Política de privacidad
Estamos comprometidos a proteger sus datos personales y ser transparentes sobre cómo los usamos. Esta política explica cómo tratamos sus datos personales en el marco del RGPD, CCPA y KVKK.
Última actualización: 5 de octubre de 2026 | Versión 1.5
Introducción
ClientFlow («nosotros», «nuestro») se compromete a proteger tu privacidad. Esta Política de Privacidad explica cómo recopilamos, utilizamos, divulgamos y protegemos tu información cuando utilizas nuestra plataforma Business OS. El tratamiento principal de datos se realiza en la Unión Europea (Alemania), garantizando estrictos estándares de protección de datos. ClientFlow es un software de gestión empresarial, no un sistema de historiales médicos: si registras información de salud u otras categorías especiales de datos sobre tus clientes, eres el responsable del tratamiento de esos datos y nosotros actuamos como tu encargado del tratamiento conforme a nuestro Acuerdo de Procesamiento de Datos.
Información que recopilamos
Información que usted proporciona
- Información de cuenta (email, nombre, foto de perfil vía OAuth)
- Datos de clientes (nombres, números de teléfono, emails)
- Registros de pagos (montos, fechas, estados)
- Contenido de comunicaciones (plantillas, notas)
Recopilación automática
- Información del dispositivo (tipo de navegador, sistema operativo)
- Datos de uso (páginas visitadas, funciones utilizadas)
- Dirección IP (para seguridad y prevención de fraude)
- Cookies (gestión de sesiones, preferencias)
Cómo usamos su información
Prestación del Servicio
Proporcionar gestión de clientes, seguimiento de pagos y funciones de recordatorios
Gestión de Cuenta
Crear y gestionar su cuenta
Comunicación
Enviar notificaciones relacionadas con el servicio
Seguridad
Proteger contra fraude y acceso no autorizado
Mejora
Analizar el uso para mejorar nuestros servicios
NUNCA venderemos sus datos personales a terceros.
Bases legales para el procesamiento (Artículo 6 del RGPD)
Procesamos sus datos personales basándonos en los siguientes fundamentos legales:
Ejecución del Contrato
Procesamiento necesario para proporcionar nuestros servicios, gestionar su cuenta y cumplir nuestras obligaciones contractuales con usted.
Creación de cuenta, seguimiento de pagos, entrega de recordatorios
Intereses Legítimos
Procesamiento para nuestros intereses comerciales legítimos, equilibrados con sus derechos y libertades.
Mejora del servicio, prevención de fraude, monitoreo de seguridad
Consentimiento
Procesamiento basado en su consentimiento explícito, que puede retirar en cualquier momento.
Comunicaciones de marketing, análisis opcionales, uso de testimonios
Obligaciones Legales
Procesamiento requerido para cumplir con las leyes y regulaciones aplicables.
Registros fiscales, cumplimiento regulatorio, respuesta a solicitudes legales
Compartir datos
Compartimos datos con proveedores de servicios confiables que nos ayudan a operar nuestro servicio:
| Proveedor | Propósito |
|---|---|
| iyzico | Procesamiento de pagos |
| Autenticación (OAuth) | |
| Resend | Entrega de emails |
| WhatsApp (Meta) | Entrega de mensajes (Pro) |
Funciones y proveedores de IA
Algunas funciones de ClientFlow utilizan IA: el asistente de chat, las sugerencias de mensajes, los resúmenes de notas y los resúmenes de formularios de admisión. Cuando usas alguna, el texto que envías se transmite al proveedor de IA correspondiente. Etiquetamos el contenido generado por IA dentro del producto, para que siempre sepas cuándo lo estás viendo. Las notas, las respuestas de los formularios de admisión y los mensajes pueden incluir información de salud sobre tus clientes. Si se ejecuta una función de IA sobre ellos — algunas, como el triaje de formularios de admisión y el chatbot web, se ejecutan automáticamente una vez activadas —, ese texto se envía a nuestro proveedor de IA. Enmascaramos automáticamente números de teléfono, direcciones de correo electrónico, números de tarjeta e IBAN, y números de identificación nacional turcos y estadounidenses (según patrones, por lo que algunos pueden pasar desapercibidos), pero no nombres ni datos de salud, así que usa las funciones de IA con ese texto solo cuando el consentimiento de tus clientes lo cubra.
| Proveedor | Propósito |
|---|---|
| Anthropic | Funciones de IA: asistente, sugerencias de mensajes, resúmenes de notas y formularios |
| OpenAI | Proveedor de respaldo, utilizado cuando otro no está disponible |
| Groq | Funciones de IA: asistente, sugerencias de mensajes, resúmenes de notas y formularios |
ClientFlow no utiliza tus datos para entrenar modelos de IA. Las condiciones de conservación de cada proveedor son distintas; la página de subencargados las detalla, junto con las garantías aplicables a las transferencias fuera del EEE.
Los resultados de la IA son orientativos. La mayoría de las funciones te los muestran primero y tú decides si conservarlos, editarlos o descartarlos. Unas pocas —el triaje de formularios de admisión (resumen, urgencia, señales de alerta como un posible problema de salud o de seguridad, sentimiento, acciones sugeridas y puntuación de leads), el resumen semanal y las respuestas del chatbot web— actúan por su cuenta y escriben su resultado en el registro o responden directamente; puedes editar o eliminar un resultado guardado en cualquier momento.
Ver todos los subencargados y las garantías de transferenciaSus derechos (RGPD y CCPA)
Derechos RGPD (Usuarios UE)
- Acceder a sus datos personales
- Corregir datos inexactos
- Solicitar la eliminación de datos
- Portabilidad de datos (exportación)
- Restringir el procesamiento
- Oponerse al procesamiento
Derechos CCPA (California)
- Saber qué datos recopilamos
- Eliminar sus datos
- Optar por no vender datos (no vendemos)
- No discriminación
Para ejercer sus derechos, visite Configuración o contáctenos en contact@clientflow.center
Derechos KVKK (Usuarios turcos)
Ley de Protección de Datos Personales N° 6698
Si se encuentra en Turquía, tiene los siguientes derechos bajo la Ley de Protección de Datos Personales (KVKK):
- Saber si sus datos personales están siendo procesados
- Solicitar información sobre el procesamiento
- Conocer el propósito del procesamiento
- Conocer a terceros a quienes se transfieren los datos
- Solicitar corrección de datos incompletos o incorrectos
- Solicitar eliminación o destrucción de datos
- Oponerse a resultados de procesamiento automatizado adversos
- Reclamar compensación por daños
Responsable del tratamiento
ClientFlow actúa como responsable del tratamiento de los datos de su cuenta, de facturación y del sitio web. Respecto de los datos de clientes que almacena en ClientFlow, usted es el responsable del tratamiento y nosotros actuamos como su encargado del tratamiento conforme a nuestro Acuerdo de Procesamiento de Datos. Para consultas relacionadas con KVKK, contáctenos en contact@clientflow.center.
Estado de VERBIS
Conforme a la KVKK, la inscripción en VERBIS solo es obligatoria para los responsables del tratamiento que superen los umbrales fijados por la Autoridad turca de protección de datos personales (número de empleados, total del balance o tratamiento de categorías especiales de datos como actividad principal). ClientFlow opera actualmente por debajo de esos umbrales y, por lo tanto, no está obligado a registrarse en VERBIS. Todas las demás obligaciones de la KVKK (tratamiento lícito, derechos de los interesados, notificación de brechas, medidas de seguridad) se aplican en su totalidad.
Para ejercer sus derechos KVKK, contáctenos en contact@clientflow.center. Responderemos dentro de 30 días.
Transferencias internacionales de datos
El tratamiento principal de datos se realiza en la Unión Europea (Hetzner, Alemania). Cuando los datos se transfieren fuera de la UE/EEE, nos basamos en la salvaguarda indicada para cada destinatario en nuestra página de subencargados, que también muestra dónde una salvaguarda aún no está en vigor:
Marco de Privacidad de Datos UE-EE.UU. (DPF)
Para transferencias a subprocesadores con base en EE.UU. certificados bajo el DPF, incluyendo Google Cloud y Cloudflare.
Cláusulas Contractuales Estándar (CCE)
Para transferencias a subprocesadores no cubiertos por una decisión de adecuación o certificación DPF.
Decisiones de Adecuación
Nos basamos en decisiones de adecuación de la Comisión de la UE cuando aplica.
Puede solicitar información sobre las salvaguardias específicas utilizadas para cualquier transferencia particular contactándonos.
Retención de datos
Conservamos sus datos mientras su cuenta esté activa. Lo que ocurre al eliminar su cuenta depende de dónde lo haga. Desde la configuración de la cuenta en nuestro sitio web, la eliminación abre un período de gracia de 30 días en cuanto la confirma por correo electrónico; puede cancelarla en cualquier momento durante ese período y, a más tardar un día después de que termine, su cuenta y los datos de su negocio se borran de forma permanente. En la app de iOS, la eliminación surte efecto de inmediato y no se puede cancelar ni revertir: su perfil y sus datos de inicio de sesión se borran al instante, y los datos de su negocio en un plazo de 3 días. Estas son nuestras políticas de retención, incluido lo que conservamos tras cualquiera de los dos tipos de eliminación:
| Tipo de Datos | Retención |
|---|---|
| Datos de cuenta | Se borran a más tardar un día después de que termine el período de gracia de 30 días en nuestro sitio web, o de inmediato cuando elimina su cuenta en la app de iOS |
| Registros de clientes | Se borran junto con su cuenta: a más tardar un día después del período de gracia de 30 días en nuestro sitio web, o en un plazo de 3 días en la app de iOS |
| Sus documentos de facturación (facturas, recibos, presupuestos) | Se borran junto con su cuenta — el deber de conservación fiscal sobre ellos le corresponde a usted como empresa emisora |
| Nuestros propios registros de suscripción y pago | Se conservan anonimizados (sin datos personales) durante al menos los 7 años que exige nuestra legislación fiscal |
| Registros de auditoría de seguridad y administración | Indefinido — de solo anexado (append-only) e inmutables, por lo que no pueden alterarse ni borrarse |
| Registro de los consentimientos que otorgó | Se conserva tras la eliminación, desvinculado de su cuenta, como prueba del consentimiento |
| Registro de los correos electrónicos que enviamos | Se conserva tras la eliminación como constancia de envío, sin la dirección ni el contenido |
| Asientos del libro contable (solo si configuró las funciones de contabilidad) | Se conservan tras la eliminación — los asientos contabilizados son registros contables de solo anexado, por lo que no pueden alterarse ni borrarse |
| Datos de boletín / marketing | Anonimizados 6 años después de darse de baja |
| Copias de seguridad cifradas | Los datos eliminados salen de nuestras copias de seguridad a medida que estas rotan, en un plazo de 90 días |
| Conversaciones de IA y resultados de IA | Conversaciones del Copilot: se borran unos 30 días después de que las elimine, o cuando se borre su cuenta. Registros del chatbot web: hasta que se borre su cuenta. Resultados del triaje de formularios de admisión: se eliminan junto con su envío, al retirar el consentimiento o cuando se borre su cuenta |
Privacidad de menores
ClientFlow no está destinado para uso por individuos menores de 16 años. No recopilamos conscientemente datos personales de menores de 16 años. Si nos damos cuenta de que hemos recopilado inadvertidamente datos personales de un menor de 16 años, tomaremos medidas para eliminar dicha información rápidamente. Si cree que un menor nos ha proporcionado datos personales, contáctenos inmediatamente.
Seguridad
Implementamos medidas de seguridad estándar de la industria
Sus datos están protegidos por las medidas de seguridad que se describen a continuación.
- Cifrado TLS en tránsito
- Cifrado AES-256-GCM a nivel de aplicación de notas de sesión, registros de resultados, credenciales de integraciones, tokens de pago y secretos de doble factor
- OAuth 2.0 y JWT con rotación de tokens de actualización
- Aislamiento estricto de datos por usuario a nivel de aplicación
- Pagos procesados por iyzico (certificado PCI DSS) — los números de tarjeta se transmiten a iyzico y nunca los almacenamos
Procedimientos de queja
Si cree que sus derechos de protección de datos han sido violados, tiene derecho a presentar una queja ante una autoridad supervisora.
Unión Europea
Autoridad local de protección de datos
Los residentes de la UE pueden presentar quejas ante la APD de su país.
Turquía
KVKK (Autoridad de Protección de Datos)
Los residentes turcos pueden presentar quejas en kvkk.gov.tr
Reino Unido
Oficina del Comisionado de Información (ICO)
Los residentes del Reino Unido pueden contactar al ICO en ico.org.uk
California, EE.UU.
Fiscal General de California
Los residentes de California pueden contactar al Fiscal General.
Preferimos resolver las inquietudes directamente. Por favor contáctenos primero en contact@clientflow.center.
Enlaces de terceros
Nuestro servicio puede contener enlaces a sitios web, servicios o aplicaciones de terceros. No somos responsables de las prácticas de privacidad de estos terceros. Esta Política de Privacidad aplica solo a ClientFlow.
Cambios a esta política
Podemos actualizar esta Política de Privacidad de vez en cuando. Para cambios importantes, proporcionaremos un aviso de al menos 30 días vía email y/o un aviso destacado en nuestra plataforma antes de que los cambios entren en vigor. Le recomendamos revisar esta política periódicamente. Su uso continuado del servicio después de cualquier cambio constituye aceptación de la política actualizada.
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