紙を使わずに顧客の問診フォームを集める方法
PDF ではなくリンクを送り、アカウントを作らずスマートフォンで答えてもらい、回答が受信箱ではなく顧客レコードに届くようにします。こだわる価値があるのは後ろの二つです。アカウント不要であること、そして回答が、それが説明している本人に紐づいたデータとして届くこと。
紙が生き残るのは、代わりの手段がたいてい二つ目の問題を生むからです。結局は読んで打ち直す PDF か、回答が顧客レコードから見えない場所に置かれるフォームツールか。どちらも、逃れようとしていた書類仕事をそのまま作り直します。ツールに尋ねるべきは「フォームを作れるか」ではなく「回答はどこに行き着くか」です。
確認すべきこと、3 つのステップ
お客様にアカウントを求めない
四つの質問に答える前に登録を求めるものは、一定の割合を必ず失います。しかもその割合は、もともと迷っていたお客様で最も大きくなります。フォームを直接開くトークン付きリンク、それが要件のすべてです。
回答は受信箱ではなくレコードに届く
メールとして届く回答は、手順の増えた打ち直し作業です。回答はお客様に紐づき、対応づく項目を埋め、その人について既に分かっていることの隣に並ぶべきです。
予約の中身を変える質問だけを尋ねる
質問が一つ増えるたびに、完了する数は減ります。項目の判断基準は、答えが違ったらその回に実際にすることが変わるかどうかです。変わらないなら、それはフォームではなく会話に属します。
ClientFlow はここで何をするか
フォームはトークン付きリンクまたは QR コードで共有され、アカウントなしで開きます。項目は条件分岐を持てるため、前の回答が求めるときにだけ質問が現れます。回答は顧客レコードに紐づき、対応する顧客項目を埋め、顧客ポータルにも表示されるので、未提出のものが分かります。AI は、知りたいことを普通の言葉で説明するだけでフォームの下書きを作れます。
プランが決めること
問診フォームは無料プランにはまったく含まれません。上限は小さな数字ではなくゼロです。Starter は 3 件、Pro は 10 件、Team は無制限です。回答の AI による優先度づけ — 緊急度、注意信号、見込み度 — は Starter ではなく Pro から始まります。どちらかを前提に運用を組む前に知っておく価値があります。
よくある質問
お客様にアカウントは必要ですか。
不要です。フォームはトークン付きリンクか QR コードから開き、登録せずに回答できます。お客様にポータルの利用権もある場合は、未提出のフォームがそちらにも表示されます。
前の回答によって質問を変えられますか。
はい。各項目に条件分岐を設定でき、複数条件のすべて、またはいずれかに応じて表示・非表示を切り替えられます。ひとつのフォームで複数の状況に対応でき、全員に全部を尋ねずに済みます。
問診フォームは無料プランに含まれますか。
含まれません。無料プランの上限はゼロです。Starter は 3 件、Pro は 10 件、Team は無制限です。回答の AI 優先度づけは Pro から始まります。