Como tirar as fichas de clientes das folhas de cálculo sem perder nada
Exporte para CSV, decida que colunas contam mesmo, pré-visualize como correspondem no novo sistema e só depois importe. Guarde a folha inalterada até o novo sistema ter corrido um ciclo completo de faturação ou de marcações — é o seu regresso atrás, e não custa nada.
A maioria das migrações perde dados no passo da correspondência, não no da exportação. Uma coluna chamada «Notas» pode conter três coisas diferentes na mesma folha: uma morada, uma preferência e um aviso sobre um cliente. Decida o que cada coluna significa antes de se tornar um campo, porque depois da importação tudo parece arrumado e a ambiguidade fica invisível.
A ordem que evita perder dados
Exporte primeiro e depois não mexa no original
Tire uma cópia em CSV e faça a limpeza num duplicado. O original intacto é o regresso atrás de toda a migração, e deixa de o ser assim que começa a editá-lo no lugar.
Pré-visualize a correspondência das colunas antes de escrever
O passo em que vale a pena insistir é uma pré-visualização: que coluna se torna que campo, mostrado em linhas reais, antes de se escrever seja o que for. Uma ferramenta que importa diretamente do carregamento está a pedir-lhe que encontre os erros depois.
Mantenha os dois durante um ciclo completo
Mantenha a folha atualizada ao lado do novo sistema durante um ciclo de faturação ou de marcações. É a única forma fiável de encontrar o campo esquecido — normalmente algo que vivia num cabeçalho, na cor de uma célula ou na memória de alguém, e não numa coluna.
O que o ClientFlow faz aqui
A importação de clientes decorre em dois passos: uma pré-visualização que mostra como cada coluna corresponde e o que seria criado, e depois a importação em si. Há um modelo para descarregar caso prefira partir da forma que o sistema espera. Despesas e produtos importam da mesma maneira. Tudo pode ser exportado outra vez depois, por isso entrar não significa ficar preso.
O que saber antes de marcar o fim de semana
A importação exige um plano pago e está desligada durante o período de teste gratuito. Está disponível a partir do Starter; as contas de teste podem exportar mas não importar, e o plano gratuito não faz nenhuma das duas coisas. É um limite antiabuso deliberado e não um esquecimento, e vale a pena saber antes de reservar um sábado para a migração.
Importar, verificar e continuar a poder sair
Importação de clientes em dois passos com pré-visualização da correspondência, modelo para descarregar, importação de despesas e produtos, e exportação em todos os planos pagos. Os campos personalizados apanham as colunas que não encaixam numa forma padrão, para que os cantos estranhos da folha tenham para onde ir.
Perguntas frequentes
Posso importar durante o teste gratuito?
Não — a importação está disponível a partir do plano Starter e desligada para contas de teste. Os testes podem exportar. Se for justamente a migração que quer testar, planeie-a para depois de subscrever, ou introduza primeiro uma pequena amostra à mão.
O que acontece às colunas que não encaixam?
Faça-as corresponder a campos personalizados em vez de as deitar fora. A coluna que não consegue colocar é normalmente aquela em que alguém se apoia, e mantê-la é bem mais fácil do que reconstruí-la depois.
Consigo recuperar os meus dados?
Sim, em qualquer plano pago. A exportação corre a partir do painel e produz um ficheiro. Vale a pena testar a exportação antes de concluir a migração, e não depois.