Diyetisyen Pratiğinin Yönetim Yükü
Tek başına çalışıyor ya da küçük bir klinikte görev yapıyorsanız, danışmanlığın yanında şunları da yönetirsiniz:
- Birkaç haftada bir gelen kontrol seansları
- İlk görüşmede uzun bir sağlık ve beslenme öyküsü
- Her seansta kilo ve çevre ölçümleri
- Kişiye özel beslenme programları ve revizyonları
- Yüz yüze ve online danışanlar
- Hatırlatmalar, ödemeler ve faturalar
Bunları Word, Excel ve telefon arasında yürütmek mümkün ama dağınık. Aşağıda bir danışanın ClientFlow'daki yolculuğu, her adımın hangi planda olduğu ve yazılımın neyi yapmadığıyla birlikte anlatılıyor.
Bir Danışanın ClientFlow'daki Yolculuğu
1. Online Randevu (her planda)
Bir bağlantı paylaşırsınız; danışan hizmeti, günü ve saati seçip bilgilerini girer, hesap açması gerekmez. Onay mesajındaki bağlantıyla randevusunu değiştirebilir veya iptal edebilir. Rezervasyonları otomatik onaylamayı ya da tek tek onaylamayı, en kısa bildirim süresini ve ne kadar ileriye randevu alınabileceğini siz belirlersiniz. Yurt dışındaki danışanlar sayfadaki saatleri kendi saat dilimlerinde görmeyi seçebilir.
Online sayfadan alınan randevularda ücret otomatik gelmez; ödemeyi kendiniz kaydedersiniz. Randevu sırasında kapora veya ön ödeme alınmaz.
2. Beslenme Başvuru Formu (Başlangıç ve üstü)
ClientFlow'da hazır bir Beslenme Danışanı Başvuru Formu şablonu var: kişisel bilgiler, mevcut kilo, boy ve hedef kilo, günlük öğün sayısı ve su tüketimi, diyet kısıtlamaları, besin alerjileri, sevilen ve sevilmeyen yiyecekler, sağlık durumları ve kullanılan ilaçlar, önceki diyet denemeleri, egzersiz, uyku ve stres düzeyi, birincil hedef ve süre. Şablonu dilediğiniz gibi değiştirir, kendi aydınlatma ve onam metninizi, imza alanını eklersiniz. Formu bağlantı, QR kod, e-posta veya WhatsApp ile gönderirsiniz. Gelen yanıt, e-posta veya telefona göre danışanın kaydına bağlanır ya da yeni danışan oluşturur.
Başlangıç planında 3, Pro'da 10 form kurabilirsiniz, Takım'da sınır yoktur. Pro ve Takım planlarında her yeni başvuru için yapay zekâ bir özet, aciliyet düzeyi ve olası uyarı işaretleri çıkarır. Bu özellik varsayılan olarak açıktır ve yanıtlar AB dışındaki bir yapay zekâ sağlayıcısına gönderilir. İstemiyorsanız her formun ayarlarından kapatabilirsiniz. Özeti bir işaret olarak görün, yanıtları her zaman kendiniz okuyun.
3. Danışan Kaydı ve Seans Notları
Menüde danışanlarınız Müşteriler altında durur; ClientFlow her meslek için aynı adı kullanır. Danışan sayfasında randevular, notlar, görevler, ödemeler, mesajlar, formlar, dosyalar ve program ilerlemesi bir arada görünür.
- Not şablonları: SOAP, kontrol seansı ve ilk görüşme özeti. Şablonları düzenleyebilir, kendinizinkini ekleyebilirsiniz.
- Şifreleme: not başlığı ve metni AES-256-GCM ile şifrelenir, arama yine çalışır.
- Sağlık alanları (Pro ve Takım): tıbbi durumlar, alerjiler, kullandığı ilaçlar, sigorta şirketi, poliçe numarası, acil durum kişisi, kan grubu, sevk eden doktor. Bu alanların adları şimdilik her dilde İngilizce görünür.
- Yapay zekâ not yardımcısı: dağınık notu maddelere, etiketlere ve bir sonraki adıma çevirir; her planın aylık yapay zekâ kredisini kullanır. Siz uygulamadan hiçbir şey kaydedilmez.
Ayrı bir ölçüm bölümü, otomatik BMI veya bel/kalça oranı hesabı ve kilo ya da çevre grafiği yok. Ölçümleri her seansın notuna yazarsınız (ör. "Kilo 72,4 kg · bel 86 cm"); notlar danışanın kaydında tarih sırasıyla durur ve içlerinde arama yapılabilir.
4. Beslenme Programı Dosyaları
Hazırladığınız programı (PDF, Word veya görsel) danışanın kaydındaki Dosyalar bölümüne yüklersiniz; her dosya yüklenirken virüs taramasından geçer. Farklı haftaların programlarını ayrı dosyalar olarak saklarsınız. Depolama alanı plana göre değişir: Ücretsiz planda 100 MB, Başlangıç'ta 5 GB.
ClientFlow beslenme programı hazırlamaz; besin veritabanı veya kalori hesabı yoktur. Dosyayı danışana göndermez ve danışan portalında paylaşmaz; programı kendi e-postanız veya WhatsApp'ınızla iletirsiniz.
5. Kontrol Seansları ve Programlar
Bir sonraki kontrolü seans bitmeden takvime koymak en sağlam yoldur: randevu takvimde durur ve hatırlatması kendiliğinden gider. Pro ve Takım planlarında "tekrar randevu daveti" otomasyonu, her zamankinden uzun süredir randevu almamış danışana mesaj gönderebilir; isterseniz mesaja randevu sayfanızın bağlantısı eklenir.
Sık uyguladığınız süreçleri Programlar ile kaydedersiniz (Pro ve Takım). Örneğin "8 haftalık başlangıç programı": 8 seans, 1., 4. ve 8. seansta kilometre taşları. Danışanı programa kaydederken haftalık seansları tek seferde takvime koyabilirsiniz; toplu planlama yalnızca haftalık aralıkla çalışır. Programa bağlı her tamamlanan randevu otomatik sayılır, gelmeyen veya iptal edilen randevular sayılmaz. İsterseniz danışana yalnızca adını, tamamlanan seansları ve sıradaki adımları gösteren bir ilerleme bağlantısı gönderirsiniz.
Önceden satılan seans paketi (ör. peşin ödenmiş 5'li veya 10'lu paket) uygulamada henüz yok: paket bakiyesi, paket bitince bildirim veya yenileme önerisi yoktur. Program kalan seans sayısını gösterir ama bir ödeme bakiyesi tutmaz; peşin ödemeyi ödeme kaydı olarak tutarsınız.
6. Hatırlatmalar
Hatırlatmalar WhatsApp veya e-posta ile gider; SMS yoktur. Her randevu için bir hatırlatma, 5 dakika ile 1 gün önce arasında seçtiğiniz zamanda gönderilir.
- Pro ve Takım: hatırlatmalar kendi WhatsApp Business numaranızdan otomatik ve danışanın dilinde gider.
- Ücretsiz ve Başlangıç: ClientFlow mesajı hazırlar, siz telefonunuzdan tek dokunuşla gönderirsiniz. Bu hazır mesajlar şimdilik İngilizce ve saati UTC olarak gösteriyor. E-posta hatırlatmasının metni danışanın dilindedir; konu satırı şimdilik sizin dilinizde.
Hoş geldin, randevu onayı, seans sonrası, gelmeyen danışan, tekrar randevu daveti, doğum günü ve yorum isteği gibi 11 hazır otomasyon vardır; Ücretsiz planda ikisi, Başlangıç'ta üçü, Pro ve Takım'da hepsi açılır.
7. Ödeme ve Fatura
Ödemeleri tam veya kısmi olarak kaydeder; fatura, makbuz, teklif ve iade faturasını PDF ya da bağlantı olarak paylaşırsınız. Vadesi geçen faturalar için danışana 3, 7, 14 ve 30. günlerde e-posta hatırlatması gider.
ClientFlow bir ödeme aracısı değildir: danışan size bugün nasıl ödüyorsa (POS, havale, nakit) öyle öder, ClientFlow kaydını tutar. Danışan portalda veya fatura bağlantısında online ödeme yapamaz. E-fatura/e-arşiv gönderimi yoktur.
Tek Başına Çalışan Bir Diyetisyenin Haftası
Pazartesi sabahı: Bu haftanın takvimine bakın, yeni gelen başvuru formlarını okuyun, programdaki danışanların ilerlemesini kontrol edin.
Her seans öncesi: Danışan sayfasından son notu, önceki ölçümleri ve varsa formdaki yanıtları okuyun.
Her seans sonrası: Randevuyu "Tamamlandı" olarak işaretleyin. Ziyaret sayısı ve program sayacı kendiliğinden güncellenir, seans ücretinde ödenmemiş bir ödeme kaydı açılır. Ölçümleri ve kısa notunuzu nota yazın, revize programı Dosyalar'a yükleyin, bir sonraki kontrolü takvime koyun. Ödemeyi alınca işaretleyin.
Ay sonu: Gelir ve giderlerinize bakın; Müşteriler listesini son ziyarete göre sıralayıp bir süredir gelmeyen danışanları bulun.
Online Çalışan Diyetisyenler İçin
- Görüntülü görüşme: ClientFlow bağlantı oluşturmaz. Kendi Zoom veya Meet bağlantınızı randevunun Konum alanına yazarsanız otomatik e-posta hatırlatmasında ve Pro ile Takım planlarındaki otomatik WhatsApp hatırlatmasında görünür; Ücretsiz ve Başlangıç planlarında elle gönderilen WhatsApp mesajında görünmez.
- Saat dilimi: randevu sayfasında danışan saatleri kendi saat diliminde görebilir.
- Uzaktan ölçüm: danışandan ölçüm veya tartı fotoğrafı istiyorsanız, dosya yükleme alanı olan bir form gönderebilirsiniz (Başlangıç ve üstü).
- Program dosyası: programı kendiniz gönderirsiniz; ClientFlow dosyanın açılıp açılmadığını göstermez.
ClientFlow'un Bugün Yapmadıkları
- Beslenme programı veya menü hazırlamak, besin veritabanı, kalori hesabı
- Ölçüm bölümü, otomatik BMI, kilo ve çevre grafikleri
- Önceden satılan seans paketlerini uygulamada yönetmek
- Danışandan online ödeme almak, e-fatura
- Dosyaları danışana göndermek veya danışan portalında paylaşmak
- SMS hatırlatma ve görüntülü görüşme (online seans için kendi bağlantınızı paylaşırsınız)
- Android uygulaması (iOS uygulaması AB dışındaki ülkelerde yayında; web uygulaması her telefonda tarayıcıdan çalışır)
Sonuç
Diyetisyen pratiği için doğru program, danışmanlığı sizde bırakıp etrafındaki işi toplar: randevu, form, not, dosya, hatırlatma ve kayıt. ClientFlow bunları tek yerde yapar ve yapmadıklarını baştan söyler. Fiyatlar fiyatlandırma sayfasında; ücretli planları 14 gün kartsız deneyebilirsiniz.
İlgili rehberler: