Umowa Przetwarzania Danych
Niniejsza Umowa Przetwarzania Danych (DPA) jest zawierana na podstawie art. 28 Ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) i stanowi część Warunków Świadczenia Usług. Reguluje przetwarzanie danych osobowych przez ClientFlow w imieniu naszych klientów.
Wersja 2.2 | Ostatnia Aktualizacja: 5 października 2026
1. Strony
Administrator Danych
Ty, klient (podmiot określający cele i sposoby przetwarzania)
Procesor Danych
ClientFlow (przetwarza dane osobowe w Twoim imieniu)
1.1 Zakres przetwarzania
Niniejsza UPD ma zastosowanie do przetwarzania danych osobowych w przypadku gdy:
- ClientFlow przetwarza dane osobowe w imieniu Administratora w ramach świadczenia Usługi
- Przetwarzanie dotyczy zarządzania relacjami klientów Administratora
- Osobami, których dane dotyczą, są klienci i kontakty biznesowe Administratora
- ClientFlow to oprogramowanie do zarządzania firmą, a nie system dokumentacji medycznej ani system kliniczny. Jeśli Administrator rejestruje dane o zdrowiu lub inne dane szczególnej kategorii dotyczące swoich klientów, to Administrator określa podstawę prawną i uzyskuje wymaganą wyraźną zgodę, a ClientFlow przetwarza te dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora
Czynności przetwarzania
- Przechowywanie i organizacja informacji kontaktowych klientów
- Rejestrowanie i śledzenie transakcji płatniczych
- Wysyłanie autoryzowanych komunikatów (przypomnienia, powiadomienia)
- Generowanie analiz i raportów na podstawie zagregowanych danych
2. Kategorie Danych
| Kategoria | Przykłady | Cel |
|---|---|---|
| Dane Konta | Email, imię, zdjęcie profilowe | Dostęp do usługi |
| Dane Klientów | Imiona klientów, telefony, emaile | Funkcjonalność CRM |
| Rekordy Płatności | Kwoty, daty, statusy | Śledzenie płatności |
| Dane Użytkowania | Czasy logowania, użycie funkcji | Bezpieczeństwo, ulepszenia |
3. Obowiązki Procesora
Zobowiązujemy się:
- Przetwarzać dane wyłącznie według Twoich udokumentowanych instrukcji
- Zapewnić, że personel jest związany poufnością
- Wdrożyć odpowiednie środki bezpieczeństwa
- Wspierać w żądaniach osób, których dane dotyczą
- Powiadomić Cię o naruszeniach danych w ciągu 72 godzin
- Usunąć dane po rozwiązaniu umowy (po okresie retencji)
4. Środki Bezpieczeństwa
Techniczne
- TLS (transmisja)
- AES-256-GCM w spoczynku (notatki z sesji, rekordy wyników, dane uwierzytelniające integracji, tokeny płatnicze, sekrety uwierzytelniania dwuskładnikowego)
- Uwierzytelnianie OAuth 2.0
- Kontrola dostępu oparta na rolach
- Automatyczne monitorowanie i alerty
Organizacyjne
- Spisane procedury bezpieczeństwa i przetwarzania danych
- Procedura reagowania na incydenty
- Przeglądy dostawców i podprocesorów
- Zobowiązania do zachowania poufności dla każdej osoby mającej dostęp do danych
- Zarządzanie zmianami w systemach produkcyjnych
5. Podprocesory
Korzystamy z następujących autoryzowanych podprocesorów:
| Dostawca | Usługa | Lokalizacja | Mechanizm przekazywania |
|---|---|---|---|
| Hetzner Cloud | Infrastruktura chmurowa i hosting | Germany | Przetwarzanie na terenie UE/EOG |
| Vercel | Hosting i dostarczanie warstwy frontendowej | Frankfurt, Germany (FRA1) | Standardowe klauzule umowne + Ramy ochrony danych UE–USA |
| Cloudflare | Dostarczanie treści i przechowywanie plików | Global edge network (EU primary storage) | Standardowe klauzule umowne + Ramy ochrony danych UE–USA |
| iyzico | Przetwarzanie płatności | Istanbul, Turkey | Standardowe klauzule umowne (jeszcze nie weszły w życie) |
| Resend | Dostarczanie wiadomości e-mail transakcyjnych | United States | Standardowe klauzule umowne |
| Sentry | Monitorowanie błędów i diagnostyka | United States | Standardowe klauzule umowne |
| Google (OAuth, Analytics) | Logowanie i uwierzytelnianie | United States | Standardowe klauzule umowne + Ramy ochrony danych UE–USA |
| Firebase Cloud Messaging | Powiadomienia push | United States | Standardowe klauzule umowne + Ramy ochrony danych UE–USA |
| Expo (push relay, OTA updates) | Powiadomienia push | United States | Standardowe klauzule umowne |
| WhatsApp Business API | Komunikacja przez WhatsApp | Ireland (contracting) + global (Meta infrastructure) | Standardowe klauzule umowne |
| Apple (Sign in with Apple) | Logowanie i uwierzytelnianie | United States | Standardowe klauzule umowne |
| Anthropic (Claude) | Przetwarzanie przez asystenta AI i chatbota | United States | Standardowe klauzule umowne + Ramy ochrony danych UE–USA |
| OpenAI | Przetwarzanie przez asystenta AI i chatbota | United States | Standardowe klauzule umowne + Ramy ochrony danych UE–USA |
| Groq | Przetwarzanie przez asystenta AI i chatbota | United States | Standardowe klauzule umowne (jeszcze nie weszły w życie) |
| Meta (Facebook Login) | Logowanie i uwierzytelnianie | Ireland (EEA controller) + global (Meta infrastructure) | Standardowe klauzule umowne (jeszcze nie weszły w życie) |
| Google (reCAPTCHA) | Ochrona przed botami i nadużyciami | United States | Standardowe klauzule umowne (jeszcze nie weszły w życie) |
| Google (Gmail, customer-connected) | Dostarczanie wiadomości e-mail transakcyjnych | United States | Standardowe klauzule umowne (jeszcze nie weszły w życie) |
| Google (Calendar sync, customer-connected) | Synchronizacja kalendarza | United States | Standardowe klauzule umowne (jeszcze nie weszły w życie) |
| Microsoft (Outlook mail, customer-connected) | Dostarczanie wiadomości e-mail transakcyjnych | United States | Standardowe klauzule umowne (jeszcze nie weszły w życie) |
| Apple (iCloud Mail, customer-connected) | Dostarczanie wiadomości e-mail transakcyjnych | United States | Standardowe klauzule umowne (jeszcze nie weszły w życie) |
| Apple (iCloud Calendar, customer-connected) | Synchronizacja kalendarza | United States | Standardowe klauzule umowne (jeszcze nie weszły w życie) |
| Yahoo (Yahoo Mail, customer-connected) | Dostarczanie wiadomości e-mail transakcyjnych | United States | Standardowe klauzule umowne (jeszcze nie weszły w życie) |
| OpenStreetMap (map tiles, address search) | Wyświetlanie map i wyszukiwanie adresów | United Kingdom and Netherlands (tile requests: global CDN) | Standardowe klauzule umowne (jeszcze nie weszły w życie) |
| CARTO (dark-theme map tiles) | Wyświetlanie map i wyszukiwanie adresów | United States | Standardowe klauzule umowne (jeszcze nie weszły w życie) |
Powiadomienia o zmianach podmiotów przetwarzających
O wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących podwykonawców przetwarzania poinformujemy Cię:
- Powiadomienie z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem przed dodaniem lub wymianą podmiotów podwykonawców przetwarzania
- Powiadomienie e-mailem na adres e-mail Twojego zarejestrowanego konta
- Możesz sprzeciwić się zmianom w ciągu 14 dni, kontaktując się z nami
- Jeśli Twój sprzeciw nie zostanie rozpatrzony, możesz zakończyć usługi, których to dotyczy
5.1 Prawa audytowe
Administrator ma prawo do weryfikacji zgodności z niniejszą UPD:
- Żądanie odpowiedniej dokumentacji i certyfikatów
- Przeprowadzanie audytów z co najmniej 30-dniowym pisemnym wyprzedzeniem
- Audyty przeprowadzane są w normalnych godzinach pracy
- Audytor musi podpisać umowę o zachowaniu poufności
Zakres audytu
- Środki bezpieczeństwa i zabezpieczenia techniczne
- Zgodność podprocesorów
- Procedury obsługi danych
- Możliwości reagowania na incydenty
Koszty audytów ponosi Administrator, chyba że audyt ujawni istotną niezgodność.
6. Retencja i Usuwanie Danych
Przechowujemy dane osobowe wyłącznie tak długo, jak jest to konieczne do opisanych celów, lub tak długo, jak wymaga tego obowiązujące prawo podatkowe i handlowe.
| Harmonogram | Akcja |
|---|---|
| Na żądanie usunięcia konta | Dane klientów są trwale usuwane wraz z Twoim kontem: najpóźniej dzień po upływie 30-dniowego okresu karencji, który następuje po żądaniu usunięcia złożonym na naszej stronie internetowej (możesz je anulować do końca tego okresu), lub w ciągu 3 dni, gdy konto zostanie usunięte w aplikacji na iOS. Faktury, paragony i wyceny, które wystawiasz własnym klientom, to Twoje dokumenty — są usuwane wraz z kontem w tych samych terminach. |
| Po usunięciu konta | Własne zapisy księgowe ClientFlow dotyczące Twojej subskrypcji (nasze faktury dla Ciebie) są przechowywane w postaci zanonimizowanej (bez danych osobowych) co najmniej tak długo, jak wymaga tego prawo podatkowe i handlowe. |
| Przy rozwiązaniu umowy | Po usunięciu przez Ciebie konta dane osobowe są usuwane w ciągu 31 dni (w ciągu 3 dni w aplikacji na iOS), z wyjątkiem danych, które musimy zachować (takich jak dzienniki audytu i zanonimizowane zapisy rozliczeniowe); zaszyfrowane kopie zapasowe rotują w ciągu 90 dni. Anulowanie subskrypcji nie usuwa danych |
7. Przepisy CCPA
Zgodnie z CCPA działamy jako "Usługodawca" i:
- Przetwarzamy dane tylko w określonych celach biznesowych
- Nie sprzedajemy informacji osobowych
- Wspieramy w żądaniach praw konsumentów
- Wdrażamy rozsądne środki bezpieczeństwa
8. Powiadamianie o naruszeniu danych
W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych zobowiązujemy się do następujących działań:
Harmonogram powiadamiania
- Powiadomienie w ciągu 72 godzin od wykrycia naruszenia
- Przedstawienie wstępnej oceny zakresu i wpływu naruszenia
- Dostarczenie szczegółowego pisemnego powiadomienia w ciągu 5 dni roboczych
Treść powiadomienia
- Charakter naruszenia, w tym kategorie i przybliżona liczba osób, których dane dotyczą
- Dane kontaktowe ds. prywatności w celu uzyskania dodatkowych informacji
- Opis prawdopodobnych konsekwencji naruszenia
- Środki podjęte lub zaproponowane w celu rozwiązania naruszenia
- Środki łagodzące możliwe negatywne skutki
Będziemy w pełni współpracować z Twoim dochodzeniem i wszelkimi zapytaniami organów regulacyjnych oraz pomagać w powiadomieniach o naruszeniu organów nadzorczych i dotkniętych osób zgodnie z obowiązującym prawem.
9. Międzynarodowe transfery danych
Gdy dane osobowe są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG), opieramy się na zabezpieczeniu wskazanym dla każdego odbiorcy na naszej stronie podprzetwarzających, która pokazuje też, gdzie zabezpieczenie nie obowiązuje jeszcze:
Mechanizmy transferu
Decyzje o adekwatności UE
Transfery do krajów uznanych za adekwatne przez Komisję Europejską
Ramy Ochrony Prywatności UE-USA
Dla procesorów z USA certyfikowanych w ramach DPF
Standardowe Klauzule Umowne (SCC)
Klauzule zatwierdzone przez Komisję UE (wersja 2021) dla innych transferów
Przeprowadzamy oceny wpływu transferu tam, gdzie jest to wymagane, i wdrażamy dodatkowe środki (techniczne, organizacyjne i umowne) w razie potrzeby, aby zapewnić zasadniczo równoważny poziom ochrony.
Na żądanie możesz otrzymać kopie odpowiednich mechanizmów transferu.
10. Odpowiedzialność i odszkodowania
Odpowiedzialność procesora
ClientFlow ponosi odpowiedzialność za szkody spowodowane przetwarzaniem niezgodnym z niniejszą UPD lub gdy działaliśmy poza lub wbrew prawnym instrukcjom Administratora.
Odpowiedzialność administratora
Administrator ponosi odpowiedzialność za szkody spowodowane przetwarzaniem naruszającym obowiązujące prawo ochrony danych lub niespełniającym obowiązków Administratora wynikających z niniejszej UPD.
Ograniczenia
- Żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności za szkody pośrednie, przypadkowe lub wynikowe
- Całkowita łączna odpowiedzialność w ramach niniejszej UPD jest ograniczona do opłat zapłaconych w ciągu 12 miesięcy poprzedzających roszczenie
- Ograniczenia te nie mają zastosowania do naruszeń poufności, umyślnego niewłaściwego postępowania lub rażącego zaniedbania
Każda ze stron zgadza się zabezpieczyć drugą stronę przed roszczeniami osób trzecich wynikającymi z naruszenia niniejszej UPD lub mających zastosowanie przepisów o ochronie danych przez stronę zabezpieczającą.
11. Rozwiązanie i zwrot danych
Czas trwania
Niniejsza UPD obowiązuje przez czas trwania Umowy o Świadczenie Usług oraz tak długo, jak przetwarzamy dane osobowe w Twoim imieniu.
Po rozwiązaniu
- Według Twojego wyboru zwrócimy lub usuniemy Twoje dane osobowe w ciągu 31 dni, z wyjątkiem danych, które musimy zachować (takich jak dzienniki audytu i zanonimizowane zapisy rozliczeniowe)
- Możesz zażądać eksportu danych w powszechnie używanym formacie czytelnym maszynowo
- Na żądanie potwierdzimy usunięcie danych
- Dane mogą być przechowywane, jeśli wymaga tego obowiązujące prawo
Sekcje dotyczące poufności, odpowiedzialności i praw do ochrony danych pozostają w mocy po rozwiązaniu niniejszej UPD.