Integritetspolicy
Vi är engagerade i att skydda dina personuppgifter och vara transparenta om hur vi använder dem. Policyn förklarar hur vi hanterar dina personuppgifter inom ramen för GDPR, CCPA och KVKK.
Senast uppdaterad: 5 oktober 2026 | Version 1.5
Introduktion
ClientFlow ("vi", "vår", "oss") är engagerade i att skydda din integritet. Denna integritetspolicy förklarar hur vi samlar in, använder, lämnar ut och skyddar din information när du använder vår Business OS-plattform. Vår primära databehandling sker i Europeiska unionen (Tyskland), vilket säkerställer höga dataskyddsstandarder. ClientFlow är programvara för verksamhetshantering, inte ett system för patientjournaler: om du registrerar hälsouppgifter eller andra särskilda kategorier av uppgifter om dina kunder är du personuppgiftsansvarig för dem och vi agerar som ditt personuppgiftsbiträde enligt vårt databehandlingsavtal.
Information vi samlar in
Information du tillhandahåller
- Kontoinformation (e-post, namn, profilbild via OAuth)
- Kunddata (namn, telefonnummer, e-postadresser)
- Betalningsregister (belopp, datum, status)
- Kommunikationsinnehåll (mallar, anteckningar)
Automatisk insamling
- Enhetsinformation (webbläsartyp, operativsystem)
- Användningsdata (besökta sidor, använda funktioner)
- IP-adress (för säkerhet & bedrägeriprevention)
- Cookies (sessionshantering, preferenser)
Hur vi använder din information
Tjänsteleverans
Tillhandahålla kundhantering, betalningsspårning och påminnelsefunktioner
Kontohantering
Skapa och hantera ditt konto
Kommunikation
Skicka tjänstrelaterade meddelanden
Säkerhet
Skydda mot bedrägeri och obehörig åtkomst
Förbättring
Analysera användning för att förbättra våra tjänster
Vi kommer ALDRIG att sälja dina personuppgifter till tredje part.
Rättsliga grunder för behandling (GDPR Artikel 6)
Vi behandlar dina personuppgifter baserat på följande rättsliga grunder:
Fullgörande av avtal
Behandling som är nödvändig för att tillhandahålla våra tjänster, hantera ditt konto och uppfylla våra avtalsförpliktelser gentemot dig.
Kontoskapande, betalningsspårning, påminnelseleverans
Berättigade intressen
Behandling för våra legitima affärsintressen, balanserat mot dina rättigheter och friheter.
Tjänsteförbättring, bedrägeriförebyggande, säkerhetsövervakning
Samtycke
Behandling baserad på ditt uttryckliga samtycke, som du kan återkalla när som helst.
Marknadsföringskommunikation, valfri analys, användning av rekommendationer
Rättsliga förpliktelser
Behandling som krävs för att följa tillämplig lagstiftning.
Skatteregistrering, regelefterlevnad, svar på rättsliga förfrågningar
Datadelning
Vi delar data med betrodda tjänsteleverantörer som hjälper till att driva vår tjänst:
| Leverantör | Syfte |
|---|---|
| iyzico | Betalningshantering |
| Autentisering (OAuth) | |
| Resend | E-postleverans |
| WhatsApp (Meta) | Meddelandeleverans (Pro) |
AI-funktioner och AI-leverantörer
Vissa funktioner i ClientFlow använder AI — chattassistenten, meddelandeförslag, anteckningssammanfattningar och sammanfattningar av intagsformulär. När du använder en av dem skickas texten du anger till den AI-leverantör som driver funktionen. Vi märker ut AI-genererat innehåll i produkten, så att du alltid vet när du ser det. Anteckningar, svar i intagsformulär och meddelanden kan innehålla hälsouppgifter om dina kunder. Om en AI-funktion körs på dem — vissa, till exempel triagering av intagsformulär och webbplatschatboten, körs automatiskt när de har aktiverats — skickas den texten till vår AI-leverantör. Vi maskerar automatiskt telefonnummer, e-postadresser, kort- och IBAN-nummer samt turkiska och amerikanska nationella ID-nummer (mönsterbaserat, så vissa kan missas), men inte namn eller hälsouppgifter, så använd AI-funktioner på sådan text endast om dina kunders samtycke omfattar det.
| Leverantör | Syfte |
|---|---|
| Anthropic | AI-funktioner: assistent, meddelandeförslag, sammanfattningar av anteckningar och formulär |
| OpenAI | Reservleverantör, används när en annan inte är tillgänglig |
| Groq | AI-funktioner: assistent, meddelandeförslag, sammanfattningar av anteckningar och formulär |
ClientFlow använder inte dina uppgifter för att träna AI-modeller. Leverantörernas egna lagringsvillkor skiljer sig åt; sidan med underbiträden listar dem var för sig, tillsammans med de skyddsåtgärder som gäller för överföringar utanför EES.
AI-utdata är rådgivande. I de flesta funktioner visas det först för dig, och du avgör om du vill behålla, redigera eller förkasta det. Ett fåtal — triagering av intagsformulär (sammanfattning, brådskandegrad, varningssignaler som ett möjligt hälso- eller säkerhetsproblem, sentiment, föreslagna åtgärder och leadpoäng), den veckovisa sammanfattningen och webbplatschattbotens svar — agerar på egen hand och skriver sitt resultat till posten eller svarar direkt; du kan redigera eller radera ett lagrat resultat när som helst.
Se alla underbiträden och överföringsskyddDina rättigheter (GDPR & CCPA)
GDPR-rättigheter (EU-användare)
- Få tillgång till dina personuppgifter
- Korrigera felaktiga uppgifter
- Begära radering av data
- Dataportabilitet (export)
- Begränsa behandling
- Invända mot behandling
CCPA-rättigheter (Kalifornien)
- Få veta vilka data vi samlar in
- Ta bort dina data
- Välja bort dataförsäljning (vi säljer inte)
- Icke-diskriminering
För att utöva dina rättigheter, besök Inställningar eller kontakta oss på contact@clientflow.center
KVKK-rättigheter (Turkiska användare)
Personuppgiftslagen nr 6698
Om du befinner dig i Turkiet har du följande rättigheter enligt lagen om skydd av personuppgifter (KVKK):
- Läs om dina personuppgifter behandlas
- Begär information om behandlingen om uppgifter behandlas
- Lär dig syftet med behandlingen och om uppgifterna används i enlighet därmed
- Känn till tredje part till vilka uppgifter överförs inrikes eller utomlands
- Begär rättelse om uppgifterna är ofullständiga eller felaktiga
- Begär radering eller förstörelse av uppgifter enligt artikel 7
- Invända mot resultat av automatisk databehandling som är till nackdel för dig
- Begära ersättning för skador till följd av olaglig behandling
Datakontrollant
ClientFlow fungerar som personuppgiftsansvarig för dina uppgifter om konto, fakturering och webbplats. För de kunddata du lagrar i ClientFlow är du personuppgiftsansvarig och vi agerar som ditt personuppgiftsbiträde enligt vårt databehandlingsavtal. För KVKK-relaterade förfrågningar, kontakta oss på contact@clientflow.center.
VERBIS-status
Enligt KVKK är VERBIS-registrering obligatorisk endast för personuppgiftsansvariga som överskrider de trösklar som fastställts av den turkiska dataskyddsmyndigheten (antal anställda, balansomslutning eller behandling av särskilda kategorier av personuppgifter som huvudverksamhet). ClientFlow verkar för närvarande under dessa trösklar och är därför inte skyldigt att registrera sig hos VERBIS. Alla andra KVKK-skyldigheter (laglig behandling, registrerades rättigheter, anmälan om överträdelser, säkerhetsåtgärder) gäller fullt ut.
För att utöva dina KVKK-rättigheter, kontakta oss på contact@clientflow.center med din förfrågan. Vi kommer att svara inom 30 dagar enligt lag.
Internationella dataöverföringar
Vår primära databehandling sker i Europeiska unionen (Hetzner, Tyskland). När data överförs utanför EU/EES förlitar vi oss på den skyddsåtgärd som anges för varje mottagare på vår sida om underbiträden, där det också framgår var en skyddsåtgärd ännu inte gäller:
EU-US Data Privacy Framework (DPF)
För överföringar till USA-baserade underbiträden certifierade enligt DPF, inklusive Google Cloud och Cloudflare.
Standardavtalsklausuler (SCC)
För överföringar till underbiträden som inte omfattas av ett lämplighetsbeslut eller DPF-certifiering.
Lämplighetsbeslut
Vi förlitar oss på EU-kommissionens lämplighetsbeslut där det är tillämpligt.
Du kan begära information om de specifika skyddsåtgärder som används för en viss överföring genom att kontakta oss.
Datalagring
Vi behåller dina data så länge ditt konto är aktivt. Vad som händer när du raderar ditt konto beror på var du gör det. I kontoinställningarna på vår webbplats startar raderingen en 30-dagars ångerperiod så snart du har bekräftat den via e-post; under den perioden kan du när som helst avbryta, och senast en dag efter att den löpt ut raderas ditt konto och dina affärsdata permanent. I iOS-appen gäller raderingen omedelbart och kan varken avbrytas eller ångras: din profil och dina inloggningsuppgifter raderas direkt, och dina affärsdata inom 3 dagar. Här är våra lagringsregler, inklusive vad vi behåller efter båda typerna av radering:
| Datatyp | Lagring |
|---|---|
| Kontodata | Raderas senast en dag efter att 30-dagarsperioden på vår webbplats löpt ut, eller omedelbart när du raderar ditt konto i iOS-appen |
| Kundregister | Raderas tillsammans med ditt konto: senast en dag efter 30-dagarsperioden på vår webbplats, eller inom 3 dagar i iOS-appen |
| Dina faktureringsdokument (fakturor, kvitton, offerter) | Raderas tillsammans med ditt konto — skyldigheten att spara dessa för skatteändamål är din, som utfärdande företag |
| Våra egna abonnemangs- och betalningsuppgifter | Sparas anonymiserade (inga personuppgifter) i minst de 7 år som vår skattelagstiftning kräver |
| Säkerhets- och administratörsloggar | Obegränsat — de är append-only och oföränderliga och kan därför varken ändras eller raderas |
| Register över de samtycken du gett | Sparas efter radering, frikopplat från ditt konto, som bevis på samtycke |
| Register över e-post vi skickat | Sparas efter radering som leveransbevis, utan adress och innehåll |
| Verifikationer i huvudboken (endast om du har konfigurerat bokföringsfunktionerna) | Sparas efter radering — bokförda poster är bokföringsuppgifter som bara kan läggas till (append-only) och kan därför varken ändras eller raderas |
| Nyhetsbrevs- / marknadsföringsdata | Anonymiseras 6 år efter att du avregistrerat dig |
| Krypterade säkerhetskopior | Raderade data försvinner ur våra säkerhetskopior i takt med att de roteras, inom 90 dagar |
| AI-konversationer och AI-resultat | Copilot-konversationer: raderas cirka 30 dagar efter att du har raderat dem, eller när ditt konto raderas. Loggar från webbplatschatboten: sparas tills ditt konto raderas. Resultat från triagering av intagsformulär: tas bort tillsammans med inskickningen, när samtycket återkallas eller när ditt konto raderas |
Barns integritet
ClientFlow är inte avsett för användning av personer under 16 år. Vi samlar inte medvetet in personuppgifter från barn under 16 år. Om vi får kännedom om att vi oavsiktligt har samlat in personuppgifter från ett barn under 16 år kommer vi att vidta åtgärder för att radera sådan information omedelbart. Om du tror att ett barn har lämnat oss personuppgifter, vänligen kontakta oss omedelbart.
Säkerhet
Vi implementerar branschstandardiserade säkerhetsåtgärder
Dina data skyddas av de säkerhetsåtgärder som beskrivs nedan.
- TLS-kryptering under överföring
- AES-256-GCM-kryptering på applikationsnivå av sessionsanteckningar, resultatregister, integrationsuppgifter, betalningstokens och tvåfaktorsnycklar
- OAuth 2.0 och JWT med rotation av refresh-tokens
- Strikt användarbaserad dataisolering på applikationsnivå
- Betalningar hanteras av iyzico (PCI DSS-certifierat) — kortnummer vidarebefordras till iyzico och lagras aldrig av oss
Klagomålsförfaranden
Om du anser att dina dataskyddsrättigheter har kränkts har du rätt att lämna in ett klagomål till en tillsynsmyndighet.
Europeiska unionen
Lokal dataskyddsmyndighet
EU-invånare kan lämna in klagomål till sitt lands dataskyddsmyndighet.
Turkiet
KVKK (Personal Data Protection Authority)
Turkiska invånare kan lämna in klagomål på kvkk.gov.tr
Storbritannien
Information Commissioner's Office (ICO)
Brittiska invånare kan kontakta ICO på ico.org.uk
California, USA
California Attorney General
Invånare i Kalifornien kan kontakta AG för CCPA-överträdelser.
Vi föredrar att lösa problem direkt. Vänligen kontakta oss först på contact@clientflow.center innan du eskalerar till myndigheter.
Tredjepartslänkar
Vår tjänst kan innehålla länkar till tredje parts webbplatser, tjänster eller applikationer. Vi är inte ansvariga för dessa tredje parters sekretesspraxis. Vi uppmuntrar dig att läsa integritetspolicyn för alla tredjepartstjänster som du använder via vår plattform. Denna integritetspolicy gäller endast ClientFlow och täcker inte externa webbplatser.
Ändringar i denna policy
Vi kan uppdatera denna integritetspolicy från tid till annan. För väsentliga ändringar kommer vi att ge minst 30 dagars förhandsmeddelande via e-post och/eller en framträdande notis på vår plattform innan ändringarna träder i kraft. Vi uppmuntrar dig att regelbundet granska denna policy. Din fortsatta användning av tjänsten efter eventuella ändringar utgör acceptans av den uppdaterade policyn.
Nuvarande version: 1.5