasta hizmeti, günü ve saati seçip bilgilerini girer, hesap açması gerekmez. Onay mesajındaki bağlantıyla randevusunu değiştirebilir veya iptal edebilir. Rezervasyonları otomatik onaylamayı ya da tek tek onaylamayı, en kısa bildirim süresini ve ne kadar ileriye randevu alınabileceğini siz belirlersiniz.
Online sayfadan alınan randevularda ücret otomatik gelmez; ödemeyi kendiniz kaydedersiniz. Randevu sırasında kapora veya ön ödeme alınmaz.
2. Başvuru ve Onam Formu (Başlangıç ve üstü)
İlk seanstan önce doldurulacak formu kendiniz kurarsınız: şikâyetin nedeni, ağrının yeri (onay kutuları), 1–10 ağrı skalası, geçmiş ameliyatlar (koşullu soru), MR veya sevk belgesi yükleme ve imzalı onam bölümü. Formu bağlantı, QR kod, e-posta veya WhatsApp ile gönderirsiniz. Gelen yanıt, e-posta veya telefona göre hastanın kaydına bağlanır ya da yeni hasta oluşturur.
Pro ve Takım planlarında her yeni başvuru için yapay zekâ bir özet, aciliyet düzeyi ve olası uyarı işaretleri çıkarır. Bu özellik varsayılan olarak açıktır ve yanıtlar AB dışındaki bir yapay zekâ sağlayıcısına gönderilir. İstemiyorsanız her formun ayarlarından kapatabilirsiniz. Özeti bir işaret olarak görün, yanıtları her zaman kendiniz okuyun.
3. Hasta Kaydı ve Seans Notları
Menüde hastalarınız Müşteriler altında durur; ClientFlow her meslek için aynı adı kullanır. Hasta sayfasında randevular, notlar, görevler, ödemeler, mesajlar, formlar, dosyalar ve program ilerlemesi bir arada görünür.
- Not şablonları: SOAP, kontrol seansı ve ilk görüşme özeti. Şablonları düzenleyebilir, kendinizinkini ekleyebilirsiniz.
- Şifreleme: not başlığı ve metni AES-256-GCM ile şifrelenir, arama yine çalışır.
- Sağlık alanları (Pro ve Takım): tıbbi durumlar, alerjiler, kullandığı ilaçlar, sigorta şirketi, poliçe numarası, acil durum kişisi, kan grubu, sevk eden doktor. Bu alanların adları şimdilik her dilde İngilizce görünür.
- Yapay zekâ not yardımcısı: dağınık notu maddelere, etiketlere ve bir sonraki adıma çevirir. Siz uygulamadan hiçbir şey kaydedilmez.
Ağrı veya hareket açıklığı ölçümlerini zaman içinde grafikle izleme, vücut şeması ve SOAP için ayrı alanlar henüz yok; ölçümleri not ve form içinde tutarsınız.
4. Tedavi Programları (Pro ve Takım)
Sık uyguladığınız kürleri program olarak kaydedersiniz. Örneğin "Diz ameliyatı sonrası rehabilitasyon": 120 günde 16 seans, 1., 4., 10. ve 16. seansta kilometre taşları. Hastayı programa kaydederken tüm haftalık seansları tek seferde takvime koyabilirsiniz. Programa bağlı her tamamlanan randevu otomatik sayılır; gelmeyen veya iptal edilen randevular sayılmaz. İsterseniz hastaya yalnızca adını, tamamlanan seansları ve sıradaki adımları gösteren bir ilerleme bağlantısı gönderirsiniz.
Program kendi başına fatura oluşturmaz; seansları her zamanki gibi faturalandırırsınız.
5. Hatırlatmalar
Hatırlatmalar WhatsApp veya e-posta ile gider; SMS yoktur. Her randevu için bir hatırlatma, 5 dakika ile 1 gün önce arasında seçtiğiniz zamanda gönderilir.
- Pro ve Takım: hatırlatmalar kendi WhatsApp Business numaranızdan otomatik ve hastanın dilinde gider.
- Ücretsiz ve Başlangıç: ClientFlow mesajı hazırlar, siz telefonunuzdan tek dokunuşla gönderirsiniz. Bu hazır mesajlar şimdilik İngilizce ve saati UTC olarak gösteriyor; e-posta hatırlatmaları hastanın dilindedir.
Hoş geldin, randevu onayı, seans sonrası, gelmeyen hasta, tekrar randevu daveti, doğum günü ve yorum isteği gibi 11 hazır otomasyon vardır; Ücretsiz planda ikisi, Başlangıç'ta üçü, Pro ve Takım'da hepsi açılır.
6. Ödeme ve Fatura
Ödemeleri tam veya kısmi olarak kaydeder; fatura, makbuz, teklif ve iade faturasını PDF ya da bağlantı olarak paylaşırsınız. Vadesi geçen faturalar için hastaya 3, 7, 14 ve 30. günlerde e-posta hatırlatması gider.
ClientFlow bir ödeme aracısı değildir: hasta size bugün nasıl ödüyorsa (POS, havale, nakit) öyle öder, ClientFlow kaydını tutar. Hasta portalda veya fatura bağlantısında online ödeme yapamaz. SGK provizyonu, sigorta faturalaması ve e-fatura/e-arşiv gönderimi yoktur.
Tek Başına Çalışan Bir Fizyoterapistin Haftası
Pazartesi sabahı: Bu haftanın takvimine bakın, programdaki hastaların ilerlemesini ve kilometre taşlarını kontrol edin, yeni gelen başvuru formlarını okuyun.
Her seans öncesi: Hasta sayfasından son notu ve varsa formdaki yanıtları okuyun.
Her seans sonrası: Randevuyu "Tamamlandı" olarak işaretleyin. Ziyaret sayısı, program sayacı ve randevuya eklediğiniz malzemelerin stoğu kendiliğinden güncellenir, seans ücretinde ödenmemiş bir ödeme kaydı açılır. Ödemeyi alınca işaretleyin, notu tamamlayın.
Ay sonu: Gelir ve gider raporlarına, risk altındaki ve bir süredir gelmeyen hastalara bakın.
Birden Fazla Fizyoterapist (Takım Planı)
Takım planı 3 kullanıcıyla başlar ve 50 ek kullanıcıya kadar büyür. Sahip, yönetici, üye ve izleyici rolleri, kimin ne yaptığını gösteren bir etkinlik kaydı ve görev atama vardır. Online randevu sayfasında hasta fizyoterapistini seçebilir.
Bilmeniz gerekenler:
- Her fizyoterapist tüm hastaları ve randevuları görür; kişiye özel kısıtlama yoktur.
- Uygulama içinden oluşturulan randevular bir fizyoterapiste atanmaz ve fizyoterapist bazında takvim görünümü yoktur.
- Aynı saatte iki ayrı fizyoterapiste uygulama içinden randevu açılamaz; bu yalnızca online randevu sayfasından mümkündür.
- Oda veya cihaz rezervasyonu, grup seansı kontenjanı ve bekleme listesi yoktur.
ClientFlow'un Bugün Yapmadıkları
- Hastadan online ödeme almak
- SGK provizyonu, sigorta faturalaması, e-fatura
- Önceden satılan seans paketlerini uygulamada yönetmek
- Ağrı ve hareket açıklığı grafikleri, vücut şeması
- SMS hatırlatma ve görüntülü görüşme (tele-seans için kendi bağlantınızı paylaşırsınız)
- Android uygulaması (iOS uygulaması AB dışındaki ülkelerde yayında; web uygulaması her telefonda tarayıcıdan çalışır)
Sonuç
Fizyoterapi pratiği için doğru program, klinik kararınızı sizde bırakıp etrafındaki işi toplar: randevu, form, not, program, hatırlatma ve kayıt. ClientFlow bunları tek yerde yapar ve yapmadıklarını baştan söyler. Fiyatlar fiyatlandırma sayfasında; ücretli planları 14 gün kartsız deneyebilirsiniz.
İlgili rehberler: