セッション記録と顧客履歴をひとところにまとめる方法
記録はすべて予約や日付ではなくお客様に紐づけ、1 回のセッションにつき 1 件を残し、その仕組みに頼る前に二つを確かめてください。記録の中を検索できること、そして取り出せること。この二つが、書き溜めたものを履歴に変えます。
困るのは記録をなくすことではなく、筋を見失うことです。予定表、ノート、メッセージアプリに散った記録は、一つずつは問題なくても、合わせると役に立ちません。数か月後に本当に尋ねるのは「このお客様に何があったか」であって「14 日に何を書いたか」ではないからです。前者に答えられない保管場所は、記録ではなく書類棚です。
一年後も使える記録の条件
日付ではなくお客様に紐づける
お客様に紐づいた記録は積み重なって履歴になります。日付に紐づいたものは積み重なって日誌になります。最初の一週間は同じに見え、六か月目にはまったく別物になっています。履歴が要るときに、手元にあるのは日誌です。
暗号化されていても検索できることを求める
保管時の暗号化は価値がありますが、検索が効かない理由として持ち出されがちです。それは法則ではなく設計上の選択です。ブラインドインデックスを使えば、何も復号せずに部分一致を取れます。記録を検索できないなら、二つのうちどちらを渡されているのかを尋ねてください。
入れる前に出口を確かめる
記録は移行が最も難しいものです。構造がなく、代わりが利かないからです。書き出しが動き、読める形で出てくることを、古い仕組みがまだあるうちに確かめてください。新しい記録が唯一の写しになってからでは遅すぎます。
ClientFlow はここで何をするか
記録はお客様に紐づき、タグ、ピン留め、他の記録への相互リンク、コメント、そして記録ごとの公開範囲を持ちます。非公開、チームに公開、担当者だけに公開のいずれかです。表題と本文は AES-256-GCM で保管時に暗号化され、暗号鍵とは意図的に別の鍵を使うブラインドインデックスによって部分一致検索が使えます。削除した記録は消えずにごみ箱へ移り、変更はすべて記録の履歴に残ります。
AI が止まるところ、そして知っておく価値のある制限
AI による記録の整理は、まとまりのない文章を箇条書き、タグ、次の一手に変えます。Pro の機能で、下書きだけを行い、承認するまで保存も送信もされません。述べておくべき制限があります。整理された結果は、お客様の言語ではなくあなたの作業言語で返ります。リマインダー、請求書、ポータルのメールはお客様に保存された言語に従いますが、これは従いません。想像に任せるより、ここで申し上げます。
よくある質問
暗号化された記録の中を検索できますか。
できます。ブラインドインデックスが HMAC の 3 文字組トークンを暗号文の隣に保存するため、部分一致検索は何も復号せずに当たります。ブラインドインデックスの鍵と暗号鍵は意図的に分けてあり、片方が漏れてももう片方は破れません。
チームの全員がすべての記録を見られますか。
許可した範囲だけです。記録ごとに、非公開、チームに公開、担当者だけに公開のいずれかを選べます。アカウント単位で一度決めるのではありません。
削除した記録はどうなりますか。
消えずにごみ箱へ移り、その変更は記録の履歴に残ります。記録は、削除を急がないほうがよい唯一のものです。