Najczęściej zadawane pytania

ClientFlow to kompleksowy Business OS dla profesjonalistów usług. Łączy w jednej platformie zarządzanie klientami, śledzenie płatności, planowanie spotkań, automatyczne przypomnienia (WhatsApp i e-mail), fakturowanie, śledzenie wydatków, zarządzanie magazynem i analitykę. Został stworzony dla trenerów, terapeutów, korepetytorów, coachów, specjalistów z branży beauty i wszystkich profesjonalistów usług, którzy mają stałych klientów.

ClientFlow powstał dla niezależnych profesjonalistów usług i małych zespołów, które obsługują stałych klientów. Są to m.in. trenerzy personalni, terapeuci, doradcy, korepetytorzy, nauczyciele muzyki, specjaliści z branży beauty, coachowie, instruktorzy nauki jazdy, instruktorzy jogi, masażyści i dziesiątki innych zawodów usługowych z takich obszarów jak zdrowie, fitness, uroda, edukacja i coaching.

W przeciwieństwie do ogólnych systemów CRM tworzonych dla zespołów sprzedaży, ClientFlow został zaprojektowany specjalnie dla profesjonalistów usług, którzy mają stałych klientów. Łączy CRM ze śledzeniem płatności, planowaniem spotkań, przypomnieniami WhatsApp, fakturowaniem i zarządzaniem wydatkami w jednym narzędziu — zamiast zszywać ze sobą osobne aplikacje. W zestawie są szablony startowe dopasowane do profesji: listy kontrolne zadań, pola niestandardowe i formularze wstępne dla Twojego zawodu.

Uczciwość jest dla nas ważna. ClientFlow NIE przetwarza ani nie pobiera płatności od Twoich klientów — śledzimy płatności, które otrzymujesz (gotówka, przelew bankowy, karta), na podstawie ręcznych wpisów i wysyłamy przypomnienia o tym, co jest należne, ale nie jesteśmy bramką płatniczą dla transakcji między klientem a profesjonalistą. ClientFlow NIE posiada certyfikatu HIPAA; amerykańscy świadczeniodawcy opieki zdrowotnej, którzy przetwarzają chronione informacje zdrowotne (Protected Health Information), powinni skonsultować się z własnym doradcą ds. zgodności. ClientFlow NIE ma jeszcze natywnej aplikacji na Androida (jest w rozwoju, nie została opublikowana w Google Play); aplikacja na iOS jest dostępna w App Store. Przypomnienia SMS nie są jeszcze obsługiwane — przypomnienia wysyłane są przez WhatsApp i e-mail. SSO, marka white-label i własne domeny nie są dostępne, a żadna z tych rzeczy nie jest obecnie rozwijana — SSO czeka na realne zgłoszenie, a to właśnie zgłoszenie mogłoby to zmienić.

System rezerwacji zarządza kalendarzem: dostępnością, terminami, potwierdzeniami, zmianami terminów. CRM zarządza relacją: kim jest ta osoba, co ustaliliście, co zapłaciła, co wydarzyło się ostatnim razem. Odpowiadają na różne pytania — „kiedy ta osoba przyjdzie” i „co się z nią dzieje” — dlatego większość firm usługowych w końcu używa obu i dopiero potem odkrywa prawdziwy koszt: jedna lista klientów żyje w dwóch miejscach i po cichu się rozjeżdża. Praktyczny test przed zakupem któregokolwiek z nich to pytanie, czy spotkanie i karta klienta to ten sam rekord. ClientFlow jest zbudowany jako ten drugi rodzaj, z kalendarzem w środku, więc rezerwacja, notatka, faktura i przypomnienie są powiązane z jednym klientem.

To nie jest liczba klientów, dlatego zwykłe odpowiedzi są niesatysfakcjonujące. Próg to pierwszy raz, gdy nie potrafisz odpowiedzieć na pytanie z pamięci i nie możesz też tego znaleźć: co ustalono w sprawie ceny, czy zeszły miesiąc został opłacony, dlaczego ktoś przestał rezerwować. Dla większości samodzielnych praktyków następuje to gdzieś między dwudziestoma a pięćdziesięcioma aktywnymi klientami, ale znacznie wcześniej, gdy praca jest powtarzalna, i znacznie później, gdy każde zlecenie jest jednorazowe. Lepszym sygnałem niż liczba jest to, że prowadzisz już drugą listę, żeby sprawdzać pierwszą. To moment, w którym arkusz już zawiódł i jest tylko podpierany. ClientFlow ma plan bezpłatny dla maksymalnie dziesięciu klientów, celowo poniżej tego progu, a nie na jego poziomie.

Tak, ClientFlow ma plan bezpłatny, który jest darmowy na zawsze (to nie okres próbny). Plan Bezpłatny obejmuje do 10 klientów, 100MB przestrzeni, 50 kredytów AI miesięcznie i podstawowe śledzenie płatności. Plany płatne to Starter (€13/miesiąc — nielimitowani klienci, 5GB przestrzeni, synchronizacja z Kalendarzem Google, import i eksport oraz 100 kredytów AI miesięcznie), Pro (€25/miesiąc — wszystko z planu Starter plus 50GB przestrzeni, WhatsApp Business API, zaawansowana analityka i 500 kredytów AI miesięcznie) oraz Zespołowy (€52/miesiąc + €13 za każde dodatkowe stanowisko — wszystko z planu Pro plus role zespołowe, szczegółowe uprawnienia, wspólne widoki, webhooki i 2 000 wspólnych kredytów AI miesięcznie). Wszystkie plany płatne zawierają 14-dniowy bezpłatny okres próbny; rozpoczęcie okresu próbnego nie wymaga karty, a płacisz tylko wtedy, gdy zdecydujesz się zachować plan.

ClientFlow ma cztery proste plany. Bezpłatny (€0 — 10 klientów, 20 spotkań miesięcznie, 100MB, 50 kredytów AI miesięcznie). Starter (€13/miesiąc — nielimitowani klienci, 5GB, synchronizacja z Kalendarzem Google, podstawowa analityka, import i eksport, 100 kredytów AI miesięcznie). Pro (€25/miesiąc — nielimitowani klienci, 50GB, WhatsApp Business API, zaawansowana analityka, 500 kredytów AI miesięcznie). Zespołowy (€52/miesiąc + €13 za każde dodatkowe stanowisko — wszystko z planu Pro plus role zespołowe, szczegółowe uprawnienia, wspólne widoki, webhooki i 2 000 wspólnych kredytów AI miesięcznie; od 3 stanowisk). Wszystkie plany płatne zawierają 14-dniowy bezpłatny okres próbny; rozpoczęcie okresu próbnego nie wymaga karty, a płacisz tylko wtedy, gdy zdecydujesz się zachować plan.

ClientFlow oferuje 14-dniową gwarancję zwrotu pieniędzy na pierwszą opłaconą fakturę lub zakup PRO Dożywotni, z jednym zwrotem na konto. Zażądaj zwrotu w Ustawienia → Subskrypcja → Zażądaj zwrotu w ciągu 14 dni od tej płatności, a otrzymasz pełny zwrot; zwrot kończy płatny dostęp z chwilą jego realizacji. Po upływie tego okresu, a także w przypadku odnowień oraz drugiej i kolejnych faktur, płatności są ostateczne. Możesz anulować automatyczne odnawianie w dowolnym momencie w ustawieniach subskrypcji — anulowany plan pozostaje aktywny do końca okresu, który już opłaciłeś.

Tak. W planach bezpłatnym i Starter ClientFlow udostępnia linki WhatsApp (wa.me) do ręcznych przypomnień jednym dotknięciem. W planach Pro i Zespołowym ClientFlow oferuje w pełni automatyczne przypomnienia WhatsApp przez WhatsApp Business API — przypomnienia o płatnościach, potwierdzenia spotkań i dalszy kontakt w sprawie zaległości są wysyłane automatycznie, bez żadnej ręcznej czynności.

Tak. ClientFlow zawiera planowanie spotkań z sesjami cyklicznymi (wzorce dzienne, tygodniowe, miesięczne i roczne), śledzenie odwołań, synchronizację z Kalendarzem Google i iCloud CalDAV (od planu Starter), jedno automatyczne przypomnienie przed każdą sesją, w czasie, który ustawisz, śledzenie nieobecności, przypisanie pracownika do każdego spotkania oraz pola na adres URL spotkania online dla sesji w Zoom/Google Meet.

Tak, ClientFlow obsługuje 20 języków: angielski, turecki, niemiecki, hiszpański, francuski, włoski, portugalski, niderlandzki, polski, rosyjski, ukraiński, szwedzki, fiński, arabski, hindi, japoński, koreański, chiński uproszczony, chiński tradycyjny i brytyjski angielski. Interfejs, przypomnienia i strony skierowane do klientów — wszystko to jest przetłumaczone.

Tak, ClientFlow zawiera wbudowane fakturowanie. Możesz generować profesjonalne faktury dla klientów z własną marką, rozpisanymi usługami i śledzeniem statusu płatności. Faktury można udostępniać cyfrowo przez WhatsApp lub e-mail, a płatności do faktur są śledzone automatycznie. Eliminuje to potrzebę osobnego oprogramowania do fakturowania, takiego jak FreshBooks czy Wave.

Tak, ClientFlow zawiera śledzenie wydatków, które pomaga monitorować koszty firmy. Możesz rejestrować wydatki z kategoriami, datami, kwotami i notatkami. Wydatki przechodzą przez proces zatwierdzania (wersja robocza, oczekujące, zatwierdzone, odrzucone) i są uwzględniane w analityce biznesowej, dając Ci jasny obraz marż zysku obok danych o przychodach.

Tak, ClientFlow zawiera zarządzanie magazynem dla profesjonalistów usług, którzy sprzedają produkty obok swoich usług. Możesz śledzić stany magazynowe, ustawiać alerty niskiego stanu, rejestrować sprzedaż produktów i przeglądać analitykę magazynu. Jest to szczególnie przydatne dla specjalistów z branży beauty, trenerów personalnych sprzedających suplementy czy terapeutów oferujących produkty wellness.

Tak, ClientFlow obsługuje konfigurowalne formularze wstępne, które możesz wysłać nowym klientom przed pierwszą sesją. Formularze przechodzą przez cykl życia ze stanami: wersja robocza, opublikowany i zarchiwizowany. Możesz zbierać informacje zdrowotne, preferencje, zgody i wszelkie inne dane istotne dla Twojej profesji. Odpowiedzi są przechowywane w profilu klienta i nie są szyfrowane na poziomie pól.

ClientFlow śledzi czas za pomocą systemu zarządzania spotkaniami i sesjami. Każde spotkanie zapisuje godzinę rozpoczęcia, czas trwania i status ukończenia, dając Ci przejrzysty rejestr czasu spędzonego z każdym klientem.

Na tę liczbę wpływają dwie rzeczy i żadną z nich nie jest dłuższa polityka odwołań. Pierwsza to przypomnienie, które dociera wystarczająco blisko terminu, by miało znaczenie — mniej więcej dzień wcześniej, a nie tydzień, bo tygodniowe przypomnienie trafia do szuflady i idzie w zapomnienie. Druga to kanał, który ta osoba naprawdę czyta; dla większości klientów usług jest to ten, na którym ostatnio odpowiedzieli, a nie ten, z którego wolisz wysyłać. Przypomnienie, które ląduje w nieprzeczytanej skrzynce, jest tym samym co brak przypomnienia. Wszystko poza tym ma marginalne znaczenie. W ClientFlow przypomnienia o spotkaniach są automatyzowane e-mailem w każdym planie, wysyłane z Twojego własnego podłączonego konta e-mail, a dostarczanie przez WhatsApp staje się automatyczne po podłączeniu konta WhatsApp Business, w planie Pro i wyższych. W planach niższych wiadomość jest przygotowana za Ciebie, a Ty dotykasz, by ją wysłać — to realna różnica, o której warto wiedzieć, zanim zaczniesz na tym polegać.

Do naprawdę automatycznego wysyłania — tak. Różnica, która zaskakuje wiele osób, dotyczy wiadomości przygotowanej i dostarczonej: link wa.me nie jest automatyzacją, bo nadal wymaga, by człowiek go otworzył i dotknął „wyślij”. Dostarczanie, które odbywa się niezależnie od tego, czy tego ranka otworzysz aplikację, przechodzi przez WhatsApp Cloud API, a to wymaga konta WhatsApp Business podłączonego do narzędzia, które wysyła. Każde narzędzie obiecujące automatyczny WhatsApp bez takiego konta przygotowuje wiadomości, a ich nie wysyła — warto to sprawdzić przed wyborem. ClientFlow działa na oba sposoby: w planie Pro i wyższych podłączasz konto WhatsApp Business i przypomnienia wysyłają się same; w planach niższych wiadomość jest przygotowana, a Ty dotykasz, by ją wysłać.

Wyślij link zamiast pliku PDF, pozwól klientowi odpowiedzieć na telefonie bez zakładania konta i zadbaj, by odpowiedzi trafiały do karty klienta, a nie do skrzynki odbiorczej. O te dwa ostatnie punkty warto zabiegać. Papier przetrwał, bo zwykłe alternatywy tworzą drugi problem: plik PDF, który nadal trzeba przeczytać i przepisać, albo narzędzie do formularzy, którego odpowiedzi leżą tam, gdzie karta klienta ich nie widzi. Oba rozwiązania przywracają dokładnie to archiwizowanie, od którego chcesz uciec, więc pytanie, które warto zadać każdemu narzędziu, nie brzmi „czy mogę zbudować formularz”, lecz „gdzie ląduje odpowiedź”. W ClientFlow odpowiedzi są powiązane z klientem. Pamiętaj o granicy planów: formularze wstępne w ogóle nie wchodzą w skład planu bezpłatnego — limit wynosi tam zero, a nie małą liczbę. Starter obejmuje trzy, Pro dziesięć, Zespołowy bez limitu.

Zapisz preferowany język w karcie każdego klienta, a potem wysyłaj z szablonów wiadomości, które już istnieją w tym języku. W momencie wysyłki wiadomość jest wybierana, a nie tłumaczona — dlatego można ją bezpiecznie automatyzować, bo nic nie wychodzi w sformułowaniach, których nikt nie przeczytał. Zrobić to może każdy system; narzędzia różnią się tym, jak daleko język sięga. Większość stosuje go do jednego kanału i na tym kończy, więc warto sprawdzić, czy język klienta dociera do faktury i logowania do portalu, czy tylko do przypomnienia. ClientFlow zawiera wbudowane przypomnienia, faktury i strony portalu już przetłumaczone w obsługiwanych wersjach językowych. Uczciwe ograniczenie: nie tłumaczy maszynowo sformułowań, które napiszesz samodzielnie — do własnej treści wiadomości dodajesz wersję dla każdego języka, a tam, gdzie jej brakuje, używany jest język Twojej firmy.

ClientFlow śledzi wszystkie płatności klientów wraz ze statusem (opłacona, oczekująca, zaległa), kwotą, datą i metodą płatności. Wysyła automatyczne przypomnienia o nadchodzących i zaległych płatnościach przez WhatsApp i e-mail. Pulpit pokazuje łączny przychód, kwoty pozostające do zapłaty, wskaźnik ściągalności i trendy płatności.

Nie — ClientFlow śledzi płatności klientów, ale ich nie pobiera. Możesz udostępnić fakturę jako link, który klient otwiera i przegląda, wysyłać automatyczne przypomnienia WhatsApp i e-mail oraz samodzielnie zarejestrować płatność, gdy wpłynie — czy to przelewem bankowym, gotówką, czy przez własny terminal kartowy. Płatności kartą online przez iyzico dotyczą Twojej własnej subskrypcji ClientFlow, a nie pieniędzy, które klienci są Ci winni.

Zrób z dalszego kontaktu harmonogram, a nie decyzję. Upominanie się jest nieprzyjemne, ponieważ każda wiadomość to nowa ocena sytuacji — czy to nie za wcześnie, czy nie zabrzmi niegrzecznie. Ustal czas z góry (termin płatności, a potem ustalona liczba dni po nim), napisz treść raz jako szablon, żeby nie musieć układać wiadomości w chwili, gdy jest Ci niezręcznie, i trzymaj to, co jest należne, na jednej liście, a nie w głowie. To harmonogram, a nie sformułowanie, usuwa niechęć do upominania się. W ClientFlow przypomnienia o płatnościach wysyłają się same e-mailem w każdym planie, także bezpłatnym, z Twojego własnego podłączonego konta e-mail, a przez WhatsApp automatycznie po podłączeniu konta WhatsApp Business, co jest funkcją planu Pro. Pamiętaj o granicy: ClientFlow śledzi to, co jest należne, i upomina się o to, ale pieniądze nie przechodzą przez niego.

ClientFlow jest budowany tak, by był gotowy na RODO. Aplikacja i baza danych są hostowane w Niemczech (UE); kilku podprocesorów działa poza EOG i są oni wymienieni na stronie podprocesorów. Platforma obsługuje prawo do usunięcia danych (usunięcie danych na żądanie), przenoszenie danych (eksport wszystkich Twoich danych), śledzenie wyraźnych zgód oraz szyfrowanie w spoczynku (AES-256-GCM) dla notatek, rekordów wyników i danych uwierzytelniających połączeń, z TLS podczas transmisji. ClientFlow nie sprzedaje danych użytkowników podmiotom trzecim.

Aplikacja i baza danych ClientFlow są hostowane w Niemczech (UE) na infrastrukturze Hetzner, z codziennymi automatycznymi kopiami zapasowymi. Przesłane pliki są przechowywane w Cloudflare; rejestr podprocesorów wskazuje, gdzie. Kilku podprocesorów (do wnioskowania AI, płatności, dostarczania e-maili i monitorowania błędów) działa poza UE/EOG; wszyscy są wymienieni na publicznej stronie podprocesorów. Notatki, rekordy wyników i dane uwierzytelniające połączeń są szyfrowane w spoczynku algorytmem AES-256-GCM, a cały ruch korzysta z TLS podczas transmisji. Platforma jest aktywnie monitorowana. Jeśli incydent bezpieczeństwa dotknie Twoich danych, poszkodowani użytkownicy są powiadamiani bezpośrednio w ciągu 72 godzin od wykrycia (zob. stronę Bezpieczeństwo). Płatności kartą za subskrypcję ClientFlow przetwarza iyzico, dostawca płatności z certyfikatem PCI DSS; dane karty przechodzą przez serwery ClientFlow do iyzico i nie są przechowywane, a ClientFlow zachowuje wyłącznie token karty iyzico oraz markę karty, pierwsze cyfry, ostatnie cztery cyfry, datę ważności i imię i nazwisko widniejące na karcie.

Jeśli anulujesz subskrypcję ClientFlow, Twój plan pozostaje aktywny do końca okresu, za który już zapłacono, a następnie konto przechodzi na plan Bezpłatny zamiast zostać usunięte. Plan Bezpłatny pozwala na 10 aktywnych klientów; jeśli masz ich więcej, pozostali są archiwizowani, a nie usuwani. Przez 30 dni po zakończeniu planu płatnego nadal możesz przeglądać i eksportować swoje dane, ale nie możesz ich zmieniać; potem konto jest zablokowane, dopóki ponownie nie wykupisz subskrypcji. Usunięcie konta to osobna sprawa, a sposób jego działania zależy od tego, gdzie je wykonasz. Z ustawień konta na naszej stronie internetowej usunięcie rozpoczyna 30-dniowy okres karencji, w którym możesz je anulować; w ciągu jednego dnia po jego zakończeniu Twoje konto i dane firmowe zostają trwale usunięte. Usunięcie w aplikacji na iOS następuje natychmiast i nie można go cofnąć, a Twoje dane firmowe są usuwane w ciągu 3 dni. W obu przypadkach niektóre zapisy są zachowywane, jak wyjaśnia Polityka prywatności (na przykład zanonimizowane rekordy rozliczeniowe, dzienniki audytu i rejestry zgód), a zaszyfrowane kopie zapasowe wygasają w ramach rotacji w ciągu 90 dni.

Tak, ClientFlow obsługuje pełny eksport danych w ramach zobowiązania do przenoszenia danych zgodnie z RODO. W planie Starter i wyższych możesz wyeksportować listę klientów, historię płatności, spotkania i inne dane firmowe w formacie CSV. Dzięki temu nigdy nie jesteś uwiązany do platformy i w każdej chwili możesz zabrać swoje dane ze sobą.

Tak. ClientFlow codziennie automatycznie tworzy kopię zapasową swojej bazy danych, szyfruje kopie algorytmem AES-256 i regularnie testuje przywracanie. Baza danych jest hostowana w Niemczech (UE).

Przypisz każdą notatkę do osoby, a nie do spotkania ani daty, prowadź jeden wpis na sesję, a zanim zaufasz jakiemukolwiek systemowi, sprawdź dwie rzeczy: czy możesz przeszukiwać notatki i czy możesz je z powrotem wyeksportować. To one zmieniają stos wpisów w historię. Problemem nie jest utrata notatek — to utrata wątku. Notatki rozproszone po kalendarzu, notesie i komunikatorze są pojedynczo w porządku, a razem bezużyteczne, bo pytanie, które zadajesz po miesiącach, brzmi „co się działo z tym klientem”, a nie „co zostało zapisane 14 dnia miesiąca”. Miejsce przechowywania, które nie odpowie na pierwsze pytanie, to archiwizowanie, a nie ewidencja. W ClientFlow notatki są powiązane z kartą klienta i można je przeszukiwać oraz eksportować; strukturyzowanie przez AI luźnego tekstu w punkty i następny krok wykorzystuje miesięczne kredyty AI, które zawiera każdy plan (50 w planie Bezpłatnym, do 2 000 wspólnych w planie Zespołowym) i tworzy wyłącznie szkice — nic nie jest zapisywane, dopóki tego nie zatwierdzisz.

Tak, ClientFlow jest stworzony dla trenerów personalnych. Śledzi sesje klientów, obsługuje programy wielosesyjne, które liczą wykorzystane i pozostałe sesje (np. program 10-sesyjny; nie jest przechowywane żadne przedpłacone saldo — płatności rejestrujesz samodzielnie), wysyła automatyczne przypomnienia o treningach, śledzi nieobecności z egzekwowaniem polityki odwołań, synchronizuje się z Kalendarzem Google oraz zapewnia analitykę przychodów i retencji klientów. Startowe szablony zadań i pola niestandardowe są dopasowane do treningu personalnego.

Tak. ClientFlow dobrze sprawdza się u terapeutów, doradców i coachów. Zapewnia bezpieczne przechowywanie danych klientów (gotowość na RODO, dane klientów przechowywane w UE), planowanie spotkań z sesjami cyklicznymi i czasem buforowym, śledzenie płatności, automatyczne przypomnienia WhatsApp i e-mail wysyłane przed każdą sesją oraz notatki administracyjne oddzielone od dokumentacji klinicznej.

Tak. ClientFlow obsługuje korepetytorów, nauczycieli muzyki, nauczycieli języków i instruktorów nauki jazdy. Śledzi sesje i postępy uczniów, obsługuje programy wielosesyjne, które liczą wykorzystane i pozostałe lekcje, wysyła automatyczne przypomnienia na kontakt zapisany w karcie każdego klienta (w przypadku młodego ucznia może to być kontakt rodzica), obsługuje cykliczne planowanie oraz zapewnia śledzenie płatności z dalszym kontaktem w sprawie zaległości. Platforma obsługuje 20 języków dla uczniów międzynarodowych.

Tak, ClientFlow świetnie sprawdza się u specjalistów z branży beauty, w tym fryzjerów, stylistów paznokci, kosmetologów i wizażystów. Zarządza spotkaniami klientów z czasem buforowym między sesjami, śledzi zapasy produktów i stany magazynowe, obsługuje programy wielosesyjne, które liczą wykorzystane i pozostałe sesje (płatności rejestrujesz samodzielnie), i wysyła automatyczne przypomnienia, aby ograniczyć nieobecności. Zarządzanie magazynem jest szczególnie cenne przy śledzeniu materiałów kosmetycznych i produktów sprzedawanych w detalu.

Tak, ClientFlow sprawdza się u life coachów, business coachów, executive coachów i wellness coachów. Zapewnia planowanie sesji ze spotkaniami cyklicznymi, wielosesyjne programy coachingowe, które liczą wykorzystane i pozostałe sesje (płatności rejestrujesz samodzielnie), automatyczne przypomnienia o sesjach, notatki o postępach klienta oraz formularze wstępne do wdrażania nowych klientów coachingowych. Platforma obsługuje 20 języków, co czyni ją idealną dla coachów, którzy mają klientów z zagranicy.

Tak, ClientFlow dobrze sprawdza się u fotografów, którzy prowadzą relacje ze stałymi klientami, takie jak sesje portretowe rodzin, zdjęcia wizerunkowe czy stała obsługa fotograficzna wydarzeń. Obsługuje planowanie spotkań, śledzenie płatności (każdą płatność rejestrujesz samodzielnie), programy wielosesyjne, które liczą wykorzystane i pozostałe sesje, komunikację z klientami przez WhatsApp i e-mail oraz śledzenie wydatków na sprzęt i materiały. Fakturowanie jest szczególnie przydatne do wysyłania profesjonalnych wycen i śledzenia opłat za sesje.

Tak, ClientFlow dobrze nadaje się dla instruktorów nauki jazdy i szkół nauki jazdy. Zarządza harmonogramami lekcji kursantów z sesjami cyklicznymi, obsługuje programy wielolekcyjne, które liczą wykorzystane i pozostałe lekcje (np. program 10- lub 20-lekcyjny), wysyła automatyczne przypomnienia do kursantów przed lekcjami oraz obsługuje śledzenie płatności z dalszym kontaktem w sprawie zaległości. Przypomnienia trafiają na numer telefonu i adres e-mail zapisane w karcie klienta, więc w przypadku niepełnoletniego kursanta możesz tam wpisać dane kontaktowe rodzica — nie ma osobnego odbiorcy w postaci rodzica. ClientFlow integruje się też z Kalendarzem Google, aby utrzymać porządek w Twoim harmonogramie jazd.

Rejestracja w ClientFlow jest prosta i zajmuje mniej niż minutę. Wejdź na clientflow.center, kliknij „Zacznij za darmo” i utwórz konto za pomocą adresu e-mail lub logowania przez Google. Do planu bezpłatnego nie jest wymagana karta kredytowa, a klientów możesz zacząć dodawać od razu po rejestracji.

Konfiguracja jest szybka i odbywa się samodzielnie. Po rejestracji wybierasz swoją profesję, dostosowujesz profil firmy i zaczynasz dodawać klientów. ClientFlow wstępnie ładuje szablony i pola niestandardowe dopasowane do Twojej profesji, więc nie zaczynasz od pustej kartki. Jeśli masz już dane klientów, możesz je zaimportować z pliku CSV w planie Starter i wyższych.

Tak, ClientFlow obsługuje import CSV w planie Starter (od €13/miesiąc) i wyższych. Listę klientów możesz wyeksportować z Excela, Google Sheets lub dowolnego innego narzędzia jako plik CSV i zaimportować ją bezpośrednio do ClientFlow. Kreator importu mapuje Twoje kolumny na pola ClientFlow, dzięki czemu migracja jest szybka i bezbolesna.

ClientFlow jest progresywną aplikacją internetową (PWA) — możesz zainstalować ją bezpośrednio z przeglądarki na ekranie głównym telefonu i korzystać z szybkiego, zbliżonego do aplikacji środowiska z pełnym dostępem do zarządzania klientami, spotkań, płatności i powiadomień, gdy jesteś w ruchu. Natywna aplikacja na iOS jest dostępna w App Store. Aplikacja na Androida jest wciąż w rozwoju i nie ma jej jeszcze w Google Play, więc na Androidzie PWA jest sposobem korzystania z ClientFlow.

Nie, ClientFlow to platforma chmurowa działająca w całości w przeglądarce internetowej. Nie ma nic do instalowania, aktualizowania ani utrzymywania — wystarczy wejść na clientflow.center i się zalogować. Twoje dane są zawsze objęte kopią zapasową i dostępne z każdego urządzenia. Aby korzystać z ClientFlow na telefonie, możesz dodać PWA do ekranu głównego albo zainstalować natywną aplikację na iOS z App Store (aplikacja na Androida jest w rozwoju, nie ma jej jeszcze w Google Play).

Wyeksportuj dane do CSV, ustal, co naprawdę oznacza każda kolumna, obejrzyj podgląd tego, jak zostaną zmapowane w nowym systemie, i dopiero wtedy importuj. Migracje gubią dane na etapie mapowania, a nie eksportu — kolumna o nazwie „Notatki” w tym samym arkuszu rutynowo zawiera trzy różne rzeczy: adres, preferencję i ostrzeżenie dotyczące klienta. Zdecyduj przed importem, bo potem wszystko wygląda schludnie, a niejednoznaczność jest niewidoczna. Następnie zostaw arkusz nietknięty, dopóki nowy system nie przejdzie jednego pełnego cyklu rozliczeniowego lub rezerwacyjnego. To Twój plan awaryjny (rollback) i nic nie kosztuje. W ClientFlow import CSV z podglądem mapowania jest dostępny od planu Starter wzwyż; jest celowo wyłączony w trakcie bezpłatnego okresu próbnego i w planie bezpłatnym, co jest limitem przeciw nadużyciom, a nie niedopatrzeniem.

Tak, ClientFlow integruje się z Kalendarzem Google w planie Starter (od €13/miesiąc) i wyższych. Spotkania utworzone w ClientFlow są automatycznie synchronizowane z Twoim Kalendarzem Google. Synchronizacja jest dwukierunkowa, ale działa w tle co 15 minut, a nie w czasie rzeczywistym, więc zmiana wprowadzona po jednej ze stron pojawia się po drugiej przy następnej synchronizacji. Pomaga to unikać podwójnych rezerwacji i pozwala widzieć sesje ClientFlow obok prywatnych wydarzeń.

iyzico, dla Twojej własnej subskrypcji ClientFlow — płatności kartą z 3D Secure, z obsługą Visa, Mastercard, American Express i Troy. iyzico posiada certyfikat PCI DSS; dane karty przechodzą przez serwery ClientFlow do iyzico i nie są przechowywane, a ClientFlow zachowuje wyłącznie token karty iyzico oraz markę karty, pierwsze cyfry, ostatnie cztery cyfry, datę ważności i imię i nazwisko widniejące na karcie. ClientFlow nie przetwarza płatności od Twoich klientów na Twoją rzecz: rejestrujesz je samodzielnie, a ClientFlow śledzi, co nadal jest należne, i przypomina klientowi przez WhatsApp lub e-mail.

Tak, ClientFlow oferuje integrację z WhatsApp na dwóch poziomach. W planie Bezpłatnym otrzymujesz linki wa.me do ręcznego wysyłania wiadomości klientom jednym dotknięciem. W planie Pro (€25/miesiąc) i wyższych ClientFlow łączy się z WhatsApp Business API, aby wysyłać w pełni automatyczne przypomnienia — terminy płatności, potwierdzenia spotkań i dalszy kontakt w sprawie zaległości są wysyłane automatycznie, bez żadnych działań z Twojej strony.

ClientFlow nie ma obecnie natywnej integracji z Zapier ani publicznego REST API. Jednak plan Zespołowy (€52/miesiąc + €13/stanowisko) obejmuje webhooki: zdarzenia, takie jak nowy klient czy płatność, która staje się zaległa, są wysyłane na adres URL, który kontrolujesz, dzięki czemu programista może połączyć je z innymi narzędziami. Nie ma konektora no-code, więc wymaga to niestandardowego programowania.

Tak, ClientFlow zawiera wbudowaną funkcję e-mail do komunikacji z klientami. Wszystkie plany obejmują przypomnienia e-mail o nadchodzących spotkaniach i oczekujących płatnościach, wysyłane z Twojego własnego podłączonego konta e-mail (Gmail, Outlook lub SMTP). Platforma wysyła automatyczne powiadomienia e-mail zgodnie ze skonfigurowanym przez Ciebie harmonogramem przypomnień, więc przypomnienia o spotkaniach i płatnościach są wysyłane za Ciebie automatycznie, bez potrzeby używania osobnego narzędzia do e-mail marketingu.

Calendly to narzędzie wyłącznie do planowania, a ClientFlow to kompletny Business OS dla profesjonalistów usług. ClientFlow obejmuje planowanie spotkań oraz zarządzanie klientami, śledzenie płatności, fakturowanie, przypomnienia WhatsApp i e-mail, śledzenie wydatków, zarządzanie magazynem i analitykę biznesową — wszystko na jednej platformie. Jeśli potrzebujesz czegoś więcej niż same linki do rezerwacji, ClientFlow zastępuje cały zestaw osobnych narzędzi.

ClientFlow został stworzony z myślą o profesjonalistach usług ze stałymi klientami (trenerzy, terapeuci, korepetytorzy, coachowie), podczas gdy HoneyBook skupia się bardziej na kreatywnych firmach pracujących projektowo. ClientFlow oferuje integrację z WhatsApp Business API, obsługę 20 języków, przepływy pracy dopasowane do profesji — dla trenerów, terapeutów, korepetytorów, coachów i innych — oraz plan bezpłatny na zawsze — funkcje, których HoneyBook nie zapewnia. Dla profesjonalistów prowadzących długotrwałe relacje z klientami, a nie jednorazowe projekty, ClientFlow jest mocniejszym wyborem.

Tak. Arkusze kalkulacyjne wymagają ręcznego wprowadzania danych, nie mają automatyzacji i stają się nie do ogarnięcia, gdy baza klientów rośnie. ClientFlow automatyzuje przypomnienia o płatnościach, planowanie spotkań i dalszy kontakt. Zapewnia też pulpity w czasie rzeczywistym, historie klientów i profesjonalne faktury, których arkusze po prostu nie oferują. Plan bezpłatny nic nie kosztuje, więc nie ma powodu, by zostawać przy arkuszach.

Practice Better jest przeznaczony głównie dla specjalistów od zdrowia i wellness, podczas gdy ClientFlow obsługuje każdy zawód usługowy — zdrowie, fitness, edukację, urodę, coaching, branże kreatywne i usługi domowe. ClientFlow oferuje integrację z WhatsApp Business API, obsługę 20 języków oraz hojny plan bezpłatny bez limitu czasu. Zawiera też zarządzanie magazynem i śledzenie wydatków, których Practice Better nie ma. Dla profesjonalistów spoza niszy zdrowia i wellness ClientFlow jest bardziej wszechstronnym rozwiązaniem.