Så flyttar du kundregister ur kalkylblad utan att tappa något
Exportera till CSV, bestäm vilka kolumner som faktiskt spelar roll, förhandsgranska hur de kopplas i det nya systemet och importera först därefter. Behåll kalkylbladet oförändrat tills det nya systemet kört en hel fakturerings- eller bokningscykel — det är din väg tillbaka, och den kostar ingenting.
De flesta migreringar tappar data i kopplingssteget, inte i exporten. En kolumn som heter «Anteckningar» kan innehålla tre olika saker i samma blad: en adress, en preferens och en varning om en kund. Bestäm vad varje kolumn betyder innan den blir ett fält, för efter importen ser allt prydligt ut och tvetydigheten är osynlig.
Ordningen som undviker dataförlust
Exportera först, lämna sedan originalet ifred
Ta en CSV-kopia och gör städningen i en dubblett. Det orörda originalet är hela migreringens väg tillbaka, och slutar vara det i samma stund som du börjar redigera i det.
Förhandsgranska kolumnkopplingen innan något skrivs
Steget att insistera på är en förhandsgranskning: vilken kolumn blir vilket fält, visat på riktiga rader, innan något skrivs. Ett verktyg som importerar direkt från uppladdningen ber dig hitta felen efteråt.
Kör båda under en hel cykel
Håll bladet aktuellt vid sidan av det nya systemet under en fakturerings- eller bokningscykel. Det är enda pålitliga sättet att hitta fältet du glömde — oftast något som bodde i en rubrik, en cellfärg eller någons minne i stället för i en kolumn.
Vad ClientFlow gör här
Kundimporten sker i två steg: en förhandsgranskning som visar hur varje kolumn kopplas och vad som skulle skapas, sedan själva importen. En mall går att ladda ner om du hellre utgår från den form systemet väntar sig. Utgifter och produkter importeras på samma sätt. Allt kan exporteras igen efteråt, så att flytta in betyder inte att sitta fast.
Att veta innan du bokar helgen
Import kräver ett betalt abonnemang och är avstängt under den kostnadsfria provperioden. Det finns från Starter och uppåt; provkonton kan exportera men inte importera, och gratisplanen kan varken eller. Det är en medveten missbruksgräns och inte ett förbiseende, och värt att veta innan du avsätter en lördag åt migreringen.
Importera, kontrollera — och ändå kunna lämna
Kundimport i två steg med kopplingsförhandsgranskning, nedladdningsbar mall, import av utgifter och produkter samt export i varje betalt abonnemang. Anpassade fält fångar upp kolumnerna som inte passar en standardform, så att kalkylbladets udda hörn har någonstans att ta vägen.
Vanliga frågor
Kan jag importera under provperioden?
Nej — import finns från Starter och uppåt och är avstängt för provkonton. Provkonton kan exportera. Om det är just migreringen du vill testa, planera den efter att du tecknat, eller mata in ett litet stickprov för hand först.
Vad händer med kolumner som inte passar?
Koppla dem till anpassade fält i stället för att släppa dem. Kolumnen du inte får plats med är oftast den någon förlitar sig på, och att behålla den är långt enklare än att återskapa den senare.
Får jag ut mina data igen?
Ja, i alla betalda abonnemang. Exporten körs från instrumentpanelen och skapar en fil. Det är värt att testa exporten innan migreringen är klar snarare än efter.