Comment sortir vos fiches clients des tableurs sans rien perdre
Exportez en CSV, décidez quelles colonnes comptent vraiment, prévisualisez leur correspondance dans le nouveau système, et importez seulement ensuite. Gardez le tableur inchangé jusqu’à ce que le nouveau système ait tourné un cycle complet de facturation ou de réservation : c’est votre retour arrière, et il ne coûte rien.
La plupart des migrations perdent des données à l’étape de correspondance, pas à l’export. Une colonne « Notes » peut contenir trois choses différentes dans le même tableur : une adresse, une préférence et un avertissement sur un client. Décidez du sens de chaque colonne avant qu’elle ne devienne un champ, car après l’import tout paraît propre et l’ambiguïté devient invisible.
L’ordre qui évite de perdre des données
Exporter d’abord, puis ne plus toucher à l’original
Prenez une copie CSV et faites le nettoyage sur un duplicata. L’original intact est le retour arrière de toute la migration, et il cesse de l’être dès que vous l’éditez sur place.
Prévisualiser la correspondance des colonnes avant d’écrire
L’étape sur laquelle il faut insister est une prévisualisation : quelle colonne devient quel champ, montrée sur de vraies lignes, avant que quoi que ce soit ne soit écrit. Un outil qui importe directement depuis l’envoi vous demande de trouver les erreurs après coup.
Faire tourner les deux pendant un cycle complet
Gardez le tableur à jour en parallèle pendant un cycle de facturation ou de réservation. C’est le seul moyen fiable de retrouver le champ oublié — souvent quelque chose qui vivait dans un en-tête, une couleur de cellule ou la mémoire de quelqu’un plutôt que dans une colonne.
Ce que fait ClientFlow ici
L’import de clients se fait en deux temps : une prévisualisation qui montre la correspondance de chaque colonne et ce qui serait créé, puis l’import lui-même. Un modèle est téléchargeable si vous préférez partir de la structure attendue. Les dépenses et les produits s’importent de la même façon. Tout peut être réexporté ensuite : entrer ne veut donc pas dire rester coincé.
À savoir avant de bloquer le week-end
L’import nécessite une formule payante et il est désactivé pendant l’essai gratuit. Il est disponible à partir de Starter ; les comptes d’essai peuvent exporter mais pas importer, et la formule gratuite ne peut faire ni l’un ni l’autre. C’est une limite anti-abus délibérée et non un oubli — mieux vaut le savoir avant de réserver un samedi à la migration.
Importer, vérifier, et pouvoir repartir
Import client en deux étapes avec prévisualisation de la correspondance, modèle téléchargeable, import des dépenses et des produits, et export sur toutes les formules payantes. Les champs personnalisés récupèrent les colonnes qui n’entrent dans aucun schéma standard, pour que les recoins du tableur aient une place.
Questions fréquentes
Puis-je importer pendant l’essai gratuit ?
Non — l’import est disponible à partir de la formule Starter et désactivé pour les comptes d’essai. Les essais peuvent exporter. Si c’est justement la migration que vous voulez tester, prévoyez-la après la souscription, ou saisissez d’abord un petit échantillon à la main.
Que deviennent les colonnes qui ne rentrent pas ?
Faites-les correspondre à des champs personnalisés plutôt que de les abandonner. Une colonne que vous n’arrivez pas à placer est en général celle sur laquelle quelqu’un s’appuie, et la garder est bien plus simple que de la reconstituer.
Puis-je récupérer mes données ?
Oui, sur toute formule payante. L’export s’exécute depuis le tableau de bord et produit un fichier. Mieux vaut tester l’export avant de terminer la migration qu’après.