Ruh Sağlığı ve Terapi

Psikologlar, Terapistler ve Koçlar İçin Danışan Yönetimi

---

Sektör Zorlukları

Zorluk	Etki
Güvenli danışan dokümantasyonu	Hassas notların yanlış yerde durması
Bilgilendirilmiş onam yönetimi	Onamın sonradan bulunamaması
Seans sürekliliği	Nerede kaldığınızı unutmak
Ödeme takibi (özel ödeme, kademeli ücret)	Ödenmemiş seansların gözden kaçması
Terapötik sınırları korumak	Kişisel ve iş araçlarını karıştırmak

---

ClientFlow Bunları Nasıl Ele Alır?

1. Şifreli Seans Notları

Not başlığı ve metni AES-256-GCM ile şifrelenerek saklanır, arama yine çalışır. Her not ya özeldir (yalnızca yazan kişi görür, hesap sahibi dahil) ya da ekibe açıktır. Uygulama ve veritabanı Almanya'da (AB) barındırılır. Yüklenen dosyalar Cloudflare'de saklanır; yeri alt işleyici kaydında yazar. Başvuru formu yanıtları ve özel alanlar ayrıca şifrelenmez.

ABD'li uygulayıcılar: ClientFlow HIPAA sertifikalı değildir ve İş Ortağı Sözleşmesi (BAA) imzalamaz. HIPAA kapsamında bir kuruluşsanız, kendi hukuk ve uyum incelemeniz olmadan burada Korunan Sağlık Bilgisi saklamayın.

2. Başvuru ve Onam Formları (Başlangıç ve üstü)

Bilgilendirilmiş onam, gizlilik politikaları ve tedavi sözleşmeleri için onay kutuları ve imza alanı olan başvuru formları kurun. Hazır Terapi Danışanı Başvuru Formu şablonu terapiye başvurma nedenini, ruh sağlığı geçmişini, kullanılan ilaçları ve bir güvenlik değerlendirmesini kapsar. Pro ve Takım planlarında her form için yapay zekâ ön değerlendirmesini açabilirsiniz; açıldığında her yeni başvuruya bir özet, aciliyet düzeyi ve olası uyarı işaretleri eklenir. Sağlık meslekleri için varsayılan olarak kapalıdır, özel nitelikli olarak işaretlediğiniz alanların yanıtları hiçbir zaman gönderilmez ve gönderilen yanıtlar AB dışındaki bir yapay zekâ sağlayıcısına gider.

3. Kendi Şablonlarınızla Seans Notları

Kendi not şablonlarınızı (SOAP, DAP veya kullandığınız herhangi bir yapı) kaydedin ve her seans notuna bir şablondan başlayın. Her randevudan önce son seansı gözden geçirin. Yapay zekâ not yardımcısı, siz istediğinizde notu önemli noktalara, etiketlere ve önerilen bir sonraki adıma çevirir; planınızın aylık yapay zekâ kredisini kullanır ve siz uygulamadan hiçbir şey kaydedilmez.

4. Ödeme Kayıtları

Her randevunun ücretini belirleyin, ödemeleri tam veya kısmi olarak kaydedin, haftalık gördüğünüz danışanlar için tekrarlayan bir ödeme kaydı kurun. ClientFlow ödemeleri kaydeder; ödeme almaz, sigortaya fatura kesmez ve önceden satılan seans paketi yönetmez.

5. Profesyonel Sınırlar

Danışan yönetimini kişisel araçlardan ayrı tutun. Pro ve Takım planlarında kendi WhatsApp Business numaranızı bağlar, danışanlara kişisel telefonunuz yerine ClientFlow'daki WhatsApp gelen kutusundan yanıt verirsiniz.

---

Özellik Özeti

Özellik	Terapistler Nasıl Kullanır
Başvuru Formları	Ruh sağlığı geçmişi, onam, acil durum iletişimi
Danışan Notları	Seans notları, tedavi planı güncellemeleri
İmza Alanı	Bilgilendirilmiş onam, gizlilik bildirimi
Dosya Ekleri	Değerlendirme sonuçları, sevk mektupları (yüklendikten sonra virüs taramasından geçer; 25 MB üzerindeki dosyalar taranmaz)
Programlar	12 seanslık bir BDT süreci gibi kilometre taşları olan bir seans dizisi (Pro ve Takım)
Hatırlatmalar	E-posta ve WhatsApp ile randevu hatırlatmaları

---

Mesleğe Özel Kullanım Örnekleri

Psikologlar ve Terapistler

Başvuru Formu Bölümleri:

Bölüm 1: Demografik ve İletişim

• Tam ad, tercih edilen ad
• Doğum tarihi
• Adres, telefon, e-posta
• Acil durum iletişimi (ilişki, telefon)

Bölüm 2: Başvuru Nedeni

• Ana endişe (açık metin)
• Bu ne zaman başladı?
• Önceki tedavi geçmişi
• Mevcut semptomlar (kontrol listesi)

Bölüm 3: Ruh Sağlığı Geçmişi

• Önceki tanılar
• Önceki terapistler/psikiyatristler
• Hastane yatışları
• İntihar girişimi geçmişi
• Aile ruh sağlığı geçmişi

Bölüm 4: Tıbbi Bilgiler

• Mevcut ilaçlar (dozlarla birlikte)
• Reçete yazan hekim
• Fiziksel sağlık durumları
• Madde kullanımı

Bölüm 5: Onay

• Tedavi için bilgilendirilmiş onam
• Gizlilik politikası
• Gizliliğin sınırları
• İptal politikası bildirimi
• Dijital imza + tarih

Seans Notları Şablonu (SOAP), kaydedebileceğiniz haliyle:

TARİH: [Tarih]
SEANS: [#]

SUBJEKTIF:
- Danışanın bildirdiği deneyim
- Ruh hali ... olarak tanımlandı

OBJEKTIF:
- Gözlemlenen duygulanım
- Davranışsal gözlemler

DEĞERLENDİRME:
- Hedeflere doğru ilerleme
- Terapötik temalar

PLAN:
- Sonraki seans odağı
- Ödev/egzersizler
- Gerekirse sevkler

Yaşam Koçları

Başvuru Formu Bölümleri:

• Odaklanılacak yaşam alanları
• Mevcut memnuniyet (alan başına 1-10)
• Koçluk hedefleri
• Önceki koçluk deneyimi
• Bağlılık seviyesi

Seans Yapısı:

• Haftalık 60 dakikalık seanslar
• İlerleme kontrolleri
• Eylem maddesi hesap verebilirliği
• Bir programda işaretlenen hedef kilometre taşları (Pro ve Takım)

Programlar (Pro ve Takım):

• 3 Aylık Yoğun (12 seans)
• 6 Aylık Dönüşüm (24 seans)
• Aylık Bakım (4 seans)

Program tamamlanan seansları sayar; önceden ödenmiş bir seans bakiyesi tutmaz. Danışanın ödediğini ödeme olarak kaydedersiniz.

Kariyer Danışmanları

Başvuru Formu Bölümleri:

• Mevcut kariyer durumu
• Kariyer geçmişi
• Beceri değerlendirmesi
• Kariyer hedefleri
• Değişim için zaman çizelgesi

Program Kilometre Taşları (Pro ve Takım), elle işaretlenir veya belirli sayıda seans ya da günden sonra tamamlanır:

• CV tamamlandı
• Mülakat provası yapıldı
• İş başvuruları gönderildi
• Teklif alındı

Evlilik ve Aile Terapistleri

Başvuru Formu (kişi başına):

• Bireysel geçmiş
• İlişki geçmişi
• Terapi hedefleri
• Sürece bağlılık

Seans Notları:

• Seans katılımcıları
• Tartışılan ana temalar
• Kullanılan müdahaleler
• Verilen ödevler

---

Örnek Danışan Kaydı

Bir terapistin danışan profilinde ve notlarında tutabileceklerine bir örnek.

DANIŞAN: [Gizli]
BERİ: Mart 2023
DURUM: Aktif - Haftalık

BAŞVURU NEDENLERİ:
- Anksiyete (işle ilgili)
- Uyku güçlükleri
- İlişki stresi

TEDAVİ YAKLAŞIMI:
- BDT odaklı
- Farkındalık entegrasyonu

SEANS SIKLIĞI:
- Haftalık, Salı saat 14:00

ACİL DURUM İLETİŞİMİ:
- [Ad] - [İlişki]
- [Telefon]

ÖDEME:
- Özel ödeme: 1.500 TL/seans
- Hizmet anında ödeme

TEDAVİ HEDEFLERİ:
1. Anksiyete semptomlarını azaltmak
2. Uykuyu iyileştirmek
3. İletişim stratejileri geliştirmek

İLERLEME:
- Seans 1-4: Güven oluşturma, değerlendirme
- Seans 5-8: BDT teknikleri tanıtıldı
- Seans 9-12: Mevcut - becerileri uygulama

---

Güvenlik ve Gizlilik

Özellik	Fayda
AES-256-GCM alan şifrelemesi	Seans notlarının başlığı ve metni şifreli saklanır
TLS	Veriler aktarımda şifrelenir
Almanya'da (AB) barındırma	Uygulama ve veritabanı Almanya'da (AB); GDPR'ye hazır
Özel notlar	Yalnızca yazan kişi görür
Her gece şifreli yedek	Ayrıca her sürüm yayınından önce bir yedek
Geri alınabilir silme	Silinen notlar geri dönüşüm kutusuna gider; silinen kayıtlar Veri Saklama süreniz dolunca (varsayılan 1 yıl) kalıcı olarak silinir
Ekip rolleri (Takım planı)	Sahip, yönetici, üye ve izleyici yetkileri ve ekip etkinlik kaydı
İmza alanı	Onam, başvuru formuyla birlikte imzalanır

Başvuru formu yanıtları ve özel alanlar ayrıca şifrelenmez. Ekipteki herkes tüm danışanları görür; yalnızca özel notlar yazan kişiyle sınırlıdır.

---

Tipik İş Akışı

Yeni Danışan

1. İlk sorgu (telefon/e-posta ön taraması)
2. Onam belgeleriyle başvuru formları gönderin (Başlangıç ve üstü)
3. İlk seanstan önce inceleyin
4. Alım seansı yapın (uzatılmış)
5. Tedavi planını not olarak yazın veya danışanı bir programa kaydedin (Pro ve Takım)
6. Tekrarlayan seansları ve tekrarlayan bir ödeme kaydını kurun

Devam Eden Tedavi

1. Seans öncesi: Son seans notlarını inceleyin
2. Seans sırasında: Terapötik alanı koruyun
3. Seans sonrası: Notları belgeleyin, tedavi planını güncelleyin
4. Haftalık: Yaklaşan randevuları kontrol edin; Ücretsiz ve Başlangıç planlarında hazırlanan WhatsApp hatırlatmalarını tek dokunuşla gönderin
5. Aylık: Hedeflere doğru ilerlemeyi gözden geçirin

---

Önerilen Plan

Uygulama Büyüklüğü	Önerilen Plan	Neden
Solo uygulayıcı	Başlangıç	Sınırsız danışan, başvuru ve onam formları, 5 GB depolama
Yoğun uygulayıcı	Pro	Programlar, kendi numaranızdan otomatik WhatsApp hatırlatmaları, gelişmiş analizler, 50 GB depolama
Grup uygulama	Takım	3 kullanıcı dahil (53'e kadar), roller ve yetkiler, ekip etkinlik kaydı

---

Uygulamada Gizlilik

• Özel notlar - Özel bir notu yalnızca onu yazan kişi görür
• Yapay zekâ ne zaman çalışır - Not yardımcısı siz bastığınızda çalışır; başvuru analizi (Pro ve Takım) sağlık meslekleri için varsayılan olarak kapalıdır ve bir formda açtığınızda her başvuruda çalışır. Yapay zekâ sağlayıcıları ABD'dedir; telefon numaraları, e-postalar ve kimlik numaraları maskelenir, ancak isimler ve metnin geri kalanı maskelenmez; başvuru analizi özel nitelikli olarak işaretlediğiniz alanların yanıtlarını göndermez
• Adı belli alt işleyiciler - Verilerinizi işleyen her hizmet alt işleyiciler sayfasında listelenir
• Danışan portalı - Danışanlar e-postayla gelen bağlantıyla giriş yapıp randevularını görür ve iptal eder, faturalarını görüntüler ve formlarını doldurur. Portalda mesajlaşma yoktur; paylaşmayı seçtiğiniz dosyalar gösterilir, notlar asla gösterilmez
• Her zaman dışa aktarma - Tüm verilerinizi Ayarlar'dan indirebilirsiniz

---

Bilmeniz Gereken Sınırlar

• Elektronik sağlık kaydı (EHR) değildir ve HIPAA sertifikalı değildir
• Sigorta faturalaması ve önceden satılan seans paketleri yoktur
• Ölçek puanı grafikleri (GAD-7 veya PHQ-9 gibi) Pro veya Takım'da bir program gerektirir; Ücretsiz ve Başlangıç'ta puanları notlara yazarsınız
• Görüntülü görüşme yoktur; kendi görüşme bağlantınızı paylaşırsınız
• Başvuru formu yanıtları ve özel alanlar ayrıca şifrelenmez
• Takım planında her kullanıcı tüm danışanları görür

---

Başlayın

1. Kaydolun clientflow.center
2. Onam bölümleriyle başvuru formları oluşturun, Terapi Danışanı Başvuru Formu şablonundan veya sıfırdan (Başlangıç ve üstü)
3. Seans notu şablonlarınızı kaydedin
4. Mevcut danışanları içe aktarın CSV ile (Başlangıç ve üstü) veya sıfırdan başlayın
5. Randevu hatırlatmalarını yapılandırın: e-posta her planda, WhatsApp Pro ve Takım'da otomatik

---

Kimler İçin

• Psikologlar
• Lisanslı Terapistler
• Danışmanlar
• Yaşam Koçları
• Kariyer Koçları
• Yönetici Koçları
• İlişki Koçları
• Wellness Koçları

---

ClientFlow - Ruh Sağlığı Profesyonelleri İçin Tasarlandı