세션 기록과 고객 이력을 한곳에 두는 방법
모든 기록을 예약이나 날짜가 아니라 고객에 붙이고, 세션마다 한 건을 남기고, 시스템을 믿기 전에 두 가지를 확인하세요. 기록 안을 검색할 수 있는지, 그리고 다시 꺼낼 수 있는지. 이 둘이 쌓인 항목을 이력으로 바꿉니다.
문제는 기록을 잃는 것이 아니라 맥락을 잃는 것입니다. 달력, 수첩, 메신저에 흩어진 기록은 하나씩은 멀쩡하고 합쳐서는 쓸모가 없습니다. 몇 달 뒤 실제로 묻는 질문은 “이 고객에게 무슨 일이 있었나”이지 “14일에 뭐라고 썼나”가 아니기 때문입니다. 앞의 질문에 답하지 못하는 저장소는 기록이 아니라 서류함입니다.
1년 뒤에도 쓸 수 있게 만드는 것
날짜가 아니라 고객에 붙인다
고객에 묶인 기록은 쌓여서 이력이 됩니다. 날짜에 묶인 기록은 쌓여서 일지가 됩니다. 첫 주에는 똑같아 보이고, 여섯 달째에는 완전히 갈라집니다. 이력이 필요한 바로 그때 손에 일지가 있는 것입니다.
암호화가 여전히 검색 가능을 뜻하도록 요구한다
저장 시 암호화는 가질 만한 가치가 있고, 검색이 안 되는 이유로 자주 제시됩니다. 그것은 법칙이 아니라 설계 선택입니다. 블라인드 인덱스를 쓰면 아무것도 복호화하지 않고 부분 문자열을 맞출 수 있습니다. 기록을 검색할 수 없다면, 둘 중 무엇을 받고 있는지 물어보세요.
넣기 전에 나가는 길을 확인한다
기록은 옮기기가 가장 어렵습니다. 구조가 없고 대체할 수 없기 때문입니다. 옛 시스템이 아직 있을 때 내보내기가 동작하고 읽을 수 있는 결과가 나오는지 확인하세요. 새 기록이 유일한 사본이 된 뒤가 아니라.
ClientFlow는 여기서 무엇을 하나
기록은 고객에 붙고 태그, 고정, 그리고 기록별 공개 범위를 가집니다. 비공개 또는 팀 공개. 제목과 내용은 AES-256-GCM으로 저장 시 암호화되며, 암호화 키와 의도적으로 분리된 키를 쓰는 블라인드 인덱스를 통해 부분 문자열 검색이 계속 가능합니다. 삭제된 기록은 사라지지 않고 휴지통으로 가며, 모든 변경은 기록의 이력에 남습니다.
AI가 멈추는 지점, 그리고 알아 둘 만한 한 가지 한계
AI 기록 구조화는 흩어진 글을 항목, 태그, 다음 행동으로 바꿉니다. 모든 요금제에 포함된 월간 AI 크레딧을 사용하며 초안만 만듭니다. 승인하기 전에는 저장되지도 발송되지도 않습니다. 말해 둘 만한 한계가 있습니다. 구조화된 결과는 고객의 언어가 아니라 내 업무 언어로 돌아옵니다. 청구서, 포털 메일, 예약 리마인더는 고객에게 저장된 언어를 따르지만(리마인더 이메일 제목과 무료·스타터 요금제에서 한 번 탭으로 보내는 WhatsApp 메시지는 아직 제외) 이것은 따르지 않으며, 짐작하게 두기보다 여기서 말씀드립니다.
자주 묻는 질문
암호화된 기록 안을 검색할 수 있나요?
네. 검색은 별도의 키 기반 인덱스에서 실행되므로 검색을 위해 노트를 복호화하지 않습니다. 인덱스 키는 암호화 키와 분리되어 보관됩니다.
팀원이 모든 기록을 볼 수 있나요?
허용한 것만 봅니다. 각 기록은 비공개 또는 팀 공개이며, 계정마다 한 번이 아니라 기록마다 선택합니다.
삭제한 기록은 어떻게 되나요?
사라지지 않고 휴지통으로 가며, 그 변경은 기록의 이력에 남습니다. 기록은 천천히 지우는 편이 나은 유일한 것입니다.