Cómo recoger formularios de admisión de clientes sin papel
Envía un enlace en vez de un PDF, deja que el cliente responda desde el móvil sin crear una cuenta, y asegúrate de que las respuestas caen en la ficha del cliente y no en un buzón. Los dos puntos en los que conviene insistir son esos últimos: sin cuenta, y respuestas que llegan como datos unidos a la persona que describen.
El papel sobrevive porque las alternativas suelen crear un segundo problema: un PDF que igualmente hay que leer y volver a teclear, o una herramienta de formularios cuyas respuestas viven donde tu ficha de cliente no las ve. Ambas recrean justo el archivo del que querías escapar. La pregunta a una herramienta no es «¿puedo construir un formulario?» sino «¿dónde acaba la respuesta?».
Qué comprobar, en tres pasos
Sin cuenta para el cliente
Todo lo que pida registrarse antes de responder cuatro preguntas perderá a una parte, y esa parte es mayor justo entre los clientes que ya dudaban. Un enlace con token que abre directamente el formulario es todo el requisito.
Las respuestas caen en la ficha, no en un buzón
Un envío que llega por correo es un trabajo de tecleo con pasos añadidos. Debería unirse al cliente, rellenar los campos que pueda emparejar y quedar junto a todo lo demás que ya sabes de esa persona.
Pregunta solo lo que cambiaría la cita
Cada pregunta de más cuesta formularios terminados. La prueba para un campo es si una respuesta distinta cambiaría lo que realmente haces en la sesión. Si no, pertenece a una conversación y no a un formulario.
Qué hace ClientFlow aquí
Los formularios se comparten como enlace con token o código QR y se abren sin cuenta. Los campos llevan lógica condicional, así que una pregunta aparece solo cuando una respuesta anterior la reclama. Los envíos se unen a la ficha del cliente, rellenan los campos que coinciden y aparecen en el portal del cliente, de modo que se vea lo que sigue pendiente. La IA puede redactar un formulario a partir de una descripción sencilla de lo que necesitas saber.
Lo que decide el plan
Los formularios de admisión no forman parte del plan gratuito en absoluto: el límite allí es cero, no una cifra pequeña. Starter incluye tres formularios, Pro diez, y Team es ilimitado. El triaje por IA de los envíos —urgencia, señales de alerta, puntuación de oportunidad— empieza en Pro y no en Starter. Conviene saberlo antes de montar un flujo alrededor de cualquiera de los dos.
Formularios que caen donde el cliente ya está
Enlaces con token y códigos QR sin cuenta de cliente, campos condicionales, envíos unidos a la ficha del cliente y visibles en el portal, redacción con IA a partir de una descripción, y analíticas sobre cómo se completan los formularios.
Preguntas frecuentes
¿El cliente necesita una cuenta?
No. Los formularios se abren desde un enlace con token o un código QR y se responden sin registrarse. Si el cliente además tiene acceso al portal, los formularios pendientes también aparecen ahí.
¿Las preguntas pueden depender de respuestas anteriores?
Sí. Cada campo puede llevar lógica condicional —mostrado u oculto según todas o alguna de un conjunto de condiciones— de modo que un formulario cubra varias situaciones sin preguntarle todo a todo el mundo.
¿Están incluidos los formularios en el plan gratuito?
No. El límite del plan gratuito es cero. Starter incluye tres, Pro diez, y Team es ilimitado. El triaje por IA de los envíos empieza en Pro.